大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案信息服務(wù)創(chuàng)新研究

孔明月

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息服務(wù)創(chuàng)新的作用機(jī)制

1.檔案信息服務(wù)創(chuàng)新可推動(dòng)工作與時(shí)俱進(jìn)

大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息服務(wù)創(chuàng)新研究能推動(dòng)檔案信息服務(wù)工作與時(shí)俱進(jìn)，也是其發(fā)展宗旨的要求。美國經(jīng)濟(jì)學(xué)家最早在《經(jīng)濟(jì)發(fā)展理論》中探討了創(chuàng)新理念。具體來講可分為五類狀況，即引進(jìn)新品種，采用新型生活方式，打造新的領(lǐng)域市場，獲取到新的資料供應(yīng)來源，創(chuàng)新性的組織系統(tǒng)以及工作觀念等。檔案利用工作的充分實(shí)現(xiàn)是體現(xiàn)在檔案信息服務(wù)工作的有效完成。社會經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)高速的發(fā)展對檔案工作以及檔案信息服務(wù)工作提出了新的挑戰(zhàn)。無論是社會組織還是檔案館都逐漸由檔案管理者轉(zhuǎn)變成檔案服務(wù)者，更加注重為用戶提供多樣、深層次的檔案信息服務(wù)。而檔案信息服務(wù)工作符合時(shí)代發(fā)展進(jìn)行創(chuàng)新，以社會需求為導(dǎo)向面向社會發(fā)展進(jìn)行服務(wù)，是與時(shí)俱進(jìn)的體現(xiàn)，能強(qiáng)化檔案服務(wù)功效。

2.檔案信息服務(wù)創(chuàng)新可完善檔案館基本職責(zé)

開發(fā)整合重要的檔案信息資源、面向檔案用戶提供滿足其需求的檔案信息服務(wù)，是完善檔案館基本職責(zé)的條件。社會實(shí)踐產(chǎn)生了檔案信息，其又將服務(wù)于社會。隨著檔案用戶利用檔案的增多和用戶需求的多樣化，檔案館服務(wù)工作應(yīng)更多面向用戶，滿足用戶需求，探索出更加完善的、“以用戶為中心”的檔案信息服務(wù)模式。當(dāng)代國家貫徹以人為本的科學(xué)發(fā)展觀，檔案工作則也要貫徹“以人為本”的理念，提供更先進(jìn)的服務(wù)模式。服務(wù)模式的創(chuàng)新，使得檔案館的基本職責(zé)更加深刻明確，使得檔案信息服務(wù)的途徑更加多元。

3.檔案信息服務(wù)創(chuàng)新可促進(jìn)檔案館自身發(fā)展

大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息服務(wù)創(chuàng)新研究能促進(jìn)檔案館自身發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷提高，大量的電子文件不斷產(chǎn)生，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)逐漸被電子信息技術(shù)模式所取代。越來越多的數(shù)據(jù)促使檔案館不斷與時(shí)俱進(jìn)，也在要求檔案館不斷創(chuàng)新發(fā)展?！皩?shí)體檔案館”逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)椤皵?shù)字檔案館”，對于數(shù)據(jù)的利用越來越普遍。檔案館也逐漸由傳統(tǒng)單一的結(jié)構(gòu)模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案館與現(xiàn)實(shí)館藏并存的新型模式。

4.檔案信息服務(wù)創(chuàng)新可反向推動(dòng)技術(shù)發(fā)展

計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于檔案信息服務(wù)管理加深了數(shù)字化，檔案信息服務(wù)創(chuàng)新同時(shí)在一定程度推動(dòng)技術(shù)的革新。檔案信息資源數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源存在形式的變化，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的信息與物質(zhì)載體的統(tǒng)一到信息與物質(zhì)載體的相對分離。檔案信息資源存在方式的改變?yōu)闄n案信息資源的充分共享提供了提供了技術(shù)保障，為社會便捷高效地利用和使用檔案信息提供了可能，為有效提供檔案信息服務(wù)創(chuàng)新提供了可能。

二、檔案信息服務(wù)管理現(xiàn)狀分析

1.檔案信息服務(wù)中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)媒體創(chuàng)新不夠

機(jī)制創(chuàng)新關(guān)鍵在于，服務(wù)應(yīng)符合信息需要，把握信息資源特點(diǎn)，受到信息行為的指引，注重信息服務(wù)面向動(dòng)態(tài)目的，將其作為具體對象。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，各種新媒體產(chǎn)業(yè)開始發(fā)展壯大。越來越多的領(lǐng)域以及行業(yè)開始利用微信、微博等新媒體進(jìn)行宣傳服務(wù)。不斷發(fā)展創(chuàng)新服務(wù)項(xiàng)目。而檔案作為一個(gè)新興的小行業(yè)，對于網(wǎng)絡(luò)媒體的應(yīng)用還不是十分普遍。對于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代大數(shù)據(jù)的運(yùn)用還存在問題。而盡管部分檔案館已經(jīng)運(yùn)用微信、微博新媒體進(jìn)行服務(wù)宣傳，但其只是機(jī)械的運(yùn)用，并且對于檔案信息服務(wù)這個(gè)問題重視程度不夠，創(chuàng)新程度不夠。

