信息化時代科技檔案管理的創(chuàng)新研究

孟海燕

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的日益發(fā)展，科技檔案管理也逐步走向了網(wǎng)絡(luò)化和信息化。在新的形勢下，科技檔案的管理工作也需要緊跟時代的發(fā)展，改變傳統(tǒng)科技檔案管理模式，從意識上認識到科技檔案管理的重要意義，從現(xiàn)實出發(fā)剖析檔案管理目前存在的問題，在此基礎(chǔ)上結(jié)合信息化手段探討切實可行的科技檔案管理新方法。

關(guān)鍵詞：科技檔案；檔案管理；創(chuàng)新研究；信息化

檔案作為一種歷史紀錄，既是信息的一種傳播和保存形式，又是記錄信息的基本載體?？萍紮n案又被成為科學技術(shù)檔案，是在自然科學研究、生產(chǎn)活動、基本建設(shè)以及各種其他形式活動中記錄并保存下來的文字、圖表、音頻、視頻以及各類證書等具有科學技術(shù)參考價值的文件材料?？萍紮n案因其本身的特殊性、參考性而具有巨大的價值。隨著信息化的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為管理科技檔案提高了極大的便利性，提高了科技檔案管理的工作效率，提高了檔案作為參考材料的利用率，極大的節(jié)省了人力和物力。對于信息化科技檔案管理工作我們應該如何結(jié)合具體實踐進行創(chuàng)新發(fā)展，是目前科技檔案管理工作的重點。

1 信息化管理科技檔案的意義

1.1 順應時代發(fā)展，科技檔案管理工作科學化、信息化

網(wǎng)絡(luò)和計算機的應用使信息化在各個領(lǐng)域迅速開展起來，科技管理領(lǐng)域也不例外，科技檔案管理的信息化體現(xiàn)在科技檔案的種類雖然日益繁多，但保存的方式反而更加的簡單科學，紙質(zhì)版的設(shè)計圖經(jīng)過掃描形成電子版檔案，不用擔心由于長時間的放置使檔案損壞；占地面積較大的模型檔案也可以通過建模的方式進行信息化保存，省去的空間占用的煩惱。

1.2 節(jié)省人力成本，科技檔案管理工作高效化

科技檔案因其特殊的參考價值和記錄價值不能簡單的進行整理封存，這就需要檔案管理人員耗費巨大的心血去整理、歸類，并根據(jù)其使用價值、使用頻率進行安排所處的位置。還需要對檔案進行定期維護以確保檔案的安全。對科技檔案進行信息化處理，進行掃描歸檔到電子檔案庫，根據(jù)掃描分類存儲，極大的解放了工作人員的勞動力。在保存上，也不必再擔心檔案的破損，不需要對其進行大規(guī)模的定期維護。

2 科技檔案管理信息化中存在的問題

2.1 科技檔案信息化管理的認識不足

科技檔案管理的信息化是區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理方式，由于管理方式的概念和內(nèi)容都比較新穎，目前從事檔案管理的工作人員在檔案的信息化上的認識不夠全面，甚至一些工作人員由于自身文化水平和年齡等的限制，對信息化管理科技檔案產(chǎn)生抵觸情緒，認為科技檔案信息化管理是麻煩的，是無用的。這類思想使得科技檔案管理信息化推行艱難，更無法推進科技檔案管理的創(chuàng)新。

2.2 科技檔案信息化管理的設(shè)備落后

科技檔案管理走上信息化道路離不開軟硬件的支持，目前各個單位對于科技檔案管理的軟硬件配備大多都為網(wǎng)絡(luò)、計算機加檔案管理軟件系統(tǒng)，雖然在很大程度上可以完成檔案的歸檔，實際上并沒有充分利用好檔案管理系統(tǒng)，在對于科技檔案管理上具體的分類歸檔模糊，數(shù)據(jù)庫的規(guī)模也十分有限，缺乏整體性，類型單一，標準化程度低?？萍紮n案管理信息化的設(shè)備不僅僅是計算機設(shè)備的使用，系統(tǒng)的使用和數(shù)據(jù)庫的不斷豐富和完善是科技檔案管理信息化邁向創(chuàng)新的關(guān)鍵。系統(tǒng)的使用率低，內(nèi)容單一化無法支持科技檔案信息化的創(chuàng)

