“互聯(lián)網(wǎng)＋”環(huán)境下檔案管理模式探析

夏明輝

摘要：新時(shí)期，在網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)的戰(zhàn)略部署下，國(guó)家檔案局積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案的研究和運(yùn)用，將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)信息技術(shù)與檔案管理全面融合，但傳統(tǒng)的檔案管理模式無(wú)法滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下數(shù)字檔案管理發(fā)展需求。鑒于這樣的發(fā)展?fàn)顩r，本文主要從“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理的新趨勢(shì)與創(chuàng)新思維、國(guó)內(nèi)外“互聯(lián)網(wǎng)”+檔案的建設(shè)現(xiàn)狀和“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理模式創(chuàng)新等方面進(jìn)行了重點(diǎn)研究與分析。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理模式創(chuàng)新

習(xí)近平總書記指出：“我們要深刻認(rèn)識(shí)互聯(lián)網(wǎng)在國(guó)家管理和社會(huì)治理中的作用，以數(shù)據(jù)集中和共享為途徑，建設(shè)全國(guó)一體化的國(guó)家大數(shù)據(jù)中心，推進(jìn)技術(shù)融合、業(yè)務(wù)融合、數(shù)據(jù)融合，實(shí)現(xiàn)跨層級(jí)、跨地域、跨系統(tǒng)、跨部門、跨業(yè)務(wù)的協(xié)同管理和服務(wù)。要強(qiáng)化互聯(lián)網(wǎng)思維，利用互聯(lián)網(wǎng)扁平化、交互式、快捷性優(yōu)勢(shì)，推進(jìn)政府決策科學(xué)化、社會(huì)治理精準(zhǔn)化、公共服務(wù)高效化?！薄盎ヂ?lián)網(wǎng)+”檔案是檔案事業(yè)發(fā)展和建設(shè)的必然趨勢(shì)，傳統(tǒng)檔案管理模式正在被數(shù)字檔案管理模式所取代，新型管理模式正在構(gòu)建、發(fā)展與完善中。但對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理模式的創(chuàng)新分析，必須從傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性入手。

一、傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性

我國(guó)檔案事業(yè)在黨和國(guó)家的高度重視下，取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。但由于種種原因，很多寶貴的“社會(huì)記憶”檔案，沒有引起足夠的重視，傳統(tǒng)檔案管理模式存在著諸多的局限性，發(fā)展至今難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

1.檔案服務(wù)的受眾面小。傳統(tǒng)檔案管理有嚴(yán)格的管理制度，并按照各級(jí)管理權(quán)限提供查詢和利用服務(wù)，各級(jí)檔案館以自身為中心進(jìn)行孤立、封閉式管理，在一定程度上，檔案的利用和服務(wù)缺乏廣泛性和普遍性，受眾面小。

2.社會(huì)公眾對(duì)檔案認(rèn)知度低。傳統(tǒng)檔案管理模式受行政管理體制影響較大，形式單一，造成社會(huì)公眾對(duì)檔案的認(rèn)知度不高，公共服務(wù)能力薄弱。

3.傳統(tǒng)檔案管理思維陳舊。傳統(tǒng)檔案管理思維往往停留在對(duì)紙質(zhì)檔案的接收、征集等方面，很難適應(yīng)檔案信息化的需求，新時(shí)期要有新思維、新理念、新舉措，借助現(xiàn)代化手段推動(dòng)檔案建設(shè)和發(fā)展。

4.檔案管理者的信息化管理能力不足。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，以紙制檔案管理為主，現(xiàn)有的檔案管理者難以勝任大數(shù)據(jù)時(shí)代的需求。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理的新趨勢(shì)

“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案是新時(shí)期檔案建設(shè)與發(fā)展的創(chuàng)新動(dòng)力，“互聯(lián)網(wǎng)+”思維使傳統(tǒng)檔案管理發(fā)生了質(zhì)變，主要有以下三個(gè)方面：

1.管理目標(biāo)的變化。21世紀(jì)的檔案管理，從繼承向創(chuàng)新轉(zhuǎn)變，繼承與創(chuàng)新并存。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理的創(chuàng)新是檔案事業(yè)適應(yīng)國(guó)家發(fā)展的必然要求。

2.管理對(duì)象的變化。從實(shí)體檔案管理研究向檔案信息資源研究轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)檔案管理以實(shí)體檔案管理為主，“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的檔案管理利用先進(jìn)信息技術(shù)對(duì)檔案資源優(yōu)化、整合，再進(jìn)行開發(fā)和利用，更充分地發(fā)揮了檔案的價(jià)值。