2.大數(shù)據(jù)發(fā)展容易導(dǎo)致檔案信息堵塞

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來使檔案數(shù)據(jù)逐漸呈現(xiàn)出增長趨勢，而檔案管理機(jī)構(gòu)的存儲設(shè)備不能滿足數(shù)據(jù)存儲的要求。檔案信息無法得到有效存儲就無法充分的滿足社會需求，就不能真正的實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的具體化。盡管有些檔案部門已經(jīng)使用“云”技術(shù)對檔案信息進(jìn)行存儲，但還是無法滿足檔案存儲困難問題。大數(shù)據(jù)系統(tǒng)需要將所有數(shù)據(jù)分析提取，然后將這些數(shù)據(jù)信息上傳，需要很多時(shí)間，由于數(shù)據(jù)變化更快，上傳到云盤數(shù)據(jù)缺乏時(shí)效性，從而影響整個(gè)數(shù)據(jù)傳輸速度。檔案信息堵塞就無法及時(shí)及時(shí)滿足社會公眾檔案需求，從而影響服務(wù)質(zhì)量。

3.檔案信息服務(wù)理念較為落后

檔案信息服務(wù)理念也應(yīng)緊隨時(shí)代的發(fā)展，檔案信息服務(wù)理念作為一種意識，對于我們檔案工作具有指導(dǎo)性的作用。我國檔案信息管理人員的服務(wù)理念以及的服務(wù)意識仍相對淺薄。在進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代的條件下，人們的觀念思維還限定在一定范圍內(nèi)，無法適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)的變化。檔案管理人員的服務(wù)觀念無法與時(shí)俱進(jìn)，相對封閉落后。導(dǎo)致大量有價(jià)值的檔案信息無法充分發(fā)揮價(jià)值，造成大量的社會資源浪費(fèi)。這些都是當(dāng)前檔案信息服務(wù)工作者所擁有的落后觀念，嚴(yán)重阻礙了檔案事業(yè)及檔案信息服務(wù)的發(fā)展。

4.檔案工作人員素質(zhì)無法滿足檔案信息需求

當(dāng)前檔案工作人員素質(zhì)較低，無法滿足檔案信息需求。檔案工作人員的素質(zhì)直接對檔案信息服務(wù)的質(zhì)量發(fā)揮著作用。檔案工作人員的弊端主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是檔案工作人員的科學(xué)文化水平不高。許多單位對檔案工作不重視，從其他部門調(diào)動(dòng)人員來管理檔案工作，致使檔案工作人員既沒有服務(wù)意識和檔案意識，又沒有檔案工作需要的文化程度，還缺少必要的技術(shù)能力和業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，這會嚴(yán)重阻礙檔案工作的發(fā)展，影響檔案工作信息化的進(jìn)度。二是檔案工作管理人員專業(yè)知識匱乏。在當(dāng)前管理的實(shí)際工作中，管理人員來自專業(yè)領(lǐng)域十分之少，這會導(dǎo)致檔案工作管理人員不熟悉工作，難于實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的任務(wù)。所以其自身素質(zhì)與能力無法更好的滿足社會檔案信息需求。

5.檔案信息安全性面臨著挑戰(zhàn)

檔案信息安全管理隨著大數(shù)據(jù)的到來開始面臨越來越大的挑戰(zhàn)。由于檔案信息的開放標(biāo)準(zhǔn)并沒有嚴(yán)格的定義，因此，一些機(jī)密性較高的檔案信息極易被相關(guān)人員獲取。檔案信息的保密性遭到了破壞。對于國家而言，大量的機(jī)密信息被泄露，會對國家社會經(jīng)濟(jì)造成損害，甚至對國家的發(fā)展會產(chǎn)生嚴(yán)重威脅。對于個(gè)人而言，一些隱私的信息外漏，對于自身以及家庭的安全都會造成不可磨滅的傷害。檔案信息的安全在某種程度上影響著檔案信息服務(wù)效果。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息服務(wù)創(chuàng)新的對策

1.優(yōu)化整合開發(fā)檔案數(shù)字資源及應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)媒體技術(shù)

