如何做好城建檔案管理工作

崔鳳榮

【摘要】城建檔案作為對城市建設(shè)最原始的記錄，為城市今后的維護(hù)發(fā)展提供有力的數(shù)據(jù)支撐。本文對我國城建檔案發(fā)展的現(xiàn)狀進(jìn)行闡述，并對今后的發(fā)展提出幾點可行性的意見。

【關(guān)鍵詞】城建檔案;現(xiàn)狀;發(fā)展;策略

所謂城建檔案是指在城市建設(shè)中所保留的建設(shè)圖紙、規(guī)劃方案、數(shù)據(jù)圖表、聲音圖像等材料。它在維護(hù)城市設(shè)施建設(shè)，提高城市管理水平，促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展等方面的作用不容小覷，城建檔案也從原來傳統(tǒng)意義上的做法逐漸向信息化邁進(jìn)，那么如何進(jìn)一步發(fā)揮它的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，更好地為社會服務(wù)，我們還需不斷運用新的技術(shù)手段不斷探索。本文就城建檔案目前存在的問題逐一分析，并提出幾點個人的看法。

一、城建檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）城建檔案本身內(nèi)容復(fù)雜，涉及面廣，接收工作不到位。城市建設(shè)來自于各行各業(yè)方方面面的參與，有政治、經(jīng)濟(jì)、文化等，內(nèi)容相互關(guān)聯(lián)。城市建設(shè)是一個動態(tài)發(fā)展的體系，這就要求工作人員在平常的工作中要有敏銳的觀察力，及時把檔案接收進(jìn)館，這個是我們城建檔案工作中的一個薄弱環(huán)節(jié)，很多檔案的接收都相對滯后，滿足不了城市發(fā)展的實際需要。

（二）制度不完善，機(jī)構(gòu)不明確。目前市級以上城建檔案館基本實現(xiàn)全覆蓋，但縣級城建檔案館基本為零，很多單位沒有設(shè)立城建檔案室，沒有成立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)組，職責(zé)分化不明確，即使個別單位有，但辦公條件簡陋，檔案所需的各種設(shè)備較少，也沒有制定相應(yīng)的規(guī)章制度，導(dǎo)致城建檔案止步不前，工作的效率低，質(zhì)量低，工作的開展受到很多制約。

（三）工作人員缺乏，且在崗人員素質(zhì)欠缺。首先，城建檔案工作是一項任務(wù)繁重的工作，業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檔案保管利用以及對外服務(wù)都需要足夠的人手。其次，我國很多城市普遍存在著缺乏檔案專業(yè)人才的現(xiàn)象，人員流動性較大，極其不穩(wěn)定，現(xiàn)有的檔案管理工作人員文化水平和專業(yè)素質(zhì)都普遍較低，他們在進(jìn)行相應(yīng)的管理工作時不能夠按照專業(yè)管理要求來進(jìn)行，嚴(yán)重影響了城建檔案管理工作的有效開展。我國城建檔案管理工作起步較晚，而且受傳統(tǒng)建設(shè)思想的影響，對城建檔案管理的認(rèn)識不足，檔案管理工作很不到位，從而影響了城建檔案數(shù)據(jù)的完整性。

（四）工作方法單一、落后。當(dāng)今社會是信息高速發(fā)展的社會，各行各業(yè)的工作都引入信息技術(shù)化手段，城建檔案管理雖然也引進(jìn)了計算機(jī)等設(shè)備，但發(fā)展結(jié)果卻不盡人意。很多單位還停留在以傳統(tǒng)手工操作為主的保管、編目、利用等方式上，檔案分類的科學(xué)不夠，存儲不合理，管理仍是圍繞紙質(zhì)實體檔案進(jìn)行的，信息的轉(zhuǎn)化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎(chǔ)上，目前的城建檔案只停留在卷宗數(shù)據(jù)化處理上，初步建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，這種以有限的人力實施大規(guī)模城市建設(shè)檔案資源的收集、整理、保存、利用顯然不能滿足信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代。

