公司印章管理法律風(fēng)險(xiǎn)及制度優(yōu)化

林崢

【摘要】印章是體現(xiàn)公司意志的法定形式工具，保證用印安全，防范印章法律風(fēng)險(xiǎn)，是保障公司安全生產(chǎn)的必要條件。本文探析了實(shí)踐中容易引起印章法律風(fēng)險(xiǎn)的情況，對(duì)公司印章管理制度提出了優(yōu)化建議。

【關(guān)鍵詞】印章;法律風(fēng)險(xiǎn);制度優(yōu)化

隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，公司印章的種類(lèi)形式更多樣、用途更廣泛，同時(shí)由于印章具有的公信力、證明力、約束力，公司印章管理的難度也不斷加大，法律風(fēng)險(xiǎn)防范的責(zé)任更加重大。

一、不同類(lèi)型公司印章的效力范圍

通過(guò)探討不同種類(lèi)印章的效力范圍，可以明晰民商事交易中相對(duì)人的審查義務(wù)，促使公司加強(qiáng)對(duì)印章的管理與風(fēng)險(xiǎn)防范。1.行政印章是有公司法定名稱(chēng)（與工商登記一致）且代表公司的印章，刻制必須符合法定的審批、備案程序。實(shí)踐中，加蓋公章的合同、介紹信、證明文件的持有者，一般會(huì)被視為公司的法定代表人或者代理人（即經(jīng)授權(quán)的代理人），從而由公司承擔(dān)相應(yīng)的法律后果。2.合同專(zhuān)用章在簽訂合同時(shí)使用，在商事活動(dòng)和司法實(shí)踐中，加蓋公司行政章或者合同專(zhuān)用章對(duì)合同、協(xié)議等而言具有同等的法律效力。3.公司財(cái)務(wù)專(zhuān)用章主要用于辦理公司會(huì)計(jì)核算和銀行結(jié)算等業(yè)務(wù)，在財(cái)務(wù)的收支結(jié)算方面可以代表行政印章。在設(shè)有財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的公司，用加蓋行政印章代替財(cái)務(wù)專(zhuān)用章，存在逃避本單位財(cái)務(wù)部門(mén)監(jiān)督的嫌疑。但是在票據(jù)領(lǐng)域，財(cái)務(wù)專(zhuān)用章不能被公司行政印章代替，若行政印章代替財(cái)務(wù)專(zhuān)用章使用，則應(yīng)由簽章人等承擔(dān)票據(jù)責(zé)任。4.公司部門(mén)印章是在履行部門(mén)內(nèi)部職責(zé)時(shí)使用的，簽訂合同時(shí)，原則上加蓋職能部門(mén)章是無(wú)效的，對(duì)外時(shí)也只代表其部門(mén)意志而不能代表公司的意志。但也存在特例，即在具體交易中形成的習(xí)慣也予以認(rèn)可。實(shí)踐中，交易雙方由于長(zhǎng)期合作等原因造成職能部門(mén)章行使合同專(zhuān)用章甚至行政章的職能，特別在一些機(jī)構(gòu)龐雜、經(jīng)營(yíng)范圍廣的大型集團(tuán)企業(yè)，其職能部門(mén)也曾能代表公司簽訂合同。5.公司分支機(jī)構(gòu)印章。公司分支機(jī)構(gòu)不具有法人資格，公司分支機(jī)構(gòu)印章是刻有公司法定名稱(chēng)且刻明分支機(jī)構(gòu)名稱(chēng)的印章，它不能代表公司，僅代表公司的分支機(jī)構(gòu)，效力上相當(dāng)于分支機(jī)構(gòu)“公章”，但此類(lèi)印章仍需經(jīng)行政管理機(jī)關(guān)的登記。6.公司黨工團(tuán)及協(xié)會(huì)印章。公司黨務(wù)、工會(huì)、團(tuán)委及協(xié)會(huì)印章在所屬職責(zé)范圍內(nèi)使用有效。7.公司電子印章是指以電子形式存在，可以用來(lái)以辨識(shí)電子文件收發(fā)文單位及表示同意電子文件內(nèi)容的印章。實(shí)踐中，往往與數(shù)字證書(shū)、電子簽名、電子簽章混合使用，目前應(yīng)用范圍較為有限。

