綜合性醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及其對(duì)策探究

任智江

[摘要] 隨著新醫(yī)改進(jìn)入“深水區(qū)”，標(biāo)準(zhǔn)化醫(yī)院建設(shè)不斷推進(jìn)，系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化檔案管理成為當(dāng)前醫(yī)院檔案管理發(fā)展的新趨勢(shì)，對(duì)醫(yī)院檔案管理提出了更高層次的要求。檔案管理作為綜合性醫(yī)院管理的重要組成部分，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展起著積極的推動(dòng)作用，該文通過(guò)對(duì)當(dāng)前綜合性醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，探討存在的問(wèn)題，提出相應(yīng)的建議與對(duì)策：醫(yī)院管理者要積極轉(zhuǎn)變思想觀念，重視醫(yī)院檔案管理;改善檔案管理模式，提升檔案管理信息化水平;提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，更好地勝任檔案管理工作;完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作。

[關(guān)鍵詞] 綜合性醫(yī)院;檔案管理;對(duì)策

醫(yī)院檔案是在醫(yī)院運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的依托不同載體的記錄資料，對(duì)醫(yī)院日常運(yùn)轉(zhuǎn)、科學(xué)研究、醫(yī)療技術(shù)的進(jìn)步都有重要的參考價(jià)值，在一定程度上能推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。2018年7月國(guó)務(wù)院辦公廳出臺(tái)的《關(guān)于建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的指導(dǎo)意見》明確指出，建立權(quán)責(zé)清晰、管理科學(xué)、治理完善、運(yùn)行高效、監(jiān)督有力的現(xiàn)代醫(yī)院管理制度;給當(dāng)前綜合性醫(yī)院發(fā)展帶來(lái)前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何破解當(dāng)前醫(yī)院檔案管理發(fā)展的困局，有效發(fā)揮醫(yī)院檔案資源的效用，抓住機(jī)遇迎接挑戰(zhàn)顯得尤為重要。因此，綜合性醫(yī)院檔案管理應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，準(zhǔn)確把握醫(yī)院發(fā)展的趨勢(shì)，查找缺漏，補(bǔ)足短板，做好醫(yī)院檔案管理工作，使之更好地為服務(wù)臨床醫(yī)療和醫(yī)院管理以及社會(huì)，助推醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

1? 當(dāng)前綜合性醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

1.1? 醫(yī)院管理者注重醫(yī)院整體發(fā)展，忽視檔案管理的重要性

綜合性醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中，管理者既要注重醫(yī)療技術(shù)和服務(wù)的全面提升，增強(qiáng)醫(yī)院的綜合實(shí)力，又要兼顧醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)利益，滿足自身發(fā)展需要，而常常忽視本身投入大于產(chǎn)出的檔案管理。醫(yī)院管理者對(duì)檔案管理關(guān)注度低，未真正認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要價(jià)值，醫(yī)院中長(zhǎng)期規(guī)劃制定過(guò)程中未涉及檔案管理部分，從而引起檔案管理中人力、物力、財(cái)力投入不足的連鎖反應(yīng)，造成“巧婦難為無(wú)米之炊”的情況，綜合性醫(yī)院檔案管理工作處于停滯不前狀態(tài)，問(wèn)題叢生，矛盾長(zhǎng)期積累得不到有效解決。長(zhǎng)此以往，墨守成規(guī)，缺乏新思想、新技術(shù)、新方法等“新鮮血液”的注入，檔案管理自身?yè)Q血功能受限，嚴(yán)重影響了檔案管理的科學(xué)發(fā)展，無(wú)法充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的真正價(jià)值。

1.2? 檔案管理模式落后，現(xiàn)代化水平較低

當(dāng)今社會(huì)信息化發(fā)展日新月異，部分綜合性醫(yī)院檔案管理中深受傳統(tǒng)思維模式的禁錮，檔案管理難以脫離傳統(tǒng)手工操作，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行力不足，實(shí)際操作中隨意性較大，造成檔案管理工作規(guī)范化程度低，與當(dāng)下檔案管理細(xì)致化的要求格格不入，存在較大局限性，亟需改善。雖引進(jìn)成熟的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，但檔案管理過(guò)程中缺乏具體階段性管理目標(biāo)，使檔案管理呈現(xiàn)粗放式發(fā)展，過(guò)度依托以紙質(zhì)版為載體的信息資料，電子化管理未充分發(fā)揮其現(xiàn)實(shí)作用，容易導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)形式化，嚴(yán)重影響檔案的準(zhǔn)確率和完整度，限制了檔案資源的共享和利用效率。加之，綜合性醫(yī)院檔案管理長(zhǎng)期處于分散管理狀態(tài)，檔案管理部門在檔案的采集、組織、加工、儲(chǔ)存等方面浪費(fèi)大量人力物力和財(cái)力。