二、如何使城建檔案管理工作與時俱進(jìn)

（一）加大檔案的接收力度，加強(qiáng)檔案館的資源建設(shè)。一是城建部門主動出擊，與各相關(guān)單位、施工單位等協(xié)調(diào)溝通，把檔案接收制定成長效機(jī)制。二是城建檔案管理的初衷是為了更好地為城市現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展服務(wù)，為城市的經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，這就要求檔案工作人員轉(zhuǎn)變以前“坐等”檔案上門的觀念，變被動為主動，時刻保持敏銳的嗅覺，關(guān)注城市發(fā)展的進(jìn)程，及時把涉及城市建設(shè)方面的檔案接收進(jìn)館。

（二）完善法律法規(guī)，健全規(guī)章制度，責(zé)任分明。完善城建檔案法律法規(guī)，健全相關(guān)規(guī)章制度是促進(jìn)城建檔案管理的重要前提，能保證檔案信息資源的安全。為確保檔案收集工作順利開展，應(yīng)做到如下幾點：一是建立統(tǒng)一的城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，工作人員嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)辦事。二是完善責(zé)任制度，明確分工，使檔案人員各司其職，把每項工作都落到實處。三是構(gòu)建健全的檔案信息安全體系，從而確保檔案信息資源的安全。四是要明確城建檔案管理人員的責(zé)任意識，提高他們的職業(yè)道德素質(zhì)，完善內(nèi)部管理制度，建立考核獎懲制度，從而激發(fā)工作人員的積極性與主動性，并且按照相關(guān)的法律法規(guī)來加強(qiáng)城建檔案的執(zhí)法隊伍，提高執(zhí)法的能力，增強(qiáng)全社會的法制觀念及檔案意識。

（三）提高城建檔案人員的綜合素質(zhì)。檔案事業(yè)面臨著知識經(jīng)濟(jì)時代的挑戰(zhàn)，必須擁有掌握現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的人才。城建檔案是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要有很高的專業(yè)素養(yǎng)來支撐。首先，城建檔案部門要經(jīng)常性根據(jù)工作人員的實際情況來開展各種專業(yè)性的培訓(xùn)班，不斷加大培訓(xùn)力度，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。其次，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)和手段不斷引入到城建檔案管理工作當(dāng)中，從而對工作人員提出了越來越高的要求，對于新時期的城建檔案工作人員來說，除了有過硬的業(yè)務(wù)技術(shù)以外，還要熟練掌握計算機(jī)、數(shù)字管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、縮微技術(shù)等，努力建設(shè)一支既懂業(yè)務(wù)又懂現(xiàn)代化技術(shù)的隊伍。

（四）加強(qiáng)信息化建設(shè)。目前城建檔案管理方法落后，很多地方還停留在傳統(tǒng)的手工操作層面，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，城建檔案必將由紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡，這是將來發(fā)展的趨勢。首先，加強(qiáng)檔案的信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案，這樣既解決了紙質(zhì)檔案存儲難的問題，又為檔案信息資源的共享做好了鋪墊，而且也極大提高了檔案的查詢速度和利用率。其次，加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，從而擴(kuò)大城建檔案的服務(wù)功能，優(yōu)化檔案資源整合，早日實現(xiàn)城建檔案的檔案編目、統(tǒng)計、檢索、利用一體化。

三、結(jié)語

綜上所述，城建檔案工作在城市建設(shè)中發(fā)揮著極其重要的作用，關(guān)系著城市未來的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，城建檔案工作必須堅持與時俱進(jìn)，樹立現(xiàn)代理念，加強(qiáng)法制建設(shè)和管理體制建設(shè)，改進(jìn)管理手段，提高人員素質(zhì)，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在城建檔案數(shù)字化發(fā)展中的作用，努力適應(yīng)新形勢發(fā)展的需求，進(jìn)而促進(jìn)我國城市化水平的進(jìn)一步提高。