學(xué)校聲像檔案管理工作點(diǎn)滴談

西安市第五十中學(xué) 陜西 西安 710086

聲像檔案是學(xué)校在社會活動中形成的有保存價(jià)值的照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤等不同材料為載體,以聲像,并輔以文字說明的歷史記錄。隨著學(xué)校辦公條件的不斷改善,聲像檔案越來越多。由于聲像檔案能將鮮活的現(xiàn)場實(shí)景原生原貌地記錄下來,因此,它在學(xué)校發(fā)展建設(shè)中的作用是不言而喻的。但就目前來看,學(xué)校聲像檔案管理工作卻不容樂觀,筆者就近年來學(xué)校聲像檔案工作談幾點(diǎn)粗淺認(rèn)識。

一、學(xué)校聲像檔案的收集

筆者經(jīng)過幾年摸索發(fā)現(xiàn),在收集歸檔方面主要要注意以下幾個方面：

1.1 收集原則 由于學(xué)校是基層單位,上級部門蒞臨督導(dǎo)、檢查等較多,學(xué)校外事活動頻繁,加之學(xué)校本身部室較多,各項(xiàng)活動的開展就相對多些,因此,留下來的聲響資料很多,也很繁雜。所以,作為聲像檔案管理人員,要明確收集原則,主要把與本單位有關(guān)的,活動主題明確的、資料質(zhì)量高的收集起來,即以“我”為主,主題鮮明,質(zhì)量精良的原則。

1.2 收集歸檔范圍 一般來說,需要收集起來歸入學(xué)校聲像檔案的主要有以下方面的資料：

(1)上級領(lǐng)導(dǎo)蒞臨學(xué)校視察、指導(dǎo)工作時(shí)的相關(guān)資料。

(2)本單位組織、參加重要外事活動的相關(guān)材料。主要包括學(xué)校參加上級部門組織的各種學(xué)習(xí)交流、教學(xué)研討、評先評優(yōu)、表彰會等活動所拍的照片、視頻、錄音資料。

(3)記錄本單位歷史時(shí)期的相關(guān)資料。主要指能反映本單位各個時(shí)期校舍、環(huán)境變化的聲像資料。

(4)本單位名人資料。主要包括本單位內(nèi)的、以及本單位參加上級單位評選的學(xué)科骨干、教學(xué)能手、學(xué)科帶頭人等的照片資料、課堂視頻資料等。

(5)本單位宣傳資料。主要包括本單位進(jìn)行法制宣傳、食品衛(wèi)生安全宣傳、環(huán)保宣傳、健康教育宣傳等各種節(jié)日宣傳活動形成的聲像資料。

(6)本單位重大事件、事故和對本單位有特殊意義的聲像資料。主要包括學(xué)校大型活動,如考試、運(yùn)動會、學(xué)校組織的各種安全演練、逃生練習(xí)、賑災(zāi)捐款等聲像資料；學(xué)校遭受自然災(zāi)害(非典、地震)后的相關(guān)聲像資料；上級組織部門來校宣布領(lǐng)導(dǎo)任免的聲像資料等。

(7)本屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員照片。包括本屆領(lǐng)導(dǎo)班子的集體照和每個人的個人工作照。

(8)本單位榮獲各種獎項(xiàng)的聲響資料。主要包括學(xué)校參加上級各種活動所獲獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等的照片資料和外界送到學(xué)校來的感謝信、錦旗等的照片資料。

(9)本單位攝制的反應(yīng)本單位專題的聲像資料。主要包括學(xué)校為招生宣傳攝制的視頻、照片資料,學(xué)校各部室情況照片資料等。

1.3 鑒別 學(xué)校在各項(xiàng)豐富多彩的活動中留下的聲像資料很多,但是,并非所有聲像資料都需要交到檔案室存檔。因此,聲像檔案收集人員在收集的過程中要注意資料的鑒別。要從眾多資料中選取重要的、質(zhì)量精良的、能反映本次活動主題和議程的資料來歸檔。比如說學(xué)校搞一次文藝匯演,就要把照片中照上主席臺橫幅的照片存檔,不能只照一操場學(xué)生或只照演節(jié)目的學(xué)生,別人一看不知道是在干什么；再比如,領(lǐng)導(dǎo)來視察,只需要在所照的眾多照片中選取幾張清晰的、能反映問題的、人物齊全的照片來存檔,不需要把領(lǐng)導(dǎo)視察過程中的所有照片都存檔。

1.4 移交 聲像檔案在移交時(shí),要求每份資料必須附上承辦部室的名稱、攝錄人員的姓名及本次活動的簡介。簡介主要包括活動的時(shí)間、地點(diǎn)、事由、人物、背景,資料中主要人物要標(biāo)注姓名全稱,兩人以上還要標(biāo)注方位。另外,要嚴(yán)格按照移交制度,填好移交登記表,要求內(nèi)容詳細(xì)準(zhǔn)確,雙方簽字。

二、學(xué)校聲像檔案現(xiàn)狀分析

作為學(xué)校來講,由于各方面的原因,學(xué)校聲像檔案工作一直沒有被充分重視起來,導(dǎo)致此項(xiàng)工作很難順利開展和進(jìn)一步創(chuàng)新。

