事務(wù)督辦實(shí)踐的“四心”要領(lǐng)

岳祺琦 郝鴻炳

【摘要】國企辦公室的事務(wù)督辦職責(zé)是保障企業(yè)在轉(zhuǎn)型改革中的重大任務(wù)落地的有效管控手段之一，是以綜合協(xié)調(diào)為基礎(chǔ)的計(jì)劃管理的另一種形式。在國企市場化改革的關(guān)鍵時(shí)期，事務(wù)督辦工作思路也發(fā)生了重要變化，從原來被動(dòng)的“督辦具體事情”向“策劃督辦事項(xiàng)”轉(zhuǎn)變。本文在督辦工作的思路、范圍、關(guān)鍵點(diǎn)及成效方面總結(jié)提煉“四心”要領(lǐng)，供國企辦公室督辦工作借鑒。

【關(guān)鍵詞】國有企業(yè);事務(wù)督辦;要領(lǐng)

事務(wù)督辦是辦公室的重要職責(zé)，一般是針對企業(yè)發(fā)展方向上的重點(diǎn)需求、領(lǐng)導(dǎo)意圖及指示，形成具體工作事項(xiàng)交給有關(guān)單位或部門辦理并督促落實(shí)的工作，是保證政令暢通、有令必行、令行禁止、提高工作效率、保證工作成效的措施手段。一分部署，九分執(zhí)行。事務(wù)督辦的成效直接關(guān)系到上級(jí)的重大決策和重要部署能否得到正確的貫徹執(zhí)行，關(guān)系到企業(yè)發(fā)展的中心工作和領(lǐng)導(dǎo)的重要指示能否落實(shí)。一定意義上，督辦的成效也是辦公室人員工作能力的體現(xiàn)。做好事務(wù)督辦工作要把握“四心”要領(lǐng)，即心中有弦、心中有事、心中有數(shù)和心中有底。

一、心中有弦，轉(zhuǎn)變督辦思路

新時(shí)期，國有企業(yè)轉(zhuǎn)型已經(jīng)進(jìn)入關(guān)鍵時(shí)期，承擔(dān)職能管理樞紐角色的辦公室也在新需求、新要求下主動(dòng)謀求變革，督辦管理作為辦公室工作的重要職責(zé)之一，也需要轉(zhuǎn)變思路、追求實(shí)效。過去的督辦工作常常僅以領(lǐng)導(dǎo)指示為主，而不是以推動(dòng)企業(yè)變革發(fā)展、主動(dòng)謀劃、解決問題的態(tài)度和思維開展工作，再加上有的督辦主管的工作能力不高，容易伴隨嚴(yán)重的官僚作風(fēng)或以領(lǐng)導(dǎo)指示來施加壓力的不良工作狀態(tài)，并不利于重要工作的真正落實(shí)，甚至還會(huì)造成方向錯(cuò)誤、效率降低的負(fù)面影響。

督辦工作要始終繃緊有利于企業(yè)發(fā)展的“弦”，除了保障原有信息渠道的督辦任務(wù)完成外，還要將督辦職責(zé)向前端策劃和動(dòng)議側(cè)重。簡單地說，就要從被動(dòng)的“督辦具體事情”向“策劃督辦事項(xiàng)”轉(zhuǎn)變，主動(dòng)融入業(yè)務(wù)發(fā)展的進(jìn)程中，發(fā)現(xiàn)問題、形成督辦事項(xiàng)并督辦落實(shí)保證成效，成為企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的護(hù)航者。

