檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用分析

雷素玲 楊麗 孫康燕

【摘要】基于對(duì)檔案管理模式改革內(nèi)涵和意義的研究，本文指出醫(yī)院檔案管理中需要強(qiáng)化改革的方向，并在此基礎(chǔ)上提出檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的具體應(yīng)用方法，讓醫(yī)院的檔案管理工作能夠被科學(xué)有效地推行。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;醫(yī)院檔案;檔案管理改革

我國(guó)當(dāng)前各類機(jī)構(gòu)的檔案管理，已經(jīng)開(kāi)始逐步落實(shí)由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理方向的轉(zhuǎn)變，對(duì)于檔案管理模式來(lái)說(shuō)，在新時(shí)期需要有效改革，保證新的檔案管理模式能夠與各類新型技術(shù)有效契合。要達(dá)到這一目的，除了要關(guān)注各類硬件設(shè)施外，也需要通過(guò)相關(guān)軟件設(shè)施的建設(shè)達(dá)成目的，保證醫(yī)院檔案能夠有效管理。

一、檔案管理模式改革的涵義

檔案管理模式改革的概念為，針對(duì)當(dāng)前檔案管理技術(shù)的改革和優(yōu)化，推行的一種檔案管理工作體系的變革，促使新建設(shè)的檔案管理體系能夠與當(dāng)前的檔案管理工作有效契合。對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作來(lái)說(shuō)，由于在醫(yī)院的運(yùn)行中會(huì)產(chǎn)生大量檔案，傳統(tǒng)檔案管理模式會(huì)在很大程度上對(duì)檔案管理的速度和效果產(chǎn)生負(fù)面影響，而檔案管理模式改革中，將大幅應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行檔案管理，在很大程度上提升了檔案管理工作的效率，另外對(duì)于在新的檔案管理體系中，將會(huì)廣泛應(yīng)用新的檔案管理思想和管理體系，這對(duì)于檔案管理工作有積極的指導(dǎo)意義，所以在醫(yī)院的運(yùn)行中，需要大力推行檔案管理模式改革工作。

二、醫(yī)院檔案管理模式改革的關(guān)注重點(diǎn)

要探究醫(yī)院檔案管理模式改革的關(guān)注重點(diǎn)，需要對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行研究，通過(guò)對(duì)一些樣本醫(yī)院的調(diào)查和了解，本文認(rèn)為檔案管理模式改革的關(guān)注重點(diǎn)包括以下內(nèi)容：

（一）檔案管理思想方面。檔案管理思想的科學(xué)與否將直接決定醫(yī)院檔案管理模式改革能否被有效推行，所以在模式改革過(guò)程中，需要摒棄舊有的檔案管理觀念，為檔案管理模式改革打下思想基礎(chǔ)。

（二）管理制度方面。在推行醫(yī)院檔案管理模式改革的過(guò)程中，需要應(yīng)用新的管理制度，保證檔案的管理工作能夠與時(shí)代要求相契合，然而在一些醫(yī)院中，管理制度方面存在較大缺失，無(wú)法保證整個(gè)管理工作的有效推行。

（三）硬軟件建設(shè)情況。在檔案數(shù)字化管理這一大背景下，醫(yī)院檔案管理也需要順應(yīng)時(shí)代要求，加強(qiáng)信息化系統(tǒng)建設(shè)。在系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中，涉及硬件建設(shè)和軟件建設(shè)兩個(gè)方面，要保證醫(yī)院檔案管理的有序性，需要保證硬軟件設(shè)施都能夠全面合理建設(shè)。