優(yōu)化整合檔案信息數(shù)字資源，使檔案信息資源更加有序化，促進(jìn)檔案信息服務(wù)更加有序健康發(fā)展?？赏ㄟ^強(qiáng)化宏觀調(diào)控、完善政策規(guī)定、合理規(guī)劃實(shí)施，來進(jìn)行檔案資源整合。要以改革創(chuàng)新為核心，以社會和公眾需求為方向，宏觀手段與微觀政策相結(jié)合，促進(jìn)檔案資源電子化和數(shù)據(jù)化。國家要加強(qiáng)宏觀調(diào)控，積極組織協(xié)調(diào)，充分利用大數(shù)據(jù)背景下的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，建立全國范圍內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)信息資源管理機(jī)構(gòu)。建設(shè)深層次、系統(tǒng)化的檔案信息資源保障體系。開展檔案資源共建共享政策，大數(shù)據(jù)背景下建立檔案數(shù)據(jù)資源模塊化處理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)勢。要發(fā)揮社會各方面的積極性，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)勢：利用群體智慧、謀劃共建策略;吸納社會資金提供物質(zhì)基礎(chǔ)，形成人才優(yōu)勢、組織協(xié)作克服困難。積極利用微博微信等新媒體技術(shù)進(jìn)行宣傳服務(wù)。只有這樣，檔案信息資源優(yōu)化整合與開發(fā)利用才能形成規(guī)模、才能推動(dòng)服務(wù)事業(yè)發(fā)展。

2.運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)

提高檔案信息服務(wù)創(chuàng)新能力有效提高需要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)分析工具的開發(fā)。檔案信息的分析能力的提升，會更精確更準(zhǔn)確的滿足社會公眾需求，檔案信息服務(wù)質(zhì)量也會優(yōu)化提升。檔案信息服務(wù)部門可加強(qiáng)與數(shù)據(jù)分析工具開發(fā)企業(yè)之間的聯(lián)系，根據(jù)檔案管理部門的實(shí)際情況，開發(fā)出適合本行業(yè)特點(diǎn)的分析工具，利用數(shù)據(jù)分析工具對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，從中提取重要的信息加以儲存，大數(shù)據(jù)應(yīng)用于檔案信息管理不僅使檔案的價(jià)值得到充分發(fā)揮，而且在一定程度上保證了重要信息的丟失，在允許數(shù)據(jù)信息多樣性的基礎(chǔ)上，提高了檔案信息處理速度，提高信息管理效率。同時(shí)，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)拓展檔案信息檢索途徑，創(chuàng)新檢索手段。在包含目錄、全文內(nèi)容的起點(diǎn)上，應(yīng)創(chuàng)新提供有關(guān)聲音、視頻以及圖像等新載體形式的信息內(nèi)容。具體檢索方式由單一逐步轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣较虬l(fā)展，提供有效的信息檢索服務(wù)。“云”技術(shù)作為大數(shù)據(jù)時(shí)代出現(xiàn)的熱點(diǎn)也開始在檔案工作及其服務(wù)領(lǐng)域發(fā)揮其重要的作用。檔案界相關(guān)人員網(wǎng)絡(luò)技術(shù)十分重視的同時(shí)，就使得云計(jì)算得到了快速發(fā)展。云計(jì)算之所以受到青睞，是因?yàn)槠渚哂惺謨?yōu)越的特征。其優(yōu)越性主要表現(xiàn)在，一是用戶利用云計(jì)算技術(shù)尋求所需檔案信息時(shí)成本較低，對于電腦維護(hù)方面考慮也十分少，硬件的損害程度也小。二是云計(jì)算本來具有的強(qiáng)大存儲能力。大數(shù)據(jù)時(shí)代海量信息的出現(xiàn)使得檔案信息堵塞，充分利用云計(jì)算技術(shù)，深入研究其發(fā)展前景，創(chuàng)新發(fā)展云計(jì)算，就能盡可能的避免大數(shù)據(jù)時(shí)代下信息堵塞的情況，及時(shí)滿足公眾需求，提高檔案服務(wù)水平。

3.革新檔案信息服務(wù)理念

數(shù)據(jù)管理不僅是一種先進(jìn)的管理技術(shù)方法，更是一種全新的思維理念。隨著大數(shù)據(jù)在社會生活中的不斷普及應(yīng)用，一套先進(jìn)的理念對于檔案服務(wù)事業(yè)的發(fā)展有著重要的推動(dòng)作用。數(shù)據(jù)管理伴隨著大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生應(yīng)用而生，通過充分發(fā)揮數(shù)據(jù)的作用以實(shí)現(xiàn)工作更高效的數(shù)據(jù)組織。檔案信息服務(wù)創(chuàng)新的有效發(fā)展離不開有思想理念的更新。要革新以往錯(cuò)誤理念，對檔案工作人員進(jìn)行思想文化教育，逐漸建立起整個(gè)社會的檔案意識，促進(jìn)檔案信息服務(wù)工作的健康發(fā)展。樹立以用戶為中心的服務(wù)及數(shù)據(jù)健康科學(xué)管理的理念，深入了解檔案用戶準(zhǔn)確的檔案信息需求，特別是處理好用戶與檔案部門的供求關(guān)系，實(shí)現(xiàn)平衡有序發(fā)展。除此之外，檔案編研作為信息的匯總出發(fā)點(diǎn)，其思路也應(yīng)不斷創(chuàng)新，工作力度不斷加大成為一個(gè)必然趨勢。

