新形勢(shì)下社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的相關(guān)研究

馬 勤

山東諸城市社會(huì)保險(xiǎn)中心 山東 諸城 262200

社保檔案管理工作在社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的建設(shè)過(guò)程中占有重要地位，不僅與廣大人民群眾的切身利益有著緊密聯(lián)系，還是社會(huì)穩(wěn)定國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展中必不可少的工作。完善社保檔案，保障其安全和有效利用，能夠讓廣大群眾的合法利益得到保護(hù)，有利于整個(gè)社會(huì)的穩(wěn)定和諧，深化社保領(lǐng)域改革，有利于擴(kuò)大社保覆蓋面，但這也在一定程度上使社保的檔案數(shù)量和業(yè)務(wù)量不斷加大，為此應(yīng)更加規(guī)范科學(xué)地做好社保檔案的管理工作。

一、現(xiàn)階段社保管理工作中的問(wèn)題

(一)管理人員的工作思想比較落后。目前，在不少負(fù)責(zé)社保檔案管理的機(jī)構(gòu)中，領(lǐng)導(dǎo)層缺乏對(duì)于社保檔案管理工作的重視。在開(kāi)展社保檔案整理和保管的工作時(shí)，缺乏完善科學(xué)的工作流程，很多時(shí)候都是在進(jìn)行表面性的工作。由于缺乏有效的管理觀念，再加上落后的工作思想束縛，不少社保檔案管理人員都沒(méi)有真正地意識(shí)到管理好社保檔案，對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的內(nèi)部?jī)r(jià)值[1]。

(二)缺乏具有專(zhuān)業(yè)性的管理人員。現(xiàn)階段不少社保檔案的管理經(jīng)辦機(jī)構(gòu)及管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)較低，甚至有許多檔案管理人員身兼數(shù)職，檔案管理工作只是其中的一項(xiàng)工作內(nèi)容，這種情況使得社保檔案管理工作長(zhǎng)時(shí)間處于低效運(yùn)行的狀態(tài)，這嚴(yán)重影響了社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)內(nèi)部的正常工作和管理。

(三)社保檔案信息化的建設(shè)工作開(kāi)展比較緩慢

實(shí)現(xiàn)社保檔案的信息化管理是一項(xiàng)比較繁重又十分復(fù)雜的工作，需要進(jìn)行整理的資料非常多。在過(guò)去的社保檔案管理模式當(dāng)中，只是保管紙質(zhì)的資料，容易丟失，也會(huì)產(chǎn)生浪費(fèi)紙張的現(xiàn)象。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于社保檔案的管理技術(shù)仍然沒(méi)有緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，還沒(méi)有運(yùn)用高效的電子文檔，來(lái)取代過(guò)去的紙質(zhì)社保文檔，對(duì)于社保檔案的信息化建設(shè)，也沒(méi)有得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，這嚴(yán)重影響了社保檔案的管理水平，也存在不少管理方面的漏洞[2]。

二、社保檔案管理的有效措施

(一)引進(jìn)有高度專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人才。要想提高社保檔案的管理水平，先進(jìn)的管理理念和具有專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人才是必不可少的因素，這不僅能為社保檔案的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)提供良好的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和學(xué)習(xí)環(huán)境，還能提升整個(gè)機(jī)構(gòu)自身的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。因此，應(yīng)當(dāng)加大對(duì)于人才資源方面的投入，招聘具有高素質(zhì)的檔案管理人才。例如，通過(guò)社會(huì)招聘和校園招聘等途徑，為優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)人才提供更多就業(yè)機(jī)會(huì)，這樣還能獲得創(chuàng)新效果，使組織能夠更加高效地運(yùn)行[3]。

(二)深化社保檔案管理方式的改革。不僅要提高社保檔案經(jīng)辦機(jī)構(gòu)管理人員的綜合素質(zhì)，也要深化社保檔案管理方式方面的改革，使其具備一定的系統(tǒng)性，由于社保檔案的管理質(zhì)量和檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)水平與綜合素養(yǎng)有著直接聯(lián)系。因此，在實(shí)際進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)有效提升檔案管理人員自身的管理能力，充分調(diào)動(dòng)工作人員自身的主觀能動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性，這樣才能進(jìn)一步豐富檔案管理人員個(gè)人的專(zhuān)業(yè)知識(shí)素養(yǎng)。另外，也要注意增添現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，融入更多的檔案類(lèi)型，也可以使社保檔案的載體更加多元化，這些都要求社保檔案經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案的管理方式，進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新。

(三)實(shí)現(xiàn)社保檔案的實(shí)時(shí)化和同步化。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)都受到信息技術(shù)發(fā)展的影響，社保檔案部門(mén)也不例外。社保檔案管理人員應(yīng)該把握時(shí)代發(fā)展的脈搏，加快社保檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度，從而使社保信息能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)化和同步化，運(yùn)用先進(jìn)的電子信息管理模式來(lái)，取代過(guò)去的落后檔案管理模式。同時(shí)，也應(yīng)該充分地利用電腦中的儲(chǔ)存功能，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)來(lái)建設(shè)社保信息的電子檔案，這樣不但操作簡(jiǎn)單，而且還能節(jié)約檔案管理人員的工作時(shí)間，有利于進(jìn)行查找和維護(hù)，在一定程度上提高了檔案管理部門(mén)的工作效率[4]。

(四)完善當(dāng)管理機(jī)制。要想使檔案管理工作能夠有效開(kāi)展，就要建立、健全合理科學(xué)化的檔案管理制度，嚴(yán)格規(guī)范進(jìn)行檔案管理的程序，這樣有利于實(shí)現(xiàn)社保檔案的實(shí)用性和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值，為檔案管理工作自身的創(chuàng)新，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案管理的組織制度可以是由“硬”和“軟”兩種因素組成的?！坝病钡囊蛩刂饕亲⒅毓芾碇贫鹊膰?yán)格性，在開(kāi)展檔案的管理工作時(shí)，工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的規(guī)章制度，對(duì)社保檔案進(jìn)行分類(lèi)和記錄工作，避免出現(xiàn)表面化的工作?！败洝钡囊蛩刂饕谟谌说闹匾?，在進(jìn)行管理制度創(chuàng)新時(shí)，應(yīng)該把人的需求作為主要依據(jù)[5]。

結(jié)束語(yǔ)

社保檔案管理工作開(kāi)展的好壞和廣大人民群眾的利益，以及整個(gè)社會(huì)的穩(wěn)定和諧都有直接聯(lián)系。隨著我國(guó)社保工作的深入發(fā)展，過(guò)去所采用的落后檔案管理模式，逐漸被網(wǎng)絡(luò)化、人性化和規(guī)范化的管理方式所取代。如果想使我國(guó)社保工作更加有序健康地發(fā)展，就應(yīng)該著眼于社保工作的改革和創(chuàng)新，使社保體系能夠加快建立，讓社會(huì)保障事業(yè)能夠朝著穩(wěn)定、健康的方向進(jìn)行發(fā)展。