3.研究?jī)?nèi)容的變化。從內(nèi)在關(guān)系研究向外在聯(lián)系研究轉(zhuǎn)變?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代檔案學(xué)科不再故步自封，而是不斷吸收其他學(xué)科的優(yōu)秀理論和先進(jìn)技術(shù)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)整合，融合創(chuàng)新。

三“、互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理模式的創(chuàng)新思維

“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案的創(chuàng)新思維，在檔案的信息化建設(shè)中發(fā)揮了顯著的作用，促進(jìn)了檔案管理由傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代模式的自我變革，這種創(chuàng)新思維表現(xiàn)在以下“四個(gè)轉(zhuǎn)變”上：

（一）由傳統(tǒng)依賴式檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎ヂ?lián)網(wǎng)+”檔案的驅(qū)動(dòng)創(chuàng)新檔案管理

我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理模式主要依賴政府行政部門相關(guān)規(guī)定管理檔案，并為政府行政事業(yè)管理服務(wù)，基本是以集權(quán)式管理為主，以簡(jiǎn)單粗放式資源投入來(lái)驅(qū)動(dòng)其發(fā)展。新形勢(shì)下檔案管理逐漸退去政治色彩，在數(shù)字化檔案管理中呈現(xiàn)出各種不適應(yīng)。為了更好地滿足數(shù)字化檔案管理模式需求，我們要借助于互聯(lián)網(wǎng)思維和理念，以優(yōu)化和融合為導(dǎo)向，驅(qū)動(dòng)創(chuàng)新發(fā)展新的檔案管理模式，推動(dòng)檔案管理完成傳統(tǒng)模式向數(shù)字信息化模式的轉(zhuǎn)化。

（二）由為政府行政事業(yè)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)閭?cè)重于公共服務(wù)的模式

傳統(tǒng)檔案管理主要為政府行政事業(yè)服務(wù)，有限地發(fā)揮檔案的作用。新時(shí)期，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，將檔案信息資源與互聯(lián)網(wǎng)有效融合，為社會(huì)公共體系服務(wù)，建立良好、廣泛的公共關(guān)系，提高公眾對(duì)檔案的認(rèn)知度，擴(kuò)大檔案的影響力。服務(wù)對(duì)象的轉(zhuǎn)化對(duì)檔案管理的機(jī)制、體制和方式等提出了新的要求，要求樹立用戶至上的理念，優(yōu)化服務(wù)利用手段，為檔案用戶提供更為滿意的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)。同時(shí)，各級(jí)檔案部門可以開展具有一定規(guī)模和影響力的檔案活動(dòng)，改變公眾固有的觀念和認(rèn)識(shí)，提高檔案意識(shí)和認(rèn)知度。

（三）以封閉式管理轉(zhuǎn)變?yōu)榭缃缛诤蠙n案管理

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)檔案部門都是以保密和封閉式管理為主，為社會(huì)公眾服務(wù)水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于發(fā)達(dá)國(guó)家，檔案的難以利用和公眾的檔案意識(shí)薄弱影響了檔案作用的發(fā)揮和在公眾中的形象，甚至在一定程度上影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來(lái)，檔案管理者在國(guó)家信息化戰(zhàn)略的大環(huán)境下，積極開展創(chuàng)新研究，秉承“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案的跨界融合思維，突破單純的檔案管理界限，推動(dòng)檔案信息資源的開放共享建設(shè)，從而提升檔案信息資源的轉(zhuǎn)化和價(jià)值，逐步構(gòu)建互惠互利的檔案管理和服務(wù)生態(tài)圈，促使檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)入一個(gè)嶄新的階段。

（四）以個(gè)體為中心的被動(dòng)式管理轉(zhuǎn)變?yōu)閰f(xié)作互動(dòng)式檔案管理

“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案的開放共享不是單純地將互聯(lián)網(wǎng)與檔案嫁接，而要考慮如何將互聯(lián)網(wǎng)所需的檔案信息資源在每份檔案、每個(gè)數(shù)據(jù)和每個(gè)工作環(huán)節(jié)中進(jìn)行有效對(duì)接。這需要技術(shù)、人員、資金等各方面的支持，改變以往檔案的獨(dú)立管理模式，注重整體性管理研究，強(qiáng)調(diào)檔案管理人員與相關(guān)部門間的協(xié)調(diào)配合，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)互動(dòng)性、協(xié)作性管理。

