醫(yī)院檔案管理中的風(fēng)險分析

吳曉君 沈亮紅 但淑杰 曾藝鵬

【摘要】隨著我國醫(yī)療制度改革的不斷深入，我們檔案管理中存在的問題及風(fēng)險逐漸受到人們的重視，衛(wèi)生事業(yè)改革的不斷發(fā)展使醫(yī)院檔案管理中存在的問題得到一定程度的緩解，但根源上的問題依然存在，應(yīng)該著力解決現(xiàn)階段我國醫(yī)院檔案管理中存在的問題及風(fēng)險，使醫(yī)院檔案管理工作效率及管理質(zhì)量得到提升，為醫(yī)院及衛(wèi)生事業(yè)科學(xué)化發(fā)展提供更高質(zhì)量的服務(wù)。筆者將醫(yī)院檔案管理中的問題及風(fēng)險進行分析，并提出相關(guān)改善措施。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;檔案管理;問題與風(fēng)險;分析;對策

醫(yī)院的檔案管理是記錄醫(yī)院歷史發(fā)展的一種外在形式，同時也是醫(yī)院工作決策及計劃的直接文件參考和依據(jù)，保持著醫(yī)院發(fā)展過程中產(chǎn)生的各種文字、圖表及音頻等，具有重要的保存價值，同時檔案也為醫(yī)院工作的開展提供了有價值的參考，屬于醫(yī)院管理中的一個重要環(huán)節(jié)。隨著我國醫(yī)療改革的不斷深入，醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的作用越來越受到人們的重視，因此對其存在的風(fēng)險及問題進行更加深入的探討，并提出相應(yīng)的改善措施。

一、現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中存在的風(fēng)險及問題

醫(yī)院的檔案涉及醫(yī)院各個科室、各個時間段及各項工作的開展，在醫(yī)院發(fā)展過程中逐漸形成，詳細記錄了醫(yī)院的產(chǎn)生、發(fā)展及進步過程，為醫(yī)院發(fā)展計劃及工作規(guī)劃提供有價值的參考。與發(fā)達國家比較，其起步較晚，受到我國國情及醫(yī)院發(fā)展過程的影響，我國現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理中還存在很多問題及風(fēng)險因素，筆者將其總結(jié)如下：

（一）現(xiàn)行的檔案管理制度體制及機制難以符合現(xiàn)代社會發(fā)展要求。與其他專業(yè)檔案管理相比，醫(yī)院檔案管理具有其特殊性，并存在較為明顯的差異性。在醫(yī)院檔案管理發(fā)展方面，檔案保管員的工資審查和檔案管理結(jié)構(gòu)的制定、企管部門，而缺乏科學(xué)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的制度及實行機制，領(lǐng)導(dǎo)往往由于意圖不同和生產(chǎn)與衛(wèi)生檔案管理人員產(chǎn)生意見沖突，使檔案管理人員在開展工作時，難度加大。因此現(xiàn)行的制度及機制沒有實現(xiàn)與時俱進，不能適應(yīng)時代發(fā)展及實際工作的發(fā)展要求。

（二）缺乏對檔案管理的重視度，風(fēng)險意識淡薄。多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)將醫(yī)院的服務(wù)管理及技術(shù)管理作為工作的重點，忽視了醫(yī)院檔案管理在指導(dǎo)醫(yī)院發(fā)展路線及工作上的價值，檔案運用意識薄弱且缺乏重視度，認為檔案只是記錄醫(yī)院開展各項工作的文件，將其歸類進行存放即可，沒有充分認識到醫(yī)院檔案管理在促進醫(yī)院發(fā)展中起到的積極作用，同時對檔案管理不當(dāng)缺乏的風(fēng)險缺乏正確的認識，因此忽視了對檔案信息資源的開發(fā)利用，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理可取得的經(jīng)濟效益及社會效益難以體現(xiàn)出來。

（三）缺乏檔案管理的風(fēng)險意識。在傳統(tǒng)的觀念中，醫(yī)院檔案管理工作是將相關(guān)文件及信息進行記錄、分類及儲藏即可，沒有深刻意識到檔案管理質(zhì)量與醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃及工作計劃間的關(guān)系;質(zhì)量高且運用率高的醫(yī)院檔案，前可預(yù)覽醫(yī)院發(fā)展過程，并總結(jié)出醫(yī)院的發(fā)展過程中存在的問題。后可通過分析檔案，預(yù)知醫(yī)院未來的發(fā)展趨勢及方向，同時預(yù)知醫(yī)院在未來發(fā)展中可能存在的風(fēng)險，未雨綢繆，總結(jié)風(fēng)險因素，并提出做出相應(yīng)的預(yù)防措施，為促進醫(yī)院良好發(fā)展奠定堅實的政策支持。

（四）缺乏專業(yè)化的醫(yī)院檔案風(fēng)險分析管理人員?，F(xiàn)階段，多數(shù)人的檔案管理理念還停留在簡單的資料收集和目錄整理層面上，醫(yī)院對檔案管理人才的選用也是停留在“走形式”的階段，對于管理人員的招聘及安排均不夠重視。很多醫(yī)院的檔案管理沒有配置專門的檔案管理部門及人員，所聘用的管理人員缺乏檔案管理相關(guān)知識，專業(yè)性差，尤其是缺乏各種形式程序文件編輯、分類的基本知識以及數(shù)字化建設(shè)手段，檔案管理人員管理工作素質(zhì)的不足不僅嚴重影響檔案管理工作效率，同時也影響檔案信息分析結(jié)果的準(zhǔn)確性及可靠性，增加醫(yī)院工作的錯誤引導(dǎo)風(fēng)險。

