新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化分析

張寧

【摘要】我們要緊跟新時(shí)代的步伐，學(xué)會(huì)掌握運(yùn)用信息化技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行更加規(guī)范的管理，充分展現(xiàn)相應(yīng)的作用。本文根據(jù)我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理工作中普遍存在的問(wèn)題，探究檔案管理工作的優(yōu)化原則，以及新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新途徑。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;新形勢(shì);規(guī)范化管理;改革創(chuàng)新

伴隨著新時(shí)代的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，事業(yè)單位在檔案管理工作方面受到了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。在事業(yè)單位看來(lái)，檔案管理工作并不能為本單位帶來(lái)相應(yīng)的利益。因此，檔案的管理工作并沒(méi)有得到單位的重視。所以，事業(yè)單位檔案管理工作需要順應(yīng)新時(shí)代新形勢(shì)的發(fā)展規(guī)律，利用信息技術(shù)，將檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，使事業(yè)單位的檔案管理逐步融入信息化模式。使事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)一步得到規(guī)范化。而在此過(guò)程中，則需要依靠相應(yīng)的主管領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)管理工作人員互相協(xié)助，相輔相成，充分利用現(xiàn)有的信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)、完善，并要提高事業(yè)單位在檔案管理中的規(guī)范化程度，推進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。

一、檔案管理工作中的問(wèn)題

（一）檔案管理制度與檔案缺失的問(wèn)題。檔案缺損是事業(yè)單位和企業(yè)單位中相當(dāng)嚴(yán)峻的問(wèn)題。特別是在實(shí)際檔案管理工作中，單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)于檔案的不重視，導(dǎo)致了檔案在管理中會(huì)有一些紕漏。例如檔案的儲(chǔ)存不利，檔案的收集不及時(shí)和對(duì)于檔案管理不恰當(dāng)?shù)惹樾?，而造成相關(guān)檔案資料的缺失和破損，此舉對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作將造成非常嚴(yán)重的影響。分析檔案管理的現(xiàn)狀，我們由此得知，在眾多的事業(yè)單位中，只有少數(shù)建立健全了檔案管理制度。就是因?yàn)闆](méi)有規(guī)范化、合理化的制度，導(dǎo)致了檔案在管理方面的漏洞。而就另一方面而言，正是因?yàn)闄n案管理制度的不健全，出現(xiàn)了檔案管理崗位的不合理現(xiàn)象。更有甚者，一些事業(yè)單位的檔案管理人員出現(xiàn)一人多崗的現(xiàn)象，使管理人員的注意力和精力雙重分散，從而使檔案管理工作出現(xiàn)瓶頸。

（二）檔案管理中信息建設(shè)的匱乏。檔案管理網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)中不可缺少的一個(gè)步驟。由于我們對(duì)檔案信息需求不斷增加，想從龐大的檔案資料中找到相應(yīng)的資料，這個(gè)工程需消耗大量的時(shí)間和精力。而從本質(zhì)上說(shuō)，檔案管理是一個(gè)龐大的信息數(shù)據(jù)，單靠人工來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集、整理、查閱、存放是一個(gè)耗時(shí)耗力的巨大工程，人工進(jìn)行操作，時(shí)間久了難免會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，工作量繁重，而且效率低下，大大增加了勞動(dòng)成本，造成了事業(yè)單位資金的開(kāi)支，從而出現(xiàn)各種各樣的管理問(wèn)題。所以我們目前要結(jié)合新的大環(huán)境，對(duì)檔案信息管理進(jìn)行優(yōu)化，引進(jìn)掌握信息化處理能力的人才，使檔案管理現(xiàn)代化。時(shí)代在不斷發(fā)展，社會(huì)也不斷進(jìn)步，在目前信息大爆炸的時(shí)代，我們檔案管理也要借助于高科技設(shè)備的幫助。通過(guò)對(duì)檔案管理信息化的加強(qiáng)，提升了檔案資源的管理，也緊跟時(shí)代的腳步，加強(qiáng)了事業(yè)單位的建設(shè)。在新形勢(shì)下，檔案管理建設(shè)需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，做到與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新。

（三）檔案管理人員出現(xiàn)的問(wèn)題。因?yàn)橐恍┦聵I(yè)單位疏忽了對(duì)檔案的管理，認(rèn)為檔案管理就是整理資料等不積極思想，缺乏了對(duì)檔案管理人員的管理。這種不正確的想法導(dǎo)致檔案管理人員不積極投身于管理事業(yè)。并且在日常的管理工作中，沒(méi)有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和定期考試，這也對(duì)檔案管理產(chǎn)生了極不好的影響。對(duì)于檔案的管理上，整體意識(shí)不夠，沒(méi)有提升大局意識(shí)是不可以的，很多工作人員在事業(yè)單位工作時(shí)間久了，再加上平時(shí)的單位管理、訓(xùn)誡不夠，缺少對(duì)工作的大局意識(shí)，大局觀過(guò)于松散，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)事業(yè)單位檔案管理工作的必要性，認(rèn)識(shí)過(guò)于片面，沒(méi)有重視檔案管理與檔案缺失問(wèn)題，導(dǎo)致各種管理問(wèn)題逐一出現(xiàn)。所以提升檔案管理人員的整體工作意識(shí)與大局觀意識(shí)是非常必要的。

