信息時代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)及策略研究

楊麗

【摘 要】信息技術(shù)日益成為人們工作和生活的重要組成部分，電子檔案作為信息時代的一個產(chǎn)物，具有明顯的智能化和數(shù)字化特點(diǎn)，和傳統(tǒng)檔案管理工作相比，其工作方法和手段也有了巨大的改變，比較快捷和方便。但是，我們要清楚地認(rèn)識到，信息時代檔案管理工作面臨著更大的挑戰(zhàn)，需要積極采取有效措施推動信息時代的檔案管理工作朝著更加高效的方向發(fā)展。

【Abstract】Information technology has increasingly become an important part of people's work and life. Electronic archives， as a product of the information age， are obviously characterized by intelligence and digitalization， compared with the traditional archives management， its work methods and means have also been greatly changed， which are faster and more convenient. However， we should clearly recognize that archives management is faced with greater challenges in the information age， and we need to take effective measures to promote the development of archives management in the information age towards a more efficient direction.

【關(guān)鍵詞】信息時代;電子檔案;檔案管理;網(wǎng)絡(luò)安全

【Keywords】 information age; electronic archives; archives management; network security

【中圖分類號】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2019）04-0024-02

1 引言

2019年初，山東省數(shù)據(jù)大廳在山東省檔案館建成啟用。山東省數(shù)據(jù)大廳是省政府辦公廳、省檔案館和省大數(shù)據(jù)局在省檔案館政府公開信息查閱中心基礎(chǔ)上改造升級建設(shè)的，以“智繪山東、數(shù)造未來”為主題，整合共享全省政務(wù)信息資源，為各級各部門政務(wù)服務(wù)應(yīng)用和輔助決策提供大數(shù)據(jù)支撐，為人民群眾查閱和利用政府公開信息提供全新的信息化服務(wù)平臺，強(qiáng)化了數(shù)據(jù)就是檔案的意識，開辟了檔案工作與大數(shù)據(jù)融合發(fā)展的新思路?？梢哉f，檔案信息實(shí)現(xiàn)電子化能夠提高檔案管理工作的效率，但同時也會帶來無法預(yù)料的安全隱患，造成信息泄露、篡改或者丟失。因此，作為人民群眾的醫(yī)療保障系統(tǒng)也要建立起完善、合理的網(wǎng)絡(luò)安全管理體系，最大化地維護(hù)互聯(lián)網(wǎng)電子系統(tǒng)的安全，切實(shí)有效地保護(hù)檔案信息。

2 信息化檔案管理的必要性

2.1 信息化管理檔案是社會的必然趨勢

近年來，我國醫(yī)保行業(yè)也日益實(shí)現(xiàn)信息集中化管理，這對于提升醫(yī)保事業(yè)的工作效率有著積極的推動作用。信息化技術(shù)的運(yùn)用，能夠提升信息化檢索功能，和過去人工查找檔案的效率相比，更具快捷性[1]?？梢哉f，信息化管理檔案是社會的必然趨勢。

數(shù)字化的檔案管理模式必然會成為醫(yī)保事業(yè)信息發(fā)展的目標(biāo)，同時也是社會發(fā)展和競爭的核心資料來源，利用網(wǎng)絡(luò)信息的高效性和便于管理性的特點(diǎn)將自身服務(wù)水平快速提升，為用戶提供更加便捷快速的服務(wù)。

2.2 檔案管理采用信息化建設(shè)的作用

信息時代，信息化管理給醫(yī)保檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。隨著外界條件和環(huán)境的變化，檔案管理內(nèi)部的需求也隨之發(fā)生相應(yīng)變化。立足于當(dāng)前信息化建設(shè)的整體力度，我們要在新的發(fā)展時期，始終保持開拓進(jìn)取的精神，以醫(yī)保檔案為例，將信息管理融入醫(yī)保服務(wù)單位的檔案信息管理工作中，有利于檔案管理全面實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。

醫(yī)保檔案信息作為醫(yī)保行業(yè)發(fā)展的重要工作內(nèi)容，是提高服務(wù)的核心力量[2]。因此，我們要積極運(yùn)用現(xiàn)代化的手段來提升檔案資料的質(zhì)量，強(qiáng)化檔案資料的管理，更好地解決檔案管理工作中的各種問題。

3 信息化建設(shè)提升檔案管理水平的措施

3.1 結(jié)合其他系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)

良好的信息來源和信息管理系統(tǒng)，是全面深入開展檔案管理信息化的前提條件。隨著信息化管理水平的不斷提高和完善，檔案信息管理將會日益完善和全面。可以說，檔案管理信息化不是一個獨(dú)立部門就能完成的，離不開多個系統(tǒng)的配合和溝通，需要加強(qiáng)多部門之間的信息交流，以保證信息管理系統(tǒng)的可行性。

