淺析如何加強(qiáng)煤礦信息系統(tǒng)建設(shè)項目的管理

張洪磊 董志 劉騰

隨著集團(tuán)煤礦信息系統(tǒng)建設(shè)項目的日益增多，項目建設(shè)面臨著技術(shù)復(fù)雜、安全風(fēng)險較高、人力資源匱乏等問題。本文結(jié)合信息系統(tǒng)項目管理理論，描述了在項目管理中需要著重關(guān)注的整體管理、進(jìn)度管理、溝通管理和干系人管理四個部門，并對找出的問題給出了一些切實可行的解決方法與建議。

隨著兗礦集團(tuán)煤礦信息系統(tǒng)建設(shè)項目的日益增多，項目建設(shè)面臨著技術(shù)復(fù)雜、安全風(fēng)險較高、人力資源匱乏等問題。通過加強(qiáng)項目整體管理、項目進(jìn)度管理、項目溝通管理和干系人管理，從項目建設(shè)伊始便充分考慮系統(tǒng)投入運行后運維的現(xiàn)實要求，實現(xiàn)系統(tǒng)從建設(shè)到運維的無縫銜接，更好的保障涉及安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理的信息化業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的可靠穩(wěn)定運行，有力預(yù)防系統(tǒng)隱患并及時處置運維風(fēng)險。

加強(qiáng)項目管理可以把集團(tuán)關(guān)于“駐外能化公司信息化建設(shè)與運維事宜，由集團(tuán)公司信息化中心按照‘六統(tǒng)一的原則統(tǒng)一管理”的規(guī)定更好的落到實處。

以下結(jié)合個人實踐經(jīng)驗，探討論述在煤礦信息系統(tǒng)建設(shè)項目管理過程中存在的問題及解決方法和建議。

一、項目整體管理

集團(tuán)內(nèi)部煤礦信息系統(tǒng)建設(shè)項目管理除了包括互相影響與制約的范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量、人力資源、溝通、風(fēng)險和采購等幾個方面外，還需符合集團(tuán)公司關(guān)于信息化管理的規(guī)章制度的要求。具體從以下幾個方面闡述：

（一）制定切合實際的項目管理計劃

從項目立項開始便應(yīng)符合集團(tuán)《信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)管理辦法》、《信息網(wǎng)絡(luò)及應(yīng)用系統(tǒng)安全管理辦法》等信息化管理文件的要求，并在項目管理中貫徹落實《信息化中心關(guān)于加強(qiáng)服務(wù)質(zhì)量考核的通知》、《信息中心安全技術(shù)管理辦法》等文件要求，結(jié)合具體實際，建立、健全、細(xì)化項目管理計劃。

1.項目范圍管理計劃，明確項目范圍及實現(xiàn)的功能及可能出現(xiàn)的調(diào)整與更改。

2.項目進(jìn)度管理計劃，針對以往同類項目建設(shè)經(jīng)驗，充分考慮具體煤礦項目建設(shè)存在的技術(shù)人員匱乏，施工人員素質(zhì)，合同資金付款進(jìn)度等影響，以及能化公司甚至地方政府可能存在的其它要求，合理評估項目建設(shè)周期。

3.項目人力資源計劃，充分考慮項目建設(shè)部門及信息站人員情況，明確項目負(fù)責(zé)人、項目經(jīng)理、現(xiàn)場負(fù)責(zé)人、主要技術(shù)人員。

4.項目溝通計劃，鑒于集團(tuán)內(nèi)部項目，特別是駐外能化公司對所屬煤礦信息系統(tǒng)項目建設(shè)在審批、資金計劃、管理、驗收等方面要求的特殊性，項目溝通計劃應(yīng)根據(jù)項目實際情況進(jìn)行及時的調(diào)整，特別是遇到影響項目進(jìn)度的重大困難。應(yīng)充分利用信息站屬地優(yōu)勢，明確項目總協(xié)調(diào)人，推動解決項目在實施過程中遇到的各類困難，根據(jù)困難程度、問題類別，通過日常項目周報、項目例會、推進(jìn)會、專題匯報等形式與礦分管負(fù)責(zé)人，能化分管部門或能化分管領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)調(diào)，保障項目的正常進(jìn)度。

5.項目風(fēng)險管理計劃，集團(tuán)煤礦信息系統(tǒng)項目的主要風(fēng)險是安全風(fēng)險，應(yīng)當(dāng)按照集團(tuán)相關(guān)文件和《信息中心安全技術(shù)管理辦法》的具體要求，向項目團(tuán)隊的每一位人員，向分系統(tǒng)承包商明確安全責(zé)任，簽訂安全技術(shù)措施，做好安全防護(hù)，杜絕各類安全事故。出現(xiàn)重大安全隱患應(yīng)當(dāng)及時排除解決。

（二）指導(dǎo)與管理項目執(zhí)行

項目負(fù)責(zé)人在指導(dǎo)與管理項目執(zhí)行時，應(yīng)采取多種行動，與項目團(tuán)隊及各協(xié)同部門管理技術(shù)人員反復(fù)商討，細(xì)致匯總、分析、梳理相關(guān)意見和建議，完成項目合同與技術(shù)規(guī)格書規(guī)定的項目范圍中的工作。特別需要注意的包括：