2.1 學(xué)校檔案隊(duì)伍不穩(wěn)定,人員變化頻繁,聲像檔案意識淡薄 多年來,學(xué)校檔案工作一直沒有被重視,長期游離于學(xué)校中心工作之外,待遇與學(xué)校強(qiáng)勢部門相比反差較大。以至于檔案部門人員更換頻繁,少數(shù)專兼職人員也不能全身心投入到工作之中,在很大程度上影響了檔案收集工作。另外,長期以收集紙質(zhì)檔案為主的檔案人員對聲像檔案意識淡薄,思想上存在誤區(qū),更有部分人根本不知道什么是聲像檔案,學(xué)校活動完畢后將照片、視頻、錄音、錄像等隨手放在一邊,沒有及時(shí)整理歸檔。

2.2 學(xué)校部門多,聲像檔案較散,收集難度大 作為學(xué)校來說,每年會舉行各種活動,由于學(xué)校部室較多,各部室產(chǎn)生的聲像資料就比較多,也比較雜,收集起來有一定難度。對于重大活動,學(xué)校都有錄像、攝影,但由于參與部室多,檔案管理不集中統(tǒng)一,各部門往往在活動結(jié)束后只各自拿回屬于自己部室的材料,造成聲像檔案散亂、參差不齊,給收集工作帶來困難；另外,有些活動從籌備到結(jié)束檔案人員不知曉,信息滯后造成檔案材料流失嚴(yán)重,也加大了收集難度。

2.3 攝影人員歸檔意識不強(qiáng),有效拍攝欠缺 學(xué)校生硬人員一般都不是檔案專業(yè)的,也不是攝影專業(yè)的,只是在活動開始時(shí)臨時(shí)抽調(diào)。這些人員往往檔案意識不強(qiáng),認(rèn)為活動拍完就完成任務(wù)了,或認(rèn)為誰拍的歸誰,因此不能主動將聲像資料交檔案室,使部分資料在各部室長時(shí)間保存,當(dāng)人員變動時(shí),極易造成流失；另一方面,由于不清楚聲像資料歸檔要求,有些拍攝人員拍出的照片、視頻主題不明確,一次活動下來,沒有一張照片能反映本次活動的內(nèi)容,不能存檔,此次活動檔案就沒有了。長期以來,造成了許多活動檔案的缺失。

三、學(xué)校聲像檔案存在問題的解決思路

3.1 爭取領(lǐng)導(dǎo)支持,促進(jìn)檔案工作日常化 領(lǐng)導(dǎo)重視是做好聲像檔案收集工作的重要保證。領(lǐng)導(dǎo)重視了,各部室管理人員就能重視此項(xiàng)工作,大家都動起來,把聲像檔案收集工作作為日常工作中的一項(xiàng)來完成,檔案管理人員才能比較順利地開展收集工作。

3.2 加大宣傳力度,強(qiáng)化聲像檔案意識,加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn),促進(jìn)此項(xiàng)工作穩(wěn)步前行 提高全員聲像檔案意識是搞好此項(xiàng)工作的前提。加大宣傳力度,不斷強(qiáng)化聲像檔案意識是很有必要的。可以利用學(xué)?，F(xiàn)有的宣傳工具,宣傳聲像檔案的重要性,使大家充分了解聲像檔案的收集整理要求,這樣一來,就能獲得更多的有效資料,不至于出現(xiàn)照了一大堆照片,沒有一張能用的現(xiàn)象；另外,要加強(qiáng)檔案人員等相關(guān)人員培訓(xùn),通過各種培訓(xùn),補(bǔ)充新能量,進(jìn)一步提高檔案人員的責(zé)任意識和業(yè)務(wù)素質(zhì),使聲像檔案工作從檔案形成到收集整理規(guī)范化、正規(guī)化,促進(jìn)聲像檔案工作的穩(wěn)步前行。

3.3 完善管理體制,健全制度,強(qiáng)化實(shí)施管理力度,使聲像檔案工作規(guī)范化 完善的管理體制、健全的聲像檔案收集管理制度是聲像檔案收集工作的基石,適當(dāng)?shù)墓芾砹Χ雀亲龊么隧?xiàng)工作的必要條件。

首先,實(shí)行分級分類管理,分工到部室,責(zé)任到人,使管理有序化；其次,建立健全檔案收集、整理等一系列制度,用完善的制度來規(guī)范學(xué)校檔案工作；第三,加大管理力度,嚴(yán)格按照制度要求執(zhí)行,從收集到整理、歸檔等,做好各種登記。

總之,隨著電子產(chǎn)品在現(xiàn)代化社會中作用日益加強(qiáng),聲像檔案的管理也有了強(qiáng)勁動力。作為學(xué)校來講,要通各種渠道擴(kuò)大聲像檔案影響,宣傳聲像檔案重要性,并通過多渠道學(xué)習(xí)來提高檔案人員這方面的業(yè)務(wù)能力。通過改革創(chuàng)新來改變從業(yè)人員服務(wù)意識,為學(xué)校教育教學(xué)工作做好強(qiáng)有力的后盾。