推進(jìn)社會(huì)保障檔案管理信息化建設(shè)探究

郭祥軍

【摘要】建設(shè)社會(huì)保障體系是構(gòu)建和諧社會(huì)的重要內(nèi)容之一，目前社會(huì)保障事業(yè)正走向法制化、規(guī)范化與社會(huì)化的道路，作為社會(huì)保障工作重要部分的檔案管理也必須進(jìn)行改革和創(chuàng)新，而推進(jìn)其信息化建設(shè)不僅是時(shí)代發(fā)展需要，更是提高檔案管理效率與服務(wù)質(zhì)量的必要途徑，通過(guò)探究推進(jìn)社會(huì)保障檔案管理信息化建設(shè)的重要性與策略，助力信息化水平的提升。

【關(guān)鍵詞】社會(huì)保障檔案;檔案管理;信息化;推進(jìn)策略

社會(huì)保障檔案是形成于社會(huì)保障工作中帶有專業(yè)性、高技術(shù)性、保密性和連續(xù)性等信息資源的人事檔案，是社會(huì)保障的客觀依據(jù)，它關(guān)乎民生，價(jià)值寶貴，作用廣泛，做好相應(yīng)的管理工作是必然要求。但最近幾年社會(huì)保障檔案管理信息化建設(shè)中存在信息采集不準(zhǔn)確、程序不規(guī)范的問(wèn)題，信息化管理手段也不完善，信息資源利用服務(wù)效果不理想，急需采取有效策略推進(jìn)信息化建設(shè)。

一、推進(jìn)社會(huì)保障檔案管理信息化建設(shè)的重要性

社會(huì)保障體系絕非由單一元素構(gòu)成，它涵蓋豐富的內(nèi)容，主要有社會(huì)保險(xiǎn)、社會(huì)救助、社會(huì)福利以及社會(huì)優(yōu)撫安置等，其形成以立法為基礎(chǔ)，本質(zhì)就是二次分配國(guó)民收入。不同社會(huì)群體在參加社會(huì)保障時(shí)會(huì)向有關(guān)部門提交大量信息，有紙質(zhì)版也有電子版，由此形成大量檔案文件，并且隨著參保人數(shù)越來(lái)越多，檔案資料逐漸形成龐大的體系，在這樣的狀況下將信息技術(shù)融入檔案管理工作，能顯著提高工作效率，促使社會(huì)保障檔案管理更清晰、服務(wù)更規(guī)范，同時(shí)帶動(dòng)檔案人員提高自身業(yè)務(wù)能力與素質(zhì)。因此，推進(jìn)社會(huì)保障檔案管理信息化建設(shè)至關(guān)重要且迫在眉睫。

二、推進(jìn)社會(huì)保障檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）實(shí)現(xiàn)檔案信息采集準(zhǔn)確及程序規(guī)范。推進(jìn)社會(huì)保障檔案管理信息化建設(shè)，最先考慮的應(yīng)是建設(shè)功能齊備的信息平臺(tái)，準(zhǔn)確采集信息，規(guī)范信息程序。針對(duì)準(zhǔn)確化的信息采集，采集社會(huì)保障信息的真實(shí)性、完整性與準(zhǔn)確性是社會(huì)保障機(jī)構(gòu)進(jìn)行支付救助補(bǔ)償?shù)膽{據(jù)信息，因而對(duì)平臺(tái)信息的項(xiàng)目設(shè)置與準(zhǔn)確采集提出極高的要求。如社會(huì)保障檔案數(shù)字化信息的采集認(rèn)證、設(shè)置修改權(quán)限、設(shè)置紙質(zhì)與圖片資料信息化存儲(chǔ)、設(shè)置補(bǔ)充項(xiàng)目等都必須確保準(zhǔn)確無(wú)誤。針對(duì)規(guī)范化的信息程序，由于社會(huì)保障業(yè)務(wù)經(jīng)辦單位的側(cè)重點(diǎn)不同，要求設(shè)置的各個(gè)階段業(yè)務(wù)平臺(tái)專項(xiàng)明確、密切相關(guān)，基于相關(guān)法規(guī)與政策整合檔案信息，方便工作人員進(jìn)行核查，方便參保人員及時(shí)了解自身權(quán)益。如參保人員在確定受工傷之后，信息系統(tǒng)平臺(tái)就會(huì)結(jié)合法律法規(guī)，根據(jù)其傷情診斷，智能呈現(xiàn)停工留薪期限，預(yù)防單位和人員不了解法規(guī)政策而引發(fā)不必要的糾紛。