二、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的對(duì)策分析

（一）完善檔案的管理制度與檔案缺失問(wèn)題。事業(yè)單位檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅并且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，在日常的管理中，要時(shí)刻遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。檔案管理工作的開(kāi)展需要在制度的保證下進(jìn)行。事業(yè)單位要想使制度的規(guī)范作用最大化發(fā)揮出來(lái)，真正做到對(duì)員工行為進(jìn)行約束和規(guī)范，就要使制度的權(quán)威性與執(zhí)法嚴(yán)肅性真正體現(xiàn)出來(lái)。事業(yè)單位檔案管理者，應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，建立檔案管理者的憂患意識(shí)，從根本上杜絕慵懶的工作態(tài)度。及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并且能夠及時(shí)解決，完善檔案管理制度，提升制度落實(shí)的效果。有效落實(shí)檔案管理制度，大力宣傳制度規(guī)定，提升單位人員對(duì)制度的認(rèn)識(shí)，在日常工作中著重注意數(shù)據(jù)資料的保存、整理和存檔。事業(yè)單位的檔案一般具有很強(qiáng)的機(jī)密性，我們要不斷建立完善的法律法規(guī)制度，不斷完善管理，制定出一套切實(shí)可行，行之有效的事業(yè)單位檔案管理制度，而對(duì)于檔案缺損，需要有一定的懲罰制度。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理的建設(shè)。以前的管理中，檔案的錄入都是由檔案管理人員手動(dòng)進(jìn)行錄入。在新形勢(shì)新背景下，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等儀器將紙質(zhì)資料、文字、照片、影音視頻等資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮拥男问?，從而?shí)現(xiàn)了檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存的形式。查找資料時(shí)可以利用計(jì)算機(jī)的搜索功能對(duì)想要的資料進(jìn)行搜索并進(jìn)行管理。方便了各個(gè)部門工作人員的工作，更加便捷地傳遞檔案信息，對(duì)提升檔案的登記、傳遞、個(gè)人審閱效率等有很大的提升。同時(shí)在將檔案轉(zhuǎn)變成信息化的同時(shí)也需要注意相應(yīng)的隱患。一些事業(yè)單位在建設(shè)檔案管理時(shí)容易出現(xiàn)資料被盜等情況，所以要建立計(jì)算機(jī)防盜系統(tǒng)，保證在危急情況出現(xiàn)時(shí)會(huì)有相應(yīng)的應(yīng)急對(duì)策。在檔案信息化管理中也需要把檔案進(jìn)行備份，每日對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢查維修。加強(qiáng)檔案管理者的專業(yè)能力，不斷進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，大量采用現(xiàn)代化的管理辦法。減少手工錄入、錄取的工作，降低因?yàn)槭止すぷ鞫斐傻腻e(cuò)誤發(fā)生。

（三）著重提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理要有保密性，事業(yè)單位檔案管理是溝通國(guó)家與社會(huì)的一項(xiàng)重要工作。事業(yè)單位檔案的管理人員應(yīng)該以身作則，不斷優(yōu)化自身工作，及時(shí)改進(jìn)不足，提升整體業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。檔案管理人員應(yīng)具有極強(qiáng)的政治責(zé)任感與工作使命。需要對(duì)該崗位工作人員定期培訓(xùn)，制定一系列的培養(yǎng)計(jì)劃，如政治思想培訓(xùn)，工作職能培訓(xùn)。在檔案管理信息化后，也需要增加檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的掌握程度，對(duì)掌握能力相應(yīng)打分，確保工作人員能學(xué)習(xí)掌握專業(yè)知識(shí)，保證管理工作的規(guī)范。因此，專業(yè)化、綜合化的檔案管理人才結(jié)構(gòu)的建設(shè)，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化至關(guān)重要。提升管理人員的整體素質(zhì)，學(xué)習(xí)科學(xué)先進(jìn)的管理辦法，促使檔案管理者年輕化。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的發(fā)展，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要針對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，積極解決問(wèn)題，針對(duì)問(wèn)題提出相應(yīng)的解決方案，充分利用信息化資源，配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，使檔案管理的水平得到逐步的提升。并且對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，保證其掌握的知識(shí)得到充分運(yùn)用。使檔案管理工作更加規(guī)范。只有對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作不斷進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展，才能滿足日益增長(zhǎng)的現(xiàn)代化建設(shè)需求，更好地迎接新的挑戰(zhàn)，促進(jìn)和諧社會(huì)的發(fā)展，營(yíng)造一個(gè)和諧、美好的生活環(huán)境。

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