四、借鑒國(guó)內(nèi)外“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理的經(jīng)驗(yàn)

（一）國(guó)外“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理發(fā)展經(jīng)驗(yàn)

對(duì)比發(fā)達(dá)國(guó)家檔案館在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的建設(shè)和發(fā)展，我們還有相當(dāng)大的差距，接下來(lái)本文以美國(guó)互聯(lián)網(wǎng)檔案館和英國(guó)國(guó)家檔案館為例進(jìn)行介紹。

美國(guó)互聯(lián)網(wǎng)檔案館率先開展了創(chuàng)新研究，發(fā)展態(tài)勢(shì)良好。1996年美國(guó)互聯(lián)網(wǎng)檔案館成立，20多年來(lái)成長(zhǎng)為一個(gè)在全世界范圍內(nèi)擁有龐大用戶群、世界上最大的在線檔案館，其組織架構(gòu)、技術(shù)特點(diǎn)、運(yùn)行方式等對(duì)于國(guó)內(nèi)的數(shù)字檔案館建設(shè)具有較大的參考價(jià)值與借鑒意義。目前，互聯(lián)網(wǎng)檔案館擁有3個(gè)主要的數(shù)據(jù)中心，從成立伊始就開始對(duì)互聯(lián)網(wǎng)上的信息進(jìn)行搜集建檔，互聯(lián)網(wǎng)檔案館每天都會(huì)運(yùn)行數(shù)以千計(jì)的網(wǎng)絡(luò)爬蟲程序，將網(wǎng)頁(yè)數(shù)據(jù)傳回到處理服務(wù)器，處理服務(wù)器經(jīng)過(guò)對(duì)網(wǎng)頁(yè)數(shù)據(jù)的清理、分類、壓縮，最后將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)內(nèi)。用戶對(duì)互聯(lián)網(wǎng)檔案館所藏網(wǎng)頁(yè)資料的查詢主要通過(guò)時(shí)光機(jī)器（Wayback Machine）程序來(lái)進(jìn)行。從2001年開始，互聯(lián)網(wǎng)檔案館開始提供在線查詢功能，提供包括互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)頁(yè)、書籍文字、圖片資料、視頻資料、音頻資料和電腦軟件資料。每一個(gè)類型的數(shù)字化資料容量都十分龐大，而且各有特色。根據(jù)統(tǒng)計(jì)，每日平均有280萬(wàn)人次對(duì)互聯(lián)網(wǎng)檔案館上的資料進(jìn)行訪問。

英國(guó)國(guó)家檔案館利用互聯(lián)網(wǎng)開展檔案活動(dòng)，一直備受檔案界關(guān)注，其中最具有廣泛社會(huì)影響力的“探索你的檔案”（Explore Your Archive-EYA）主題活動(dòng)，與社會(huì)各界合作，激發(fā)了人們對(duì)檔案工作的興趣，加深了人們對(duì)檔案的理解，提升了人們的檔案意識(shí)，同時(shí)樹立了檔案部門良好的、具有親和力的社會(huì)形象。EYA是由英國(guó)國(guó)家檔案館（TNA）、英國(guó)和愛爾蘭檔案與文件協(xié)會(huì)（ARA）聯(lián)合主辦的一年一度的主題活動(dòng)，該主題活動(dòng)以網(wǎng)絡(luò)媒體交互與實(shí)體展覽并行為主要形式，富有特色，利用傳統(tǒng)媒體、網(wǎng)絡(luò)社交媒體和形象大使等宣傳形式，注重品牌效應(yīng)、跨界合作，開展用戶體驗(yàn)反饋和評(píng)價(jià)總結(jié)。檔案部門在其中扮演了引導(dǎo)者、服務(wù)者而非主導(dǎo)者的角色，很好地將檔案資源融入到社會(huì)公共服務(wù)體系中。

（二）國(guó)內(nèi)“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

1.數(shù)字檔案館建設(shè)。我國(guó)近年來(lái)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，數(shù)字檔案館建設(shè)取得了較大進(jìn)展。深圳市檔案館、青島市檔案館、杭州市檔案館等走在前列，為檔案的查詢和利用提供了及時(shí)、便捷的服務(wù)。

2.跨地區(qū)檔案服務(wù)平臺(tái)建設(shè)。2019年2月，浙江省檔案局和上海市檔案局經(jīng)過(guò)深入探討，達(dá)成共識(shí)：充分利用滬浙兩地檔案公共服務(wù)平臺(tái)，探索跨省查檔服務(wù)，從民生檔案向開放檔案延伸。這項(xiàng)工作已列入《長(zhǎng)三角地區(qū)一體化發(fā)展三年行動(dòng)計(jì)劃（2018-2020）》，與社保、醫(yī)保、就業(yè)等一樣進(jìn)入“共享普惠便利的公共服務(wù)”領(lǐng)域。

