立足崗位錘煉業(yè)務(wù)全面提升文秘水平

趙輝

摘 要：辦公室是單位的綜合管理部門。秘書是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的智囊和助手，輔助領(lǐng)導(dǎo)人從事各項(xiàng)管理工作，肩負(fù)參謀助手、協(xié)調(diào)綜合、督促檢查、拾漏補(bǔ)缺、宣傳策劃等重大責(zé)任。如何適應(yīng)當(dāng)前油田發(fā)展形勢(shì)的需求，做好辦公室秘書工作，是辦公室秘書深入思考的問題。

關(guān)鍵詞：辦公室 秘書 工作

辦公室是聯(lián)結(jié)領(lǐng)導(dǎo)和基層的橋梁，協(xié)調(diào)部門與部門關(guān)系的紐帶，保持工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞。辦公室擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、對(duì)外交往和后勤服務(wù)等繁重工作，處于協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位，是單位的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心和運(yùn)轉(zhuǎn)中心。面對(duì)新形勢(shì)、新常態(tài)，尤其是油田油公司體制機(jī)制改革推進(jìn)以來，許多單位黨政辦公室進(jìn)行了合并，辦公室秘書如何適應(yīng)新形勢(shì)、新常態(tài)，如何圍繞全局中心工作，更新觀念，銳意進(jìn)取，發(fā)揮參謀助手作用，提高服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策的水平，是值得深入研究的一個(gè)課題。

一、強(qiáng)化意識(shí)，全面提升能力水平

新常態(tài)、新形勢(shì)，要求我們要有新狀態(tài)、新本領(lǐng)。作為辦公室秘書，要有時(shí)不我待的緊迫感，時(shí)刻保持“本領(lǐng)恐慌感”，不斷提高綜合水平。具體說，要強(qiáng)化六種意識(shí)。一是強(qiáng)化全局意識(shí)。秘書工作無大小事，事事關(guān)系全局，無論是參與行政管理，搞好服務(wù)，還是提供后勤保障，都必須心系全局，善于從工作的大局考慮問題、處理事情，集中精力幫助領(lǐng)導(dǎo)解決重點(diǎn)和難點(diǎn)問題，自覺地服從服務(wù)于工作的大局，發(fā)揮好“窗口”和“助手”作用。二是強(qiáng)化辯證意識(shí)?？创龁栴}、處理矛盾，不能“一點(diǎn)論”、不能“只知其一不知其二”，要站在全局的角度辯證地全面地分析。要善于運(yùn)用兩分法，以普遍的、發(fā)展的、聯(lián)系的觀點(diǎn)看問題，從不同的角度、不同的方向去思考，多做一些換位思考、多向思維，做到具體問題具體分析，防止絕對(duì)化、主觀性和表面性，確保工作起來有的放矢。三是強(qiáng)化超前意識(shí)。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。要做好秘書工作，就必須增強(qiáng)超前意識(shí)和主動(dòng)意識(shí)，要超前接受新知識(shí)、新觀點(diǎn)，學(xué)會(huì)創(chuàng)造性地開展工作，力爭(zhēng)考慮問題快半拍;要注意收集資料，掌握動(dòng)態(tài)，篩選出有價(jià)值的材料及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)。四是強(qiáng)化底線意識(shí)。黨員干部要想永葆廉潔本色，就必須牢固樹立底線意識(shí)，明確自己做人、處事、用權(quán)、交友的底線，時(shí)刻牢記越過底線就是走近“高壓線”的嚴(yán)重后果，始終警醒自己堅(jiān)守底線。辦公室秘書更應(yīng)牢固樹立底線意識(shí)，無論哪項(xiàng)工作都要首先把底線思維筑牢，把存在的矛盾問題想深、想細(xì)，做到有備無患、遇事不慌。五是強(qiáng)化嚴(yán)謹(jǐn)意識(shí)。辦公室工作無小事，秘書人員必須時(shí)時(shí)刻刻、事事處處堅(jiān)持認(rèn)真、細(xì)致的原則，面對(duì)千頭萬緒的工作，要分清輕重緩急、理清思路，不漏辦、不誤辦、不錯(cuò)辦，高質(zhì)量地處理和起草每份文件，高效率地辦好每件事情，做到事事有回音，件件有著落。切忌粗枝大葉、馬馬虎虎、敷衍塞責(zé)。六是強(qiáng)化保密意識(shí)。保密是秘書工作的重要職業(yè)道德規(guī)范，這就要求辦公室秘書始終把保密放在第一位，秘書在信息傳遞過程中，要牢固樹立保密觀念，時(shí)刻繃緊保密弦，嚴(yán)格執(zhí)行保密法律法規(guī)，做到不該看的不看，不該聽的不聽，不該說的不說，不該問的不問，自覺增強(qiáng)保密意識(shí)。

二、立足崗位，著力錘煉業(yè)務(wù)素質(zhì)

