會展企業(yè)財務管理中ERP的應用問題及完善對策

董 磊

改革開放以來，隨著社會經濟的持續(xù)發(fā)展與國內外交流的日益頻繁，我國會展事業(yè)獲得了長足的發(fā)展，會展舉辦的頻率與規(guī)模日益增加，會展企業(yè)也不斷增多。財務管理是會展企業(yè)管理中的重點，信息技術的持續(xù)發(fā)展為會展企業(yè)創(chuàng)新財務管理模式提供了巨大的技術支撐。目前，ERP系統(tǒng)已經被大量的應用于會展企業(yè)的財務管理中，有效地提升了會展企業(yè)的財務管理水平。但受各種因素的限制，會展企業(yè)在ERP應用中也暴露了一些問題，必須采取有效的完善策略。

一、ERP的內涵、特征與價值

ERP是Enterprise Resource Planning的首字母縮寫，翻譯過來為企業(yè)資源計劃。ERP是以信息技術為基礎，全面集成企業(yè)資源信息，為企業(yè)管理與決策提供助力的系統(tǒng)化平臺。從當前有關ERP的研究來看，ERP既是一種管理平臺，也是一種先進的管理思想，更是一種在管理實踐中廣泛應用的方法，ERP從MIS、MRP、MRP II發(fā)展而來，具有集成性、時效性、預測性三大特點，集成性指對生產控制、物流管理、財務管理的有效整合，實效性指具備實施處理與分析的功能，而預測性則指在財務數據處理的基礎上進行預測、管理和控制。ERP的三大特征使得其在企業(yè)管理中具有突出的應用價值，有助于管理者隨時把握企業(yè)運行狀況，對資金的透明化運行以及管理效率的整體提升均有著很好的作用。

二、ERP在會展企業(yè)財務管理中的應用價值

（一）提高管理效率

管理效率低下是當前會展企業(yè)財務管理中面臨的嚴峻問題，因為傳統(tǒng)的財務管理在數據的搜集、整理、分析、處理中以人力資源為主，工作進度相對較慢，ERP系統(tǒng)在財務管理中的應用能夠大幅度減少人力操作的內容，以高速、便捷的信息系統(tǒng)取代重復、繁瑣的人力系統(tǒng)，極大地提升了財務管理的效率。不僅如此，借助ERP系統(tǒng)的應用，會展企業(yè)可以將各種應用系統(tǒng)，比如人力資源管理系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等有機地整合起來，為企業(yè)推行扁平式管理提供一體化工作平臺，在提高企業(yè)的內部管理效率，強化企業(yè)的執(zhí)行力度以及有效整合財務管理與其他綜合管理中具有突出的價值。

（二）強化管理水平

ERP系統(tǒng)在財務管理中的應用對會展企業(yè)管理水平的整體提升同樣有著突出的價值，首先，ERP系統(tǒng)的應用可以大幅降低財務管理中人為錯誤的風險，因為借助信息處理工具，能夠將易于犯錯的大量環(huán)節(jié)納入到信息處理中，在提供處理效率的同時，也保障了數據處理的準確性。其次，財務管理不僅具有財務層面的意義，對企業(yè)綜合管理乃至戰(zhàn)略決策同樣有著很好的作用。當前，發(fā)揮財務管理的增值作用已經成為管理的熱點，ERP系統(tǒng)能夠借助各種有效地分析工具，將分散的財務數據整合為財務資源，為企業(yè)負責人制定戰(zhàn)略決策等提供參考依據，推動企業(yè)財務管理水平的強化與提升。

（三）轉變管理模式

管理模式是財務管理所遵循的基本模式，與時俱進是管理模式的基本要求。企業(yè)管理模式的轉變主要體現在兩點內容上，第一是管理內容的發(fā)展，即根據財務管理的需求，不斷拓展管理范圍，實現管理模式的創(chuàng)新發(fā)展；第二是管理技術的發(fā)展，即不斷加強新技術在財務管理中的應用，優(yōu)化管理模式的效果。ERP系統(tǒng)的應用屬于第二種。ERP系統(tǒng)是信息技術發(fā)展到特定階段的產物，具有多樣化的財務處理功能，可以有效彌補傳統(tǒng)財務處理中的欠缺與不足，從而推動管理模式的創(chuàng)新，為會展企業(yè)財務管理的深入開展與有效推進提供技術支撐。