三、檔案管理模式改革在醫(yī)院中的具體應(yīng)用

（一）檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)方面。在醫(yī)院檔案管理模式的改革過(guò)程中，為保證檔案工作能夠科學(xué)有效推行，醫(yī)院方面需要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)機(jī)構(gòu)的建設(shè)，對(duì)醫(yī)院檔案的管理工作進(jìn)行有效指導(dǎo)和控制。在檔案機(jī)構(gòu)的建設(shè)過(guò)程中，需要從兩方面進(jìn)行建設(shè)，一方面為硬件設(shè)施，另一方面為軟件設(shè)施。對(duì)于硬件設(shè)施方面，當(dāng)前各類醫(yī)院已經(jīng)擁有了較為全面完善的基礎(chǔ)設(shè)施，只需在現(xiàn)有基礎(chǔ)上進(jìn)行適當(dāng)修正即可投入運(yùn)行，所以在檔案機(jī)構(gòu)的建設(shè)過(guò)程中，主要建設(shè)內(nèi)容為軟件設(shè)施。對(duì)于軟件設(shè)施，主要包括以下幾個(gè)方面內(nèi)容：1.檔案管理理念方面。在應(yīng)用新的檔案管理制度進(jìn)行醫(yī)院檔案管理時(shí)，工作人員需要對(duì)各類新型理念有深入了解和研究，同時(shí)對(duì)于管理層人員來(lái)說(shuō)，需要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，從而讓檔案管理工作能夠有效推行。例如在玉溪市人民醫(yī)院的檔案管理中，領(lǐng)導(dǎo)人員提高了對(duì)檔案管理的重視程度，研究政府出臺(tái)的相關(guān)政策和文件，并結(jié)合當(dāng)前開(kāi)發(fā)的各類優(yōu)秀檔案管理理念，提升了檔案管理的效率和效果。2.管理機(jī)制建設(shè)。在管理機(jī)制中，需要涵蓋檔案保密制度、檔案借閱制度等各類涉及檔案管理的制度，并在工作中將這些制度嚴(yán)格落實(shí)。

（二）檔案相關(guān)工作方面。在醫(yī)院檔案的管理過(guò)程中，相關(guān)工作包括檔案收集、檔案整理、檔案歸檔、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)以及分析工作，其中對(duì)于前四個(gè)方面，是整個(gè)檔案管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容，后兩個(gè)方面通常為醫(yī)院通過(guò)檔案獲取相關(guān)信息。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，前四個(gè)方面的工作量極其龐大，原因是醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的紙質(zhì)檔案，這些檔案對(duì)收集和整理過(guò)程提出了巨大挑戰(zhàn)。而在當(dāng)前的信息化系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用中，將會(huì)通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件產(chǎn)生電子檔案，并將該檔案?jìng)魉偷綑n案管理人員手中，工作人員只需對(duì)檔案進(jìn)行記錄和分類保存，在很大程度上降低了工作量。在檔案管理模式改革的過(guò)程中，由于工作量大幅降低，所以要對(duì)檔案管理質(zhì)量提出新的要求，制定并落實(shí)檔案管理過(guò)程中的各項(xiàng)追責(zé)制度，保證檔案管理工作的有序推行。另外對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，需要讓相關(guān)人員進(jìn)行檔案查閱和研究，在該過(guò)程中，需要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)到電腦系統(tǒng)中方便管理，可以按照相關(guān)法律法規(guī)以及醫(yī)院的運(yùn)行情況對(duì)檔案進(jìn)行整理和處理，對(duì)于超過(guò)存儲(chǔ)年限以及研究意義較低的檔案，可以采用相應(yīng)措施進(jìn)行處理。

（三）信息化建設(shè)方面。在當(dāng)前的檔案管理工作中，已經(jīng)開(kāi)始深度推行檔案管理工作中的信息化建設(shè)，在當(dāng)前的很多醫(yī)院運(yùn)行過(guò)程中，針對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)也已經(jīng)提上了日程。在信息化系統(tǒng)的具體建設(shè)過(guò)程中，包括軟硬件兩個(gè)方面內(nèi)容的建設(shè)。對(duì)于硬件方面，通常包括掃描機(jī)、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)設(shè)備等內(nèi)容，另外對(duì)于硬件設(shè)備來(lái)說(shuō)，最為重要的為檔案存儲(chǔ)設(shè)備，通常將這些內(nèi)容存放在醫(yī)院內(nèi)部的服務(wù)器中。在該部分的建設(shè)中，需要保證服務(wù)器的存放環(huán)境能夠滿足其最佳運(yùn)行狀態(tài)，同時(shí)需要保證環(huán)境中存在足夠數(shù)量的消防器材，當(dāng)發(fā)生問(wèn)題時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)相關(guān)問(wèn)題的快速處理。對(duì)于軟件系統(tǒng)，當(dāng)前國(guó)內(nèi)外已經(jīng)開(kāi)發(fā)出了性能較高的軟件系統(tǒng)，可以根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況進(jìn)行軟件系統(tǒng)選取。例如玉溪市人民醫(yī)院在信息化建設(shè)中，按照相關(guān)要求配套安裝了硬件設(shè)備，同時(shí)應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)完成檔案管理工作，極大提升了檔案管理的效率和效果。