不論做人還是做事，都要從小著手、久久為功，才能積小成為大成、化量變?yōu)橘|(zhì)變。作為文秘人員，要從打好基礎(chǔ)做起，在點(diǎn)滴積累中實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)能力的穩(wěn)步提升。一是文字寫作能力。辦公室離不開一個(gè)“寫”字，文稿是辦公室的“主要產(chǎn)品”，是參謀服務(wù)的重要載體。扎實(shí)的文字功底是對(duì)秘書人員的最基本要求，撰寫材料是秘書的基本職責(zé)，秘書人員要能“文”，以文立足，以文輔政。但寫作本不是一件易事，寫好就更不易。寫作的功夫需要長(zhǎng)期的生活實(shí)踐，深厚的文化積累，系統(tǒng)的寫作技能。文無定法但有法，起草公文特別是講話稿務(wù)求“對(duì)路、新穎、深刻、周全、凝練”。切忌敷衍塞責(zé)、應(yīng)付差事。二是語言表達(dá)能力。說話體現(xiàn)修養(yǎng)，能說會(huì)道是辦公室秘書人員的一項(xiàng)基本功。上行下達(dá)、下情上報(bào)、聯(lián)系內(nèi)外、接待來訪、電話交談、組織協(xié)調(diào)等都需要秘書人員具備一定的口頭表達(dá)能力。講話是一門語言的藝術(shù)，不同的語氣、語態(tài)所達(dá)到的效果是不一樣的。辦公室人員“能說”，并不是要求辦公室人員一定要伶牙俐齒、油腔滑調(diào)、滔滔不絕，而是要善溝通、善協(xié)調(diào)、善請(qǐng)示、善匯報(bào)、善勸導(dǎo)，言不在多，而在于精、準(zhǔn)、到位，什么該說、什么不該說、什么時(shí)機(jī)說、什么身份說、說什么、怎樣說，都要講究技巧。三是隨機(jī)應(yīng)變能力。秘書工作者面臨的各種事務(wù)常常瞬息萬變、不斷發(fā)展。有些辦事的計(jì)劃、預(yù)案，會(huì)出現(xiàn)與現(xiàn)實(shí)情況不大相符，甚至把預(yù)案方案完全打亂，需要秘書根據(jù)工作的事態(tài)變化、進(jìn)展情況，做到與時(shí)俱進(jìn)、臨機(jī)不亂、沉著鎮(zhèn)定、靈活處置、達(dá)到預(yù)期目的。同時(shí)要處理好原則性和靈活性的關(guān)系，在堅(jiān)持原則的情況下，保持適度靈活，處理好與領(lǐng)導(dǎo)、群眾的關(guān)系，處理好上下左右各方面的關(guān)系。四是干事處事能力。即要能辦事、會(huì)辦事、辦成事，讓領(lǐng)導(dǎo)放心、讓機(jī)關(guān)滿意、讓職工稱道，要能獨(dú)擋一面，招之即來，來之能戰(zhàn)，戰(zhàn)之能勝，體現(xiàn)過硬的執(zhí)行力。“世上無難事，只怕有心人”，做事要傾注責(zé)任心，每一項(xiàng)工作，無論事情大小、任務(wù)輕重，都要認(rèn)真對(duì)待、扎實(shí)做好。同時(shí)要具備分析和駕馭問題的能力，秘書工作者常常面對(duì)千頭萬緒、繁雜緊迫的情況，需要把事務(wù)迅速歸納、梳理出頭緒，分清輕重緩急、難易遠(yuǎn)近，駕輕就熟地把事情分別辦理得清楚順當(dāng)，有條不紊。

三、盡職盡責(zé)，嚴(yán)格把握辦事原則

一是不以事小而不為。小事，對(duì)辦公室秘書工作者來說，不存在該不該抓的問題，只有抓的角度、力度的區(qū)別。對(duì)舉輕若重的小事，就應(yīng)一抓到底，但又不能沉湎于瑣碎的事務(wù)工作之中，既能入手其內(nèi)，又能出手其外。抓小事，必須做到：知大知小、小中見大、舉輕若重、默默無聞。二是不以事雜而亂為。辦公室秘書工作者工作頭緒很多，任務(wù)瑣碎繁雜。要避免東一榔頭西一棒槌，秘書工作者頭腦里必須有一張清晰、規(guī)則的運(yùn)行圖。哪個(gè)該為，哪個(gè)不該為，須小蔥拌豆腐……一清二楚，不能亂為。不亂為，就要知重知輕、不亂為，就要知上知下、不亂為，就要知規(guī)知矩。三是不為事急而盲為。辦公室秘書工作者固定式、程序化的工作多，但意外的、突發(fā)性的事情也會(huì)隨時(shí)出現(xiàn)，特別是加大重要情況及時(shí)反饋報(bào)告力度以后，辦公室工作者成為急事和突發(fā)性事件的第一知情者，位于處置的第一道工序。在這種情況下，秘書必須敏感、冷寂，不能盲為。要泰然處之，切忌慌了手腳;沉著應(yīng)付，切忌丟三落四;要有主見，切忌唯唯諾諾。四是不以事難而怕為。在處理各種事務(wù)中，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)一些超出預(yù)見、超出職責(zé)、難以預(yù)料的事情。對(duì)這些事，一定要做到：講職責(zé)，義無反顧;講品質(zhì)，身先士卒;講藝術(shù)，左右逢源;講精神，敢于碰硬。

四、結(jié)束語

總之，辦公室工作頭緒多、任務(wù)重，作為辦公室秘書人員更要增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)，提高工作效率，服務(wù)大局、勇于創(chuàng)新，緊緊圍繞“生產(chǎn)、安全、穩(wěn)定”等中心工作，保質(zhì)保量完成辦公室各項(xiàng)工作，為油田可持續(xù)發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。