1.3? 檔案管理人員綜合素質(zhì)不能滿足檔案管理發(fā)展的需要

衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展，綜合性醫(yī)院檔案信息數(shù)量日益劇增，內(nèi)容豐富多樣，規(guī)范化和細(xì)致化要求程度更加嚴(yán)格?，F(xiàn)有檔案管理人員往往沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化檔案管理學(xué)習(xí)，實(shí)際工作中還存在身兼數(shù)職的不良現(xiàn)象，日常事務(wù)纏身，自身工作量繁重，且穩(wěn)定性差，存在人員流動(dòng)性較大的弊端，從根本上限制了檔案管理工作的有效開展。同時(shí)，醫(yī)院引進(jìn)檔案管理高素質(zhì)人才工作成效不明顯，現(xiàn)有人員參加培訓(xùn)與提升的機(jī)會(huì)較少，無(wú)法獲取新思想、新理念、新方法，基于以往經(jīng)驗(yàn)管理，往往加劇自身工作負(fù)擔(dān)。此外，部分管理人員思想不端正，工作態(tài)度消極缺乏耐心，疲于應(yīng)對(duì)繁重工作，極易造成檔案管理混亂。部分檔案未能及時(shí)準(zhǔn)確地歸檔，歸檔檔案出現(xiàn)不全或者缺失現(xiàn)象，嚴(yán)重影響檔案管理的質(zhì)量。

1.4? 檔案管理制度制定不合理，亟待完善

綜合性醫(yī)院檔案管理制度是依據(jù)國(guó)家衛(wèi)生部門出臺(tái)的檔案管理規(guī)定進(jìn)行制定，涉及內(nèi)容和范圍有限，隨著當(dāng)前綜合性醫(yī)院迅速發(fā)展，檔案管理中新的問(wèn)題層出不窮，醫(yī)院參考制定的制度必然存在局限性。日常與同類綜合性醫(yī)院之間交流機(jī)會(huì)較少，習(xí)慣于以自我為中心，限制了借鑒參考其他醫(yī)院內(nèi)部先進(jìn)檔案管理制度的渠道。現(xiàn)有制度中對(duì)檔案管理人員職責(zé)劃分不明確，檔案管理人員隨意性較大，長(zhǎng)期工作中形成坐、等、靠不良意識(shí);檔案管理過(guò)程中預(yù)防和糾錯(cuò)機(jī)制未充分發(fā)揮作用，影響了檔案管理問(wèn)題的提前預(yù)防以及有效處理。針對(duì)檔案管理人員缺乏專項(xiàng)的考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，獎(jiǎng)懲機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制相應(yīng)缺失，檔案管理人員工作中沒(méi)有科學(xué)合理制度的約束，思想上懈怠，行動(dòng)上缺乏積極工作的動(dòng)力，制約了檔案管理工作的持續(xù)性改進(jìn)。

2? 綜合性醫(yī)院檔案管理改進(jìn)提升對(duì)策

2.1? 醫(yī)院管理者要積極轉(zhuǎn)變思想觀念，重視醫(yī)院檔案管理

在醫(yī)院管理過(guò)程中，要把檔案管理放在醫(yī)院管理的重要位置，納入醫(yī)院中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案管理與醫(yī)院管理協(xié)同發(fā)展，不斷提升檔案管理的精細(xì)化水平。利用醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)、企業(yè)微信、官網(wǎng)等宣傳媒介積極進(jìn)行檔案管理重要性宣傳，提升檔案管理的關(guān)注度，讓醫(yī)院工作人員深入認(rèn)識(shí)檔案管理的意義。針對(duì)檔案管理，醫(yī)院管理者加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，對(duì)檔案管理體系進(jìn)行系統(tǒng)性改進(jìn)，科學(xué)合理有效配置醫(yī)院資源，加大檔案管理的支持力度，煥發(fā)檔案管理工作的活力，激發(fā)檔案管理人員的主人翁意識(shí)，發(fā)揮“新鮮血液”的造血功能，改善綜合性醫(yī)院檔案管理發(fā)展的困局，促進(jìn)綜合性醫(yī)院檔案管理的持續(xù)發(fā)展。