（二）完善社會(huì)保障檔案信息化管理手段。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高速發(fā)展，完善信息化管理手段，統(tǒng)一建設(shè)社會(huì)保障檔案信息網(wǎng)絡(luò)，這是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急。第一，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)全部社會(huì)保障繳費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)征收與保障費(fèi)用的網(wǎng)絡(luò)支付，基于社會(huì)保障檔案信息網(wǎng)掌握社會(huì)保障工作狀態(tài)，做到無(wú)紙化辦公，用戶通過(guò)檔案信息中心網(wǎng)站輸入個(gè)人社保號(hào)，就能查詢繳費(fèi)情況，同時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和公安戶籍檔案系統(tǒng)、銀行信用檔案系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)信息交互，擴(kuò)大共享社會(huì)保障檔案信息資源的范圍。第二，在建立電子社會(huì)保障檔案之后，應(yīng)完善其補(bǔ)充性、持續(xù)性。社會(huì)保障檔案和人事息息相關(guān)，會(huì)因人員的流動(dòng)而改變，因而在檔案管理中要隨時(shí)保持檔案管理單位和檔案所有者單位的一致性，充分發(fā)揮檔案的作用。這就必須建立社會(huì)保障與企事業(yè)單位的檔案流動(dòng)接口，確保檔案信息快速交換和共享，用最少的人力物力完成傳遞過(guò)程，預(yù)防重復(fù)，縮減冗余步驟，讓社會(huì)保障檔案管理信息化建設(shè)充滿活力。第三，保證社會(huì)保障檔案數(shù)據(jù)的安全性。國(guó)家為把社會(huì)保障事業(yè)做好而建立金保工程，通過(guò)先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，依托中央、省、市三級(jí)網(wǎng)絡(luò)，覆蓋縣、鄉(xiāng)等基層機(jī)構(gòu)，支持社會(huì)保障的業(yè)務(wù)經(jīng)辦、公共服務(wù)、基金監(jiān)管、宏觀決策等核心應(yīng)用，達(dá)到社會(huì)保障電子政務(wù)工程全覆蓋。與此同時(shí)，發(fā)揮計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)運(yùn)算速度快、數(shù)據(jù)安全的優(yōu)勢(shì)，推進(jìn)社會(huì)保障檔案數(shù)字化管理，保證數(shù)據(jù)安全可靠運(yùn)行。

（三）進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息資源利用服務(wù)。社會(huì)保障檔案管理信息化建設(shè)的最終目的在于為民服務(wù)，提供利用，使社會(huì)保障工作的開(kāi)展獲得檔案信息資源提供的科學(xué)決策依據(jù)，滿足人民的實(shí)際需求，解決他們關(guān)心的問(wèn)題。所以社會(huì)保障檔案人員應(yīng)采取多種策略順利開(kāi)展檔案信息資源利用工作，進(jìn)一步強(qiáng)化服務(wù)實(shí)踐。一方面，明確社會(huì)保障檔案信息資源利用和保密范圍，規(guī)定利用權(quán)限，相關(guān)檔案不得借出，如果有特殊需求應(yīng)經(jīng)過(guò)單位負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，提供查閱服務(wù)或者是復(fù)制服務(wù)，辦理登記手續(xù)。作為檔案人員應(yīng)配合單位落實(shí)政府信息公開(kāi)，確保社會(huì)保障檔案利用安全、有效、合理。另一方面，充分挖掘社會(huì)保障檔案信息資源，深度開(kāi)發(fā)，提供開(kāi)放式檔案信息咨詢服務(wù)，為利用者提供文件或檔案的查閱服務(wù);合理建立有償服務(wù)機(jī)制，在保證社會(huì)效益和政策、條件許可的前提下創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，發(fā)揮檔案信息資源的最大價(jià)值。除此以外，掌握利用社會(huì)保障檔案信息資源的效果，按照記錄、實(shí)際利用情況對(duì)利用服務(wù)實(shí)踐做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與完善，建立完善的檔案信息系統(tǒng)，滿足社會(huì)保障檔案管理信息化建設(shè)需要。

三、結(jié)語(yǔ)

推進(jìn)社會(huì)保障檔案管理信息化建設(shè)是檔案現(xiàn)代化管理的必然趨勢(shì)，檔案工作者必須提高對(duì)社會(huì)保障檔案管理信息化建設(shè)的重視度，實(shí)現(xiàn)檔案信息采集準(zhǔn)確及程序規(guī)范，致力于完善檔案信息化管理手段，并進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息資源利用服務(wù)，構(gòu)建先進(jìn)的社會(huì)保障檔案管理信息化模式，為加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程提供強(qiáng)有力的保障。

【參考文獻(xiàn)】

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