提高企業(yè)辦公室行政秘書工作水平研究

李清芳

【摘要】現(xiàn)階段，隨著經(jīng)濟(jì)社會的進(jìn)步以及現(xiàn)代企業(yè)制度的構(gòu)建，各大企事業(yè)單位的用人標(biāo)準(zhǔn)越高越高。企業(yè)行政秘書若想在競爭激烈的職場占據(jù)一席之地，必須不斷提高自身行政工作水平。本文對現(xiàn)階段企業(yè)行政秘書工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上改變和創(chuàng)新自身的工作方式與工作理念，不斷提高自身的工作水平與職業(yè)素養(yǎng)。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)行政秘書;工作方式;工作理念

一、簡析企業(yè)辦公室行政秘書工作

（一）企業(yè)辦公室行政秘書的崗位職責(zé)。第一，負(fù)責(zé)會務(wù)工作。行政秘書需要在會議開展之前做好各項準(zhǔn)備工作，對會議內(nèi)容進(jìn)行記錄以及會議之后的資料整理;負(fù)責(zé)通知所有參會成員及時參會，并對其出勤率進(jìn)行考察;負(fù)責(zé)會議進(jìn)行過程中的各項服務(wù)工作。第二，開展內(nèi)務(wù)管理。行政秘書的日常工作就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人員開展工作，將各項制度與文件向有關(guān)部門進(jìn)行部署;協(xié)助各個部門的工作人員做好安全監(jiān)督管理以及檢查工作;負(fù)責(zé)部門人員值班工作計劃表的制定;對企業(yè)內(nèi)部人員日常工作情況進(jìn)行考核以及考勤。第三，文書整理。行政秘書在工作過程中對各個部門發(fā)出的文件進(jìn)行及時有效的登記、借閱、歸檔;對各部門發(fā)出的文件與檔案進(jìn)行整理、校對以及存檔。第四，對企業(yè)的財務(wù)進(jìn)行管理。企業(yè)辦公室行政秘書對各個部門的經(jīng)費報銷與領(lǐng)取負(fù)責(zé);對各個部門領(lǐng)取的辦公用品進(jìn)行記錄;對各個部門員工的獎金與工資領(lǐng)取情況進(jìn)行統(tǒng)計與登記。

（二）企業(yè)辦公室行政秘書的工作現(xiàn)狀。第一，企業(yè)辦公室秘書綜合素養(yǎng)與崗位要求不相符?，F(xiàn)階段隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展和企業(yè)的壯大，企業(yè)對秘書人員的工作要求與標(biāo)準(zhǔn)變得越來越高，其秘書人員當(dāng)下的工作水平和工作素養(yǎng)與企業(yè)的實際發(fā)展需求之間存在較大的差距。與此同時，企業(yè)在對秘書進(jìn)行招聘時將更多的關(guān)注點放在其職業(yè)背景層面，在對秘書招聘后很少會對其進(jìn)行職業(yè)素養(yǎng)與工作技能培訓(xùn);甚至于一些秘書在開展工作前沒有經(jīng)過正規(guī)系統(tǒng)的秘書工作培訓(xùn)，通常都是依靠以往的工作經(jīng)驗或者是一邊工作一邊摸索規(guī)律的形式開展工作，其對于領(lǐng)導(dǎo)人員布置的工作通常難以勝任。第二，企業(yè)辦公室秘書在工作崗位上處于被動地位。當(dāng)下企業(yè)辦公室秘書的工作內(nèi)容繁多而復(fù)雜，需要涉及多個領(lǐng)域的多樣內(nèi)容，在具體工作開展過程中很難對每件事情都做到面面俱到，因而在工作崗位上常常處于被動的地位。

二、 提高企業(yè)辦公室行政秘書工作水平的途徑

（一）樹立服務(wù)意識。企業(yè)辦公室秘書的主要工作職責(zé)就是服務(wù)于上級領(lǐng)導(dǎo)人員、服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展，其內(nèi)在本質(zhì)與核心就是服務(wù)。以此，若想提高其行政工作水平，必須要牢牢樹立服務(wù)意識，并以此為基礎(chǔ)開展各項工作。企業(yè)辦公室秘書在日常工作中要時刻保持一顆充滿活力與熱情的心，對于上級領(lǐng)導(dǎo)布置的工作任務(wù)要協(xié)同各個部門積極主動地去完成;對待那些來請示以及意見征詢的基層工作人員要以笑臉相迎，保證信息傳達(dá)的及時性與可靠性。只有企業(yè)辦公室秘書以“服務(wù)至上”的理念來開展工作，真正服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)人員與企業(yè)的日常工作，才可以將企業(yè)辦公室的中樞調(diào)節(jié)職能發(fā)揮到最大效用，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展。

（二）清晰的角色定位。當(dāng)下企業(yè)辦公室秘書行政水平提高與發(fā)展的首要前提與基礎(chǔ)就是對自身的工作崗位有清晰明確的認(rèn)知，并對自身的工作職責(zé)與工作角色進(jìn)行定位。首先，企業(yè)辦公室行政秘書需要對自身的工作發(fā)展以及職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行全面細(xì)致的思考與規(guī)劃，根據(jù)自身不同階段的發(fā)展情況為其制定具體而詳細(xì)的計劃。其次，企業(yè)辦公室的行政秘書還需要對自身的心理狀態(tài)、家庭情況等方面進(jìn)行科學(xué)評估，了解現(xiàn)階段自身的職業(yè)技能與工作能力。最后，企業(yè)辦公室秘書還需要對現(xiàn)階段企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顟B(tài)與運行情況進(jìn)行了解，根據(jù)自身情況制定長期、中期、短期三種不同的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。