二、公司印章管理制度中常見(jiàn)的法律風(fēng)險(xiǎn)

（一）印章及法定代表人簽名效力混亂。我國(guó)《合同法》第三十二條規(guī)定了“當(dāng)事人采用合同書(shū)形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立”，可見(jiàn)公司印章和履行職務(wù)職能的法定代表人都可以代表公司意志。但當(dāng)兩者出現(xiàn)不一致時(shí)，容易造成效力混亂，不利于保護(hù)交易當(dāng)事人的合法權(quán)益。在英美法等國(guó)家，原則上使用簽名。簽名與蓋章相比占有優(yōu)勢(shì)，一是簽名不會(huì)丟失或盜竊，而印章存在遺失或盜刻的風(fēng)險(xiǎn)，二是簽名不存在他人盜簽的問(wèn)題，如臺(tái)灣民法典規(guī)定了以簽名為主。美國(guó)與公司印章相關(guān)的法律呈現(xiàn)出弱化的趨勢(shì)，即公司印章的作用已經(jīng)基本上被有權(quán)代表公司進(jìn)行對(duì)外行為的個(gè)人簽名所取代。值得注意的是，《票據(jù)法》第七條“票據(jù)上的簽章，為簽名、蓋章或者簽名加蓋章。法人和其他使用票據(jù)的單位在票據(jù)上的簽章，為該法人或者該單位的蓋章加其法定代表人或者其授權(quán)的代理人的簽章?！笨梢?jiàn)我國(guó)對(duì)票據(jù)領(lǐng)域法律做了嚴(yán)格的規(guī)定。

（二）印章濫用、盜用。印章濫用可以分為無(wú)權(quán)使用人濫用和狹義的印章濫用兩種類(lèi)型。1.無(wú)權(quán)使用人濫用有兩種情形：一是公司有過(guò)錯(cuò)而導(dǎo)致的被他人使用，如將本公司印章出借而沒(méi)有謹(jǐn)慎監(jiān)管，二是公司沒(méi)有過(guò)錯(cuò)卻被他人使用，如公司印章被侵占。原法定代表人侵占公司證照、印章及財(cái)務(wù)賬冊(cè)等重要財(cái)物，造成公司經(jīng)營(yíng)困難且難以行使訴權(quán)，更嚴(yán)重的，利用印章大規(guī)模轉(zhuǎn)移公司財(cái)產(chǎn)、非法變更登記，嚴(yán)重侵犯公司和股東權(quán)益。2.狹義的印章濫用有三種情形：一是職權(quán)范圍內(nèi)濫用;二是超越職權(quán)濫用;三是公司逾越了商法權(quán)利能力范圍經(jīng)營(yíng)。這些情形根據(jù)我國(guó)目前法律規(guī)定，可以適用保護(hù)善意第三人的原則，從而視是否有客觀足以使善意相對(duì)人相信代表權(quán)的情況判斷是否構(gòu)成表見(jiàn)代理。

