“大檔案”理念下的公立醫(yī)院 檔案管理發(fā)展構(gòu)想和實(shí)現(xiàn)路徑研究

黃娟

“大檔案”一詞，是1995年孫嘉焯在《試論“大檔案”》中提出，自此以后“大檔案”概念成為檔案學(xué)界研究的熱點(diǎn)問(wèn)題之一。傳統(tǒng)檔案是指機(jī)關(guān)的人事檔案和文書(shū)檔案。隨著檔案工作和各個(gè)領(lǐng)域自身發(fā)展的深入和全面，每個(gè)單位、每個(gè)領(lǐng)域、每項(xiàng)工作、每個(gè)細(xì)節(jié)以及日常管理工作中都在發(fā)生與檔案息息相關(guān)的活動(dòng)，這種現(xiàn)象被稱(chēng)之為“大檔案”。公立醫(yī)院作為一個(gè)為人民群眾健康保駕護(hù)航的事業(yè)群體，其圍繞醫(yī)療救治診療的所有管理活動(dòng)都會(huì)產(chǎn)生檔案管理工作。在“大檔案”的理念框架下，如何對(duì)這些檔案管理進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)成為現(xiàn)代醫(yī)院管理者思考和探索的內(nèi)容之一。

一、公立醫(yī)院“大檔案”管理

從大檔案的概念和范疇來(lái)分析，公立醫(yī)院的檔案管理幾乎涵蓋了醫(yī)院所有的管理活動(dòng)。從具體內(nèi)容來(lái)看，除了傳統(tǒng)的文書(shū)和人事檔案，病人診療活動(dòng)中產(chǎn)生的所有醫(yī)學(xué)影像資料和病案內(nèi)容其實(shí)質(zhì)是檔案。另外，還包括人員權(quán)限管理、設(shè)備管理、醫(yī)療質(zhì)量管理、科研管理、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)管理、三重一大事項(xiàng)管理、黨團(tuán)建設(shè)管理、信息數(shù)據(jù)管理、物流管理、財(cái)務(wù)管理和審計(jì)管理等內(nèi)容。從性質(zhì)來(lái)看，大檔案管理已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容，涉及到醫(yī)院管理的方方面面，甚至每一項(xiàng)管理活動(dòng)中，這與公立醫(yī)院等級(jí)評(píng)審和現(xiàn)代醫(yī)院管理的要求不謀而合，即所有管理活動(dòng)中都需要“留痕”，從管理的角度是具有可追溯性，形成PDCA循環(huán);從檔案的角度是保存具有價(jià)值的歷史記錄。從特征來(lái)看，大檔案視角下的公立醫(yī)院檔案管理具有系統(tǒng)性、完整性和全局性的特點(diǎn)。

二、公立醫(yī)院檔案管理面臨問(wèn)題

1.管理目標(biāo)不清晰，定位不準(zhǔn)確

公立醫(yī)院的檔案管理絕大多數(shù)定位為傳統(tǒng)的檔案管理，只負(fù)責(zé)日常的文書(shū)檔案和人事檔案管理，以及財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案。雖然病案管理一直是管理的重點(diǎn)內(nèi)容，但是并未將其納入檔案管理范疇，僅僅是從醫(yī)療管理的角度去思考。因此，狹隘的管理理念決定了，現(xiàn)階段公立醫(yī)院的檔案管理處于傳統(tǒng)的管理階段，其管理目標(biāo)和發(fā)展定位均不清晰、不準(zhǔn)確。

2.日常管理較隨意，缺乏質(zhì)量控制

在只圍繞文書(shū)檔案和人事檔案的工作內(nèi)容上，其日常管理內(nèi)容較為單一和簡(jiǎn)單，常?；居梢蝗思纯赏瓿扇阂陨瞎ぷ?。因此，在日常管理時(shí)，幾乎是由工作人員按照其自身的管理習(xí)慣和便捷程度進(jìn)行管理，在質(zhì)量控制方面更多的是依靠管理者本身的自我約束和上層領(lǐng)導(dǎo)的行政命令。

3.工作人員水平低，缺乏職業(yè)培訓(xùn)

工作內(nèi)容和工作方式?jīng)Q定了對(duì)從事工作人員的能力要求，公立醫(yī)院現(xiàn)有檔案管理人員幾乎不存在任職要求，在日常工作中也不需要職業(yè)化的管理培訓(xùn)，甚至在發(fā)生人員變更時(shí)不存在工作交接，新任職人員可以說(shuō)是邊干邊摸索。

4.檔案資料再利用低，未形成知識(shí)體系

公立醫(yī)院檔案管理僅僅處于文件和資料的保存保管和提供查詢(xún)的初級(jí)階段，其對(duì)檔案資料的統(tǒng)計(jì)利用和數(shù)據(jù)挖掘幾乎不存在，也更談不上形成知識(shí)管理體系。

三、“大檔案”理念下公立醫(yī)院檔案管理架構(gòu)設(shè)想

1.成立醫(yī)院檔案管理委員會(huì)

