基于會 計電算化的企業(yè)內(nèi)控機制優(yōu)化

太原廣播電視大學(xué) 閻素玉

在現(xiàn)代市場經(jīng)濟體系中，企業(yè)要在競爭中獲得一席之地，就應(yīng)當(dāng)不斷提高自身效率，健全內(nèi)部控制機制。內(nèi)部控制機制是企業(yè)應(yīng)對風(fēng)險，保證資產(chǎn)安全的有效手段，是企業(yè)賴以生存的基礎(chǔ)。企業(yè)的內(nèi)部控制機制包括對會計的控制和對管理的控制，其中加強對會計的控制是降低企業(yè)風(fēng)險的重要途徑。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，20世紀80年代，我國開始普及會計電算化，對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了深遠影響。與西方發(fā)達國家相比，我國的會計電算化起步較晚，發(fā)展也不成熟，因此還存在諸多需要改進的方面，對企業(yè)的內(nèi)控產(chǎn)生了一定影響。本文對基于會計電算化的企業(yè)內(nèi)控機制的優(yōu)化研究具有重要意義，不僅有利于相關(guān)理論的完善，還可以為企業(yè)發(fā)展提供參考。

1 會計電算化的內(nèi)涵以及對企業(yè)內(nèi)控的積極影響

1.1 會計電算化的內(nèi)涵

會計電算化是指以電子計算機為核心的信息技術(shù)應(yīng)用于會計工作中，將傳統(tǒng)的手工記賬和會計核算方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛捎嬎銠C處理[1]。1981年，在中國人民大學(xué)和第一汽車制造廠聯(lián)合召開的“財務(wù)、合計、成本應(yīng)用電子計算機專題討論會”上，首次提出會計電算化的概念。會計電算化不僅有利于會計工作效率的提升，還有利于企業(yè)經(jīng)營管理水平的提升。

1.2 會計電算化對企業(yè)內(nèi)控的積極影響

會計電算化的應(yīng)用和發(fā)展對企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生了重要影響，本文主要從企業(yè)內(nèi)部控制形式、內(nèi)部控制范圍、內(nèi)部審計和內(nèi)部控制管理水平進行分析(如表1所示[2])。

2 基于會計電算化的企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險分析

雖然會計電算化的應(yīng)用對企業(yè)內(nèi)控產(chǎn)生了諸多積極影響，但同時也為企業(yè)內(nèi)控帶來了風(fēng)險，并且近年來問題逐漸凸顯，值得企業(yè)關(guān)注。本文主要從會計信息安全、思想方面、軟件方面和會計人員方面，闡述了企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險。

2.1 增加會計信息安全隱患

一方面，由于連接外網(wǎng)增加會計信息安全隱患。從原則上來看，企業(yè)會計電算化相關(guān)操作人員的電腦不允許接入外網(wǎng)，只能在內(nèi)網(wǎng)環(huán)境中操作。但是在互聯(lián)網(wǎng)普及率不斷提升的背景下，人們習(xí)慣于從互聯(lián)網(wǎng)搜索信息，很多企業(yè)的會計電算化網(wǎng)絡(luò)都與外網(wǎng)相連。同時，由于企業(yè)的會計電算化軟件使用并不統(tǒng)一，很多軟件需要連接外網(wǎng)才能操作，所以不得不接入外網(wǎng)。外網(wǎng)的接入則對會計信息安全構(gòu)成威脅，例如，病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊等都會影響企業(yè)會計數(shù)據(jù)安全[3]。另一方面，會計檔案的存儲存在風(fēng)險。會計電算化普及后，企業(yè)需要將相關(guān)的會計數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，并由系統(tǒng)自動保存會計信息、客戶檔案、供應(yīng)商檔案等。一旦會計電算化程序或者計算機出現(xiàn)問題，則會計檔案存在損壞和丟失的風(fēng)險，同時外網(wǎng)的接入也對會計檔案的存儲帶來風(fēng)險隱患。

