新時期提高高校教學(xué)秘書工作效率分析

楊惠斌

【摘要】隨著高校本科擴招的發(fā)展，院級教學(xué)管理的任務(wù)日益加重。教學(xué)秘書在學(xué)生管理與服務(wù)過程中投入的工作量大、時間長，極易產(chǎn)生職業(yè)倦怠，威脅其身心健康，并影響對學(xué)生思想教育的正常開展。為了保障教學(xué)工作有序進行，不斷提高高校的整體工作效率，促進學(xué)校的發(fā)展，給學(xué)生們帶來更好的服務(wù)，本文立足于新時期高校教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀，針對其工作效率較低的問題提出相應(yīng)的解決方案，以期能夠為提高院級本科教學(xué)管理工作效率出謀劃策。

【關(guān)鍵詞】新時期;高校秘書;工作效率;教學(xué)管理

高校教學(xué)秘書是聯(lián)系學(xué)院教師和學(xué)生、各學(xué)院之間以及學(xué)院和學(xué)校之間關(guān)系的紐帶，是連接學(xué)校教務(wù)工作與院教學(xué)工作的橋梁和紐帶，起著上傳下達的作用，是高校教學(xué)管理隊伍中的骨干力量。作為高校工作的中心環(huán)節(jié)工作人員，教學(xué)秘書的工作效率非常重要，因此，高校應(yīng)該根據(jù)自己的特點去尋求提高教學(xué)秘書工作效率的方法。如果高校的教學(xué)秘書工作效率低下的話，就會阻礙教學(xué)工作的有序開展和正常運行，各方面的教學(xué)常規(guī)事物也會顯得雜亂，對于學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量也會有著不良的影響，更有甚者，會影響學(xué)校的整體發(fā)展。在高等院校招生規(guī)模不斷擴大和普遍實行學(xué)分制的新形勢下，各院系的專業(yè)設(shè)置門類增加，而學(xué)校教務(wù)部門也不斷地將教學(xué)管理任務(wù)下放。面對新形式、新問題，如何提高高校教學(xué)秘書的工作效率已成為一個亟待研究和解決的問題。

一、新時期高校秘書工作現(xiàn)狀分析

隨著經(jīng)濟的高速發(fā)展和社會文化的繁榮，我國的高等學(xué)校發(fā)展也欣欣向榮，而且，高校的數(shù)量相較于之前也有很大的發(fā)展。截至2013年6月21日，全國普通高校（不含獨立學(xué)院）共計2198所，其中獨立設(shè)置民辦普通高校424所。每個高校的管理都有自身的特點，與其他院校在管理方面有著不同，也存在著不足。高校教學(xué)秘書是學(xué)生日常生活中不可或缺的一部分，他們不僅負責(zé)學(xué)生的生活方面，而且要負責(zé)教育學(xué)生的思想與行為，對老師教課也要及時反饋，所以這個問題值得人們注意。在高校中，80%的高校教學(xué)秘書存在輕度的工作效率低下，50%的高校教學(xué)秘書存在中度的工作效率低下，還有3%的高校教學(xué)秘書的工作效率出現(xiàn)了嚴重低下的問題，已經(jīng)使得其他的工作人員受到影響。下面筆者將就高校教學(xué)秘書工作效率低下的現(xiàn)狀進行詳細的解析，以幫助大家認清現(xiàn)狀。

（一）精神狀態(tài)不佳。各種培養(yǎng)方案的的執(zhí)行，組織考試等教學(xué)活動，甚至是幫助有特殊情況的教師協(xié)調(diào)課程以及打印等小事都在高校教學(xué)秘書工作職責(zé)范圍內(nèi)。高校的教學(xué)秘書一般年輕人居多，年輕人有著浮躁的特性，在工作中難免會因為精神狀態(tài)而出現(xiàn)紕漏，在結(jié)果方面便成了工作效率低下的表現(xiàn)。比如，在錄入學(xué)生信息的時候，高校的教學(xué)秘書可能因為睡眠不足等原因，精神狀態(tài)不佳，那么就很容易導(dǎo)致信息錄入錯誤，這可能影響學(xué)生的順利畢業(yè)。