3.檔案微信公眾號(hào)建設(shè)。近年來(lái)，圍繞網(wǎng)絡(luò)社交媒體開展的檔案活動(dòng)發(fā)展迅猛，比如各省級(jí)檔案館開展微信平臺(tái)建設(shè)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截至2017年12月，在全國(guó)31個(gè)省級(jí)檔案館中，有20個(gè)省級(jí)檔案館開通了微信公眾號(hào)。大部分省級(jí)檔案館微信平臺(tái)建設(shè)處于成長(zhǎng)期，微信公眾號(hào)主要內(nèi)容包括：檔案史料、檔案資訊、檔案服務(wù)等?？偟膩?lái)說(shuō)，這些微信公眾號(hào)內(nèi)容還不豐富、基礎(chǔ)服務(wù)功能較為薄弱，缺乏互動(dòng)交流板版塊，影響力還有待于提升。

在2018年全國(guó)檔案微信公眾號(hào)排行榜中，“金山記憶”力壓群雄再次奪得全國(guó)微信公眾號(hào)排行榜年度冠軍?！敖鹕接洃洝笔巧虾＝鹕絽^(qū)檔案館主辦的，之所以受歡迎，是借助互聯(lián)網(wǎng)，讓檔案走進(jìn)社會(huì)公眾視野，拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域，不再“以檔論檔”，而是關(guān)注檔案歷史價(jià)值、檔案背后的故事、檔案的人文情懷等，內(nèi)容豐富、形式多樣。

上述這些都是在一定范圍內(nèi)進(jìn)行檔案信息的收集、利用和傳播，無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)在“互聯(lián)網(wǎng)﹢”環(huán)境下檔案信息資源的開放共享。

五、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理模式方面的重要舉措

（一）切實(shí)制定管理規(guī)劃

首先，培養(yǎng)大數(shù)據(jù)思維。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，檔案管理者在信息化建設(shè)過(guò)程中要樹立大數(shù)據(jù)檔案管理的思維，堅(jiān)持“三融合”（技術(shù)融合、業(yè)務(wù)融合和數(shù)據(jù)融合）為主線，扎實(shí)推動(dòng)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案高質(zhì)量發(fā)展。

其次，制定全面可行的規(guī)劃。把握大數(shù)據(jù)時(shí)代信息量大、多樣性、流動(dòng)高速的特點(diǎn)，結(jié)合社會(huì)公共服務(wù)需求，制定總體目標(biāo)和全面細(xì)致的規(guī)劃。

最后，構(gòu)建機(jī)制體制。在新形勢(shì)下，檔案機(jī)構(gòu)要跟上國(guó)家信息化的發(fā)展步伐，進(jìn)行合理的布局，建立與其相適應(yīng)的管理部門，比如檔案大數(shù)據(jù)中心、互聯(lián)網(wǎng)檔案館等，在規(guī)劃和設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上，制定具體的建設(shè)指南和實(shí)施辦法，構(gòu)建安全管理和監(jiān)督制度，并對(duì)檔案信息進(jìn)行監(jiān)測(cè)和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，保證檔案事業(yè)在公共服務(wù)領(lǐng)域的有序健康發(fā)展。

（二）著力搭建大數(shù)據(jù)平臺(tái)

檔案信息數(shù)據(jù)平臺(tái)是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的有效載體，通過(guò)數(shù)據(jù)平臺(tái)上有效的資源為用戶提供準(zhǔn)確、便捷的服務(wù)，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。目前，各檔案局（館）實(shí)體檔案的數(shù)字化已基本完成，并建立了本單位的信息平臺(tái)，提高了檔案管理和服務(wù)能力。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各檔案局（館）要加大對(duì)公共檔案資源的開放、共享和使用，要考慮將這些分散的信息平臺(tái)如何有效銜接、融合，推動(dòng)檔案公共數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)。

“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案是檔案管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)，將從根本上改變檔案管理模式，依托內(nèi)聯(lián)外通的檔案信息管理“大平臺(tái)”，推進(jìn)檔案開放共享的服務(wù)機(jī)制，拓展檔案事業(yè)發(fā)展新空間，加快檔案信息化建設(shè)步伐。

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作者單位：大連大學(xué)檔案館