檔案管理科學化發(fā)展路徑探析

延邊朝鮮族自治州住房公積金管理中心 吉林 延吉 133001

引言

檔案管理工作是對企業(yè)內(nèi)的所有員工的個人經(jīng)歷、工作情況、日常行為以及企業(yè)內(nèi)各項活動進行全方位記錄。檔案能夠清晰地記錄企業(yè)整體和個人發(fā)展的不同階段,對于企業(yè)來說,做好檔案管理工作,有助于全面推動企業(yè)發(fā)展,因此在新時期,科學發(fā)展檔案管理工作是非常重要的。

1 檔案管理工作存在的問題

當前,不少企業(yè)的檔案管理工作存在很多問題：

第一,檔案管理工作被視為后勤工作,由于此類工作不能為企業(yè)帶來直接的收益,因此很多企業(yè)都不重視檔案管理工作,普遍將行政、后勤、財務、檔案等工作粗略的歸納為文職工作,由少數(shù)幾個人全面負責,經(jīng)常造成重要的檔案損壞、丟失。

第二,在企業(yè)工作中需要提取檔案時,因為沒有規(guī)劃,經(jīng)常出現(xiàn)多個部門同時需要同一份檔案的情況,不僅造成整體工作效率低下,還使大量工作壓力壓到少數(shù)幾名文職員工頭上,導致很多企業(yè)的文職部門離職率偏高。

第三,隨著信息時代的來臨,很多舊有紙質(zhì)檔案已經(jīng)完全不能滿足當今的工作需求。紙質(zhì)檔案因為載體為紙張,易損程度很大,年代久遠的紙質(zhì)檔案,紙張泛黃,字跡模糊,容易造成查閱人獲取錯誤信息最終耽誤工作,因此,將信息技術(shù)引入檔案管理工作是必要的。

2 檔案管理工作科學化發(fā)展的路徑

在社會飛速發(fā)展的今天,檔案管理工作也應該與時俱進,規(guī)劃出科學發(fā)展的路徑,使檔案管理工作作為一項不可或缺的重要工作為企業(yè)的發(fā)展保駕護航。

2.1 提升對檔案管理工作的認知 科學發(fā)展檔案管理工作,要全面提升對檔案管理工作的認知。檔案是記錄企業(yè)和個人成長的見證者,每一次的成功和失敗都是寶貴的財富,如果忘卻了曾經(jīng),那么如何結(jié)合現(xiàn)在的情況對未來作出規(guī)劃?只有企業(yè)所有人員對檔案的作用有著清晰地認知,才會明白檔案管理工作的重要性,從上到下才會重視檔案管理工作。習近平總書記在紀念中國共產(chǎn)黨成立95周年大會上向全黨發(fā)出“不忘初心,繼續(xù)前行”的偉大號召,黨的十九大將“不忘初心,牢記使命”定為加強黨的建設思想精髓和實踐要義,就是為了提醒全黨全軍不要忘了自己是誰,中國共產(chǎn)黨風風雨雨走過的95年,就是一部完整的并且將不斷記錄下去的偉大檔案。

2.2 建立完善的檔案管理制度 提升認知程度,只是檔案管理科學化的基礎(chǔ),重點在于建立完善的檔案管理制度。首先,設立專門的檔案管理部門,企業(yè)上下的所有檔案都由該部門負責保管梳理,其他人員非工作需要不得接觸；其次,該部門定期對檔案進行檢查,發(fā)現(xiàn)檔案缺失或者損毀應立即上報并備案；最后,相關(guān)部門需要查閱檔案時,做好檔案出庫入庫記錄,并對檔案進行嚴格檢查,防止信息被篡改。檔案管理工作看似簡單,長期做下來卻是枯燥無味,但是每個行業(yè)都擁有自己的標桿,中國檔案界的傳奇人物劉義權(quán)終其一生,歸納整理了無數(shù)份革命烈士的檔案資料,不僅查證了數(shù)以萬計的革命烈士和犧牲人員的下落,還系統(tǒng)性的建立了軍隊檔案管理條例。以他為代表的新中國第一批軍籍檔案管理人員,為建設我軍檔案資源體系做出了卓越的貢獻。在新的時代,檔案管理人員要追尋先輩的腳步,在各行各業(yè)的檔案管理工作中努力奮斗,再創(chuàng)輝煌[1]。

2.3 檔案管理引入信息化技術(shù) 紙張出現(xiàn)之前,我國的史學家們將歷史檔案記錄在龜甲、竹簡、羊皮等物質(zhì)之上,直到東漢時期,蔡倫發(fā)明了造紙術(shù),紙張作為最合適的檔案載體延續(xù)了兩千多年。如今,紙質(zhì)檔案越發(fā)不能滿足時代的需要,受其使用壽命所限,盡管可以獲得良好的維護,但終究有退出歷史舞臺的一天。因此引入信息化技術(shù)進行檔案管理是良好的選擇。通過電子技術(shù),可以將各類信息精確記錄到芯片之上。紙質(zhì)檔案記載的內(nèi)容再多、堆疊的再厚,在計算機虛擬數(shù)據(jù)庫內(nèi),只會占用一組很小的數(shù)據(jù)空間,而且不會隨著時間的推移而損壞。當然,為了防止芯片損毀造成數(shù)據(jù)丟失和錯亂,通過簡單的操作就可以復制多份檔案內(nèi)容存儲進不同的U盤、硬盤等載體之內(nèi),以備不時之需。電子檔案建立后,不但管理方便,查閱時也可以節(jié)省時間。并不需要來到檔案室,在遠程登錄電子檔案平臺,獲得授權(quán)之后直接在線查閱,能夠有效提升工作效率[2]。

2.4 加強檔案管理部門與其他部門的聯(lián)系 隨著企業(yè)的發(fā)展,檔案的種類會越來越多,企業(yè)的各個部門都會頻繁接觸檔案管理部門。因此加強部門之間的聯(lián)系可以推動企業(yè)良好發(fā)展：第一,相關(guān)部門在查閱檔案時,檔案管理部門應當給予指導并提供熱情幫助,使相關(guān)部門快速獲得所需信息；第二,相關(guān)部門在查閱檔案之前取得授權(quán),依照流程讓檔案管理人員備案,避免誤會,耽誤時間；第三,檔案收集整理工作需要相關(guān)部門整理規(guī)劃之后,送入檔案管理處進行歸檔處置,如果發(fā)現(xiàn)問題及時改正并互相通報。部門之間增加交流,其他部門才會在實際工作中充分認識到檔案管理工作的重要性,從而自發(fā)的配合檔案管理工作。

結(jié)語

檔案管理工作全面朝向科學化發(fā)展對企業(yè)具有重要意義。在新時代,將信息技術(shù)引入檔案管理工作,讓檔案管理工作智能化,有助于提高企業(yè)的整體工作效率,降低成本,使企業(yè)能夠蓬勃向上的發(fā)展,為建設富強的中國貢獻最大的力量。