新[1]。

2.3 科技檔案信息化管理的制度不健全

科技檔案不同于普通檔案，科技檔案中往往涉及到關(guān)鍵技術(shù)，更加需要完善的規(guī)則制度嚴格管理。而實際的科技檔案管理中往往缺乏完備的規(guī)章制度，存在這一現(xiàn)象的源頭在于科技檔案管理方面立法還不夠健全，使得科技檔案管理規(guī)則制度的建立無據(jù)可依，導致科技檔案管理信息化工作沒有強有力的支撐。

3 科技檔案管理信息化的創(chuàng)新策略

3.1 增強科技檔案管理的創(chuàng)新意識

創(chuàng)新，是一個民族進步的靈魂，是國家興旺發(fā)達的不竭動力，也是一個地方經(jīng)濟社會發(fā)展的強力引擎。正如習近平總書記所說：“抓創(chuàng)新就是抓發(fā)展，謀創(chuàng)新就是謀未來?！遍_展科技檔案管理創(chuàng)新工作，首先就要在思想意識上更新觀念。自上而下首先要更新的就是管理層對科技檔案管理信息化的觀念，由管理者去帶動檔案管理工作者對于科技檔案管理信息化的認識。其次，將思想意識落實到實際工作中，定期舉辦各類檔案管理創(chuàng)新競賽、講座和分享活動進行互相學習，促進科技檔案管理人員對科技檔案管理信息化的重視[2]。再次，進一步推進創(chuàng)新的方法就是全員參與，將信息化科技檔案管理納入全員日常考核，全員樹立科技檔案管理信息化的創(chuàng)新意識。

3.2 建立健全科技檔案管理規(guī)章制度

為了建立健全科技檔案管理規(guī)章制度，應該從以下三個方面入手：第一，在制定制度之前充分了解科技檔案管理的相關(guān)要求，再制定專業(yè)化合理化的檔案管理制定；第二，將科技檔案管理工作落實到具體的崗位，實現(xiàn)崗位職責明確；第三，完善科技檔案管理日?？己酥贫龋瑢⒖萍紮n案管理創(chuàng)新落實到具體的工作任務(wù)當中[3]。

3.3 創(chuàng)新科技檔案管理方法

管理方法的創(chuàng)新是科技檔案管理的重要內(nèi)容。傳統(tǒng)的管理方法對科技檔案只是以保存維護為目的的基礎(chǔ)管理，易破損且耗費巨大的人工成本。因此，為了改革科技檔案管理的弊端，更加需要信息化手段對科技檔案管理進行改革，將紙質(zhì)檔案電子化，使科技檔案管理進入無紙化。建立規(guī)范完整的分類體系，將科技檔案管理趨于規(guī)范化合理化。利用大數(shù)據(jù)分析科技檔案使用情況，將科技檔案參考功能最大化，將參考價值較大的科技檔案置于方便易于找取的位置等[4]。

3.4 重視科技檔案管理人員的培養(yǎng)

科技檔案管理要完成信息化創(chuàng)新必須培養(yǎng)檔案管理工作者的專業(yè)意識和專業(yè)能力，尤其是能力方面能夠適應信息化管理。信息化的科技檔案管理雖然降低了使用者的查找使用難度，但實際上對科技檔案管理者的要求提高了。管理者不但要能適應新技術(shù)的使用，更要規(guī)范的運用到科技檔案管理的每一個步驟當中。這顯然需要對科技檔案管理者進行及時的前沿的科技檔案管理技術(shù)培訓。

4 結(jié)束語

綜上所述，科技檔案是科技信息記錄的重要載體，也是科技工作參考的重要依據(jù)，依托信息化手段對科技檔案進行管理創(chuàng)新，提高科技檔案管理的工作效率，使用參考效率，從而推動科技檔案管理信息化的進一步發(fā)展。

參考文獻

[1]鐘利文.信息化時代科技檔案管理的創(chuàng)新研究[J].今日科技，2018，No.462（05）：63-64.

[2]李文龍.關(guān)于信息化時代檔案管理的創(chuàng)新探討[J].科學技術(shù)創(chuàng)新，2017（17）：295-295.

[3]董栗彤，董丁碩.信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].中國管理信息化，2018，v.21；No.378（12）：186-187.

[4]任思忞.信息化時代下檔案管理創(chuàng)新及發(fā)展探討[J].人力資源管理，2017（7）：332-333.