辦公室文件資料信息化管理探討

馬 穎

吉林省第三地質(zhì)調(diào)查所 吉林 四平 136000

一、過(guò)去辦公室文件資料管理中暴露的問(wèn)題

在現(xiàn)在21世紀(jì)，人類多數(shù)行為活動(dòng)早已被信息技術(shù)所改變，資料管理工作自然也是一樣。文件資料的內(nèi)容數(shù)據(jù)不可或缺，它是辦公室各項(xiàng)工作的下層基礎(chǔ)，許多工作內(nèi)容都是由資料內(nèi)容衍生而來(lái)，因此文件的儲(chǔ)存與保管在整個(gè)單位的工作中都是十分重要的。但在過(guò)去的文件資料管理工作中常常出現(xiàn)很多問(wèn)題:

(一)無(wú)法避免人為錯(cuò)誤。文件資料記錄著海量的信息，是相當(dāng)重要的信息資源?？墒俏募Y料的整理事無(wú)巨細(xì)非常累人，重復(fù)工作過(guò)多，工作強(qiáng)度也大。在之前文件材料在從文件的草稿、修正、校對(duì)到定稿輸出、整理、歸檔等一直以來(lái)全都是由人工操作用手抄為主，跟別說(shuō)部分包含大數(shù)額運(yùn)算的文件，人力實(shí)在無(wú)法避免出現(xiàn)粗心大意的情況，在大量文件資料中這些錯(cuò)誤將隨著數(shù)量的累積而越來(lái)越多，受大量人為影響的后果，其嚴(yán)重性將不可估量。

(二)紙質(zhì)資料難保存。辦公室文件資料在過(guò)去沒(méi)有別的儲(chǔ)存辦法，只能用紙質(zhì)做媒介，紙的脆弱程度可想而知，空氣中的溫差濕差都能對(duì)其產(chǎn)生不良變化及影響，因此所保存的文件時(shí)長(zhǎng)十分有限，那么工作人員在面對(duì)紙質(zhì)文件時(shí)就會(huì)出現(xiàn)諸多困難，陳舊落后的管理方法面對(duì)這些難題此時(shí)就顯得非常無(wú)力，如果不實(shí)現(xiàn)文件管理的現(xiàn)代化，很難解決相應(yīng)問(wèn)題。

(三)沒(méi)有專門資料室。在過(guò)去的資料管理工作中，只有一些大型的企事業(yè)單位會(huì)建立單位專項(xiàng)資料室對(duì)資料進(jìn)行儲(chǔ)存，但除此以外其他單位基本很少重視資料管理，管理非常散漫雜亂，如此一來(lái)資料安全根本無(wú)法保障，若是出現(xiàn)重要文件丟失的情況根本無(wú)從補(bǔ)救，直接威脅到單位信息安全，后果非常嚴(yán)重。

在面對(duì)海量的資料管理在空間資源上根本不可能做到節(jié)省，那么對(duì)部分身處寸土寸金的絕佳位置的單位而言建立專項(xiàng)資料室去儲(chǔ)存文件的成本就太高了。因此，利用信息化的科技手段去對(duì)文件資料進(jìn)行管理升級(jí)非常必要，不僅節(jié)省了資料庫(kù)房本應(yīng)占據(jù)的位置，還能有效提升辦公室文件資料的工作效率和信息安全。

二、辦公室文件資料信息化管理的有效措施

使用信息化管理手段可有效提升文件管理工作效率和保證資料信息安全的必經(jīng)之路，同樣也是代表著新時(shí)期的單位有著與時(shí)俱進(jìn)的新管理觀念，跟隨現(xiàn)代化進(jìn)程實(shí)行現(xiàn)代化辦公手段非常必要，所以，各項(xiàng)單位應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代的轉(zhuǎn)型，針對(duì)問(wèn)題采取有效措施。

(一)采購(gòu)信息化工作設(shè)備。一直在說(shuō)文件資料要采用信息化進(jìn)行管理，那么信息化是什么呢?信息化管理通俗的說(shuō)就是利用現(xiàn)代科技設(shè)備進(jìn)行資料文件的管理，因此辦公室若是要做到文件資料的信息化管理，第一步措施就是應(yīng)加大采購(gòu)資金，為辦公室工作采購(gòu)數(shù)量充足的現(xiàn)代化設(shè)備，比如電腦以及相應(yīng)的裝在電腦里的電子管理軟件、打復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等等，為信息化的文件管理供應(yīng)優(yōu)秀的設(shè)備基礎(chǔ)，俗話說(shuō)工欲善其事必先利其器，那么采購(gòu)高效科技辦公設(shè)備是非常必要的一項(xiàng)前期準(zhǔn)備工作。與此同時(shí)，加強(qiáng)相關(guān)工作人員對(duì)于現(xiàn)代信息化的技術(shù)手段進(jìn)行專業(yè)的的訓(xùn)練和培養(yǎng)，共同達(dá)成提高辦公室信息化管理的首要條件。

