采購策略對采購供應工作的指導性作用

郭爽

【摘 要】 采購策略是物資采購工作的年度規(guī)劃、工作指南，是推進科學理性采購、控制供應風險的重要手段和基礎工作，也是企業(yè)物資供應工作實現(xiàn)精細管理、控制成本、增加效益的重要途徑。需要對采購策略的編制要求、編制內(nèi)容以及重要性進行全面梳理和系統(tǒng)思考，使之成為對采購工作起指導和約束作用的采購工作規(guī)劃、整體方案及指導性意見。

【關鍵詞】 物資管理;采購策略;編制;指導性

1編制要求

1.1在采購策略編制上，要綜合分析企業(yè)年度生產(chǎn)任務、物資需求特性及外部物資市場環(huán)境，根據(jù)各類物資的重要程度、使用方向、采購周期、資源狀況等各種因素進行差別化編制。

1.2在編制采購策略時，首先應開展上年度采購工作分析評價，從采購計劃執(zhí)行、采購方式選擇、合同履行情況、供應商選擇情況、市場狀態(tài)評估、質(zhì)量狀況評估等6個方面，梳理采購中存在的難點問題及可能出現(xiàn)的特殊情況，提前制訂解決方案，以提高對供應風險的預見性和防范能力，確保采購效益最大化。

1.3采購策略是體現(xiàn)系統(tǒng)性、全過程的管理方法，應按照全面運用業(yè)務改造成果、體現(xiàn)科學理性采購要求、明確物資管理績效指標的思路，對采購策略填報要素、內(nèi)容等進行標準化設計和規(guī)范。

1.4堅持物資、生產(chǎn)、技術、工程、機動等部門和用戶單位共同參與編制，發(fā)揮各專業(yè)部門技術優(yōu)勢，實現(xiàn)需求物資標準化，提高物資質(zhì)量性能與生產(chǎn)實際需求的符合性、適用性和實效性，從源頭上控制物資供應風險，降低采購難度、采購風險和采購成本。

1.5將重要物資技術評審結(jié)果、原廠配件結(jié)論、成本構(gòu)成分析和全生命周期結(jié)果，同時作為采購策略編制的內(nèi)容和控制的依據(jù)，更好地促進采購策略的指導和約束作用的發(fā)揮。

2編制內(nèi)容

2.1采購計劃策略。主要是根據(jù)物資在油田勘探開發(fā)和生產(chǎn)建設中的重要程度、市場資源狀況等，確定采購物資的分類、市場供求關系、采購周期和采購時點等，對物資采購周期進行研究和明確，以提高物資保供的預見性和主動性，并為生產(chǎn)單位及時編報需求計劃提供參考依據(jù)。

2.2采購方式策略。根據(jù)采購物資權限、市場形勢、物資料性、需求批量、油田實際使用要求等選擇不同的采購模式、采購方式和簽約方式。對技術要求相對統(tǒng)一、采購頻次高，能形成一定采購批量、供求市場相對穩(wěn)定的物資采取框架協(xié)議的采購方式;對工程項目用料、競爭性較強的通用物資、價格波動大的物資，采取招標的采購方式;對零星用料采取其他方式采購。

2.3供應商選擇策略。在客觀分析物資特性、供應群體情況、供求關系等因素的基礎上，按物資分類確定供應商選擇條件，明確供應商選用的原則、擬定數(shù)量、擬分配方案、供應商風險控制措施等內(nèi)容。

2.4價格控制策略。根據(jù)物資供求關系、市場狀況、采購方式，科學合理地選擇物資采購價格確定方式，以及調(diào)定價原則和價格控制方法。其中，以總部執(zhí)行價、ERP系統(tǒng)控制價、工程項目預算價為控制依據(jù)，要求必須對綜合評價法、最低價法、當期市場價、公式測算法等價格確定方式和調(diào)價方式予以明確，通過強化物資成本構(gòu)成分析和性能價格比分析，提高采購科學定價能力，防范低價劣質(zhì)風險[2]。

