關(guān)于人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化管理的思考

齊昕

[摘 要] 信息時代的到來，為人事檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展提供了良好基礎(chǔ)，同時也對全面改善人事檔案管理效果起到了積極的促進作用。在全新時代背景下，如何有效實現(xiàn)人事檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理，已然成為政府部門、企業(yè)、組織等共同關(guān)注的問題。文章簡單介紹認(rèn)識檔案管理及其情況，分析實現(xiàn)其信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理的積極意義，并就相應(yīng)實現(xiàn)策略進行探討。

[關(guān)鍵詞] 人事檔案管理 信息化 網(wǎng)絡(luò)化

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

在信息時代，人事檔案管理的信息化及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展已經(jīng)是大勢所趨，政府部門、企業(yè)、組織等也在積極探索其實現(xiàn)路徑。因此，相關(guān)人員必須要思考人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化管理的具體方法，實現(xiàn)管理效率的提升。

一、人事檔案管理概述

所謂人事檔案，就是指記錄個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考作用，并且與個人的工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系等緊密掛鉤。不管是政府部門、企業(yè)，還是各種組織，都對人事檔案管理十分重視。只有在良好的管理下，人事檔案才能充分發(fā)揮其作用，對個人進行客觀評價與正確認(rèn)識，從而為人事管理工作提供基礎(chǔ)依據(jù)[1]。長期以來，人事檔案都是以紙質(zhì)文件的形式進行管理。這種管理形式不但需要占據(jù)較大空間，其存放、管理與整理所需要投入的人力與物力也十分巨大，并且存在管理困難、易出錯的問題。與此同時，紙質(zhì)人事檔案還容易遭到損毀與破壞，對保管條件及技術(shù)有著較高要求。而且不管是在信息更新還是利用方面，紙質(zhì)人事檔案管理都存在明顯滯后性，與當(dāng)前高質(zhì)高效的人事檔案管理要求存在矛盾。綜合來看，紙質(zhì)人事檔案已經(jīng)不再適用，需要盡快促進其信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。

二、人事檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理的積極意義

（一）解決紙質(zhì)檔案管理問題

在實現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理后，紙質(zhì)人事檔案管理中存在的問題將迎刃而解。首先，檔案信息化管理不需要占據(jù)大量空間，只需要計算機及服務(wù)器就能存儲大量檔案信息，能夠有效節(jié)省紙質(zhì)檔案管理的庫房、閱檔室、整理操作間等，減少管理成本。其次，信息化管理對環(huán)境的敏感程度更低，不用擔(dān)心溫度、濕度、蟲害等對檔案造成的損害及破壞，檔案保護成本投入更低，相應(yīng)管理條件及技術(shù)準(zhǔn)備也更簡單[2]。另外，人事檔案信息化管理能夠節(jié)省大量人手，只需少量管理人員即能應(yīng)對大量檔案管理需求，這是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不可比擬的優(yōu)勢。最后，信息化管理意味著信息更新及利用速度更快，同時也能有效避免信息利用過程中人為因素造成的偏差，解決紙質(zhì)檔案信息利用滯后嚴(yán)重的問題。

（二）全面提高管理服務(wù)水平

人事檔案管理是為人事管理、行政管理等而服務(wù)的，而信息化和網(wǎng)絡(luò)化能夠全面提高其管理服務(wù)水平。首先，檔案信息的輸入與更改更加便捷，管理人員只需要通過終端輸入信息即可，無需再通過手工方式進行緩慢記載，也能避免手工記載所導(dǎo)致的缺檔、斷檔的問題，更好地為人事管理服務(wù)。其次，人事檔案中包含大量信息，其處理一直都是檔案管理的難點所在。而在信息技術(shù)的支持下，檔案信息處理更加快速、準(zhǔn)確，同時還具有極強的連續(xù)性，對管理質(zhì)量及效率的提升作用都較為明顯。最后，信息技術(shù)背景下的人事檔案管理具有搜索查詢功能，只要輸入查詢信息，就能立刻在大量檔案信息中搜索出相關(guān)內(nèi)容，大大提高了信息處理效率。尤其是在績效管理等方面，搜索查詢功能能夠為其提供全面而準(zhǔn)確的依據(jù)支持。

（三）加強檔案保護，保證檔案真實性

一直以來，檔案保護都是人事檔案管理的重要目標(biāo)和任務(wù)。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，檔案保護需要從紙質(zhì)文件自身以及檔案內(nèi)容的真實性、安全性等兩方面展開。而在實現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理后，人事檔案管理無須再考慮文件自身的安全性，更加注重于對檔案內(nèi)容的保護。首先，通過信息技術(shù)能夠?qū)﹄娮訖n案信息進行加密，從而在檔案傳遞的過程中有效保護個人隱私，同時防止不法人員盜取個人信息，能夠有效強化檔案保護。其次，電子檔案在保存、使用過程中不會出現(xiàn)紙質(zhì)文件一樣的丟失、損壞、缺損問題，能夠充分確保檔案內(nèi)容足夠完整，保障檔案真實性[3]。最后，信息化及網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理模式，具有痕跡處理功能，即人事檔案處理痕跡都會被完整記錄，進而能夠為人事管理糾紛的解決提供基礎(chǔ)依據(jù)，更能有效強化對檔案管理的監(jiān)督，保護檔案真實性。

三、推動人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的策略

（一）加強信息基礎(chǔ)建設(shè)