（三）印章流程缺失。1.印章啟用流程缺失，實(shí)踐中印章啟用流程不被重視，一是未經(jīng)批準(zhǔn)擅自刻制印章，刻制后沒(méi)有下發(fā)正式啟用文件，甚至沒(méi)有明確印章使用范圍和使用時(shí)間。二是未在公安機(jī)關(guān)指定單位刻制印章。三是實(shí)務(wù)中存在大量不經(jīng)備案而啟用的公司印章。2.印章使用流程混亂。一是印章使用無(wú)審批記錄，任何員工可自取自用。二是攜帶公司印章外出，歸還時(shí)間不定。三是使用空白文件或者合同加蓋公章。3.印章保管流程混亂。一是沒(méi)有建立統(tǒng)一完善的印章使用臺(tái)賬。二是保管制度不健全，如多人掌控印章保險(xiǎn)柜鑰匙，缺少印章遺失被盜后的應(yīng)急流程等。4.印章交接流程缺失。對(duì)內(nèi)而言，內(nèi)部人員變動(dòng)導(dǎo)致交接過(guò)程中的印章管理混亂，甚至出現(xiàn)印章遺失、被他人非法侵占的情況，尤其要警惕印章侵占。對(duì)外，當(dāng)概括承受債權(quán)債務(wù)時(shí)，如公司吸收合并，缺少印章交接程序，則很難區(qū)分受讓前后的債權(quán)債務(wù)，可以將原印章全部換掉，常見(jiàn)的做法是在移交印章的同時(shí)將原印章去角。使用沒(méi)有去角的印章是讓與人留下的債務(wù)，只有缺角的印章才是受讓人受讓后應(yīng)付的債務(wù)。5.印章繳銷(xiāo)流程混亂。一是容易導(dǎo)致新舊印章啟用時(shí)間不明確，從而影響相關(guān)人員責(zé)任劃分，二是繳銷(xiāo)具體落實(shí)工作不到位容易造成新章老章并存的情形，更有甚者，廢章流出公司給不法分子鉆了空子。

三、公司印章管理制度優(yōu)化建議

印章風(fēng)險(xiǎn)防控就是要從申請(qǐng)刻制啟用到繳銷(xiāo)的全過(guò)程建章立制、閉環(huán)管理，每個(gè)操作環(huán)節(jié)都規(guī)范可控、留有記錄。

（一）內(nèi)部環(huán)境。內(nèi)部環(huán)境是實(shí)施內(nèi)部管理的基礎(chǔ)治理結(jié)構(gòu)，印章管理制度可以從機(jī)構(gòu)設(shè)置及權(quán)責(zé)分配、人力資源政策、內(nèi)部審計(jì)、公司文化等方面優(yōu)化。具體來(lái)說(shuō)，首先將公司印章管理和使用程序規(guī)定入公司章程，使其具有一定的穩(wěn)定性，如果一旦發(fā)生問(wèn)題，也可依照規(guī)定判斷責(zé)任分擔(dān)，同時(shí)也增加了高管擅自使用印章的難度，是加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制與完善公司治理結(jié)構(gòu)的有效方式。其次，指定專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)公司章歸口管理，各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)章的具體管理，分級(jí)保管、專(zhuān)人負(fù)責(zé)，明確管理職責(zé)。再次，審計(jì)部門(mén)要將印章相關(guān)工作內(nèi)容列入年度審計(jì)任務(wù)，守好事后監(jiān)督的防線(xiàn)。最后，著力倡導(dǎo)“合規(guī)用印、用印合規(guī)”的公司文化。

（二）印章管理。嚴(yán)格印章保管制度：一是要貫徹相容職務(wù)分離原則，例如禁止將辦理資金支付業(yè)務(wù)的相關(guān)印章和票據(jù)集中一人保管，財(cái)務(wù)專(zhuān)用章與法人章分管，印章與空白票據(jù)分管。二是專(zhuān)人專(zhuān)柜保管，用印保管人作為印章責(zé)任人應(yīng)當(dāng)妥善保管，做到隨用隨取、用后立即收回印章，若發(fā)生印章遺失或被盜，立即報(bào)告單位負(fù)責(zé)人并向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，及時(shí)登報(bào)聲明作廢，最大限度消除負(fù)面影響。三是定期檢查印章交接登記情況，及時(shí)核對(duì)更新印章管理人列表，與印章管理人員簽訂崗位承諾書(shū)。四是未經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得攜帶印章外出，特殊情況需攜帶外出時(shí)，必須與監(jiān)印人雙人負(fù)責(zé)。五是印章一律不得外借。六是及時(shí)繳銷(xiāo)作廢印章。