（二）做事不嚴謹。工作范圍廣，職責(zé)要求高是高校教學(xué)秘書工作的特點，但是這也僅僅是他們工作量大的一個客觀原因。有些高校的教學(xué)秘書便以此為借口掩蓋自身由于沒有嚴謹對待工作而出現(xiàn)的問題，比如教學(xué)秘書做事有時丟三落四，因為某一個環(huán)節(jié)做得不到位，可能會產(chǎn)生多米諾骨牌效應(yīng)，從而對一系列的事情都會產(chǎn)生不良的影響。

二、高校教學(xué)秘書工作效率較低的原因解析

任何事情都是有因必有果，高校教學(xué)秘書工作效率低下是有據(jù)可循的，而且也不是某一個方面的原因所引起的，要綜合考慮各方面可能的因素，下文主要從5個方面來進行分析。

（一）工作負荷過重。工作效率低下是工作壓力過大形成的，是勞動者不能調(diào)節(jié)壓力而造成的一種職業(yè)應(yīng)激形式。高校的教學(xué)秘書要負責(zé)大量的工作，職責(zé)范圍也比較廣，也許還因協(xié)助其他工作人員的工作而無端加重自身的工作負擔(dān)。學(xué)生的在校安全和放假安全、教室的分配等等工作都與高校的教學(xué)秘書工作密切相關(guān)。高校教學(xué)秘書在工作中既是管理者又是服務(wù)者，同時接受多個部門的領(lǐng)導(dǎo)，在巨大工作量的壓迫以及限定時間的催促下，高校的教學(xué)秘書難免會覺得力不從心，工作效率不高是正常的現(xiàn)象。

（二）外界對教學(xué)秘書的要求較高。隨著時代的發(fā)展，高職學(xué)校也在不斷發(fā)展，學(xué)生和學(xué)校對于高校教學(xué)秘書的要求也在不斷改變。由于高校教學(xué)秘書工作效績的非顯性使高校教學(xué)秘書不容易得到及時的肯定，可能造成他們的壓力和情緒的低落。在另一方面，角色壓力過重也會導(dǎo)致高校教學(xué)秘書工作效率低下，工作績效差，在工作中的角色壓力是造成工作效率低下的外因。

（三）工作中投入的職業(yè)期望過高。高校教學(xué)秘書年紀大多不大，對于自己的工作一般抱有很高的期望，比較追求個人的成功，希望得到工作上的肯定。但實際上，高校教學(xué)秘書的待遇與他們的期望有很大的差距。與同校的老師相比，高校教學(xué)秘書在工資待遇、職稱晉升和個人發(fā)展上都存在著較大的差距。很多高校教學(xué)秘書反映自己的工作多、收入低，收入與回報不相符。

（四）高校教學(xué)秘書的工作程度與其所得到的收獲不成正比，嚴重影響了他們的工作積極性。一般而言，高校的教學(xué)秘書主要是負責(zé)一些瑣碎事務(wù)的處理，是不負責(zé)學(xué)生上課的，因此教育津貼、公費學(xué)習(xí)等等高校教師所能夠享受到的福利，高校的教學(xué)秘書是無緣的。另外，教學(xué)秘書的工資也有別于一般教師的工資，教學(xué)秘書必須朝九晚五上班，而教師只需保證學(xué)生的上課時間即可，這難免會讓高校的教學(xué)秘書產(chǎn)生心理不平衡感，因此工作的積極性便會大大降低。

（五）高校教學(xué)秘書的專業(yè)性素質(zhì)有待提高。熟練地掌握各項辦公軟件，積極與人溝通，較強的執(zhí)行能力以及強大的理解能力等等都是高校的教學(xué)秘書應(yīng)該具備的技能。在新的形勢下，綜合辦公室的人員不僅僅需要這些技能，他們還要隨著時代的變遷，不斷學(xué)習(xí)增進自身的各項技能。但是，內(nèi)部的工作人員當(dāng)中有一部分人已經(jīng)人到中年，學(xué)習(xí)的興趣大大降低，他們也不太愿意去接受新的事物，而且有些即將退休的員工更是不大愿意去掌握新的技能，這些不僅影響了年輕員工的就業(yè)，也使得整體綜合辦公室的專業(yè)素質(zhì)降低。

