如何提升基層項(xiàng)目部綜合辦公室管理的工作效率

成坤

【摘 要】基層項(xiàng)目部綜合辦公室面臨著管理方面職能的淡化、弱化、邊緣化等各種的問(wèn)題，論文論述了在這種情況下提升基層項(xiàng)目部綜合辦公室管理工作效率的具體策略，提出了有效解決基層項(xiàng)目部綜合辦公室管理工作效率差問(wèn)題的方法，可供讀者進(jìn)行參考。

【Abstract】The integrated office of grassroots project department is faced with various problems such as the dilution， weakening and marginalization of management functions. This paper discusses the specific strategies to improve the management efficiency of the integrated office of the grassroots project department under such circumstances， and puts forward the effective methods to solve the problem of poor management efficiency of the integrated office of the grassroots project department， which can be referred to by readers.

【關(guān)鍵詞】企業(yè)基層項(xiàng)目部;綜合辦公室;辦公室管理

【Keywords】grassroots project department of the enterprise; integrated office; office management

【中圖分類號(hào)】C93? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2019）06-0052-02

1 堅(jiān)持運(yùn)籌帷幄

在建筑施工企業(yè)項(xiàng)目辦公室工作管理過(guò)程中，工作涉及的范圍相對(duì)較廣，不僅涉及同項(xiàng)目物資、財(cái)務(wù)、計(jì)劃等有關(guān)部門進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)，同時(shí)也要對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行忠實(shí)服務(wù)，對(duì)下要服務(wù)項(xiàng)目員工，相比較其他部門，項(xiàng)目辦公室的工作任務(wù)相對(duì)較為繁重，而且工作人員數(shù)量大多處于偏少的狀態(tài)，而且在部門溝通以及合同擬定等方面細(xì)節(jié)化問(wèn)題把控較為嚴(yán)格，臨時(shí)工作也較多。正所謂是上面千萬(wàn)條線，下面只有一根針，所以建筑施工企業(yè)項(xiàng)目辦公室的日常工作如果只停留在收發(fā)文件的過(guò)程當(dāng)中，那么將會(huì)無(wú)法適應(yīng)日?？茖W(xué)的決策并且不能及時(shí)為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供應(yīng)有的幫助，正因如此一定要堅(jiān)持攻守兼?zhèn)?，循序漸進(jìn)，才能使得整個(gè)項(xiàng)目運(yùn)轉(zhuǎn)有效，效率提高。

第一，主要需要突出以服務(wù)中心工作為重點(diǎn)，選擇圍繞施工生產(chǎn)的這一中心進(jìn)行的自身工作，建筑施工企業(yè)項(xiàng)目辦公室員工首先需要把握好部門的工作有關(guān)的熱點(diǎn)以及相關(guān)的關(guān)鍵工作問(wèn)題，從而進(jìn)行重點(diǎn)推測(cè)，不能雜亂無(wú)章，沒(méi)有主次之分，必須要抓住重點(diǎn)和關(guān)鍵。也就是說(shuō)，小事細(xì)節(jié)方面不能放棄，大事要抓住問(wèn)題關(guān)鍵，精力主要放在施工生產(chǎn)這類大事情上。只有抓緊大事提前做好預(yù)防，才能及時(shí)擺脫因?yàn)槔Ь硯?lái)的難題，以免全局被擾亂[1]。另外，要通過(guò)觀察全局活動(dòng)，分清輕重緩急，主要抓住文稿起草文章，進(jìn)行重要的公文辦理，和相關(guān)重要的活動(dòng)籌辦和事項(xiàng)的相應(yīng)監(jiān)督問(wèn)題。尤其是在相關(guān)文件擬定方面，一定要保證建筑施工企業(yè)的利益，同時(shí)確保相關(guān)工作人員能夠了解施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際需求，避免文件擬定時(shí)出現(xiàn)疏漏。

第二，抓住事情發(fā)生問(wèn)題的關(guān)鍵，及時(shí)發(fā)揮好領(lǐng)導(dǎo)身邊參謀助手的作用，一方面要及時(shí)領(lǐng)會(huì)管理層意向，明白領(lǐng)導(dǎo)的意圖從而進(jìn)行正確的工作，抓住領(lǐng)導(dǎo)所想，了解領(lǐng)導(dǎo)的想法并且做出應(yīng)對(duì)和判斷。發(fā)揮好參謀助手作用，充分體現(xiàn)出自身的主動(dòng)服務(wù)以及超前謀劃作用，進(jìn)行提醒和關(guān)鍵助手的作用[2]。此外，及時(shí)準(zhǔn)確地把握當(dāng)下政策，充分了解領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和關(guān)注的要點(diǎn)，及時(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的問(wèn)題的重心，吃透領(lǐng)導(dǎo)的實(shí)時(shí)想法，充分掌握第一手資料，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的思路做出正確決策和良好計(jì)策，同時(shí)協(xié)助其他部門做好相關(guān)的業(yè)務(wù)工作，避免在建筑施工過(guò)程中，由于綜合辦公室的疏忽，造成不可規(guī)避的風(fēng)險(xiǎn)，影響項(xiàng)目整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2 改進(jìn)工作中的應(yīng)對(duì)方法，提高工作的效率以及質(zhì)量

第一，建筑施工企業(yè)的綜合辦公室應(yīng)該注重整體工作落實(shí)的環(huán)節(jié)，完善并且改進(jìn)工作應(yīng)對(duì)方法，更好地形成一個(gè)協(xié)調(diào)的工作情況以及工作程序，從而讓辦公室的員工牢記自身崗位的職責(zé)和辦公室的服務(wù)工作相關(guān)流程，從而增加辦公室員工的使命感和責(zé)任感，做到項(xiàng)目的事情人人有責(zé)，事事有責(zé)，人人都有自己的專職，提升辦公室的執(zhí)行力度，使得每一項(xiàng)工作落到實(shí)處，為辦公室營(yíng)造良好的工作作風(fēng)[3]。