三、ERP在會展企業(yè)財務管理應用中的問題

（一）環(huán)境建設不達標

良好的外部環(huán)境是會展企業(yè)財務管理ERP應用的重要保障，因此，會展企業(yè)在ERP應用中，必須將環(huán)境建設作為重點內容，確保外部環(huán)境與ERP建設的需求相吻合，從而提高ERP的建設效果。但從當前ERP建設的現狀來看，外部環(huán)境不達標是常見問題。首先，從思想觀念層面而言，企業(yè)領導層對ERP建設缺乏正確的觀念。不少會展企業(yè)的ERP建設并非從財務管理以及企業(yè)發(fā)展的實際需要出發(fā)，而是一種盲目跟風的行為，這就導致ERP建設根本無法實現優(yōu)化財務管理的目標，削弱了ERP建設的針對性；其次，從制度建設層面而言，會展企業(yè)未能將ERP建設與應用納入到企業(yè)整體的制度建設中，既沒有圍繞ERP應用出臺細致完備的制度，也沒有從嚴格制度執(zhí)行的角度出發(fā)，設置相應的獎懲措施，制度建設有浮于表面的現象，對ERP建設的外部環(huán)境帶來了一定的負面影響。不僅如此，ERP建設對企業(yè)的信息設備等有一定的要求，不少會展企業(yè)在信息設備配置以及網絡配置中同樣存在問題。

（二）系統(tǒng)功能不全面

ERP系統(tǒng)是當前會展企業(yè)深化管理改革，提高管理效果的主要憑借，而全面、完善的系統(tǒng)功能則是充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)作用與價值的前提條件，然而，從當前ERP系統(tǒng)的應用現狀來看，系統(tǒng)功能不全面是比較典型的問題。首先，系統(tǒng)功能以財務管理為主，其他層面的功能有所欠缺，無法發(fā)揮ERP系統(tǒng)的整合價值。如前所言，集成性是ERP系統(tǒng)最為基本的特點，能夠借助功能模塊的設置將不同的管理內容有效的整合起來。但不少會展企業(yè)的ERP系統(tǒng)功能僅僅落在財務管理層面，展覽項目管理、觀眾服務等欠缺；其次，功能設置不完善。即便在財務管理領域，功能設置不完善也是比較典型的問題，財務管理功能設置中沒有將訂單管理、收付管理、預算管理等有機地結合起來。

（三）前期工作不深入

“合抱之木，起于毫末”。對會展企業(yè)財務管理ERP應用而言，扎實的前期工作是保障ERP應用效果的先決條件，但從會展企業(yè)ERP應用現狀而言，前期工作不合理是比較典型的問題。比如，財務管理現狀調查不足。ERP主要應用于企業(yè)財務管理，財務管理現狀是ERP應用必須參考的內容，它決定了ERP應用的思路與任務，但很多會展企業(yè)在ERP建設中存在隨大流的現象，未能以財務管理現狀為ERP應用的出發(fā)點和立足點，ERP建設中出現了偏差，弱化了建設的效益；又如，企業(yè)環(huán)境分析不足。ERP應用具有很強的系統(tǒng)性，對外部環(huán)境有著較高的要求，因此，會展企業(yè)在ERP的應用中需要對外部環(huán)境有充分的了解，有效克服外部環(huán)境的負面因素。但在實際的應用環(huán)節(jié)中，很少有會展企業(yè)會意識到此點，對ERP建設以及后期運行帶來了一定的負面影響，降低了建設效果。前期工作不深入導致會展企業(yè)在ERP應用中缺乏目標意識與規(guī)劃意識，致使ERP建設脫離企業(yè)的實際情況，未能實現ERP建設的預期目標，弱化了ERP建設的價值。