三、新時期提高高校教學(xué)秘書工作效率的建議

俗話說，金無足赤，要想高校教學(xué)秘書的工作做得非常的完美是不可能的，我們能做的只是盡可能減少紕漏，不斷提高工作效率與工作質(zhì)量。下面筆者將詳細探討提高高校教學(xué)秘書工作效率的方法，希望能夠得到大家的認可。

（一）不斷增強高校教學(xué)秘書的崗位意識。教學(xué)秘書的工作本質(zhì)屬性就是服務(wù)性，服務(wù)于師生。為了更好地做好服務(wù)工作，教學(xué)秘書應(yīng)該要有責(zé)任心，要敬業(yè)，且更應(yīng)該注意工作技巧。

（二）不斷提高高校教學(xué)秘書的專業(yè)化素質(zhì)。為了使高校的教學(xué)秘書能夠熟練地掌握工作技能，特別是現(xiàn)時期利用互聯(lián)網(wǎng)辦公，提高工作效率，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該經(jīng)常性開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)以增強其素質(zhì)。在日常的員工見面時，也可以向其傳達終身學(xué)習(xí)的理念，而且還可以給積極參加技能培訓(xùn)的員工以適當(dāng)?shù)莫剟钭鳛榧睿@樣有利于不斷提高高校教學(xué)秘書的整體專業(yè)素質(zhì)，推動各方面工作的順利開展。

（三）建立自身的工作考核機制，提高職業(yè)吸引。高校教學(xué)管理制度完善與否，要視是否建立自身的工作考核機制。就業(yè)的壓力使得更多的高學(xué)歷人員選擇教學(xué)秘書這一崗位，他們沒有有效的工作考核機制來激勵他們，引起動力不足，而后轉(zhuǎn)崗。所以高?？梢愿鶕?jù)實際情況，選擇學(xué)生評價、教師評價、自我評價，構(gòu)建對高校教學(xué)秘書評價的合理模型，科學(xué)、合理地對高校教學(xué)秘書進行評價。這使得高校教學(xué)秘書工作能夠得到及時肯定和改進，增加工作熱情。

（四）職責(zé)分工明確，同時不吝嗇人文關(guān)懷。教學(xué)秘書的工作瑣碎，但也有自身的工作職責(zé)，做好本分，職責(zé)清楚，這樣不會讓教學(xué)管理出現(xiàn)空白區(qū)，使得管理更加具有活力，領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該注重過程而不能只看結(jié)果，出現(xiàn)問題要及時解決，而不是一味地指責(zé)教學(xué)秘書，讓他感受到人文關(guān)懷，以便今后無顧慮地更用心地把事情干好。

（五）滿足高校教學(xué)秘書多層次需求，提高職業(yè)歸屬感。學(xué)校應(yīng)該構(gòu)造環(huán)境，滿足高校教學(xué)秘書的心理需求和生理需求，使高校教學(xué)秘書獲得職業(yè)的歸屬感、滿足感。這有利于提高高校教學(xué)秘書的滿意度，能在高校教學(xué)秘書的職位上留任下來。另外高校還可以在一些職工會議中強調(diào)一下愛崗敬業(yè)的精神，鼓勵教學(xué)秘書努力工作。繁雜的工作可能會不斷消耗高校教學(xué)秘書的工作熱情，如果愛崗敬業(yè)的精神能夠在高校教學(xué)秘書的心中根深蒂固的話，那么在對待繁雜的工作時，教學(xué)秘書的心境定會比較平和，當(dāng)然也會較少因為心情的原因而導(dǎo)致不必要的麻煩，當(dāng)他們認清教學(xué)秘書這個崗位重要性的時候，自然就會產(chǎn)生職業(yè)歸屬感，積極地對待工作。

