新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探微

摘 要：處于新時(shí)期，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)，因此，建設(shè)信息化檔案管理模式尤為重要。目前，我國事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中依然存在較多問題束縛了信息化建設(shè)的步伐，必須要盡快解決這一現(xiàn)狀，才能推動(dòng)信息化建設(shè)的步伐。本文具體分析了新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要作用，事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中存在的問題以及提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的主要方法。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;事業(yè)單位檔案管理;信息化

檔案管理工作屬于事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作，要想提高事業(yè)單位的管理效率，就必須加快檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理效率，這是新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作順應(yīng)歷史發(fā)展潮流的必然選擇。

一、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

大數(shù)據(jù)背景下，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在人們的生活與工作中被廣泛運(yùn)用，改變了人們的生活方式，提高了工作效率。事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作主要依靠人工管理模式，存在工作內(nèi)容較為復(fù)雜，工作流程較為繁瑣，工作任務(wù)量較大等問題。積極使用現(xiàn)代化信息技術(shù)則可以有效解決現(xiàn)有的問題，因此，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)是新時(shí)期背景下解決檔案管理問題的重要途徑，能夠滿足社會(huì)發(fā)展的需求，對(duì)單位發(fā)展有著極其重要的作用。首先，使檔案管理工作更加成熟、完善。以紙質(zhì)媒介為主的傳統(tǒng)檔案管理模式存在較大弊端，已經(jīng)無法滿足檔案管理工作的發(fā)展需求。實(shí)施檔案管理的信息化，檔案的管理方式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募芾砟Ｊ?，降低了信息的空間占有率，提高了檔案管理工作的效率。其次，使檔案信息的查找更加便捷。傳統(tǒng)檔案管理工作當(dāng)中，查找資料必須從檔案室眾多資料中一一查找，操作流程較為繁瑣，而且效率較低。但是檔案工作實(shí)行信息化管理之后，獲取信息可以直接通過輸入關(guān)鍵詞的方法快速找到需要的內(nèi)容，節(jié)省了時(shí)間，提升了工作效率，也保證了信息的精準(zhǔn)度。

二、事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中存在的問題

1.對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度不足

有效的檔案管理能夠促使事業(yè)單位發(fā)展，定期整理、分類檔案可以使事業(yè)單位的工作更加有條不紊，同時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享的良好局面。但是，當(dāng)前大部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部不重視檔案管理工作，片面的以往檔案信息化建設(shè)不重要，致使投入不足，信息化建設(shè)進(jìn)行較為緩慢。

2.檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)有待提升

目前多數(shù)事業(yè)單位受到發(fā)展規(guī)模和經(jīng)費(fèi)的制約，沒有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)和考核，致使檔案管理人員致使工作人員不熟悉日常的管理規(guī)范與工作流程，只了解最基礎(chǔ)的信息錄入工作，而且信息的準(zhǔn)確度也無法保障，檔案管理模式也不夠?qū)I(yè)。另外，部分檔案管理工作人員開展檔案分類工作的時(shí)候，不注意各方面細(xì)節(jié)，不熟悉電腦，致使工作效率較低、質(zhì)量較差。另外，檔案管理工作人員，安于現(xiàn)狀，不積極進(jìn)取，缺少憂患意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、學(xué)習(xí)的動(dòng)力與創(chuàng)新精神，嚴(yán)重影響著檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。

3.檔案資源的開發(fā)與使用率較低

目前我國檔案信息資源的開發(fā)和使用率較低，有效供給嚴(yán)重不足，目前我國事業(yè)單位對(duì)檔案信息資源的開發(fā)存在較多問題，例如檔案信息資源內(nèi)容缺少和信息資源存在較多重復(fù)現(xiàn)象。而且多數(shù)單位的檔案信息資料的質(zhì)量也較低。隨著信息化的發(fā)展，我國也已經(jīng)建立了多個(gè)信息數(shù)據(jù)庫，然而這些數(shù)據(jù)庫當(dāng)中的資源的利用率卻較低。

4.缺乏健全的軟硬件系統(tǒng)設(shè)施

目前，事業(yè)單位缺乏和檔案管理工作需求相符合的軟件系統(tǒng)，這是影響檔案信息化建設(shè)的重要因素。大多數(shù)事業(yè)單位，軟硬件設(shè)備不能滿足檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需要。

三、提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的主要方法

1.健全信息化管理機(jī)制

首先，科學(xué)合理的規(guī)劃檔案信息化管理工作。事業(yè)單位不同時(shí)期其發(fā)展?fàn)顟B(tài)和目標(biāo)之間存在差異，檔案信息化建設(shè)應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定不斷完善的總體計(jì)劃，穩(wěn)步扎實(shí)向前發(fā)展，不能盲目模仿，使用循序漸進(jìn)的模式開展信息化建設(shè)，才能真正實(shí)現(xiàn)建設(shè)目標(biāo)。其次，建立完善的內(nèi)部控制制度體制。內(nèi)部管理體制的制定要有利于單位的經(jīng)營效益與效果。因此，事業(yè)單位化應(yīng)該不斷優(yōu)化檔案信息化管理的內(nèi)部體系，根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際情況，嚴(yán)格遵守國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定科學(xué)合理的內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)體制，才能充分利用現(xiàn)有資源，提高工作效率，促進(jìn)單位和諧、高效發(fā)展。

