新時(shí)代加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息化管理路徑研究

吉林省通化市房地產(chǎn)市場(chǎng)管理處 吉林 通化 134001

近年來(lái),房企紛紛減少自己的開(kāi)盤數(shù)量。更有一些中小企業(yè)為了保證自己的利潤(rùn),而減小自己的成本忽略了建房的安全性。這些都引起了房地產(chǎn)行業(yè)的恐慌。市場(chǎng)上確實(shí)催在供需不平衡的現(xiàn)象,如何正確引導(dǎo)房地產(chǎn)的健康蓬勃地發(fā)展將對(duì)普通老百姓的生活產(chǎn)生極為重要的影響。而推行房地產(chǎn)檔案信息化管理則是一項(xiàng)非常重要的制度,有利于房地產(chǎn)行業(yè)的健康發(fā)展。

一、為什么要推行房地產(chǎn)檔案信息化管理制度

(一)房通的房地產(chǎn)檔案管理知識(shí)十分陳舊落后,而信息化制度將有利于實(shí)現(xiàn)資源的整合和防止資源重復(fù),可以極大的減少資源性的浪費(fèi),可以適當(dāng)進(jìn)行引領(lǐng)性的發(fā)展。在紙質(zhì)檔案管理的時(shí)代,各地的房地產(chǎn)行業(yè)可以說(shuō)是信息各自為政,雙方之間的供求關(guān)系之間并未有明顯的分享。[1]而且查詢起來(lái)十分麻煩,不同部門之間也缺乏相互溝通性。而這種信息化管理制度則可以有效的在各部門之間及進(jìn)行數(shù)據(jù)的共享及溝通。

(二)該制度的建立也有利于房地產(chǎn)的數(shù)字信息化和數(shù)據(jù)化。隨著社會(huì)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代,無(wú)可辯駁的是,數(shù)據(jù)已經(jīng)成為了我們生活中不可缺少的一部分。數(shù)據(jù)能最大程度上保證房地產(chǎn)信息資源的完整性,有利于我們及時(shí)進(jìn)行政策性調(diào)整,也有利于我們?cè)诟鞑块T之間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和資源整合。

(三)該制度的建立也將有利于實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的安全性。眾所周知,以往的房地產(chǎn)檔案都是以紙質(zhì)檔案進(jìn)行存檔和管理的。雖然說(shuō)信息化管理也存在一定的泄露風(fēng)險(xiǎn),但是相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存檔來(lái)說(shuō)已經(jīng)非常安全了。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存非常容易受到火災(zāi)或其他多種因素的影響而導(dǎo)致數(shù)據(jù)的消失,一旦數(shù)據(jù)丟棄之后想要尋回非常麻煩。而建立信息庫(kù)之后,即使丟失數(shù)據(jù)也可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)迅速找回?？梢詷O大地減小可能造成的經(jīng)濟(jì)損失。

二、房地產(chǎn)檔案落后的管理狀況

(一)房地產(chǎn)檔案的存檔方法還是十分簡(jiǎn)單的,仍舊是紙質(zhì)文檔為主。而在正經(jīng)這個(gè)時(shí)代的現(xiàn)實(shí)只是文檔已經(jīng)不能滿足時(shí)代的需要。而且許多文檔都以文字形式保存為主,影片視頻都無(wú)法清晰第地保存下來(lái),完全不能滿足需求。這也造成了許多房地產(chǎn)信息都缺乏說(shuō)服力和完整性。

(二)由于房地產(chǎn)檔案上以紙質(zhì)為主,這就先天性地存在了信息收納不足完整的情況。尤其是房地產(chǎn)行業(yè),又是一個(gè)活躍十分頻繁的行業(yè),每天都存在著房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變更和注銷等諸多情況。[2]而紙質(zhì)檔案本身的存檔能力就十分地有限,難以大規(guī)模地記錄數(shù)據(jù),而且還可能人為地存在記錄錯(cuò)誤而且無(wú)法還原的情況,這都大大限制了傳統(tǒng)檔案管理制度的發(fā)展。

(三)人為性的管理檔案,由于受到人為因素的影響,本身就很難保證檔案存檔的快速性、準(zhǔn)確性和合理性。其實(shí)在繼續(xù)調(diào)用時(shí)候很可能無(wú)法及時(shí)需用,即使調(diào)用可能存在查找困難和調(diào)用錯(cuò)誤等諸多情況,而且隨著房地產(chǎn)行業(yè)的不斷擴(kuò)大,這種落后的管理制度很難滿足房地產(chǎn)行業(yè)極其龐大的需求,同時(shí)檔案的存檔和調(diào)用也浪費(fèi)大量的時(shí)間。

(四)檔案管理部分在招聘的時(shí)候,就應(yīng)該有選擇性地挑選一些專業(yè)水平高熟悉信息化管理的高素質(zhì)人才,這項(xiàng)才能保證房地產(chǎn)檔案管理制度快速推行,更像工作順利展開(kāi)。[3]這樣就可以順利的避免政府推行新政策嗎,而實(shí)際操作人卻無(wú)法順利實(shí)施的尷尬局面。無(wú)法熟練掌握最新的數(shù)字化技術(shù)手段,在操作檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)顯得力不從心。

