技術服務項目文件控制管理與策略

王鈞

【摘 要】技術服務項目周期短、業(yè)主要求高和設計任務緊，按期交付項目文件是實現(xiàn)項目順利驗收的重要條件，我們應重視文檔管理對推進項目進程和保障產(chǎn)品質量所發(fā)揮的積極作用。論文從合同管理、建立項目文檔管理制度、文件歸檔進度控制和質量控制四個方面，闡述了從業(yè)務前端加強文件源頭控制，以及項目全過程的文件進度控制與質量管理等有效的方法和策略。

【Abstract】 Technical service projects have the characteristics of short cycle， high requirements of owners and tight design tasks. The on time delivery of project documents is an important condition for the successful acceptance of projects. We should attach importance to the positive role of document management in promoting project progress and ensuring product quality. Starting from the four aspects of contract management， establishment of project document management system， document filing progress control and quality control， this paper elaborates effective methods and strategies to strengthen document source control from the front end of the business， and document progress control and quality management in the whole process of the project.

【關鍵詞】核電廠;技術服務項目;項目文件;前端控制

【Keywords】nuclear power plant; technical service projects; project document; front control

【中圖分類號】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2019）04-0045-03

1 引言

技術服務項目是指為核電廠、核化工、核設施退役和乏燃料后處理等項目提供的技術支持與服務工作，其特點主要表現(xiàn)為周期短、業(yè)主要求高和設計任務緊，同期開展的項目數(shù)量大，專業(yè)多，工作接口復雜，項目文件管控難度大，因此，要實現(xiàn)項目順利驗收，確保項目文件保質保量按期交付業(yè)主，應重視文檔控制管理對推進項目進程和保障產(chǎn)品質量所發(fā)揮的積極作用。

在中國核電工程有限公司業(yè)務文檔一體化和文檔全生命周期管理原則和指導思想下，項目文檔工作應摒棄過去被動接收文件的管理模式，主動介入項目前期各業(yè)務環(huán)節(jié)，及時協(xié)調業(yè)主建立項目專用的通信渠道，確保內外部工作接口順暢以及項目信函、資料分發(fā)流轉及時準確高效，并通過程序規(guī)定項目參與方對文件歸檔質量和進度的職責范圍和管理要求，統(tǒng)一文件發(fā)布歸檔流程，執(zhí)行項目全過程的文件控制與管理，從而保證文件資料記錄在項目全過程按照科學、統(tǒng)一的標準生成和流轉，為項目建設活動的實施與持續(xù)改進提供最佳的方法和途徑。

2 技術服務項目文件控制管理的必要性

2.1 項目文件是項目活動全過程的重要見證

項目文件是反映項目建設全貌的真實記錄，除了交付業(yè)主的成果文件外，還包括在項目策劃、合同簽訂、任務/計劃下達、項目實施、完工驗收、支付結算和考核評價全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件資料。它們是項目各個階段、各項業(yè)務管理經(jīng)驗的積累，為優(yōu)化項目管理，實現(xiàn)項目的進度控制、質量控制和成本控制等目標奠定了基礎;它們還是項目結算或違約索賠的重要依據(jù)和憑證，在維護施工方合法權益、推進項目驗收等方面起著不容忽視的作用。

2.2 文件控制管理是促進項目順利實施的有力保障

從項目業(yè)務進程維度來看，設計文件的出版任務非常緊迫，要保證項目進度按計劃執(zhí)行，項目文檔管理部門應重視對項目前期與業(yè)主的往來信函、各單位備忘錄、各工種互提資料，以及專業(yè)部門在業(yè)務活動中產(chǎn)生的管理文件進行及時收集、分發(fā)、保存等文件控制管理工作，這些文件資料不僅是項目管理者了解項目進度、解決存在的問題和快速做出重大決策的管理依據(jù)，也是項目文件編制者進行設計分析、輸入必不可少的重要材料。

從文檔一體化進程維度來看，項目產(chǎn)品質量要得到有效控制和保證，文檔管理工作應主動介入文件源頭，組織各專業(yè)部門梳理、識別產(chǎn)品質量形成過程中具有保存價值的各類文字、圖表和聲像等全部文件，明確項目參與方的工作職責和范圍，對項目全過程有價值的文件從編號、格式、編制、審批、發(fā)布、分發(fā)、存檔、更改和作廢等環(huán)節(jié)實施控制，以保證項目文件的時效性、準確性、完整性和可追溯性，從而達到提高項目產(chǎn)品歸檔質量和項目成果順利交付業(yè)主驗收的目的。