2.2 重核算輕管理的思想不利于企業(yè)內(nèi)控機制

部分企業(yè)引入會計電算化系統(tǒng)，只是為了攀比，搞成了形象工程，因此在使用過程中僅注重會計電算化軟件核算功能的應(yīng)用。而會計電算化除了基本的會計核算功能外，還具有業(yè)務(wù)流程、人力資源管理等管理功能，如果只注重核算功能的開發(fā)，則不利于企業(yè)內(nèi)部控制管理。會計電算化軟件在開發(fā)過程中，設(shè)置了多個模塊，如果能充分開發(fā)相關(guān)模塊功能，則企業(yè)內(nèi)控管理會事半功倍[4]。企業(yè)之所以存在重核算輕管理的思想，主要是因為管理層對會計電算化的認識不夠深入，從而影響相關(guān)模塊功能的使用和進一步開發(fā)，造成資源浪費。企業(yè)的內(nèi)控機制不僅要防范會計風(fēng)險，還要對經(jīng)營風(fēng)險等內(nèi)容實施有效控制。而會計電算化管理功能的開發(fā)則有利于企業(yè)實現(xiàn)內(nèi)部控制目標。

表1 會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制的積極影響

2.3 會計電算化軟件存在風(fēng)險

案例：A企業(yè)成立于1990年，主營業(yè)務(wù)是大型空壓機制造，累計投資超過3億元。該企業(yè)使用的是金蝶財務(wù)軟件，財務(wù)數(shù)據(jù)使用軟件核算，并進行及時數(shù)據(jù)分析，提高了會計核算效率。但是，在會計電算化實施過程中依然存在一些問題，以會計軟件問題較為突出。主要軟件問題包括：適用性差、成本較高、故障難排，從而為企業(yè)內(nèi)控增加了風(fēng)險[5]。上述案例表明，會計電算化軟件問題也會引發(fā)企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險，同樣需要重視。從我國目前的情況來看，很多企業(yè)都存在電算化軟件風(fēng)險。首先，存在軟件的適用性問題。我國的企業(yè)基本都是從外部購買會計電算化軟件，這些軟件是統(tǒng)一開發(fā)，在實際使用中可能存在于企業(yè)需求不匹配的情況，從而不利于企業(yè)的內(nèi)部控制。其次，企業(yè)需要支付較高成本購買軟件。對于案例中的A公司來說，經(jīng)濟業(yè)務(wù)較為特殊，因此部分軟件功能處于閑置，但購買時需要支付全部功能的費用。最后，軟件故障不能及時排除。由于軟件開發(fā)人員不熟悉會計相關(guān)業(yè)務(wù)，所以一些軟件問題得不到及時解決，為企業(yè)的內(nèi)部控制增加了風(fēng)險。

2.4 會計人員引發(fā)的風(fēng)險

一方面，會計人員由于操作不規(guī)范引發(fā)企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險。會計電算化普及之后，企業(yè)的相關(guān)會計人員需要熟練掌握電算化軟件的操作，不僅需要將會計信息錄入系統(tǒng)，還要按照操作流程進行會計核算。如果會計人員對電算化軟件的操作不規(guī)范，則會造成數(shù)據(jù)錄入錯誤、核算結(jié)果不準確等風(fēng)險，而這自然會引發(fā)企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險[6]。另一方面，會計人員專業(yè)水平不高引發(fā)企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險。從我國的企業(yè)來看，會計人員的專業(yè)素質(zhì)良莠不齊，特別是一些中小企業(yè)，對會計人員的準入門檻較低，很多業(yè)務(wù)不熟練的人員也從事會計相關(guān)工作。企業(yè)要防范財務(wù)風(fēng)險，實現(xiàn)內(nèi)控目標，就應(yīng)當(dāng)提高會計人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。

3 基于會計電算化的企業(yè)內(nèi)控機制優(yōu)化策略

近年來，企業(yè)越來越注重內(nèi)部控制機制的建立和優(yōu)化。而會計電算化為企業(yè)帶來的內(nèi)部控制風(fēng)險應(yīng)當(dāng)受到重視，企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的策略進行解決，從而健全內(nèi)部控制機制。對于企業(yè)來說，主要應(yīng)當(dāng)從會計信息安全、電算化管理、軟件和人員四個方面進行優(yōu)化。

3.1 加強對會計信息安全的保護

一方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取必要保護措施，避免因接入外網(wǎng)而引發(fā)信息安全風(fēng)險。企業(yè)可以設(shè)置專業(yè)防火墻，防止因接入外網(wǎng)而造成會計信息泄露，避免企業(yè)經(jīng)濟損失。同時，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期更新殺毒軟件，避免因病毒、黑客攻擊等問題造成會計數(shù)據(jù)損壞，從而防止給企業(yè)造成不可挽回的損失。最重要的是，企業(yè)會計電算化相關(guān)操作人員應(yīng)當(dāng)使用僅連接內(nèi)網(wǎng)的電腦，通過內(nèi)部控制制度約束相關(guān)人員的行為。另一方面，企業(yè)應(yīng)加強會計檔案的存儲管理。會計檔案對企業(yè)經(jīng)濟活動的記錄，對企業(yè)來說尤為重要。會計電算化環(huán)境下，會計檔案主要是保存在系統(tǒng)內(nèi)部，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)將重要檔案進行備份，保存在磁性介質(zhì)中，例如硬盤等。另外為了進行雙保險，企業(yè)還應(yīng)將部分重要檔案打印成電子版進行保存，最大程度地實現(xiàn)內(nèi)部控制目標。