第二，處理全面和重點(diǎn)之間的關(guān)系，辦公室方面從不存在相對(duì)的小事，不可以出現(xiàn)一點(diǎn)紕漏或瑕疵，必須以高度負(fù)責(zé)的精神做好每一個(gè)工作任務(wù)，把工作的精力都放在工作過(guò)程上，高標(biāo)準(zhǔn)完成領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)，同時(shí)對(duì)主要矛盾和重點(diǎn)的工作進(jìn)行分析，使得工作精力和工作力量的分配有所側(cè)重，同時(shí)改變服務(wù)方式，從而實(shí)現(xiàn)服務(wù)水平的對(duì)應(yīng)提高。

3 服務(wù)工作過(guò)程中服務(wù)質(zhì)量的重要性

第一，從一般性的良好服務(wù)到優(yōu)秀服務(wù)的不同轉(zhuǎn)變，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)不僅僅體現(xiàn)在上級(jí)發(fā)布命令，下級(jí)嚴(yán)格聽(tīng)取的形式上，更加應(yīng)該體現(xiàn)在相對(duì)科學(xué)的整體控制體系中。辦公室相關(guān)人員的服務(wù)方式不可以一成不變，不能按部就班，在原地呆板地進(jìn)行工作，應(yīng)頭腦反應(yīng)靈敏，善于總結(jié)，善于創(chuàng)新，運(yùn)用自己的才智，并且學(xué)會(huì)換位思考，站在領(lǐng)導(dǎo)的角度考慮問(wèn)題，以集體利益為先，避免由于個(gè)人利益而出現(xiàn)情緒化辦公。綜合性看待全局，以宏觀的角度看待項(xiàng)目部綜合辦公室與其他部門間的聯(lián)系，并通過(guò)自己的方式向領(lǐng)導(dǎo)講述自身的解決方法，將自身的輔助職能作用發(fā)揮得淋漓盡致，努力在辦公室的各項(xiàng)工作中開(kāi)展更加優(yōu)秀的對(duì)外服務(wù)，達(dá)到更好的服務(wù)效果為項(xiàng)目效力，進(jìn)而推動(dòng)工作的穩(wěn)步開(kāi)展[4]。

第二，通過(guò)處理上級(jí)服務(wù)和下級(jí)對(duì)上服務(wù)的關(guān)系，對(duì)上級(jí)服務(wù)和下級(jí)服務(wù)應(yīng)該是雙向一致的問(wèn)題，這些都是辦公室員工應(yīng)該履行的職責(zé)，兩者應(yīng)該相對(duì)對(duì)等，不應(yīng)偏廢。在為自身上級(jí)進(jìn)行服務(wù)的同時(shí)，應(yīng)該更加突出服務(wù)廣大職工的工作職責(zé)。心中牢記著以民為本，同時(shí)以務(wù)實(shí)清正廉潔為主要內(nèi)容的中心思想，克服官僚主義帶來(lái)的缺點(diǎn)以及克服形式主義，認(rèn)真辦好事，辦實(shí)事，使得廣大的干部職務(wù)服務(wù)的思想能更加良好地體現(xiàn)在各項(xiàng)日常工作中，從而完美發(fā)揮辦公室作為橋梁的樞紐作用[5]。

第三，建筑施工企業(yè)項(xiàng)目辦公室是整個(gè)企業(yè)的一個(gè)綜合部門，不僅涉及多方溝通以及個(gè)人、建筑企業(yè)基層項(xiàng)目?jī)?nèi)部人員結(jié)構(gòu)的調(diào)整，同時(shí)還涉及相關(guān)文件的擬定以及安全隱患和相關(guān)制度的落實(shí)等一系列工作[6]。所以在提供服務(wù)的過(guò)程中，一定要以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度對(duì)待，同時(shí)在服務(wù)過(guò)程中也要考慮到辦公信息化，進(jìn)一步提高企業(yè)綜合辦公室的工作效率。

4 結(jié)論

一般來(lái)說(shuō)，基層項(xiàng)目部的施工生產(chǎn)、現(xiàn)場(chǎng)管理、文化展示等工作的根基，除了需要有效地設(shè)置項(xiàng)目生產(chǎn)職能部門，還需要兼?zhèn)湓O(shè)置綜合辦公室等的職能。在基層項(xiàng)目工作開(kāi)展的過(guò)程中，基層項(xiàng)目部綜合辦公室在這個(gè)過(guò)程中扮演著極為重要的角色。在基層項(xiàng)目部綜合辦公室面臨著管理方面職能的淡化、弱化、邊緣化等各種的問(wèn)題，本篇論文尤其論述了在這種情況下如何提升基層項(xiàng)目部綜合辦公室管理工作效率的具體策略，提出了可供參考的有效解決基層項(xiàng)目部綜合辦公室管理工作效率差問(wèn)題的方法，可供讀者進(jìn)行參考。

【參考文獻(xiàn)】

【1】于自佳.如何提升基層項(xiàng)目部綜合辦公室管理的工作效率[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐，2017（24）：213+215.

【2】董屹，王晨，李娜.科層制視角下公立醫(yī)院辦公室管理工作探析[J].中國(guó)醫(yī)院，2019（03）：70-72.

【3】張曉花.加強(qiáng)辦公室檔案管理工作的措施[J].青海教育，2019（02）：55.

【4】孫百明，石星明.淺析辦公室精細(xì)化行政管理的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（04）：6.

【5】李軍軍.淺談做好企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（04）：7.

【6】田鑫.試論如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（04）：58.