2.3 技術服務項目文件管理和控制難度大

首先，通信渠道編碼規(guī)則不統(tǒng)一。技術服務項目對外通信一般遵循業(yè)主單位原有的通信渠道編碼體系，信函管理較被動;再加之每家業(yè)主單位通信規(guī)則各不相同，甚至有的單位會根據(jù)項目規(guī)?；驒C組堆型的不同采用不同模式的通信規(guī)則，從項目管理的角度來看，多家單位多種通信渠道并存的管理模式不利于項目標準化管理和文函快速分發(fā)流轉。

其次，工作接口多，文件分發(fā)流轉時間長。參與項目文件編制的設計單位主要有七家，其中有兩家分公司的成品文件要通過EMS郵寄到項目部文檔，故對于異地提交文件的單位，其交接方式和要求不同于總部各家設計院，文件問題處理難度較大。文件內部流轉審查批準環(huán)節(jié)，延長了項目文件歸檔到公司文檔、交付給業(yè)主的進程;對于周期短的項目，文檔員需在五天內完成登記、分發(fā)、存檔、數(shù)字化加工和交付業(yè)主等一系列工作，任務非常重，對文件控制管理水平要求高。

第三，核電堆型種類多，如M310+、華龍一號、VVER、CANDU和AP1000等，不同堆型電站的文件編碼體系和標準各不同。為了保證歸檔文件屬性標識準確、格式規(guī)范，項目參與方需在文件產(chǎn)生、分發(fā)、歸檔各環(huán)節(jié)投入大量人力對其把關。

第四，同時開展項目的數(shù)量多，任務等級、類別不同，受委托改造的深度和廣度影響，不同項目產(chǎn)生的文件數(shù)量和種類也不同。

第五，專業(yè)性極強。核電工程建設工藝龐雜，涉及堆工、電氣、儀控、機械、給排水、暖通、建筑、結構、氣體、通信、布置、焊接、同位素、定期試驗等幾十個專業(yè)工種，設計輸入常常依賴各工種互提資料后進行，對項目文件的設計輸入進程有一定的制約和影響[1]。

3 技術服務項目文件控制的策略和方法

3.1 納入合同管理

合同文本是項目執(zhí)行的法律依據(jù)，是項目建設單位約束項目承接單位按期交付合格產(chǎn)品的最有效措施，項目文檔作為項目管理的一部分應參與招標、投標文件及合同文本有關文件資料提交條款的編制與審查工作;文件資料條款要明確雙方職責范圍、執(zhí)行標準和程序、文件提交時間、內容、介質和數(shù)量等，是項目文檔開展工作需參照執(zhí)行的重要依據(jù)之一。

在簽署專業(yè)分包合同時還應注意文件資料條款內容要與上游合同相關要求保持一致，且各分包單位之間的執(zhí)行標準也要一致，并把文件交付質量和交付進度納入合同驗收支付環(huán)節(jié)以確保項目按計劃順利實施。

3.2 建立健全項目文檔管理制度

項目文檔管理制度建立既要遵循國家相關法規(guī)標準和公司文檔管理的要求，又要結合項目文檔工作實際，推行公司文檔一體化管理指導思想，組織專業(yè)部門梳理、識別業(yè)務環(huán)節(jié)產(chǎn)生的項目文件歸檔范圍與保管期限，搭建項目文檔分類與結構，明確接口職責、規(guī)范管理要求和工作流程，使文檔管理工作開展有章可循、有據(jù)可查。

3.3 項目文件歸檔進度控制

項目文件歸檔進度控制離不開各業(yè)務環(huán)節(jié)專業(yè)部門、設計單位的協(xié)作和支持，只要項目全過程各環(huán)節(jié)進度得以控制才能保證項目產(chǎn)品按計劃提交，實現(xiàn)項目順利驗收。

3.3.1 建立順暢的通信渠道

技術服務項目通信渠道管理有別于工程總承包項目，項目部同時服務于多家業(yè)主單位，且同一家單位全年有多個項目開展，信函往來十分頻繁，因此建立標準統(tǒng)一順暢的通信渠道顯得尤為重要。

為了保證同一項目各類文函在系統(tǒng)上及時準確分發(fā)，確保計劃進度跟蹤、文件分類存檔和提供利用，自2017年9月起，實行收文先交由計劃部統(tǒng)一取項目號，再經(jīng)項目文檔登記分發(fā)，這一舉措有助于項目主管領導根據(jù)來文輕重緩急快速批文，以及項目經(jīng)理、設總和設計經(jīng)理及時知曉所辦項目進程。