3.2 重視會計電算化的管理功能

重核算輕管理的思維模式不利于企業(yè)加強內(nèi)控管理，因此企業(yè)需要重視會計電算化管理功能的開發(fā)。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)認識到會計電算化是為了提高企業(yè)的核算和運營效率而應(yīng)用的，而不是面子工程。企業(yè)管理人員應(yīng)當(dāng)充分意識到會計電算化重要性，通過會計電算化的實施，促進企業(yè)內(nèi)控機制的優(yōu)化。其次，企業(yè)應(yīng)通過會計電算化加強業(yè)務(wù)流程管理。企業(yè)在購買會計電算化軟件后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的業(yè)務(wù)需要對相關(guān)的業(yè)務(wù)流程模塊進行開發(fā)，保證其適用性，這樣不僅有利于業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，而且有利于企業(yè)加強內(nèi)部控制。最后，企業(yè)應(yīng)利用會計電算化加強人員管理。電算化軟件中不僅包含客戶信息，也包含員工信息管理模塊。例如員工的考勤情況等內(nèi)容，是企業(yè)計算薪酬的重要參考，人員管理模塊的功能的完善，有利于企業(yè)實現(xiàn)內(nèi)控目標。

3.3 對會計電算化軟件進行不斷優(yōu)化

首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)選擇兼具實用性和適用性的會計電算化軟件。企業(yè)在考慮自身成本的情況下，應(yīng)當(dāng)選擇與自身需求匹配度高的電算化軟件。同時，一般會計電算化軟件都有售后服務(wù)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求情況，讓軟件供應(yīng)商對相應(yīng)模塊功能進行調(diào)整，以提高適用性，這也有利于企業(yè)內(nèi)控機制的完善；其次，在會計電算化軟件出來新版本后，企業(yè)要及時進行更新。因為新版本往往是對舊版本的功能優(yōu)化，有利于解決實際問題。有時企業(yè)出于使用便捷性的考慮不及時更新軟件，這樣的做法不利于內(nèi)部控制的加強；最后，在排除軟件故障時，不僅應(yīng)當(dāng)有軟件工程師的參與，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)指派專門的會計人員參與其中，這樣才能從專業(yè)角度解決問題。因此，會計電算化軟件的優(yōu)化，是企業(yè)完善內(nèi)控機制的有效途徑。

3.4 提升會計人員的整體水平

其一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重對會計人員操作風(fēng)險的防控。一般來說，企業(yè)會計電算化系統(tǒng)的操作員主要有賬套主管、會計、出納和業(yè)務(wù)員等，不同的角色有不同的權(quán)限和工作內(nèi)容。企業(yè)應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部控制制度中明確不同角色的權(quán)限，并要求會計人員保管好自己的系統(tǒng)密碼，從而降低操作風(fēng)險。同時，企業(yè)的內(nèi)控制度中還應(yīng)當(dāng)包括會計人員的職責(zé)及懲罰機制，避免因會計人員操作不當(dāng)造成經(jīng)濟損失。其二，企業(yè)應(yīng)重視會計人員整體水平的提升。企業(yè)應(yīng)鼓勵會計人員進行會計再教育、繼續(xù)深造、考取相關(guān)資格證書等，從而提升會計人員的整體素質(zhì)，實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)控制的目標。

4 結(jié)語

會計電算化的應(yīng)用，不僅給企業(yè)帶來了積極影響，也增加了企業(yè)內(nèi)控的風(fēng)險。本文在對相關(guān)企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險分析后，得出了基于會計電算化的企業(yè)內(nèi)控機制優(yōu)化策略。第一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取必要措施加強對會計信息安全的保護，實現(xiàn)內(nèi)控機制的完善；第二，企業(yè)應(yīng)當(dāng)改變重核算輕管理的思維模式，加強電算化的管理功能；第三，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對會計電算化軟件進行優(yōu)化，提高其適用性和實用性；第四，提升會計人員的整體素質(zhì)，降低相關(guān)的操作風(fēng)險，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)控目標。