（三）用印管理。做到用印管理制度完善、執(zhí)行到位，對(duì)不合規(guī)的用印申請(qǐng)，印章管理人員要堅(jiān)持原則、耐心說(shuō)服，切不可“有求必印”。一是要制定統(tǒng)一可行的用印登記表，確保用印詳細(xì)情況可調(diào)查、可追溯，及時(shí)做好用印登記簿的整理歸檔。二是要明晰使用權(quán)限的分類(lèi)設(shè)置，明確用印事項(xiàng)需經(jīng)何種部門(mén)和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，重大事項(xiàng)必須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。三是規(guī)范審核程序，印章管理人員除了需要審核申請(qǐng)用印內(nèi)容、用印次數(shù)是否一致，還應(yīng)當(dāng)審核申請(qǐng)內(nèi)容與簽批領(lǐng)導(dǎo)是否有相對(duì)應(yīng)的權(quán)限，簽批領(lǐng)導(dǎo)是否有相應(yīng)的授權(quán)書(shū)并復(fù)印授權(quán)書(shū)留檔備查，即需要進(jìn)行初步的實(shí)質(zhì)性審核。四是為避免印章及法定代表人簽名效力混亂，建議采納由法定代表人或在授權(quán)書(shū)范圍行使職權(quán)的公司員工簽字加印章的形式，尤其涉外合同的情形，在合同用印時(shí)對(duì)合同相對(duì)方作同樣要求。五是加強(qiáng)部門(mén)印章的使用管理，指定保管責(zé)任人，限定部門(mén)章用途和嚴(yán)格履行使用審批程序，建立使用臺(tái)賬。六是空白文件一律不得加蓋公司各類(lèi)印章。七是在營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證等復(fù)印件上加蓋公章的必須在注明用途、日期、有效時(shí)間及“復(fù)印無(wú)效”字樣后用印。

（四）審計(jì)監(jiān)督。印章管理部門(mén)應(yīng)定期收集印章使用信息，分析使用過(guò)程中存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出相應(yīng)的改進(jìn)建議。審計(jì)部門(mén)應(yīng)將印章管理工作納入日常監(jiān)督和專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督范圍，如結(jié)合開(kāi)展安全生產(chǎn)行動(dòng)、年度審計(jì)等工作，實(shí)地評(píng)估印章管理是否制度健全設(shè)備完備，印章交接記錄及使用登記是否準(zhǔn)確、完整、相符，備案是否齊全等，適時(shí)開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。

（五）電子化助力。電子化用印操作簡(jiǎn)單高效，印章圖案清晰飽滿(mǎn)，還可以大大縮短用印流程所耗時(shí)間，用印流程均通過(guò)辦公自動(dòng)化電子系統(tǒng)完成，且每次使用時(shí)間、記錄、使用人均可以生成使用日志，記載明確，易于監(jiān)督管理，對(duì)非法使用印章也起到威懾作用。此外，電子印章有獨(dú)特的水印技術(shù)，不支持篡改已簽署的文件，有絕對(duì)的不可否認(rèn)性。然而，目前電子印章的認(rèn)可度不高。雖然我國(guó)《電子簽名法》確立了電子簽名的法律效力，但由于電子印章管理法律制度仍是空白，且缺乏統(tǒng)一規(guī)范的電子印章技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，工作中電子印章僅使用于文件收發(fā)環(huán)節(jié)。在電子技術(shù)高速發(fā)展、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)高效利用的今天，為了降低公司印章用印風(fēng)險(xiǎn)，提高印章管理安全，可以考慮使用電子印章用印流程，對(duì)用印內(nèi)容進(jìn)行審核審批，并同步打印以替代實(shí)物印章用印。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上，我國(guó)公司印章相關(guān)法律法規(guī)過(guò)于寬泛、電子印章法律制度仍是空白，增加了公司印章管理的難度，因此應(yīng)當(dāng)著力完善公司印章管理制度，嚴(yán)防印章內(nèi)部管理隱患，以創(chuàng)造嚴(yán)謹(jǐn)合規(guī)的內(nèi)部環(huán)境為前提，印章管理制度為基礎(chǔ)，印章管理業(yè)務(wù)流程為主線(xiàn)，審計(jì)監(jiān)督工作為保障，信息化工作為提升，形成印章管理法律風(fēng)險(xiǎn)防控體系，使公司印章管理安全落到實(shí)處。

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