3.3.2 加強項目文件出版任務進度考核機制

項目文件出版進度由計劃部下達任務通知單到設計單位并對執(zhí)行情況進行跟蹤、預警和考核，項目文檔配合計劃部在IED清單據(jù)實登記文件的提交日期、存檔日期和交付日期，作為其考核設計單位和相關部門任務執(zhí)行效力的依據(jù)。

為有效督促設計工作及時執(zhí)行，計劃部要求設總/設計經(jīng)理填寫任務時注明部分設計文件/圖紙為“考核點”，并將考核點納入技術服務板塊對設計單位JYK考核計分掛鉤，大大提升了項目進度管理水平。

3.3.3 優(yōu)化設計審簽流程，提高項目進度

為明晰設計單位審簽職責和權限，提高設計校審和設計質量評定進程，設計管理部編制了《技術服務項目設計文件審簽規(guī)定》，要求文件的編校審簽、批準統(tǒng)一由設計單位按要求完成。由此，改變了過去設計輸出文件在設計單位內部編校審簽后再交由項目部審簽、批準等責任邊界不清晰、流程繁冗重復的問題，大大縮減了設計審簽流轉過程，加快了文件歸檔和交付業(yè)主的進程。

3.3.4 提高項目文件歸檔進度的措施

為避免文件分發(fā)流轉延時影響項目總體進度，項目文檔通過程序規(guī)定項目成果文件從任務下達、設計單位提交、歸檔公司文檔到交付業(yè)主的工作職責、管理要求和流程;在項目前端密切關注文件出版任務，及時采集項目信息，如項目號、項目名稱、項目經(jīng)理、承擔單位、計劃完成時間，提前對項目文件總體進度以及項目責任人做到心中有數(shù);如實記錄文件從接收、分發(fā)、歸檔到交付業(yè)主的日期，作為項目經(jīng)理、計劃工程師跟蹤、督促和考核項目進度的依據(jù)。

3.4 項目文件歸檔質量控制

項目文件歸檔質量由設計質量和表觀質量兩部分組成，項目文件從產(chǎn)生到歸檔要經(jīng)過設計單位、項目部和公司文檔層層檢查把關，最終全部符合業(yè)主的項目驗收標準。但在與設計單位交接檢查文件時發(fā)現(xiàn)存在諸多因素影響文件歸檔進度，其中表觀質量的文件標識錯誤尤為突出，如工程號、圖冊（文件）名稱、內部編碼、外部編碼、版次、狀態(tài)、密級、子項號或系統(tǒng)號和專業(yè)等。

通過對設計單位的設計輸出、設計文件審簽等程序學習了解，設計單位自身具備健全的文件審簽制度和人力配置，由于文件表觀質量是對工程建設影響極小的圖面格式、文件標識等易辨識修正的內容，由編制者自校、校對者校核;另一方面，為保證設計質量，將大量人力投入到設計內容質量的審核、審定上，僅設置兩級校審，究其原因主要是由文件編校環(huán)節(jié)疏忽。

為避免因圖面質量不合格退回設計單位整改，影響后續(xù)文件歸檔、送印、數(shù)字化加工等工作，項目文檔梳理了各單位相應職責，歸納常見的質量錯誤并形成檢查列表，并將文件提交要求、文件質量要求以及工作流程固化到程序里，使文檔員處理文件快速準確又得心應手。同時設計管理部組織設計單位進行不定期的文件圖紙標識相關培訓，加強文件檢查質量問題統(tǒng)計和定期反饋機制。

4 結論

技術服務項目文件控制管理工作是一項長期持續(xù)的工作，在項目文檔管理實踐中，通過合同管理、建立健全項目文檔管理制度、文件歸檔進度控制和文件歸檔質量控制四個方面的控制管理和策略，實現(xiàn)了業(yè)務前端文件形成源頭的管理控制，使項目文件在項目全過程中按照科學、統(tǒng)一的標準產(chǎn)生發(fā)布、分發(fā)流轉、整理歸檔、保管利用和交付處置的管理運作，從現(xiàn)實意義上看，有利于按期保質保量地實現(xiàn)項目順利驗收，獲得經(jīng)濟效益;從長遠意義來看，項目文件的利用和經(jīng)驗積累有利于促進項目技術優(yōu)化和改進，拓展技術服務市場。

【參考文獻】

【1】喬飛. 引入“三大控制”管理核電項目文檔的探索與實踐 [J].浙江檔案，2017（06）：64.