2.2? 改善檔案管理模式，提升檔案管理信息化水平

走現(xiàn)代化檔案管理之路，規(guī)避傳統(tǒng)模式弊端，修訂檔案管理的具體標(biāo)準(zhǔn)，提升系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化檔案管理水平。合理制定檔案管理發(fā)展的目標(biāo)，并根據(jù)檔案管理發(fā)展現(xiàn)況進(jìn)行適時(shí)調(diào)整，保證檔案管理導(dǎo)向式發(fā)展。充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)作用，利用信息化引領(lǐng)綜合性醫(yī)院檔案管理的發(fā)展，對(duì)醫(yī)院內(nèi)檔案進(jìn)行有效管理，打破以往科室各自為政式檔案管理的壁壘，扭轉(zhuǎn)以往過(guò)度重視紙質(zhì)化資料的局面，增強(qiáng)電子化管理水平，減輕檔案管理人員工作強(qiáng)度，全面優(yōu)化檔案管理的準(zhǔn)確率和完整性。采用集中和分散相結(jié)合的檔案管理模式，避免不必要的人力物力財(cái)力的浪費(fèi)，發(fā)揮醫(yī)院檔案資源的重要價(jià)值，促進(jìn)醫(yī)院檔案資源的共享和利用的便捷化。

2.3? 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，更好地勝任檔案管理工作

首先，綜合性醫(yī)院積極拓寬檔案管理人才引進(jìn)渠道，吸收具備良好專業(yè)素質(zhì)、技能、政治素養(yǎng)的檔案管理人員，更好地服務(wù)于檔案管理建設(shè)。其次，醫(yī)院定期開展檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)，集中組織學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)、檔案管理：信息化管理等相關(guān)知識(shí)，邀請(qǐng)檔案管理領(lǐng)域的專家和學(xué)者在醫(yī)院內(nèi)開展專題講座，不斷學(xué)習(xí)新方法、新理念、新技術(shù)，提升檔案管理人員創(chuàng)新意識(shí)，并在學(xué)習(xí)結(jié)束后進(jìn)行集中考核，形成系統(tǒng)完善的檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制。再次，建立和完善檔案管理人員晉升機(jī)制，激勵(lì)檔案管理人員不斷提升自我綜合素質(zhì)適應(yīng)崗位發(fā)展需要。最后，加強(qiáng)檔案管理人員的思想教育，促進(jìn)檔案管理人員以積極的心態(tài)投入到當(dāng)下的工作中，樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，實(shí)現(xiàn)自我人生自我價(jià)值的同時(shí)推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。

2.4? 完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作

讓完善的制度成為檔案管理工作順利開展的重要保障，依據(jù)國(guó)家衛(wèi)生部門檔案管理規(guī)定以及《檔案法》，參照其他綜合性醫(yī)院先進(jìn)檔案管理的制度，并結(jié)合本院的實(shí)際情況制定科學(xué)合理醫(yī)院檔案管理制度。制度運(yùn)行過(guò)程中針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題不斷補(bǔ)充完善，明確劃分檔案管理人員的相關(guān)職責(zé)，各司其責(zé)，協(xié)調(diào)合作，使檔案管理工作按照醫(yī)院規(guī)章制度運(yùn)行，減少檔案管理人員的主觀隨意性。充分發(fā)揮預(yù)防和糾錯(cuò)機(jī)制，防微杜漸，防止發(fā)生更大的不良影響;醫(yī)院通過(guò)調(diào)研制定檔案管理人員考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制，并落實(shí)到檔案管理人員績(jī)效管理中，激發(fā)自我管理意識(shí)，提升檔案管理人員的干勁，使檔案管理持續(xù)性改進(jìn)常態(tài)化。

3? 結(jié)語(yǔ)

綜合性醫(yī)院改革發(fā)展步伐持續(xù)加快，醫(yī)院檔案管理重要性日益凸顯，探索檔案管理現(xiàn)狀，制定提升和改善對(duì)策，充分發(fā)揮綜合性醫(yī)院檔案管理對(duì)醫(yī)院整體發(fā)展的推動(dòng)作用，有利于綜合性醫(yī)院在新形勢(shì)下科學(xué)決策謀劃發(fā)展，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中搶占先機(jī)，助推綜合性醫(yī)院由高速發(fā)展向高質(zhì)量發(fā)展的積極轉(zhuǎn)變。

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（收稿日期：2019-01-27）