在深化改革中加強(qiáng)檔案管理

白帥帥

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展與科技的進(jìn)步，事業(yè)單位檔案管理模式逐步更新。為了滿足現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展需要，緊跟科技發(fā)展步伐，檔案管理的創(chuàng)新性成為業(yè)務(wù)建設(shè)的關(guān)注焦點(diǎn)。照此方向，本論文從存在的問(wèn)題、創(chuàng)新手段等方面對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行說(shuō)明，旨在推動(dòng)事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展，為檔案管理方式的學(xué)理研究提供翔實(shí)的理論資料。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；改革

事業(yè)單位檔案管理主要是對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始記錄進(jìn)行保存和管理，事業(yè)單位檔案具有一定的社會(huì)功能，是事業(yè)單位發(fā)展當(dāng)中不可或缺的資源，并且其對(duì)于日常工作的開(kāi)展和基層建設(shè)等都具有非常重要的指導(dǎo)性作用?？梢钥闯觯聵I(yè)單位檔案文件管理在事業(yè)單位管理中具有非常重要的地位。只要做好管理檔案文件的工作，就可以充分利用事業(yè)單位檔案文件的作用，促進(jìn)事業(yè)單位健康發(fā)展。但是在實(shí)際的事業(yè)單位檔案管理工作中仍存在一些問(wèn)題，嚴(yán)重影響到事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量。因此，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題及其優(yōu)化措施的研究，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展是非常具有現(xiàn)實(shí)意義的。

1 檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1 管理制度缺失

許多地區(qū)沒(méi)有形成健全完善的檔案管理制度，這就容易造成相關(guān)工作人員在實(shí)際進(jìn)行檔案管理工作時(shí)缺乏規(guī)章制度作為參考，導(dǎo)致日常檔案管理工作存在很大的隨意性和不確定性。比如，工作者不能按照規(guī)范對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行收集和歸檔；也不能依照管理細(xì)則的規(guī)定分類(lèi)保存檔案，使得日常管理工作雜亂無(wú)章。盡管有些單位已經(jīng)意識(shí)到這一點(diǎn)，參考國(guó)外先進(jìn)的管理辦法建立了檔案制度，但由于缺乏嚴(yán)格的執(zhí)行力度，在日常工作中還存在職責(zé)劃分不明確的現(xiàn)象，所以一旦出現(xiàn)問(wèn)題，管理人員就相互推脫，互不擔(dān)責(zé)。

1.2 檔案管理方式落后

現(xiàn)如今，在我國(guó)很多事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中仍一直沿用手工作業(yè)的方式。在實(shí)際的檔案管理工作中，一個(gè)檔案主題會(huì)涉及到不同相關(guān)部門(mén)和單位的資料，如果將這些資料一并移交到檔案館時(shí)，必然會(huì)有很有檔案是重復(fù)的，這時(shí)就會(huì)加大檔案存儲(chǔ)的壓力。那么怎樣才能夠在這些海量的信息當(dāng)中篩選出具有價(jià)值的信息，并對(duì)這些信息資源進(jìn)行合理的加工和利用，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位和職工共享，這是檔案管理人員需要去完成的工作。而如果采取手工作業(yè)的方式，無(wú)疑會(huì)加大檔案管理人員的工作難度和工作量。雖然目前也有部分事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)開(kāi)始引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理，但是也僅局限于一些基本功能的使用，比如：檔案目錄的編制、統(tǒng)計(jì)、檢索等，卻并不具備綜合處理的能力。隨著事業(yè)單位檔案的不斷增加，這種落后的檔案管理方式必然無(wú)法適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展的需求，進(jìn)而使得事業(yè)單位檔案無(wú)法充分的發(fā)揮出其利用價(jià)值。

1.3 資金投入短缺

事業(yè)單位對(duì)檔案管理和保護(hù)的重視不夠，投入資金非常有限，甚至出現(xiàn)資金短缺，管理的設(shè)備和手段欠缺，不能有效發(fā)揮檔案資源的重要作用。

2 在深化改革中加強(qiáng)檔案管理的措施

2.1 創(chuàng)新業(yè)務(wù)技能，提高服務(wù)水平

對(duì)于檔案管理者自身來(lái)講，也要對(duì)自己的工作重視起來(lái)，正確認(rèn)識(shí)自己崗位所起的作用，積極學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)，努力做好每一個(gè)工作細(xì)節(jié)。檔案管理者的業(yè)務(wù)技能水平關(guān)系著檔案資料的質(zhì)量，所以相關(guān)人員必須努力提升自身的服務(wù)水平，除了加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的掌握還要提高計(jì)算機(jī)操作水平。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)也要根據(jù)科室情況合理分配崗位職責(zé)，爭(zhēng)取達(dá)到“盡其才，盡其能”的目標(biāo)。為了保證檔案管理工作的先進(jìn)性，事業(yè)單位應(yīng)每年定期招聘新職工，讓年輕人的青春熱情感染到在崗職工，充分提升整體的活力，從而使工作效率得到提升。另外，要對(duì)檔案部門(mén)人員定期開(kāi)展培訓(xùn)教育，邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)水平高、管理技術(shù)強(qiáng)的講師來(lái)分享經(jīng)驗(yàn)，交流心得，從而使員工通過(guò)這種方式得到