1.管理分派到本項目上的團(tuán)隊成員；

2.取得、管理并使用包括車輛、材料、工具、設(shè)備等資源；

3.核實并確認(rèn)項目可交付成果，構(gòu)成子系統(tǒng)交付成果的，及時提請并督促礦方進(jìn)行驗收；

4.評估在實施過程中礦方或子系統(tǒng)承包商提出的變更對成本、進(jìn)度等方面的影響，變更的批準(zhǔn)必須得到礦方書面或正式的同意，避免驗收中計劃財務(wù)和審計部門提出異議；

5.建立并管理項目團(tuán)隊內(nèi)外各種形式的溝通渠道，確保妥善處理可能引起的沖突；

6.收集項目數(shù)據(jù)并報告進(jìn)度、技術(shù)等狀態(tài)信息，并及時匯報、執(zhí)行能改善項目實施的措施。

（三）監(jiān)控項目工作

采取多元措施加強(qiáng)對信息系統(tǒng)項目建設(shè)的監(jiān)控工作，采取糾正或預(yù)防措施控制項目的實施效果。從維護(hù)中心利益的戰(zhàn)略高度，項目總負(fù)責(zé)及總協(xié)調(diào)人應(yīng)當(dāng)分析、跟進(jìn)并監(jiān)視項目風(fēng)險，確保及時識別各類風(fēng)險，報告其狀態(tài)，督促項目經(jīng)理按照安全技術(shù)措施執(zhí)行必要的風(fēng)險應(yīng)對措施，為項目的安全實施提供支撐。判斷是否出現(xiàn)了需要采取糾正及預(yù)防措施的跡象，并在必要時向項目實施部門負(fù)責(zé)人、中心分管負(fù)責(zé)人匯報并提出合理建議。

二、項目進(jìn)度管理

項目進(jìn)度管理主要是為了確保項目按合同約定時間完成。集團(tuán)內(nèi)部項目在項目進(jìn)度上一般具有一定彈性空間。但是貴州區(qū)域的項目，特別是有國家財政專項獎補資金的智能機(jī)械化自動化改造項目，省能源局、地方政府部門對完成時間是有硬性約束與規(guī)定的，這就對項目進(jìn)度的管理提出了更高的要求。應(yīng)特別重視以下幾個方面：

（一）制定切實可行的進(jìn)度管理計劃

這里的項目進(jìn)度管理計劃可根據(jù)項目的規(guī)模、難度，靈活制定詳細(xì)的正式計劃或者概括性的非正式計劃。針對煤礦信息系統(tǒng)建設(shè)項目中經(jīng)常需要完善工業(yè)環(huán)網(wǎng)、數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)、工業(yè)電視系統(tǒng)，同時還需要對包括電力、通風(fēng)、排水、煤流運輸?shù)壬a(chǎn)子系統(tǒng)的改造，項目活動持續(xù)時間長，項目活動所需的材料、人員、設(shè)備的種類和數(shù)量多的情況，應(yīng)高度重視對項目持續(xù)時間的估算，制作直觀的項目進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖或甘特圖。

（二）加強(qiáng)對進(jìn)度控制

進(jìn)度控制主要是為了發(fā)現(xiàn)項目實施中對進(jìn)度計劃的偏離，從而可以通過項目例會、推進(jìn)會，掌控好項目實際進(jìn)度，及時根據(jù)項目實施、建設(shè)單位等部門和人員及相關(guān)干系人的反饋，預(yù)判可能出現(xiàn)的延誤，及時發(fā)現(xiàn)延誤并采取糾正的措施，降低風(fēng)險。

在實際工作中，煤礦經(jīng)常會因相關(guān)地方政府的檢查，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的視察、調(diào)研等情況要求暫時停止項目實施或地方政府針對有獎補資金的項目提前安排驗收的情況，這將對項目進(jìn)度產(chǎn)生較大影響，應(yīng)積極應(yīng)對上述引起進(jìn)度變更的因素，采取以下措施。

1.投入更多資源或增加工作時間，以縮短關(guān)鍵活動的工期。實際上，上述情況是經(jīng)常發(fā)生的。針對這種情況，應(yīng)當(dāng)建立部門協(xié)同的核心技術(shù)支持團(tuán)隊，統(tǒng)籌規(guī)劃，合理的將擁有較高專業(yè)技術(shù)知識和豐富的現(xiàn)場工作經(jīng)驗的技術(shù)骨干納入進(jìn)來，可提高反應(yīng)速度，加快項目進(jìn)度，減少各類技術(shù)困難或施工困難造成的不利影響。通過現(xiàn)場技術(shù)支持和以通信、網(wǎng)絡(luò)為媒介的遠(yuǎn)程技術(shù)支持相結(jié)合的方式，能有效降低各類項目成本。

2.在礦方同意的前提下，減小活動范圍或降低活動要求。在保證項目涉及的安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理和職工生活服務(wù)等信息系統(tǒng)改造建設(shè)完成后的安全可靠運行前提下，不影響項目主要目標(biāo)的實現(xiàn)，征求礦方同意后，確因可不抗因素引起項目工期大幅縮短后，可以適當(dāng)減小活動范圍或降低活動要求。