3.2 利用電子技術(shù)為檔案信息管理提供技術(shù)保障

電子文件指的是在數(shù)字設(shè)備和環(huán)境中生成的文件資料，以數(shù)碼的形式存儲在磁帶、光盤等載體中，可以依靠計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備進(jìn)行處理和閱讀，同時也可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行文件傳輸與發(fā)送。電子文件也是檔案學(xué)的一個組成部分，這是由于電子文件是在計算的環(huán)境之下建立的，與計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等其他學(xué)科會有交叉的區(qū)域出現(xiàn)。在電子文件的研究過程中，會運(yùn)用到計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、密碼學(xué)基礎(chǔ)等知識，這些知識是電子檔案管理工作開展過程中不可或缺的一部分。在網(wǎng)絡(luò)安全隱患的環(huán)境下，使用電子技術(shù)來為電子檔案提供安全保證，是信息時代急需解決的一個重要問題。計算機(jī)技術(shù)在檔案的管理過程中具有非常特殊的作用，能夠讓電子檔案的管理更加智能化、數(shù)字化和簡易化。需要將計算機(jī)技術(shù)高效處理信息的能力在檔案管理中進(jìn)行使用，在電子檔案管理工作中，需要把已經(jīng)輸入進(jìn)去的檔案信息數(shù)據(jù)通過智能分類系統(tǒng)來進(jìn)行分類整理，再由檔案管理中的內(nèi)網(wǎng)聯(lián)合，讓文件信息在系統(tǒng)里可以實(shí)現(xiàn)信息共享和交換，突破檔案信息使用的局限性，加快檔案管理工作的進(jìn)程[3]。智能網(wǎng)絡(luò)檢索技術(shù)和檔案數(shù)字化技術(shù)可以為電子檔案管理工作提供技術(shù)保障，讓電子數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)高效傳播，從而更好地實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案的使用價值，滿足用戶需求。

3.3 加強(qiáng)電子檔案安全的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

推進(jìn)檔案管理信息化的過程中，軟硬件設(shè)施的優(yōu)化組合是一項基礎(chǔ)工作。只有基礎(chǔ)設(shè)備到位才能保證檔案網(wǎng)絡(luò)的完善，這就需要借助高端的服務(wù)器和計算機(jī)設(shè)備，只有硬件設(shè)施得到了改善才能更好地依托先進(jìn)的技術(shù)加強(qiáng)電子檔案工作的安全性，從而改善服務(wù)條件，促使檔案管理工作更加的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、高效[4]。在加強(qiáng)電子檔案安全的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作中，需要從以下幾個方面入手：一是檔案管理部門加大資金的投入，對基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行改造，在具備相應(yīng)完善的條件之后，使檔案部門配備檔案信息化建設(shè)所需要設(shè)備，以及可以和高端計算機(jī)技術(shù)相適應(yīng)的服務(wù)器、計算機(jī)、打印機(jī)等必要設(shè)備，并且要不斷更新和完善檔案管理軟件和防護(hù)殺毒軟件;二是引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，構(gòu)建分類明確的檔案數(shù)據(jù)庫，設(shè)置防火墻，在保證電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理的同時，使檔案信息在不同階段的使用和共享能夠更加快捷、安全;三是更好地推進(jìn)文書檔案、圖書資料、人事財務(wù)檔案、工程技術(shù)檔案的一體化，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置;四是相應(yīng)部門應(yīng)積極地參與和推動電子政務(wù)的建設(shè)，建立多層次的網(wǎng)絡(luò)平臺，使信息的利用范圍和渠道更加廣泛。

3.4 完善檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和管理

檔案管理部門一定要立足于當(dāng)前國家相應(yīng)的資料和文件，認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案信息化管理工作，利用文件資料的價值來確定數(shù)字信息的收錄內(nèi)容、管理時間。在開展信息化建設(shè)的過程中，檔案管理部門要加強(qiáng)和信息管理機(jī)構(gòu)的溝通和合作，完善信息系統(tǒng)的發(fā)展，將數(shù)據(jù)信息做好歸檔管理。此外，還要保證在信息化建設(shè)中的服務(wù)質(zhì)量?？梢哉f，信息化的應(yīng)用對檔案服務(wù)工作產(chǎn)生了積極的推動作用，我們一定要加強(qiáng)對檔案管理工作的高度重視，滿足當(dāng)前行業(yè)的經(jīng)營需求，做好檔案資料的分類和管理，確保信息檔案的網(wǎng)絡(luò)安全。值得注意的是，檔案管理部門也要加強(qiáng)信息安全的重視，成立專門的信息管理安全機(jī)構(gòu)，保證信息技術(shù)和檔案管理的全面行，完善網(wǎng)絡(luò)傳輸過程，保證檔案數(shù)據(jù)庫的安全。

3.5 加大檔案管理人才儲備和培養(yǎng)力度

電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全的發(fā)展與先進(jìn)技術(shù)人才有著密不可分的關(guān)系。對于電子檔案的安全需要，相關(guān)技術(shù)性人才儲備非常重要。因此，在檔案信息化建設(shè)過程中，就需要不斷地引進(jìn)相關(guān)的技術(shù)人才，加強(qiáng)人才技術(shù)培訓(xùn)力度。目前，我國的檔案管理專業(yè)人員較少而且在技術(shù)培訓(xùn)方面缺少力度，若要提升檔案信息化水平，就必須對相關(guān)的工作人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，把檔案基礎(chǔ)知識和相關(guān)網(wǎng)絡(luò)管理信息技術(shù)結(jié)合起來，不斷提升相關(guān)人員的業(yè)務(wù)知識水平，讓其掌握熟練的操作技能。同時，加強(qiáng)技術(shù)性人才的引進(jìn)，樹立正確的用人觀念，打造一支創(chuàng)新型專業(yè)技術(shù)隊伍，為檔案信息安全化的建設(shè)保駕護(hù)航。

4 結(jié)語

在今后的工作中，我們要立足于大數(shù)據(jù)時代的功能和作用，建好檔案中心，構(gòu)件一個完善的檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理與信息技術(shù)的良好結(jié)合，更好地融入電子政務(wù)建設(shè)當(dāng)中，積極推動電子檔案集約化、規(guī)范化管理和應(yīng)用，為加快數(shù)字山東、數(shù)字政府建設(shè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

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【2】白文紅. 加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理工作的思考[J]. 人才資源開發(fā)， 2015（14）：142-143.

【3】高麗晶.信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新解析[J].中外企業(yè)家， 2018（36）：46-48.

【4】淺談信息時代檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)和能力[J].王世紅.辦公室業(yè)務(wù)，2018（02） ：111.