(二)加強(qiáng)信息化管理手段。在過(guò)去，文件材料多是人工操作，錯(cuò)誤很多。但現(xiàn)代化的辦公室文件管理卻因科技的到來(lái)而變得便捷多了，從業(yè)者可利用電腦整理文件，能夠系統(tǒng)地、規(guī)律地完成文件資料從起草到歸檔的一整套完善的工作，很大程度減輕了過(guò)去很多本不用的重復(fù)工作。將資料按文件時(shí)間順序排隊(duì)一份一份打印，既降低了人工難以避免的犯錯(cuò)機(jī)率，又能夠充分地發(fā)揮計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化科技的優(yōu)勢(shì)，這是一個(gè)卓越的進(jìn)步。文件管理的數(shù)字信息化都是新時(shí)期科技現(xiàn)代化社會(huì)對(duì)文件工作的最顯著要求，當(dāng)然，這也是相關(guān)從業(yè)者的未來(lái)工作要面對(duì)的必然方向。

辦公室文件資料應(yīng)采用比如機(jī)器掃描等現(xiàn)代化手段轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息資料，以增長(zhǎng)文件壽命，以便于現(xiàn)在存儲(chǔ)以及日后使用，更加可以避免人工本身難以避免的犯錯(cuò)。對(duì)現(xiàn)有資料加強(qiáng)管理，對(duì)不同材質(zhì)的資料要分門別類的建立不同的范圍進(jìn)行管理，編目要科學(xué)并且合理，按照相應(yīng)的格式分類存放，設(shè)置精準(zhǔn)索引詞并做到文件備份以防不時(shí)之需，就可利用適當(dāng)?shù)臋z索工具和方式，完整實(shí)時(shí)地提供以滿足文件查找管理等工作的需要。在此強(qiáng)大的查閱基礎(chǔ)上也同時(shí)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)文件資料的保管，要做到可以隨時(shí)為使用者提供出其所急需的文件。與此同時(shí)在有人調(diào)用文件時(shí)做好相關(guān)登記，以此加強(qiáng)資料安全。達(dá)到以上目標(biāo)后，文件管理工作也應(yīng)隨著社會(huì)不同發(fā)展時(shí)期企事業(yè)單位不同需求的變化而適應(yīng)，發(fā)現(xiàn)并走向更為人性化的新途徑，提高文件管理工作質(zhì)量和水平，更好地發(fā)揮其作用，做到不僅創(chuàng)造單位效益，還能促進(jìn)文件事業(yè)的更好發(fā)展。

(三)提高管理工作人員的綜合素質(zhì)。俗話說(shuō)術(shù)業(yè)有專攻，所以文件資料管理工作就要求相關(guān)工作人員在術(shù)業(yè)上也得有專攻，不僅要掌握必備的專業(yè)管理意識(shí)，更加應(yīng)該要掌握科技化更智能的管理手段。除此以外還要更深層次的提高和加強(qiáng)工作人員對(duì)辦公室文件管理工作的更進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)，應(yīng)用多種形式與方法，按照崗位和區(qū)分層次的對(duì)他們進(jìn)行企業(yè)信息安全相關(guān)法律法規(guī)的充分教育，建立起一個(gè)良性的運(yùn)行機(jī)制，使相關(guān)工作人員認(rèn)識(shí)到這是自己必須維護(hù)的工作義務(wù)，加強(qiáng)自身警覺(jué)性，更有動(dòng)力提高工作效率。把材料積累納入管理人員責(zé)任制，實(shí)行適當(dāng)?shù)墓ぷ骺己?，就能促使從業(yè)者主動(dòng)地定期地繼續(xù)去參加學(xué)習(xí)，更新專業(yè)知識(shí)，并且能夠?qū)W以致用，將學(xué)習(xí)到的新專業(yè)知識(shí)用于工作中，加強(qiáng)提升自身業(yè)務(wù)水平。要建立完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)考核要求規(guī)范細(xì)化，對(duì)工作結(jié)果獎(jiǎng)罰分明，加強(qiáng)從業(yè)者的積極性，為持續(xù)提高從業(yè)者辦公室文件資料管理工作水平注入強(qiáng)大動(dòng)力。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公室文件資料是單位的重要信息財(cái)產(chǎn)和辦公基礎(chǔ)，所以對(duì)文件資料加大管理力度和優(yōu)化管理方式是非常必要的。上述我們討論了在過(guò)去辦公室的文件資料管理工作中存在著許多問(wèn)題，比如人為錯(cuò)誤多、紙質(zhì)難保存還沒(méi)有專用庫(kù)房進(jìn)行存放等，這些問(wèn)題中暴露了許多缺點(diǎn)和不足之處，同時(shí)也不符合現(xiàn)如今信息化時(shí)代發(fā)展中的文件管理的工作需要，因此唯有利用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行對(duì)辦公室文件資料的管理進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級(jí)，才能夠有效提升文件管理的工作效率與保證信息安全。本文從對(duì)文件管理的軟硬件設(shè)備進(jìn)行采購(gòu)、加強(qiáng)工作人員的信息化管理手段到提高工作人員的專業(yè)度和素質(zhì)培養(yǎng)等，以上三點(diǎn)措施對(duì)優(yōu)化辦公室文件資料信息化管理進(jìn)行了討論，提出了建議，期望能為辦公室文件管理工作起到一點(diǎn)啟示，促進(jìn)文件管理工作更好更快的發(fā)展。