（四）檔案應(yīng)用方案。在醫(yī)院檔案的管理工作中，一項(xiàng)重要工作為通過(guò)對(duì)檔案的應(yīng)用發(fā)現(xiàn)醫(yī)院運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題，以及探究醫(yī)院的發(fā)展情況。在新的檔案管理模式中，由于檔案存放在服務(wù)器硬盤(pán)中，所以需要由工作人員將需要應(yīng)用的檔案進(jìn)行打印。為了保證檔案信息不外泄，檔案借閱人員需要持有完整的檔案調(diào)用和查閱手續(xù)，另外在檔案管理的軟件系統(tǒng)中，還需要配備相應(yīng)的檢索系統(tǒng)，讓工作人員能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)所需檔案的快速調(diào)出和應(yīng)用。例如在玉溪市人民醫(yī)院的檔案管理工作開(kāi)展中，當(dāng)相關(guān)人員需要進(jìn)行檔案查閱和調(diào)用時(shí)，需要持有完整的手續(xù)，而在檔案的具體應(yīng)用過(guò)程中，能夠通過(guò)對(duì)檔案的研究制定《科室總結(jié)匯編》等材料，通過(guò)對(duì)這些材料的應(yīng)用能夠讓醫(yī)院深入了解運(yùn)營(yíng)和發(fā)展情況。

（五）硬件設(shè)施配置方面。在醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展中，不但涉及上面提到的相關(guān)硬件設(shè)施建設(shè)，同時(shí)還涉及各類硬件設(shè)施的配置。常見(jiàn)的為各類辦公用品，以及相應(yīng)的消防器材，為了保證這類設(shè)施能夠被正常使用，需要對(duì)存放區(qū)域進(jìn)行合理規(guī)劃，最大限度消除環(huán)境因素對(duì)這類硬件設(shè)施造成的不利影響。對(duì)于各類器材的配置過(guò)程來(lái)說(shuō)，醫(yī)院方面還需要建設(shè)相應(yīng)的配套制度，通常情況下，這些配套制度主要的管理內(nèi)容為進(jìn)行工作人員的合理配置。例如在玉溪市人民醫(yī)院的檔案管理工作開(kāi)展中，已經(jīng)建成并落實(shí)了相應(yīng)的管理體系，讓專業(yè)人員對(duì)各類硬件設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)，尤其是對(duì)于檔案管理系統(tǒng)中的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，由于這類設(shè)備對(duì)環(huán)境要求苛刻，所以要做好防潮、通風(fēng)工作，保證這些設(shè)施能夠處于最佳運(yùn)行狀態(tài)。

（六）軟件設(shè)施建設(shè)方面。對(duì)于醫(yī)院檔案管理中的軟件設(shè)施，除了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件，工作人員素質(zhì)以及相應(yīng)的規(guī)章制度也可包含進(jìn)軟件系統(tǒng)中。對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)，需要加深對(duì)檔案管理工作相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的了解程度，例如在玉溪市人民醫(yī)院的檔案管理工作中，院領(lǐng)導(dǎo)組織開(kāi)展對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)和研究，同時(shí)積極領(lǐng)會(huì)各類相關(guān)文件精神，保證檔案管理功能能夠被科學(xué)有效開(kāi)展。另外為了讓工作人員的素質(zhì)得到提升，醫(yī)院方面組織工作人員參與到檔案管理知識(shí)競(jìng)賽中，從而讓工作人員的個(gè)人素質(zhì)得到有效提升。

四、結(jié)論

綜上所述，在醫(yī)院檔案的管理過(guò)程中，當(dāng)前的關(guān)注重點(diǎn)為檔案管理思想、管理制度和硬軟件設(shè)施建設(shè)三個(gè)方面，要想提升檔案管理工作的開(kāi)展效率和效果，可以通過(guò)建設(shè)專用檔案管理機(jī)構(gòu)、完善檔案相關(guān)工作體系、加強(qiáng)信息化建設(shè)、推行檔案應(yīng)用方案制度等措施達(dá)成目的，同時(shí)注重其余方面的硬軟件建設(shè)，讓檔案管理工作能夠得到有效開(kāi)展。

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