（四）系統(tǒng)選型不合理

系統(tǒng)選型是ERP建設中最為關鍵的問題，系統(tǒng)選型是否具有科學性、合理性、針對性，直接決定了ERP應用的成敗。當前，我國市面上的ERP供應商為數眾多，既有國外大型軟件公司，也有國內公司。國外公司因ERP研發(fā)較早，系統(tǒng)專業(yè)性更強，穩(wěn)定性更佳，但存在售價偏高，售后服務困難的問題，且國外ERP系統(tǒng)設置復雜，不符合會展業(yè)營改增要求，國內公司ERP價格普遍低于國外公司，且售后服務較為完善，但國內公司適用會展業(yè)的少，ERP容易出現質量問題。會展企業(yè)在ERP選型中要充分考慮自身的應用目標以及資金實力，著力提升系統(tǒng)選型的科學性。但在實際的操作中，系統(tǒng)選型不合理是比較普遍的問題。相當一部分會展企業(yè)在ERP建設中存在隨大流的現象，往往以其他企業(yè)的選型作為依據，未能考慮企業(yè)自身的特殊情況，削足適履的問題比較顯著。不僅如此，部分企業(yè)存在盲目追求先進系統(tǒng)的現象，忽略了ERP建設的適用性問題，為后期功能完善留下了隱患，這些行為都是缺乏戰(zhàn)略目光與科學思維的表現，對企業(yè)的ERP建設乃至長遠發(fā)展均帶來了不容小覷的負面影響。

（五）人員素質不匹配

財務管理工作，歸根到底，要有人來完成。財務信息化建設雖然能夠提升財務管理的效率，推動財務管理從人工化向智能化發(fā)展，但財務人員仍然是財務管理的中堅力量，財務人員自身的專業(yè)能力與綜合素質，對財務管理的實效性有著重要的影響。在傳統(tǒng)的財務管理模式中，財務人員僅需具備專業(yè)的財務處理技能則可，但隨著ERP建設應用的不斷深入，傳統(tǒng)的財務處理技能已經不能滿足財務工作的需要，特別是在ERP環(huán)境下，財務管理對財務人員的素質提出了更高的要求。但從會展企業(yè)的實際情況來看，不少企業(yè)均存在人員素質不匹配的問題，財務人員的素質根本無法有效承擔起ERP運行的責任。首先，信息技術操作能力不高。會展企業(yè)財務管理ERP以信息技術為依托，對操作者的信息技術操作能力有著較高的要求，掌握企業(yè)重要財務信息的財務人員大都操作能力有限，無法把財務信息應用到ERP財務管理系統(tǒng)的拓展與維護中，既降低了ERP系統(tǒng)的建設價值，也不利于財務信息資源價值的充分實現；其次，培訓工作欠缺。會展企業(yè)未能從ERP應用的實際需要出發(fā)，加大財務人員的培訓力度。

（六）后期完善不及時

ERP在財務管理中的應用不僅是會展企業(yè)變革財務管理模式的重要方式，更是會展企業(yè)創(chuàng)新管理體制的有效手段。ERP的應用對會展企業(yè)的影響是全方位的，企業(yè)除了做好前期調查與環(huán)境建設的工作外，更要將工作觸角延伸到后期，但從當前會展企業(yè)在ERP應用中的實際表現來看，后期完善不及時是比較典型的問題。ERP系統(tǒng)具有開放性，需要隨著技術的發(fā)展以及管理需求的變化而不斷地調整、充實，但在當前的應用實踐中，會展企業(yè)并未有效地開展相應的完善工作，ERP應用總體處于較低的水平。