2.健全監(jiān)督管理體系

事業(yè)單位要想保證檔案信息化管理的安全性，就必須要健全檔案管理監(jiān)督機(jī)制。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)實(shí)施過程當(dāng)中，其核心問題就是保證檔案信息的安全，因此，必須要確保其在嚴(yán)格的監(jiān)管和監(jiān)督機(jī)制有序開展。首先，重視自我監(jiān)督。事業(yè)單位要強(qiáng)化自我監(jiān)督，設(shè)置檔案訪問權(quán)限，對(duì)于提取信息、查閱信息等操作都必須要獲得上層權(quán)限的審批。構(gòu)建涉密檔案保密管理責(zé)任制度，單位主要領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)涉密檔案保密管理的主要責(zé)任，保密管理工作人員承擔(dān)涉密檔案的保密管理責(zé)任。把事業(yè)單位內(nèi)部工作人員的身份信息錄入到檔案信息系統(tǒng)當(dāng)中，記錄好每一位訪問者的身份、時(shí)間以及借閱內(nèi)容，攔截不明身份的外部訪問者，同時(shí)核對(duì)其IP地址和身份，切實(shí)做好檔案保密工作，確保信息安全。其次，實(shí)施公開監(jiān)督模式。事業(yè)單位檔案管理工作可以采取公開監(jiān)督模式，積極采納社會(huì)公眾的建議，及時(shí)調(diào)整內(nèi)部管理方式，提高服務(wù)質(zhì)量，提升工作效率，樹立良好形象。

3.加大信息化建設(shè)資金的投入力度

先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要條件。缺少設(shè)備和技術(shù)，信息化建設(shè)就無法順利開展。事業(yè)單位在開展檔案信息化建設(shè)進(jìn)行當(dāng)中，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)更新設(shè)備技術(shù)，使檔案信息化開展能夠擁有一個(gè)良好的環(huán)境。檔案信息收集與整理的任何一個(gè)環(huán)節(jié)都需要先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的支持，因此，事業(yè)單位信息化建設(shè)過程當(dāng)中，應(yīng)該保證技術(shù)設(shè)備采購資金充足，必要時(shí)提高采購設(shè)備資金的比例。其次，盡快建立數(shù)字化檔案館。數(shù)字化作為檔案管理以及存儲(chǔ)的重要手段，數(shù)字化檔案館則集中了各種先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，可以提高檔案信息的利用效率。因此，在信息化建設(shè)過程當(dāng)中，事業(yè)單位應(yīng)該積極采用各種先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，把物質(zhì)資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化資源，建立數(shù)字化檔案館，全面發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。

4.提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案工作具有較強(qiáng)的科學(xué)性與業(yè)務(wù)性，對(duì)管理人員的綜合素養(yǎng)要求較高。建設(shè)信息化檔案管理模式，必須要提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，才能保證其能夠符合新時(shí)期檔案管理工作的發(fā)展需求。首先，提升思想認(rèn)識(shí)。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作壓力越來越大，難度也逐漸增加，事業(yè)單位應(yīng)該提升檔案管理人員對(duì)該項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)。強(qiáng)化管理意識(shí)，保證其具備高度的社會(huì)責(zé)任感、良好的職業(yè)道德以及積極向上、勇于創(chuàng)新的工作態(tài)度，全心全意為人民服務(wù)。其次，加強(qiáng)人才的教育和培訓(xùn)工作。事業(yè)單位應(yīng)該定期組織相關(guān)工作人員進(jìn)行集體學(xué)習(xí)，給檔案管理人員提供一個(gè)相互交流學(xué)習(xí)的平臺(tái)，不僅可以系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理的基本理論知識(shí)，還可以根據(jù)檔案管理工作實(shí)際情況學(xué)習(xí)專業(yè)技能。另外，定期組織現(xiàn)有檔案管理人員開展信息化學(xué)習(xí)，使用科學(xué)的知識(shí)與方法他們的專業(yè)能力，保證其具備熟練的計(jì)算機(jī)軟件的操作技能，符合信息化時(shí)代檔案管理工作發(fā)展需求。

綜上所述，在加快事業(yè)單位檔案管理信息化過程當(dāng)中，事業(yè)單位和檔案管理人員都應(yīng)該意識(shí)到檔案管理工作的重要性，樹立先進(jìn)的管理理念，與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理模式，才能促使檔案管理信息化有效開展。

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作者簡(jiǎn)介：

李竹垠（1983--）女，漢族，山西省翼城縣人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。