公立醫(yī)院應(yīng)當(dāng)在“大檔案”的管理理念下，從醫(yī)院全局的角度整體規(guī)劃和重構(gòu)其檔案管理工作，將檔案管理上升到醫(yī)院管理的重要活動(dòng)內(nèi)容之一。在醫(yī)院質(zhì)量管理委員會(huì)的下面成立醫(yī)院檔案管理委員會(huì)，與其他醫(yī)院管理內(nèi)容并列。委員會(huì)主任委員由分管院長(zhǎng)擔(dān)任，下設(shè)檔案管理工作辦公室，日常管理工作由辦公室或檔案館負(fù)責(zé)。檔案管理工作辦公室負(fù)責(zé)全院檔案管理的發(fā)展規(guī)劃、制度制定、日常督導(dǎo)、培訓(xùn)考核等工作;具體檔案工作由當(dāng)事部門(mén)具體負(fù)責(zé)，向檔案管理工作辦公室匯報(bào)檔案工作完成情況，接受監(jiān)督和審核。

2.制定檔案管理發(fā)展規(guī)劃

根據(jù)醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展和目標(biāo)定位，制定適宜于醫(yī)院發(fā)展的檔案管理發(fā)展規(guī)劃和目標(biāo)，對(duì)檔案管理在醫(yī)院管理和醫(yī)院數(shù)據(jù)管理中的職能作用予以清晰的定位。在公立醫(yī)院中，檔案是醫(yī)院所有資料和數(shù)據(jù)的核心，是醫(yī)院管理職能作用發(fā)揮和管理水平的最終體現(xiàn)和反映。同樣，好的檔案管理會(huì)進(jìn)一步推動(dòng)和助力于醫(yī)院管理水平的提升，使醫(yī)院管理決策更加科學(xué)、更加高效。

3.建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)

“大檔案”牽扯醫(yī)院方方面面和各個(gè)管理領(lǐng)域，建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)醫(yī)院所有涉及到的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)電子化。通過(guò)對(duì)所有部門(mén)在檔案管理領(lǐng)域基本工作內(nèi)容的分析和研究，將日常工作資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)處理，形成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，建立不同管理領(lǐng)域的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，使數(shù)據(jù)本身具有可視性和可比性。在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，建立統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，通過(guò)該套系統(tǒng)對(duì)檔案的過(guò)程質(zhì)量和結(jié)果質(zhì)量進(jìn)行綜合監(jiān)督和控制。

4.探索檔案數(shù)據(jù)挖掘

通過(guò)對(duì)檔案資料的電子化和標(biāo)準(zhǔn)化處理，得到結(jié)構(gòu)統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。該數(shù)據(jù)庫(kù)將包含醫(yī)院行政管理、財(cái)務(wù)管理、設(shè)備資產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)管理、成本支出、臨床人員技術(shù)、病人就診信息等各種數(shù)據(jù)，對(duì)以上數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘，從大量的數(shù)據(jù)中尋找和凝練對(duì)醫(yī)院管理和醫(yī)療技術(shù)水平具有重要意義的決策支持信息。這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)將會(huì)是醫(yī)院管理和發(fā)展的核心。

四、“大檔案”理念下公立醫(yī)院檔案管理的實(shí)現(xiàn)路徑分析

1.院領(lǐng)導(dǎo)理念轉(zhuǎn)變

大檔案涉及醫(yī)院各個(gè)部門(mén)和領(lǐng)域，只有得到醫(yī)院“一把手”的大力支持，醫(yī)院才能從全局的角度進(jìn)行思考和構(gòu)建，進(jìn)行統(tǒng)一和整體設(shè)計(jì)和規(guī)劃。因此，醫(yī)院管理決策層的觀念轉(zhuǎn)變是大檔案管理實(shí)現(xiàn)的前提之一，是大檔案管理實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵核心點(diǎn)。

2.建立一體化檔案管理質(zhì)控體系

在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上，從醫(yī)院整體發(fā)展的角度，對(duì)醫(yī)院檔案建設(shè)和日常管理工作形成一整套專(zhuān)業(yè)性的質(zhì)量管理和控制體系。這套體系是醫(yī)院檔案管理的“最高綱領(lǐng)”，是醫(yī)院檔案管理的行動(dòng)指南和管理準(zhǔn)則，所有部門(mén)的檔案工作都必須嚴(yán)格遵守和維護(hù)。檔案管理質(zhì)控體系由檔案管理工作辦公室負(fù)責(zé)制定和解讀，以及后續(xù)的培訓(xùn)和質(zhì)控督查工作。

3.培養(yǎng)職業(yè)化檔案管理隊(duì)伍

檔案管理是一項(xiàng)具有規(guī)范、科學(xué)和專(zhuān)業(yè)化要求的管理工作，而且涉及多個(gè)部門(mén)和多個(gè)醫(yī)院管理領(lǐng)域，實(shí)施規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理必須要有一批具備專(zhuān)業(yè)化職業(yè)素養(yǎng)的檔案管理隊(duì)伍。從檔案管理制度、檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)等方面進(jìn)行職業(yè)化培訓(xùn)，建立一支懂規(guī)范、知標(biāo)準(zhǔn)、明流程的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

4.實(shí)施常規(guī)化質(zhì)控督查

檔案管理的建章立制容易，但是管理成效并非一朝一夕可實(shí)現(xiàn)，必須在日常管理工作中建立常態(tài)化質(zhì)量控制和督導(dǎo)檢查機(jī)制[4]。從日常檔案管理的規(guī)范化抓起，將制度和督查做為檔案管理工作的“兩條腿”，將檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化落到實(shí)處。同時(shí)，建立雙向隨機(jī)互查督導(dǎo)機(jī)制，形成檔案管理人才相互學(xué)習(xí)成長(zhǎng)的良好氛圍。

（作者單位：寧夏醫(yī)科大學(xué)總醫(yī)院）