四、會展企業(yè)財務管理ERP的應用的完善對策

（一）落實外部環(huán)境建設

ERP應用是一項系統(tǒng)性工程，不僅在財務管理中有著巨大的應用價值，對企業(yè)管理的整體變革與發(fā)展完善也有著很好的作用。企業(yè)外部環(huán)境欠缺是ERP應用中的常見問題，對此，會展企業(yè)必須將外部環(huán)境的建設作為ERP應用的保障。首先，提高重視程度。ERP應用是信息時代會展企業(yè)推動企業(yè)信息化建設，強化財務管理的必經之路，企業(yè)領導者要深刻地認識到ERP應用之于企業(yè)的重要性，將ERP建設作為當前企業(yè)發(fā)展的重要舉措，合理引導企業(yè)資源向ERP流動，保障ERP的應用效果；其次，提高員工認知。ERP不僅是財務人員的操作系統(tǒng)，更是企業(yè)強化管理的重要載體，讓每個員工都了解ERP的本質以及實施的意義，是促使ERP有效運行的必然要求。會展企業(yè)要做好ERP建設、應用的宣傳教育工作，提高全體員工對ERP的了解；最后，加強配套制度建設?！皼]有規(guī)矩，不成方圓”，在ERP應用中，制度建設居于中心地位，健全的制度體系是保障ERP運轉的必然要求，會展企業(yè)要圍繞ERP應用的實際需要，不斷加強配套制度的建設。一方面從ERP應用后企業(yè)財務管理所發(fā)生的變化出發(fā)，調整財務管理制度，另一方面制定專門的ERP操作制度。

（二）明確完善系統(tǒng)功能

系統(tǒng)功能不齊全是ERP在會展企業(yè)應用中的典型問題，企業(yè)需要從財務管理乃至企業(yè)管理的高度出發(fā)，完善系統(tǒng)功能，首先，凸顯系統(tǒng)功能的集成性，在重視財務管理基本功能的同時，將業(yè)務層面的內容納入其中，比如展覽項目管理模塊、展商服務模塊、展位分配模塊、觀眾服務模塊，其次，健全財務功能模塊。針對財務管理功能模塊中存在的缺陷，會展企業(yè)要圍繞財務管理的內容與需求，不斷豐富功能模塊的內容，包括但不限于訂單管理模塊、收付管理模、發(fā)票管理模塊、搭建管理模塊、成本核算模塊、會計總賬模塊、報表統(tǒng)計模塊、預算管理模塊。

（三）加強前期調查工作

前期調查不足是會展企業(yè)ERP應用中最為常見的問題之一，前期調查不足導致會展企業(yè)在ERP應用中缺乏明確的目標與清晰的路線，不僅使得ERP建設無法實現預期的效果，更會加劇企業(yè)的成本支出。因此，在財務管理ERP的完善中，會展企業(yè)必須將細致的前期調查作為前置內容，從以下幾點出發(fā)，采取有效的措施，首先，調查企業(yè)財務管理現狀。ERP是會展企業(yè)深化財務管理的有效工具，當前的財務管理現狀則是影響ERP應用的重要因素，會展企業(yè)要以財務管理現狀的分析為基礎，總結歸納當前財務管理中的問題，為ERP建設鋪平道路；其次，調查企業(yè)財務管理信息化的建設狀況。在應用ERP之前，會展企業(yè)大都已經具備了一定的財務信息化基礎，ERP應用需要從既有的財務信息化水平出發(fā)，做好拓展與延伸工作，這是降低ERP建設難度的客觀需要；最后，調查企業(yè)財務管理ERP應用的基礎條件。ERP應用是企業(yè)系統(tǒng)變革財務管理，創(chuàng)新管理模式的重要手段，對企業(yè)的整體環(huán)境有著較高的要求。會展企業(yè)要從ERP建設的內容與特點出發(fā)，做好基本應用條件的分析工作，重點分析當前企業(yè)環(huán)境中不利于ERP應用的因素。