二、心中有事，明確督辦范圍

事務(wù)督辦首先要清晰督辦的內(nèi)容和范圍。無事可督，會(huì)削弱督辦工作的價(jià)值，更是了解業(yè)務(wù)工作較少、敏感性較差的體現(xiàn);范圍太濫，事事都管甚至事事都直接辦理，會(huì)造成精力的浪費(fèi)，影響督辦工作的成效。單位性質(zhì)和所屬行業(yè)不同，事務(wù)督辦的內(nèi)容也不同?？蒲性核娜粘＿\(yùn)行工作中，年初確定的具體項(xiàng)目、重點(diǎn)工作及業(yè)務(wù)拓展等可直接列入計(jì)劃管理中，通過月考核、季考核、年度考核或者按照項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)考核，達(dá)到執(zhí)行落實(shí)的目的。而事務(wù)督辦的內(nèi)容實(shí)質(zhì)上就是以更靈活的方式補(bǔ)充計(jì)劃管理，將企業(yè)改革發(fā)展中的需求、領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)注的事項(xiàng)分析選擇出來，大致可以分為四個(gè)方面：一是會(huì)議部署決定，二是領(lǐng)導(dǎo)對公文的批示意見，三是企業(yè)運(yùn)行過程中暴露的集中問題，四是臨時(shí)交辦的事項(xiàng)。列入督辦的事項(xiàng)需要辦公室負(fù)責(zé)人選擇斟酌，并需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)同意，防止眉毛胡子一把抓，迷失方向。

三、心中有數(shù)，抓住督辦關(guān)鍵

目前多數(shù)辦公室借助信息化手段建立了事務(wù)督辦工作系統(tǒng)，把需要督辦的事項(xiàng)列入系統(tǒng)，推送到責(zé)任人桌面，根據(jù)事項(xiàng)的完成節(jié)點(diǎn)和緊急程度，分別通過告知、提醒、警示等，催促辦理。一般來說，多數(shù)事務(wù)可以借此完成督辦目的。但是，事有緩急難易，人有勤怠賢肖。督辦人員要對所需督辦的事項(xiàng)和涉及的人做到心中有數(shù)，緊急事項(xiàng)及時(shí)督，難度大的重點(diǎn)督，辦結(jié)時(shí)間長的定期督，涉及單位部門多的要?jiǎng)訂T領(lǐng)導(dǎo)牽頭督。要特別提防那些平時(shí)不聲不響，到了辦結(jié)時(shí)限卻強(qiáng)調(diào)各種借口的承辦人，要根據(jù)節(jié)點(diǎn)分別催促輸出結(jié)果，步步緊逼，避免任務(wù)落空。

四、心中有底，保證督辦效果

督辦的目的在于落實(shí)。要做到督辦結(jié)果真實(shí)，與目標(biāo)預(yù)期一致，需要做到“勤”“正”“準(zhǔn)”?！扒凇奔辞趯W(xué)、勤問、勤溝通。督辦事項(xiàng)經(jīng)常涉及到許多專業(yè)技能知識(shí)，不學(xué)難以掌握督辦事項(xiàng)的性質(zhì)、根本，督辦督不到點(diǎn)子上。要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，法律法規(guī)，以及與督辦工作緊密相關(guān)的各類專業(yè)知識(shí)，相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域文件、知識(shí)等，不懂的地方要勤于向別人請教，變外行為內(nèi)行。要善于把自己掌握的情況與承辦部門、人員充分協(xié)商探討，了解辦理的難點(diǎn)和需要的資源，主動(dòng)協(xié)調(diào)，共同努力，體現(xiàn)辦的力度、督的效果?！罢奔炊苏龖B(tài)度、擺正位置。事務(wù)督辦是企業(yè)改革發(fā)展的急需、是領(lǐng)導(dǎo)的重要部署，體現(xiàn)的是單位的意志，督辦工作必須嚴(yán)肅認(rèn)真，不能以自己為中心取舍督辦，更不能隨意任性。督辦屬于上情下達(dá)、下情上達(dá)，雖然體現(xiàn)的是發(fā)展需求、領(lǐng)導(dǎo)意圖，但要擺正自己的位置，注意督辦的態(tài)度，善于講大局，講制度，擅用溝通技巧，以理服人，不可盛氣凌人，引起承辦人的反感，妨害事務(wù)辦理的成效?！皽?zhǔn)”即進(jìn)度準(zhǔn)、反饋準(zhǔn)。對所督辦事項(xiàng)的進(jìn)展情況要準(zhǔn)確把握，不縮小、不夸大。向領(lǐng)導(dǎo)反饋督辦結(jié)果要做到定量、定性，不能“可能是”“或者是”，不能想當(dāng)然、差不多，給領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)誤的判斷，影響領(lǐng)導(dǎo)的正確決策。