信息與科技融合背景下醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)管理研究

仲維瑋

【摘要】醫(yī)院檔案涉及醫(yī)院各個工作環(huán)節(jié)的各個要素，檔案中的信息資源是醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)院轉(zhuǎn)型和醫(yī)院管理層作出決策的重要參考。隨著信息與科技融合力度的加強，信息化技術(shù)逐漸滲透到各個行業(yè)的各個領(lǐng)域，其對于某一行業(yè)的推動作用明顯。具體到醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)領(lǐng)域，信息技術(shù)主要是幫助檔案管理更加趨于精細化、規(guī)范化和科學(xué)化，減輕檔案管理人員負擔(dān)的同時，提升管理效能，進而提高整個醫(yī)院的運轉(zhuǎn)效率。筆者立足于信息與科技融合的這一時代背景，探索醫(yī)院業(yè)務(wù)檔案管理的優(yōu)化路徑。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案;科技;信息化;信息;管理

一、醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)概述

隨著信息與科技融合速度的加快，檔案領(lǐng)域發(fā)生了很大的革新，許多新型的檔案服務(wù)模式和利用模式出現(xiàn)在人們視野當(dāng)中。許多檔案管理人員開始著眼于利用信息技術(shù)的集成性、高效性和自動性來處理檔案中的信息資源，提升檔案服務(wù)效能和管理效能。信息技術(shù)之所以能夠很好地契合檔案管理領(lǐng)域，關(guān)鍵在于檔案中的信息資源能夠被信息技術(shù)加以數(shù)據(jù)化，信息資源被數(shù)據(jù)化之后能夠利用計算機來進行管理和利用。對于醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)來說，信息與科技的融合使醫(yī)院檔案管理更加智慧化?，F(xiàn)階段，醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)中運用的信息技術(shù)主要有電子著錄技術(shù)、電子掃描技術(shù)、云共享技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)。雖然信息技術(shù)對醫(yī)院檔案管理的推動力明顯，但是現(xiàn)階段仍然存在許多不容忽視的問題。

（一）信息化應(yīng)用能力不強。許多醫(yī)院或是單純利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)化，或是利用信息技術(shù)對電子檔案進行管理，信息化建設(shè)仍然處于一個低水平、低產(chǎn)出和低效能的層次。在實踐工作中，許多醫(yī)院并沒有利用電子著錄技術(shù)實現(xiàn)檔案目錄的編制，導(dǎo)致檔案檢索十分困難。這是因為電子檔案大多是pdf文件格式，并不像word文件那樣可以直接進行文件查詢。這就決定了醫(yī)院檔案管理人員需要編制電子目錄，通過目錄來實現(xiàn)檔案的歸集與整理。實踐中，許多醫(yī)院在檢索檔案時仍然習(xí)慣性根據(jù)檔案電子編碼或者錄入時間查找，增加了時間和人力開支，難以實現(xiàn)資源利用效率最大化。

（二）信息化管理機制不健全。醫(yī)院的工作性質(zhì)決定了醫(yī)院工作量會隨著患者的增多而增多，而醫(yī)院工作的增多又會導(dǎo)致信息資源的增多，進而導(dǎo)致檔案的增多。檔案工作量大決定了需要一個健全的管理機制來規(guī)范檔案業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，提升檔案管理的協(xié)作性、效率性和科學(xué)性。然而，實踐中許多醫(yī)院仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理機制，信息技術(shù)只是作為一種檔案管理技術(shù)出現(xiàn)在檔案業(yè)務(wù)當(dāng)中，這勢必會削弱信息化管理與實踐工作的契合度，影響檔案管理成效。

二、突破路徑

（一）提升信息化應(yīng)用能力。首先，針對現(xiàn)階段檢索出現(xiàn)困境的實情，有必要從兩個方面加以改善。一方面，引進電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)pdf文件的內(nèi)容查找功能，利用這一功能來檢索檔案，進而迅速找到需求檔案。另一方面，引進電子著錄技術(shù)，利用電子著錄軟件自動來對檔案進行著錄編目，工作人員在需要檔案的時候直接通過查找目錄來查找檔案。其次，提升信息共享能力，利用云儲存技術(shù)打造檔案共享平臺。醫(yī)院的檔案涉及內(nèi)容包含人事、財務(wù)、醫(yī)患信息、藥物信息等各項內(nèi)容，各個部門都有可能需要用到檔案。為此，醫(yī)院可以打造一個云儲存共享平臺，設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，將檔案資源上傳到平臺后，有訪問權(quán)限的人可以直接查閱檔案。最后，利用信息技術(shù)拓寬檔案服務(wù)平臺。部分地區(qū)醫(yī)院已經(jīng)開始探索利用微信公眾號等自媒體來打造檔案服務(wù)平臺，將公眾號與檔案庫進行對接，有關(guān)主體可以直接進入公眾號查詢相關(guān)檔案。這種模式值得醫(yī)院借鑒利用。

（二）健全管理機制。管理機制涉及范圍較廣，但總體而言無非包括績效考核、安全管理、工作流程以及崗位安排等幾個層面。首先，要加強績效考核，利用績效考核機制來督促檔案管理人員樹立規(guī)范管理意識和責(zé)任意識，使檔案管理工作更加流暢。其次，要加強檔案安全管理，信息化建設(shè)尤其不能忽視檔案安全管理。信息化環(huán)境下，電子檔案更容易遭受黑客以及其他病毒的攻擊，忽視安全管理會導(dǎo)致電子檔案的損壞以遺失。再次，規(guī)范工作流程，細化各個工作環(huán)節(jié)，要根據(jù)本單位人力資源結(jié)構(gòu)來對工作環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，保障工作環(huán)節(jié)之間具有銜接性。最后，要合力做好崗位安排，崗位安排的合理直接決定工作的效能。因此，要堅持責(zé)任負責(zé)原則來安排崗位，提升崗位的利用率，實現(xiàn)人力資源利用效率的最大化。

三、結(jié)語

信息與科技融合背景下，醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)革新勢在必行。在信息技術(shù)的浪潮下，醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)只有緊跟時代潮流，才能發(fā)揮檔案應(yīng)有的價值和作用。從微觀上看，醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)只是影響到醫(yī)院其他部門的運轉(zhuǎn)效率，影響醫(yī)院的信息資源利用效能。但是從宏觀層面來看，醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)與患者生命健康是息息相關(guān)的，這是因為醫(yī)院整體運轉(zhuǎn)效率的降低勢必會影響醫(yī)生對患者的救助工作。筆者在文中探討的路徑并不是唯一的，各個醫(yī)院應(yīng)當(dāng)按照實踐工作需要，按照現(xiàn)有檔案業(yè)務(wù)實情選擇最適合自己的路徑，只有這樣，才能使本醫(yī)院的檔案業(yè)務(wù)管理工作呈現(xiàn)出嶄新的面貌。

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