（四）科學選擇系統(tǒng)軟件

系統(tǒng)選型是ERP應用的核心環(huán)節(jié)，選型是否科學合理，不僅關系到ERP的應用效果，對企業(yè)的成本控制也有重要的影響。對此，會展企業(yè)需要從以下三點出發(fā)，采取有效的措施。首先，關注系統(tǒng)功能。不同品牌ERP在具體功能設置上有一定的差別，就以國內普及程度較高的用友和金蝶為例，金蝶操作靈活，更加人性化，適用于中小企業(yè)一般的財務管理，而用友具有獨立的核算模塊，細分程度高，更具專業(yè)性，適用于大企業(yè)的精細化管理。會展企業(yè)要結合自身的規(guī)模、財務管理需求等，選擇功能對口度最高的系統(tǒng)軟件；其次，比對產品價格。財務管理ERP建設的根本目標在于用最少的投入打造最適宜的信息管理系統(tǒng)。會展企業(yè)在ERP應用中要綜合比對功能相近ERP的價格，在其余條件不發(fā)生變化，或者變化幅度很小，可以忽略不計的情況下，選擇價格最為便宜的ERP系統(tǒng)；最后，注重售后服務。完善的售后服務是保證ERP系統(tǒng)順利應用的客觀需要，企業(yè)在系統(tǒng)選型中要注重供應商的售后服務內容與質量，以此作為選擇的主要參考因素。從市面主要產品來看，目前可以購買到模塊化ERP系統(tǒng)軟件一般只適用于工商業(yè)企業(yè)，與會展業(yè)貼合度不高，不能滿足會展管理的需要，會展企業(yè)在軟件選擇中可以采用合作開發(fā)的模式，將對軟件功能的需求發(fā)送給開發(fā)公司，讓其提供定制化的產品，同時，規(guī)模較大，技術人員充足的會展企業(yè)可以自行開發(fā)。

（五）加大人力資源培訓

ERP的應用既為會展企業(yè)變革財務管理提供了巨大的技術支撐，也給企業(yè)財務管理人員帶來了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的財務人員已經難以滿足企業(yè)財務管理的需要，破除財務人員與技術人員之間的壁壘，推動財務人員的技術化轉型，成為當前會展企業(yè)深化ERP應用效果的客觀需要。對此，會展企業(yè)需要加大人力資源的培訓力度，首先，豐富培訓內容，培養(yǎng)復合型財務人員。以往的財務人員培訓以財務處理專業(yè)技能培訓為主，雖然涉及到部分信息操作內容，但缺乏系統(tǒng)性，無法滿足ERP應用的實際需要。會展企業(yè)在ERP應用前需要開展財務人員的集中培訓工作，圍繞ERP應用給財務管理帶來的變革，加強信息技術的培訓力度，推動財務人員從單一技能型人才向復合型人才轉變，實現業(yè)務能力發(fā)展與技術能力提升同步的培訓目標；其次，創(chuàng)新培訓機制。ERP系統(tǒng)具有開放性、兼容性、拓展性等特點，隨著其在財務管理中應用的不斷深入，對財務人員各項能力的要求也在日益提升。因此，僅僅依靠崗前培訓無法滿足ERP的應用需求，企業(yè)要創(chuàng)新培訓機制，將崗前、崗中以及轉崗培訓等有機結合起來，推動財務人員向成長型人才發(fā)展。

（六）加強后期系統(tǒng)完善

系統(tǒng)的后期完善是充分保障ERP系統(tǒng)應用價值，不斷提升企業(yè)財務管理水平的客觀需要。會展企業(yè)需要從以下幾點出發(fā)，做好后期完善工作，首先，拓展ERP系統(tǒng)的功能設置。財務管理的內容與要求并非一層不變的，它會隨著企業(yè)的發(fā)展變化乃至外部環(huán)境的變化發(fā)生變更，因此，ERP系統(tǒng)在功能設置上也不可能一勞永逸，會展企業(yè)需要從財務管理的實際需要出發(fā)，不斷優(yōu)化功能設置，增設新功能的同時，將不符合當前財務管理需求的功能模塊剔除出去；其次，注重系統(tǒng)整合。信息化是會展企業(yè)管理發(fā)展的主要趨勢，財務信息化僅僅是信息化的一個部分，會展企業(yè)需要將ERP系統(tǒng)與其他信息化系統(tǒng)，如自動化辦公系統(tǒng)等有效地整合起來，打造良好的信息化管理平臺。

五、結語

時至今日，ERP系統(tǒng)已經被廣泛地應用于企業(yè)的財務管理中，在提高財務管理效率，強化企業(yè)管理水平中發(fā)揮著突出的作用。會展企業(yè)在ERP的財務管理應用中，既取得了顯著的成績，也暴露了一些問題，因此，會展企業(yè)需要從落實外部環(huán)境建設、明確完善系統(tǒng)功能、加強前期調查工作、科學選擇系統(tǒng)軟件、加大人力資源培訓、加強后期系統(tǒng)完善等角度出發(fā)，采取好有效的措施。