2.5過程控制策略。制訂《物資質(zhì)量控制級別清單》，結(jié)合《重要物資質(zhì)量監(jiān)造目錄》和《入庫必檢物資目錄》，明確了各級別物資質(zhì)量的控制方法、產(chǎn)品質(zhì)量及外協(xié)件質(zhì)量要求和質(zhì)量檢驗方式;在質(zhì)量和進度控制策略中明確了控制級別的風險種類或事項，以及異常事件的處理流程和方法。

2.6物流策略。優(yōu)化物流全過程，明確運輸方式，制定運輸方案和運輸要求。明確的內(nèi)容作為具體合同條款或合同附件出現(xiàn)，在策略中選擇具體要求。一般物資不需明確，只在合同條款中按照通用、常規(guī)標準填寫即可，在策略中選擇通用標準。

3對采購供應工作的指導作用

3.1在采購方式確定上，通過采購策略制定并在系統(tǒng)中固化后，對招標采購、聯(lián)合談判、詢比價采購都設定了相應的規(guī)定標準和約束條件，系統(tǒng)會根據(jù)采購標段的基本數(shù)據(jù)條件，自動選擇適合的采購方式，在策略審批時供各級參照審批。如果采購策略中采購方式設定為“招標采購”，后續(xù)業(yè)務必須嚴格按照招標程序?qū)嵤?/p>

3.2在供應商初選上，采購策略模塊實現(xiàn)了與供應商管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的同步集成應用，系統(tǒng)可以按照采購策略中確定的供應商選擇條件，自動將網(wǎng)絡內(nèi)具備供貨業(yè)績和資質(zhì)條件的所有供應商、以及供應商的綜合考評得分和排名，在生成的采購預案中全部顯示，按照策略確定的標準形成供應商初選名單，變以往的人為挑選為系統(tǒng)自動推薦，避免了人為因素，保證了供應商使用的公開透明。

3.4在采購業(yè)務審批上，采購策略納入信息化管理后，實現(xiàn)了采購策略、采購計劃、采購預案、采購實施等業(yè)務在一個平臺上操作，形成一個完整配套的業(yè)務鏈和信息鏈，為業(yè)務審批決策提供了詳實的依據(jù)和充分的信息支撐。避免了因信息掌握不對稱、不全面，業(yè)務信息核對工作量大，而影響業(yè)務審批效率和審批質(zhì)量。

4對物資采購策略應用的幾點體會

4.1采購策略應用是落實物資供應科學管理理念的具體體現(xiàn)。采購策略作為一項系統(tǒng)性、前瞻性的業(yè)務指導，需要各相關部門和單位發(fā)揮集體智慧、齊抓共管。

4.2采購策略應用是對傳統(tǒng)物資業(yè)務改造成果的鞏固和深化。只有把各項傳統(tǒng)業(yè)務改造工作做實、做精，用業(yè)務改造成果作為基礎和支撐，才能最大限度的發(fā)揮出采購策略在強化物資采購風險控制、把握物資保供主動性等方面的管理優(yōu)勢和工作效果。

4.3采購策略應用是促進物資供應業(yè)務規(guī)范管理的有效手段。通過加強采購策略應用與執(zhí)行管理，讓我們找到了提高專業(yè)管理控制效果和規(guī)范業(yè)務操作行為的一個有效結(jié)合點。

4.4采購策略應用是打造物資采購“陽光工程”的有效載體。一方面，為后續(xù)采購業(yè)務營造了一個公開透明、規(guī)范嚴謹?shù)墓芾碇刃?，減少和抵制各種人為因素的干擾;另一方面，采購策略的制定，為各部門檢查評價物資部門實際業(yè)務管理水平提供了衡量標準，提高了物資系統(tǒng)干部職工規(guī)范行為、接受監(jiān)督、廉潔從業(yè)的自覺性。