（五）醫(yī)院檔案管理缺乏信息化管理?，F(xiàn)階段很多事業(yè)單位已經(jīng)充分意識到信息化管理在提升工作效率、降低人力物力成本方面的積極意義，但缺乏對檔案管理信息化轉(zhuǎn)變的認識，或者認為檔案管理的作用不大，因此不愿進行檔案管理現(xiàn)代化計算機設(shè)備的投入，使醫(yī)院檔案管理缺乏與現(xiàn)代管理相符的標(biāo)準(zhǔn)化及正規(guī)化;醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)需要醫(yī)院進行充分規(guī)劃，并進行長期穩(wěn)定性的投入，但現(xiàn)階段的醫(yī)院信息化管理差強人意，導(dǎo)致其管理水平遠遠滯后于現(xiàn)代化醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展水平，不僅加重其管理質(zhì)量風(fēng)險，同時也對醫(yī)院的整體管理水平造成嚴重的影響。

（六）醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容及范圍缺乏合理性界定。雖然很多醫(yī)院已經(jīng)意識到未來檔案管理發(fā)展將向信息化轉(zhuǎn)變，逐漸促進醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，但多數(shù)醫(yī)院的檔案管理內(nèi)容及范圍還沒有實現(xiàn)統(tǒng)一化及標(biāo)準(zhǔn)明確化。各個醫(yī)院為響應(yīng)檔案管理改革的要求，不斷建立健全醫(yī)院檔案管理制度及相關(guān)規(guī)定，但極少關(guān)注其內(nèi)容及范圍的規(guī)范化和合理性界定，約束了醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化。

二、推進醫(yī)院信息化進程的措施工作

（一）更新思想觀念。隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院檔案管理工作有了不同程度的發(fā)展和完善，但就當(dāng)前形勢看，醫(yī)院檔案管理改革滯后于醫(yī)院發(fā)展的需要。在信息時代快速發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)越來越重要。因此，從適應(yīng)形勢的需要出發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)者至一線員工必須不斷更新自己的觀念。對檔案管理工作進行深入改革，更好地跟上醫(yī)院現(xiàn)代化的發(fā)展步伐，改變傳統(tǒng)醫(yī)院檔案工作觀念，不斷調(diào)整工作思路，創(chuàng)新風(fēng)險管理模式。

（二）建立健全檔案管理制度。醫(yī)院需要制定一套短期、中長期的醫(yī)院檔案發(fā)展規(guī)則。根據(jù)醫(yī)院的實際情況及現(xiàn)代化檔案管理，建立及完善醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度，遵守規(guī)章制度，確保規(guī)章制度得到遵守，記錄和確認各項制度的遵守情況。確定每個信息項目的負責(zé)人，要實現(xiàn)信息化管理到位，負責(zé)至人，從而使醫(yī)療信息管理進入良性循環(huán)的軌道。

（三）積極開展檔案管理培訓(xùn)，選拔專業(yè)性人才。檔案管理工作人員專業(yè)化水平及綜合素質(zhì)的高低，是醫(yī)院檔案管理質(zhì)量水平的決定性因素，為促進醫(yī)院檔案管理質(zhì)量水平的提升，首先醫(yī)院應(yīng)該積極組織檔案管理人員參與系統(tǒng)化的檔案管理培訓(xùn)，以提升工作人員的綜合素質(zhì)。其次從源頭上提升檔案管理工作的質(zhì)量，需要加大對專業(yè)化管理人員的招聘力度，注重專業(yè)化管理人員的輸入，可在高校檔案管理專業(yè)中進行校園招聘，將考試成績優(yōu)秀的學(xué)生作為招聘對象，以提升整個檔案管理部門的專業(yè)化水平;同時還可在檔案管理部門中引入考核機制，激發(fā)在職管理人員不斷學(xué)習(xí)新的檔案管理技術(shù)，提升其學(xué)習(xí)檔案管理知識的積極性，使整體檔案管理水平得到提升，降低管理風(fēng)險。

（四）建立信息化醫(yī)院檔案風(fēng)險管理平臺。根據(jù)醫(yī)院的實際情況，為最大限度降低因檔案管理不當(dāng)給醫(yī)院發(fā)展、運行等造成的風(fēng)險。醫(yī)院應(yīng)該注重檔案管理信息化的硬件投入，患者個人病歷、治療計劃、轉(zhuǎn)診、醫(yī)療及醫(yī)院發(fā)展過程中的醫(yī)療糾紛等信息進行系統(tǒng)化管理，縮短信息收集、整理及查閱的效率，促進風(fēng)險分析效率，為預(yù)防風(fēng)險提供實時參考。

（五）規(guī)范界定醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容及范圍。為確保醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)實際情況，對檔案管理職能、管理措施、管理方法及范圍進行科學(xué)合理化界定，對檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識、檔案管理專業(yè)知識進行系統(tǒng)化化培訓(xùn)及考核。增加檔案文件的收集力度，不斷推進檔案管理的規(guī)范化及科學(xué)化。

三、小結(jié)

現(xiàn)階段，我國的醫(yī)院檔案管理雖然逐漸受到人們的重視，但存在的問題及風(fēng)險還很多，需要醫(yī)院管理人員及各級工作人員共同努力，注重檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的指導(dǎo)作用，不斷挖掘檔案信息的價值，最大限度降低檔案管理風(fēng)險事件的發(fā)生，以提升醫(yī)院管理的整體水平。

【基金課題：上海市浦東醫(yī)院浦秀人才計劃，編號： PX2016005】

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