3.加強(qiáng)質(zhì)量管理，及時發(fā)現(xiàn)問題，減少返工。

4.熟悉煤礦經(jīng)營管理流程，減少因缺乏了解引起的工期延誤。

三、注重項目溝通管理和干系人管理

在集團(tuán)煤礦信息系統(tǒng)建設(shè)項目中，溝通管理和干系人管理尤為重要。溝通管理的出發(fā)點和落腳點都是處理人與人之間的關(guān)系。在礦井或煤化工企業(yè)信息化項目實施過程中，可能會存在系統(tǒng)復(fù)雜，管轄權(quán)限重疊， 參與人員身份復(fù)雜等問題， 這樣必然存在著公司、部門、個人之間的利益沖突。如何妥善解決各種利益沖突或其它潛在沖突是溝通管理需要處理的一個重要方面。

目前集團(tuán)煤礦信息系統(tǒng)建設(shè)項目中，為了保證項目的成功，需要協(xié)調(diào)建設(shè)單位業(yè)務(wù)部門和各子系統(tǒng)廠商，溝通工作的順暢與否在一定程度決定著項目的進(jìn)度。在溝通管理和干系人管理中，本文認(rèn)為中心需要加強(qiáng)以下幾個方面：

1.靈活高效的項目匯報制度。項目能夠順利完成，離不開中心和建設(shè)單位高層領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視。靈活高效的項目匯報制度是得到領(lǐng)導(dǎo)支持重視的良好方式。鑒于能化公司分管部門對所屬煤礦的項目管理力度和意愿，應(yīng)及時向能化分管領(lǐng)導(dǎo)、分管部門、具體負(fù)責(zé)人匯報項目進(jìn)展。避免因不符合能化管理部門意見和建議，引起項目變更與延期。在項目推進(jìn)過程中，遇到重大問題，應(yīng)根據(jù)中心規(guī)定，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報實際情況，供中心領(lǐng)導(dǎo)決策。

2.中心應(yīng)更加注重駐地信息站在溝通管理和干系人管理的作用，建立項目協(xié)調(diào)人制度。特別是能化范圍內(nèi)跨單位的信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)上傳、經(jīng)營管理平臺等建設(shè)項目中，與能化公司及所屬各礦機(jī)電、安全生產(chǎn)、計劃財務(wù)部門及負(fù)責(zé)人的溝通尤為重要。信息站在日常信息系統(tǒng)的維護(hù)、服務(wù)中建立起了良好的工作關(guān)系，可以起到對項目推進(jìn)事半功倍的作用。

同時，有效利用并合理安排駐地信息站人員、工具、車輛等各項資源，可以極大的節(jié)省項目建設(shè)周期和成本，同時為日后可能的信息系統(tǒng)維護(hù)做好技術(shù)儲備工作。

3.中心應(yīng)完善部門協(xié)同下的項目經(jīng)理制度。項目中遇到的全部問題都需要中心領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)并不現(xiàn)實，應(yīng)在項目中配置現(xiàn)場項目經(jīng)理，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)具體的工作細(xì)節(jié)。確需與駐地能化或礦高層領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)的，可以請項目協(xié)調(diào)人負(fù)責(zé)與建設(shè)單位業(yè)務(wù)部門、能化和中心領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)處理。

4.重視干系人管理。煤礦信息系統(tǒng)的管理和使用部門具體負(fù)責(zé)人對項目實施細(xì)節(jié)的影響是最具體的，對項目功能實現(xiàn)的要求也是最直觀的，應(yīng)通過詳盡的解釋，耐心的溝通建立良好的工作關(guān)系，這對減少不必要的項目成本是極為有用的。中心應(yīng)加強(qiáng)對一線項目實施人員在工作禮儀，特別是溝通方式的培訓(xùn)與提醒，減少摩擦，降低阻力。

5.重視中心項目建設(shè)人員工作與休假的合理安排。集團(tuán)煤礦，特別是駐外能化煤礦的位置一般非常偏僻，交通生活設(shè)施均比較落后，項目任務(wù)繁重，周期長，工期緊張，這對經(jīng)常需要長期進(jìn)行項目建設(shè)的技術(shù)人員身心壓力是比較大的，應(yīng)當(dāng)建立合理的項目休假制度，做好項目工作的交接，確保項目順利進(jìn)行。

四、結(jié)束語

本文結(jié)合個人工作實踐經(jīng)驗，論述探討中心如何加強(qiáng)對信息系統(tǒng)項目的管理，特別是其中需要重點關(guān)注的項目整體管理、項目進(jìn)度管理、項目溝通管理和干系人管理，并對這四個部分的問題給出了一些切實可行的解決方法與建議。希望通過不斷的進(jìn)行研究、探索、實踐，以適應(yīng)集團(tuán)日益提高的信息系統(tǒng)項目建設(shè)管理要求，更好的為集團(tuán)信息化事業(yè)做出積極貢獻(xiàn)。