（三）提高自身工作能力。提高企業(yè)辦公室秘書行政工作水平的首要途徑就是要通過培訓(xùn)來不斷提高自身的職業(yè)素養(yǎng)與工作技能。首先，辦公室秘書在選擇培訓(xùn)機構(gòu)時需要從工作能力、知識技能、思想行為等方面進(jìn)行綜合考量，在學(xué)習(xí)秘書學(xué)的相關(guān)知識后對政治、經(jīng)濟(jì)、文化、法律等學(xué)科進(jìn)行學(xué)習(xí)，為今后高效秘書工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)。其次，秘書作為一門需要負(fù)責(zé)諸多內(nèi)容的崗位，其不僅需要掌握多項現(xiàn)代化辦公技能，還需要綜合學(xué)習(xí)社交文化、公關(guān)禮儀、辦公程序等內(nèi)容，逐步提升自身行政工作素養(yǎng)，幫助上級領(lǐng)導(dǎo)解決諸多工作問題。

（四）提升文字功底?，F(xiàn)代化企業(yè)辦公室秘書工作的最基本要求就是具備扎實的文字功底。因而，企業(yè)辦公室秘書文字功底的提高需要從以下幾個方面入手：首先，辦公室秘書在日常工作中要細(xì)心觀察寫作的特點與方式，對多樣的作品結(jié)構(gòu)與格式進(jìn)行全面透徹的分析，掌握與了解作品后將其轉(zhuǎn)化為自身的寫作素材。其次，企業(yè)辦公室秘書要做好充足的思想準(zhǔn)備工作，在接到上級領(lǐng)導(dǎo)的寫作任務(wù)后要快速準(zhǔn)備材料與素材，盡早完成上級領(lǐng)導(dǎo)交代的工作任務(wù)。

（五）提高技術(shù)素養(yǎng)?，F(xiàn)階段隨著科學(xué)信息技術(shù)的進(jìn)步與經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，企業(yè)秘書原有的工作模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)的實際發(fā)展訴求。因此，提高企業(yè)辦公室秘書的工作技術(shù)水平變得尤為重要。首先，企業(yè)在對辦公室秘書進(jìn)行招聘時要將更多的關(guān)注點放在其職業(yè)素養(yǎng)與現(xiàn)代化工作水平層面，入職后還應(yīng)該定期開展現(xiàn)代化技術(shù)水平培訓(xùn)。其次，企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員還應(yīng)該定期在內(nèi)部對秘書的電腦操作技術(shù)、電子郵件查收與發(fā)送、信息查閱等技能進(jìn)行考核，對現(xiàn)代化辦公技術(shù)水平較高的秘書進(jìn)行相應(yīng)的獎勵與表揚，對于那些工作技能較低的人員進(jìn)行處罰與批評，促使秘書在權(quán)責(zé)一致的條件下不斷提高自身的技術(shù)素養(yǎng)。

（六）提高創(chuàng)新思維。企業(yè)經(jīng)營模式的改革與創(chuàng)新，使企業(yè)對內(nèi)部工作人員有了更高的要求與標(biāo)準(zhǔn)。因而，企業(yè)辦公室秘書若想在競爭激烈的秘書行業(yè)占據(jù)一席之地并形成自身強有力的核心競爭力，必須要隨時代變遷不斷發(fā)展自身的創(chuàng)新性思維。例如：在企業(yè)內(nèi)部組織管理活動時，領(lǐng)導(dǎo)人員在給秘書安排征集活動時，應(yīng)該在滿足領(lǐng)導(dǎo)意圖的基礎(chǔ)上融入創(chuàng)新性元素，為秘書今后的發(fā)展提供保障。

（七）提高政治素養(yǎng)。一名有廣闊發(fā)展前景的企業(yè)辦公室秘書必定是具有較高職業(yè)素養(yǎng)與政治素養(yǎng)的，因而為了提高辦公室秘書的實際工作水平，促進(jìn)企業(yè)的長足發(fā)展，必須要不斷提高秘書人員的政治素養(yǎng)。首先，企業(yè)辦公室的秘書人員要根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展情況以及自身的實際工作狀態(tài)，樹立正確的就業(yè)觀與職業(yè)道德觀。其次，企業(yè)辦公室秘書還需要充分了解我國政治發(fā)展方向，并將其與企業(yè)實際發(fā)展進(jìn)行有機融合，為企業(yè)今后的發(fā)展壯大提供堅實的理論基礎(chǔ)。綜上所述，在企業(yè)培訓(xùn)中將秘書的道德素養(yǎng)與政治素養(yǎng)融入其中，借助相關(guān)管理制度提高其行政水平尤為重要。

三、結(jié)語

企業(yè)辦公室行政秘書的主要工作職責(zé)就是服務(wù)于上級領(lǐng)導(dǎo)人員以及內(nèi)部工作群體，這些工作都要求其具有較高的職業(yè)素養(yǎng)與工作水平。因此，在新形勢下，企業(yè)辦公室行政秘書應(yīng)該隨著企業(yè)的發(fā)展不斷提升自身的工作水平，以自身專業(yè)技能的提升來促進(jìn)企業(yè)的高效運轉(zhuǎn)與經(jīng)營。

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