(五)當(dāng)前即使一些部門已經(jīng)實(shí)行了信息化管理,但是工具都是由人操作的。操作人員,但專業(yè)水平直接決定了操作速度和水平。而實(shí)際上這些房地產(chǎn)檔案管理員的水平高低起伏,參差不齊,很多人在面對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)操作時(shí)都有一些不適應(yīng)的情況。而且相關(guān)單位也沒(méi)有進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn),也沒(méi)有適當(dāng)?shù)闹贫冗M(jìn)行管理,導(dǎo)致一些制度對(duì)相關(guān)的。

三、如何快速推行房地產(chǎn)檔案信息化管理制度

(一)伴隨著社會(huì)不斷的發(fā)展,各項(xiàng)制度都在不斷的完善,專業(yè)性的管理繼續(xù)迫切發(fā)展。房地產(chǎn)行業(yè)作為一個(gè)關(guān)系民生的重要行業(yè),房地產(chǎn)檔案管理部門首先就應(yīng)該拋棄傳統(tǒng)的人為管理思路,從思想上就要進(jìn)行大規(guī)模,學(xué)習(xí)信息化時(shí)代的管理思路和方法。同時(shí)也要保證該項(xiàng)制度的完整性和連續(xù)性,從而保證該制動(dòng)力的執(zhí)行下去。這樣才能更好地推進(jìn)實(shí)施房地產(chǎn)檔案信息化管理制度。

(二)除了制度思想上的水平需要提高之外,房地產(chǎn)檔案管理行業(yè)的從業(yè)人員的能力素質(zhì)管理水平也迫切需要提高。隨著信息化時(shí)代的到來(lái),一切的行業(yè)都在要求高素質(zhì)的人才,該行業(yè)也不例外。房地產(chǎn)等啊,人員除了要了解房地產(chǎn)的專業(yè)知識(shí)之外,還要了解一些最新的手段,要盡可能地與時(shí)俱進(jìn),保持與時(shí)代同步發(fā)展的步伐。單位最好定期對(duì)這些人員進(jìn)行能力和素質(zhì)的培養(yǎng),進(jìn)行長(zhǎng)期的規(guī)劃,從而盡可能的提高效率,努力提高整個(gè)行業(yè)的水平,進(jìn)而推動(dòng)房地產(chǎn)檔案行業(yè)向信息化水平不斷邁進(jìn)。

(三)計(jì)算機(jī)的大規(guī)模普及,使檔案資料收集能力大大增強(qiáng),可以收集到大規(guī)模的數(shù)據(jù)。檔案管理人員不僅僅只是在進(jìn)行對(duì)檔案資料進(jìn)行歸檔出來(lái),還可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行多維度分析,可以對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行編碼、分類以及通過(guò)電腦錄入電子數(shù)據(jù),從而保證紙質(zhì)數(shù)據(jù)的電子數(shù)據(jù)相一致,從而保證了檔案的一致性,同時(shí)也可以錄入音頻和視頻,從而保證數(shù)據(jù)的高度一致性和真是有效性。通過(guò)調(diào)用資料也十分方便,操作起來(lái)十分方便。信息時(shí)代的進(jìn)步,從而徹底改變了傳統(tǒng)的管理方式,使管理效率大大提高。

(四)要做到資料齊全,一個(gè)完整的搜索載體是必不可少的,因此就要求我們建立一個(gè)系統(tǒng)、完備的房地廠檔案信息化管理系統(tǒng)。建立一套集查詢和檢索等諸多功能與一身的系統(tǒng),就要不要更新房地產(chǎn)檔案,盡可能多地收集各類信息,例如位置、構(gòu)造和面積等諸多數(shù)據(jù)。同時(shí)要跟隨時(shí)代的步伐,不斷更新數(shù)據(jù),及時(shí)地搜尋和更新系統(tǒng)。[4]同時(shí)也要關(guān)注信息的安全,在信息時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)泄露是不可避免的過(guò)程,一點(diǎn)泄露后果不堪設(shè)想,因此要提前設(shè)立防火墻來(lái)保護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù),阻止可能發(fā)生泄露風(fēng)險(xiǎn)的可能,確?？蛻舻男畔⒉粫?huì)被其他別有用心的人利用。在確保信息覆蓋面廣的基礎(chǔ)上,做好房地產(chǎn)檔案信息的保密工作,實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息的共建共享,從而有效提升檔案信息化水平。

(五)隨著房產(chǎn)的不斷升級(jí),在家庭財(cái)產(chǎn)糾紛中,房子逐漸占據(jù)了極大的部分,因此在近幾年的民事案件中,房產(chǎn)成了不可避免的話題。因此要想完整的管理房地產(chǎn)檔案,首先就要有完備的法律法規(guī)進(jìn)行保障。制度也要與時(shí)俱進(jìn),根據(jù)市場(chǎng)的需求不斷改進(jìn)。不斷地健全完善各種法律法規(guī),從而滿足各類人的需求,同時(shí)也保障了行業(yè)人的權(quán)威性。

結(jié)束語(yǔ)

盡管房地產(chǎn)行業(yè)是一個(gè)著急需轉(zhuǎn)型的行業(yè),但在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中仍然存在不可替代的地。所以在無(wú)法改變這種現(xiàn)狀的情況下,我們只能盡可能地完善制度來(lái)彌補(bǔ)這些不足。而信息化管理則能很好地解決房地產(chǎn)行業(yè)的信息共享問(wèn)題,所以我們要在信息化時(shí)代來(lái)運(yùn)用信息化技術(shù)來(lái)加強(qiáng)我們的管理,同時(shí)也要引導(dǎo)該行業(yè)健康地發(fā)展。