（六）搭建多樣化發(fā)展平臺，優(yōu)化工作環(huán)境。組織的支持是緩解工作效率低下的一個重要方法。高校應(yīng)為高校教學(xué)秘書提供良好的工作環(huán)境，對于其提出的一些促進自身發(fā)展等等要求也要給予適當(dāng)?shù)目紤]，不能忽視教學(xué)秘書的需求，這樣會讓高校的教學(xué)秘書認為他們與教師是平等的。可以采取資深的高校教學(xué)秘書與青年高校教學(xué)秘書相結(jié)合的措施，這樣不僅使青年輔導(dǎo)獲得了經(jīng)驗，也使資深的高校教學(xué)秘書獲得新觀點。另一方面，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人在日常工作中要密切關(guān)注高校教學(xué)秘書的工作狀態(tài)，定期的組織一些活動，邀請其他學(xué)校的教學(xué)秘書前來進行交流，讓教學(xué)秘書主動地發(fā)現(xiàn)自身工作的不足之處，并學(xué)習(xí)其他教學(xué)秘書的高效工作秘訣，這對于高校教學(xué)秘書的職業(yè)生涯規(guī)劃以及日常工作的順利開展都會起到不可估量的作用。

（七）積極吸收新的管理理念。對于任何事情，我們都應(yīng)該去其糟粕，取其精華，對于新的、能夠引起好的反響的管理理念，高校的教學(xué)秘書相關(guān)的負責(zé)人應(yīng)該積極地吸取適當(dāng)?shù)墓芾砝砟睿@樣才能夠消弱因管理觀念滯后，工作積極性不高所導(dǎo)致的工作效率低下的問題。因為當(dāng)高校的教學(xué)秘書負責(zé)人員積極性不高時，就有可能對工作失去熱情，只負責(zé)自己相關(guān)的那部分工作，人與人之間嚴重缺乏溝通，阻礙整個工作的進程。所以負責(zé)人應(yīng)該針對自身的情況，積極吸取橫向管理觀念，或者是其他更適合自身與整體發(fā)展的新型管理理念，增強工作人員的服務(wù)意識，以滿足新時期對高校教學(xué)秘書高效工作的要求。

四、結(jié)語

高校的教學(xué)秘書工作在整個管理層之間處于核心的地位，執(zhí)行、文件起草、業(yè)務(wù)接待等等種類繁雜的職能都應(yīng)該好好地發(fā)揮，這樣才能發(fā)揮其上傳下達的作用。新時期高校的教學(xué)秘書應(yīng)該認清事物發(fā)展的態(tài)勢，科學(xué)定位自身的職能，不斷適應(yīng)新的形勢，積極完成各項新的工作任務(wù)，建立科學(xué)的考核機制，從而為高校提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。但是教學(xué)秘書的工作是否做得好不是一個部門所能決定的，需要各個部門積極地配合協(xié)作，更需要領(lǐng)導(dǎo)部門的重視。解決高校教學(xué)秘書工作效率低下是一個長期龐大的問題，需要學(xué)校、高校教學(xué)秘書雙方的共同努力。高校教學(xué)秘書工作效率低下是由于各種因素的影響而引起的，不是單方可以解決的問題。工作效率低下問題的解決有利于高校教學(xué)秘書、學(xué)校和社會的三方發(fā)展，對于提高高校教學(xué)秘書工作效率和向社會輸送更合格的人才也有重大影響。

【參考文獻】

[1]陳春芳.淺談如何提高教學(xué)秘書工作效率[J].吉林工程技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報，2009（12）：4.

[2]吳淵.信息化時代下高校教學(xué)秘書工作方法新探[J].四川教育學(xué)院學(xué)報，2008（08）：9-10.

[3]張敏.淺談如何做一名合格的高校教學(xué)秘書[J].湖北師范學(xué)院學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），2003（02）：103-105.

[4]郭鳳臣.高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用及其基本素質(zhì)[J].吉林工程技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報（教育研究版），2003（4）：15-17.

[5]沈臘梅.中國高校教學(xué)秘書隊伍存在的問題及對策分析[J].無錫商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2006（4）：48-49.

[6]楊衛(wèi)東.淺談高校教學(xué)秘書隊伍存在的問題及解決辦法[J].時代文學(xué)（理論學(xué)術(shù)版），2007（7）：219.

[7]齊曉華.提高教學(xué)秘書素質(zhì)改善教學(xué)管理質(zhì)量[J].遼寧教育行政學(xué)院學(xué)報，2009（01）：176-177.

[8]黃蘭.提高高校教學(xué)秘書信息管理能力之我見[J].成都紡織高等?？茖W(xué)校學(xué)報，2010（02）：72-73.