新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路分析

李冬梅

【摘要】創(chuàng)新是事業(yè)進步的靈魂，新時期做好檔案管理工作的創(chuàng)新也是新時代工作創(chuàng)新的需要。只有不斷創(chuàng)新才能夠更好地進步，才能夠更好地發(fā)揮檔案的作用和功能。本文從檔案管理入手，探索信息化時代檔案管理創(chuàng)新思路，尋找創(chuàng)新途徑，促進檔案管理工作跟上信息化的步伐。

【關鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思路

檔案是寶貴的信息資源，在知識經(jīng)濟時代，檔案管理自然需要加強建設和推進。只有對于檔案進行科學化的保護與充分的調(diào)動利用，才能夠使檔案得到充分利用，將檔案的潛在價值激發(fā)出來。新時期檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，不斷完善，摒棄過去的傳統(tǒng)檔案管理方式，只有這樣，才能實現(xiàn)檔案的科學管理和利用。

一、傳統(tǒng)檔案管理的缺陷

（一）載體的缺陷。近些年來，我們逐步完成由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案的工程。但是，筆者認為這種數(shù)字化載體依舊需要耗費一定的人力物力去維護，去更新。很多時候人們對于需求檔案的調(diào)動以及使用依舊相對麻煩。特別是一些工程建設方面的檔案資料，數(shù)字化的檔案信息在查找利用時反而不及傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來得直觀明了，一些單位或部門依舊更愿意去調(diào)閱傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，這使得檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化形同虛設。同時，部分偏遠地區(qū)的檔案管理依舊是紙質(zhì)檔案，錄入工作過于龐大，工作人員對于檔案錄入興趣較低，導致錄入效率較慢，載體轉(zhuǎn)換也較慢。

（二）制度的缺失和管理不足。目前，我國事業(yè)單位的檔案管理工作依舊存在制度不完善、管理工作執(zhí)行不到位的問題。當前各事業(yè)單位使用的檔案管理制度大同小異，缺乏對自己單位實際工作情況的考量，一些制度可能并不適用，這就可能導致檔案管理效率低下，員工形成惰性思維，不利于事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新。同時，對于檔案管理工作的監(jiān)督力度依舊缺乏，檔案正確率審核依舊不到位。很多事業(yè)單位檔案甚至出現(xiàn)了泄露、販賣等等現(xiàn)象，有損單位形象。

（三）創(chuàng)新力的不足。當前各單位對于檔案管理創(chuàng)新工作不夠重視，沒有一些鼓勵創(chuàng)新的措施或者獎勵，這就導致了員工沒有創(chuàng)新精神，只是安于崗位，不思進取。同時，筆者發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位的人才引進制度不完善，這就導致了創(chuàng)新思維較少，管理工作積極性不高，創(chuàng)新力低下。

二、新時期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）記錄和存儲的創(chuàng)新。隨著時代的創(chuàng)新和發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡化成為未來的發(fā)展趨勢，我們可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案或者是數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化為信息化檔案，加快推進檔案管理網(wǎng)絡建設，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡化管理，可以將檔案信息錄入權(quán)限下放到個人手中，這樣可以提高檔案信息錄入的及時性，同時也能減輕檔案管理者的工作量，各部門可以將各種檔案上傳至電子元件或者云資源網(wǎng)址上，那么檔案的存儲工作就變得相當容易了。此外，新型的存儲載體相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案或者器物檔案而言，存儲空間小，而且拷貝復制方式更加容易，信息內(nèi)容既不容易損失并且更加容易存儲，只需要將存儲檔案的硬盤進行規(guī)格化存儲，定期對其進行考核抽查檢測。

（二）管理的創(chuàng)新。筆者認為，管理主要針對于兩個對象，一個是人，一個是工具。對于檔案工作者，一定要嚴格要求，設立專門的監(jiān)督部門對于員工的工作內(nèi)容進行績效考核，要讓每一個人匹配具體的權(quán)限，防止檔案泄露等現(xiàn)象的發(fā)生。目前我國很多私人信息得不到安全保障，甚至在移動或者電信營業(yè)廳中的客戶電話號碼有時候都會泄露。因此，一定要加強檔案信息化管理的制度建設，追責到個人。對于工具，筆者認為可以加強檔案管理系統(tǒng)的建設和創(chuàng)新，將所有檔案進行關系構(gòu)建，進行關系圖的搭建。另外，增強檢索系統(tǒng)的檢索能力，可以添加關鍵字搜索、關鍵詞搜索、條件搜索等重要搜索手段。這樣能夠更加方便地進行檔案的調(diào)動利用。增強檔案調(diào)查權(quán)限，對于公開檔案設置為全員可看，對于隱私檔案設置為個人可看。這樣能夠很好地限制檔案的訪問權(quán)限，防止信息泄露現(xiàn)象的產(chǎn)生。

（三）應用的創(chuàng)新。檔案管理工具開發(fā)與利用離不開專業(yè)化人才的支持與設計。單位檔案的建設一定要善于使用編研手段，從各行各類入手，對零散檔案進行信息關聯(lián)，努力實現(xiàn)檔案一體化管理，這樣能夠有效提升檔案信息資源的利用價值，方便利用者使用。通過開展檔案信息編研，能夠?qū)⑺槠闹R信息進行整合，管理者在調(diào)閱資料時才能夠獲取更全面更準確的信息，有效提升決策的科學性。尤其是在事業(yè)單位，檔案十分繁瑣，很多檔案信息涉及群眾的切身利益，只有做好檔案細化、分類、管理、更改工作，才能夠為檔案的利用和管理打下堅實的基礎。目前檔案的利用主要是被動服務，根據(jù)利用者的需求進行點對點信息服務，在未來我們應當加強主動服務方面的思考和創(chuàng)新，利用“微”平臺推送檔案編研成果信息，進一步提高資源的利用范圍。

三、結(jié)束語

檔案是重要的社會資源，檔案管理的重要性不言而喻，在新時期，檔案管理工作面臨著重要的變革和轉(zhuǎn)型，傳統(tǒng)的檔案管理模式必定會面臨前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。所以說，加強檔案管理創(chuàng)新工作勢在必行。

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