人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展需要以良好的信息基礎(chǔ)為根基。對此，必須要加強信息基礎(chǔ)建設(shè)，著重從硬件層面及軟件層面兩方面打好信息化發(fā)展根基。首先，應(yīng)當(dāng)根據(jù)信息化發(fā)展基本需求，投入足夠資金配備信息基礎(chǔ)設(shè)備，包括計算機、打印機等等，從硬件層面做好信息化發(fā)展準(zhǔn)備。其次，還需要構(gòu)建人事檔案管理信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠充分實現(xiàn)人事檔案管理的基礎(chǔ)功能與深度功能。其中，檔案輸入與更改、內(nèi)容檢索查詢、檔案數(shù)據(jù)處理等功能是該系統(tǒng)必須實現(xiàn)的重要功能。然后，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建人事檔案管理信息平臺，分別給予平臺管理員、檔案管理員及用戶不同的權(quán)限，讓平臺管理員能夠從平臺底層對整體個平臺運行狀況進行管理，檔案管理員則能夠?qū)n案內(nèi)容進行增刪、修改和處理，用戶則能在自身全縣范圍內(nèi)檢索、查詢和處理檔案。最后，還需要加強人事檔案資源共享，將管理平臺與局域網(wǎng)相連，確保檔案資源能夠被相應(yīng)部門充分利用。

（二）健全人事檔案信息化及網(wǎng)絡(luò)化管理體系

在人事檔案信息化及網(wǎng)絡(luò)化管理模式下，需要有系統(tǒng)、健全、完善的管理體系做基礎(chǔ)，確保管理工作能夠在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下正常、有序、高效開展。首先，必須要對人事檔案管理機構(gòu)進行改革與優(yōu)化，結(jié)合實際情況，設(shè)置相應(yīng)的檔案管理部門，并給予其信息化管理權(quán)限與檔案管理職責(zé)，確保檔案管理相關(guān)部門與崗位設(shè)置科學(xué)合理。其次，需要加強管理制度的改革完善。在信息化環(huán)境下，人事檔案管理與傳統(tǒng)管理模式相比有著翻天覆地的變化，傳統(tǒng)管理制度自然難以為檔案信息化管理提供合理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。對此，各政府部門、企業(yè)、組織應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實際情況，積極借鑒世界范圍內(nèi)先進經(jīng)驗，對現(xiàn)有管理制度進行創(chuàng)新改革。在這個過程中，一定要優(yōu)先考慮信息化與網(wǎng)絡(luò)化管理的特性，強化制度與實際檔案管理工作之間的契合性。其中，人事檔案管理流程、標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容、職責(zé)等都需要在制度中得以充分體現(xiàn)，從各個層面保障信息化及網(wǎng)絡(luò)化管理工作的有序開展。

（三）培養(yǎng)高素質(zhì)信息化管理團隊

人事檔案管理的信息化及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，對管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求。首先，必須要提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)。加強對檔案管理人員的信息技術(shù)培養(yǎng)，確保其掌握一定的計算機信息技術(shù)知識，不但要能夠通過信息化操作管理檔案，更需要具備一定的網(wǎng)絡(luò)安全防護知識。其次，應(yīng)當(dāng)進一步提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)，提高其檔案管理水平，使其能夠在信息化環(huán)境下更加科學(xué)地開展工作。最后，應(yīng)當(dāng)以培養(yǎng)高素質(zhì)信息化檔案管理團隊為目標(biāo)，盡量提高管理團隊的計算機信息技術(shù)水平與管理專業(yè)水平。

（四）構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，強化動態(tài)化管理

數(shù)據(jù)庫能夠大幅提升人事檔案管理系統(tǒng)的信息處理能力，在信息存儲、檢索、查詢、統(tǒng)計、表格生成、分析等方面均有著巨大優(yōu)勢。對此，各政府部門、企業(yè)、組織在應(yīng)用信息化人事檔案管理模式時，應(yīng)當(dāng)盡量構(gòu)建一個完善的全文數(shù)據(jù)庫。與此同時，還需要加強檔案信息的動態(tài)化管理，在檔案信息發(fā)生變動時，及時對其進行處理，確保檔案信息與實際情況始終一致。只有這樣，才能充分避免檔案信息出錯，進一步提升人事檔案可使用價值。

（五）強化安全保護，加大監(jiān)管力度

人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，固然使得檔案管理避免了紙質(zhì)文件保存、使用中的各種損害可能，但也帶來了巨大的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險。通過構(gòu)建人事檔案管理系統(tǒng)管理制度，要求管理人員依照規(guī)范進行操作，做好檔案信息數(shù)據(jù)的備份工作，能夠有效降低檔案信息受到損毀破壞的情況。

四、結(jié)語

人事檔案管理的信息化及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是大勢所趨，各政府部門、企業(yè)、組織應(yīng)當(dāng)積極推動管理工作的信息化發(fā)展。在這個過程中，需要加強信息基礎(chǔ)建設(shè)，健全檔案管理體系，培養(yǎng)高素質(zhì)信息化管理團隊，加強動態(tài)化管理，加強網(wǎng)絡(luò)安全防護，從各個層面保障人事檔案信息化管理的有效實現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李曉玲.對人事檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)化的相關(guān)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（3）.

[2]李丹娜.淺談人事檔案信息化管理[ J ] .科技資訊， 2014（5）：211- 212.

[3]董傲楠.人事檔案信息化管理必然趨勢[J].卷宗，2017（16）.