4.提高檔案管理人員自身素質(zhì)

提高檔案人員素質(zhì)為創(chuàng)新檔案信息服務(wù)謀利。檔案信息服務(wù)水平的提高與檔案管理人員每個(gè)人的素質(zhì)都息息相關(guān)。優(yōu)秀的人才隊(duì)伍構(gòu)成應(yīng)該是每個(gè)檔案管理人員都具備相關(guān)的素養(yǎng)。一是提高檔案管理人員的政治素質(zhì)，認(rèn)真學(xué)習(xí)先進(jìn)的思想和理論，用科學(xué)知識武裝自己的頭腦，樹立正確的觀點(diǎn)，為檔案事業(yè)的發(fā)展思想基礎(chǔ)。二是提高檔案管理人員的職業(yè)道德，牢固樹立用戶至上的理念，以用戶需要為中心，提高服務(wù)質(zhì)量。尊重檔案、尊重歷史，保護(hù)檔案的原始記錄性;恪盡職守，形成嚴(yán)格的保密觀念，確保檔案信息足夠安全。三是提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，要積極主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，精通檔案業(yè)務(wù)，并熟悉一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)以便順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。四是檔案管理人員應(yīng)具有創(chuàng)新意識。創(chuàng)新是工作向前開展的推動(dòng)力，更是大數(shù)據(jù)背景下檔案管理人員應(yīng)具備的新思維和新素養(yǎng)。知識經(jīng)濟(jì)的到來，我們要努力與創(chuàng)新同步，需要更新思維，以新想法和新建議處理出現(xiàn)的問題，努力把檔案服務(wù)管理工作提高到一個(gè)新高度。

5.建立健全檔案信息服務(wù)管理監(jiān)管制度

檔案數(shù)字化是靠錄入人員來完成的，所以，加強(qiáng)對數(shù)字化員工的管理，對于檔案信息安全來講，是前提和基礎(chǔ)。對于信息安全管理人員也需加強(qiáng)素質(zhì)。由于大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案的開放性和多樣性等特征，使得各種檔案信息的安全事故不斷增多，為了確保檔案管理的安全性，建立健全必要的檔案安全監(jiān)管制度十分必要，檔案部門以及檔案人員要積極監(jiān)督，做好各自的工作，從而加大對各類檔案信息的保護(hù)力度，降低檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)，盡可能避免各種數(shù)據(jù)和信息出現(xiàn)泄漏的情況。除此之外，政府相關(guān)部門也應(yīng)加大對檔案信息服務(wù)安全的監(jiān)管力度，積極籌集資金，為建立安全保密管理系統(tǒng)提供有效的物質(zhì)基礎(chǔ)。充分利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建立信息化管理平臺，檔案用戶以及管理人員才能更好地提高檔案管理的信息化水平，提高檔案信息安全。

6.積極開發(fā)檔案數(shù)據(jù)資源拓展服務(wù)渠道

大數(shù)據(jù)的背景下，人們對于各類信息的需求日益多樣化，對于各種信息服務(wù)質(zhì)量的要求也越來越高。隨著科學(xué)技術(shù)以及社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們的生活水平在不斷提高，因此，對于各項(xiàng)事業(yè)的服務(wù)要求更加之多，也更加離不開各種各樣的信息服務(wù)。需求的多樣化要求我們必須積極拓展服務(wù)渠道。創(chuàng)辦服務(wù)實(shí)體，開展檔案產(chǎn)業(yè)，為檔案用戶提供便捷的服務(wù)信息。除了提供直接服務(wù)，還要有針對性的為特殊利用者提供特定服務(wù)，形成特定人群專門的服務(wù)通道。開展特色檔案信息產(chǎn)品，開展電子商務(wù)，通過創(chuàng)新檔案服務(wù)手段以促進(jìn)服務(wù)水平。發(fā)揮相關(guān)專業(yè)優(yōu)勢，構(gòu)建檔案、圖書、情報(bào)之間的聯(lián)系，建立完備的檔案信息系統(tǒng)，逐漸形成一體化體制，建立聯(lián)合服務(wù)，促進(jìn)檔案信息資源共享。除此之外，建立信息服務(wù)反饋系統(tǒng)，通過創(chuàng)新反饋機(jī)制，逐步減少服務(wù)質(zhì)量的不良化，提高檔案信息服務(wù)的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。

（作者單位：河北大學(xué)管理學(xué)院）