提高。

2.2 建立完善的事業(yè)單位檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)崗位職責(zé)

任何事業(yè)單位想要提高檔案文件管理水平，首先必須建立一個(gè)完善的事業(yè)單位檔案文件管理系統(tǒng)，并制定良好的檔案文件管理制度。這就要求事業(yè)單位檔案管理方式的更新和管理水平的提升都必須要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟科學(xué)技術(shù)前進(jìn)的步伐，建立和現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理相適應(yīng)的檔案管理體系。同時(shí)檔案管理部門(mén)還需要明確檔案管理人員的工作職能，并將檔案管理和檔案管理人員的績(jī)效考核掛鉤，這樣才能夠有效提升檔案管理工作的水平。另外，事業(yè)單位的檔案管理工作還必須要根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，并結(jié)合公司自身的開(kāi)發(fā)需求，為事業(yè)單位開(kāi)發(fā)相適應(yīng)的檔案文件管理系統(tǒng)，這需要事業(yè)單位檔案文件管理人員在工作中遵守“統(tǒng)一控制，分層管理”的原則。在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中需要將檔案管理工作的實(shí)效性放在首位，并嚴(yán)格按照相關(guān)的管理體系執(zhí)行檔案資料的收集、保管、保密和存儲(chǔ)等工作，從而確保事業(yè)單位的檔案資源能夠得到最大價(jià)值的利用。

2.3 充分發(fā)揮信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在各行各業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用，在很大程度上推動(dòng)了各行各業(yè)的發(fā)展。信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案文件管理中的引入，可以有效地改變傳統(tǒng)的檔案文件管理理念，創(chuàng)新檔案文件注冊(cè)方式，提高檔案文件管理的效率和水平。因此，在事業(yè)單位檔案文件管理中，我們應(yīng)該充分利用信息技術(shù)來(lái)推動(dòng)檔案文件管理申報(bào)過(guò)程，并利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理。同時(shí)建立和檔案信息化建設(shè)相適應(yīng)的檔案管理體制，從而提升檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用價(jià)值。另外，在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，還需要將檔案由傳統(tǒng)以保管檔案實(shí)體為主逐漸的向提供社會(huì)服務(wù)的方向轉(zhuǎn)變，從而有效的提升檔案管理的社會(huì)價(jià)值。

2.4 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理人才應(yīng)具備較高的職業(yè)倫理、職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)技能。由于檔案工作環(huán)環(huán)相扣、細(xì)致瑣碎。這就要求檔案工作者要樹(shù)立“認(rèn)真負(fù)責(zé)，耐心細(xì)致”的職業(yè)態(tài)度。一方面，事業(yè)單位檔案管理人員要做好人才引進(jìn)工作，事業(yè)單位檔案管理對(duì)事業(yè)單位發(fā)展非常重要，管理觀念和機(jī)制必須要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的思想。做好人才引進(jìn)，通過(guò)人才引進(jìn)的方式，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展水平和管理水平的提升。另一方面，要做好現(xiàn)有事業(yè)單位檔案員工的培養(yǎng)工作。事業(yè)單位現(xiàn)有檔案員工在檔案管理方面已經(jīng)具有了一定的管理能力，對(duì)這部分員工要加強(qiáng)培訓(xùn)，要積極用現(xiàn)代檔案管理思想去培養(yǎng)員工，幫助員工轉(zhuǎn)變思想，提高檔案管理的認(rèn)識(shí)。要快速掌握現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理的技巧，提升員工個(gè)人能力，在培養(yǎng)的過(guò)程中可以采用外部培訓(xùn)和內(nèi)部培訓(xùn)相結(jié)合的方式進(jìn)行。最后，事業(yè)單位檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)過(guò)程中必須要建立完善的考核機(jī)制，采用聘用制增強(qiáng)員工責(zé)任感，同時(shí)對(duì)無(wú)能力、不符合事業(yè)單位檔案管理要求的員工，堅(jiān)決清理出檔案管理隊(duì)伍，提升檔案管理人員工作效率。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步和發(fā)展，現(xiàn)代事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程中會(huì)面對(duì)越來(lái)越多的新挑戰(zhàn)。在這樣的背景下，事業(yè)單位要想得到穩(wěn)定的發(fā)展，因此，有必要將事業(yè)單位檔案文件管理作為事業(yè)單位管理工作的重點(diǎn)，不斷完善事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的重視。同時(shí)還需要引導(dǎo)事業(yè)單位全體人員樹(shù)立正確的檔案管理觀念，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能，不斷的創(chuàng)新檔案管理方式，使事業(yè)單位檔案管理可以適應(yīng)現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展的需要，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張麗娟.事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析[J].事業(yè)單位改革與管理，2015，（18）：228.

[2]張玉香.圖書(shū)情報(bào)與檔案管理研究生人才需求與創(chuàng)新能力培養(yǎng)研究[D].湘潭大學(xué)，2013.