核電項目工程函件智能化管理研究

張振雄

中廣核工程有限公司 廣東 深圳 518116

信函是核電企業(yè)在業(yè)務(wù)活動中，與相關(guān)單位之間的聯(lián)系事務(wù)，經(jīng)雙方同意建立通信渠道，確認(rèn)授權(quán)人簽發(fā)，傳達(dá)雙方意圖的一種重要書面信息傳遞方式。此類文件內(nèi)容復(fù)雜，有保存和查考價值，故此在我國能源行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《核電檔案分類準(zhǔn)則及編碼規(guī)則》中，將信函管理另設(shè)類目，單獨管理。在核電項目工程函件日常管理工作中，主要包括通訊渠道管理、工程函件規(guī)范性檢查、工程函件收發(fā)管理、工程函件存檔及漏函管理。

傳統(tǒng)的信息化管理是通過電腦、辦公軟件、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)對工程函件進(jìn)行日常管理，通過人工手動取號，使用外部郵箱或傳真等方式進(jìn)行信函的傳遞，使用辦公軟件對信函收發(fā)數(shù)據(jù)進(jìn)行表格登記。由于核電項目較多，信函種類復(fù)雜，日均收發(fā)信函數(shù)量較多，傳統(tǒng)的信息化管理模式已經(jīng)很難滿足當(dāng)前工作的需求。為保證函件日常管理工作正常有序的開展，在網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的支持下，以個性化需求為導(dǎo)向，對現(xiàn)有的系統(tǒng)平臺進(jìn)行升級改造，將原本繁瑣的事項交給系統(tǒng)進(jìn)行智能化管理，不僅可以提高工作效率，同時進(jìn)一步保證了準(zhǔn)確性，大大便捷了日常事務(wù)的處理。目前核電項目工程函件智能化管理已實現(xiàn)工程函件通訊渠道號自動取號、工程函件收發(fā)統(tǒng)一平臺傳遞以及工程函件漏函管理的智能優(yōu)化。

1 工程函件通訊渠道號實現(xiàn)自動取號

工程函件在外發(fā)之前需通過文檔人員對信函的規(guī)范性檢查，內(nèi)容包括信函的格式、通訊渠道號、授權(quán)人簽字和內(nèi)容清晰度等。而在這一系列檢查工作中，以通訊渠道號最為復(fù)雜。完整的通訊渠道號包括公司代碼、工程項目代碼、通信類型代碼、收文方代碼、接收方代碼和流水號。其中公司代碼、工程項目代碼、收文方代碼和接收方代碼在與合作單位建立合同關(guān)系之時就會固定下來，不可隨意變更，通信類型代碼根據(jù)當(dāng)前信函分類確定，流水號則是按照程序規(guī)定的該通信類型的流水號區(qū)間依次取號。在傳統(tǒng)的取號工作中，需通過人工取號，按照往來信函順序依次排序取號，不僅容易出錯，也不便于管理。

目前核電行業(yè)對于往來函件通訊渠道號基本格式如下:NNN-XXL-XXXX-X-XXXX-NNNNNN，其中第一部分3位阿拉伯?dāng)?shù)字，表示公司代碼；第二部分的2位及以上大寫英文字母或字母數(shù)字組合，表示工程項目代碼；第三部分L:固定字母不變，代表除會議紀(jì)要外的其他信函；第四部分的4位大寫英文字母，表示發(fā)文方代碼；第五部分為1位大寫英文字母，表示通信類型代碼，與文件類別對應(yīng)；第六部分4位大寫英文字母，表示收文方代碼；最后6位數(shù)字為流水號，流水號區(qū)間與通信類型代碼對應(yīng)。

文檔人員在文檔系統(tǒng)的函件待辦流程任務(wù)中收到通過公司內(nèi)部審批后的函件，首先需在系統(tǒng)中對函件的模板、單據(jù)類型、收文方代碼、發(fā)文方代碼、落款人等基本信息進(jìn)行檢查，之后點擊提交，函件將自動流轉(zhuǎn)至系統(tǒng)取號環(huán)節(jié)。系統(tǒng)通過對項目代碼、發(fā)文方代碼、收文方代碼及函件類型的匹配，自動按照該函件類型預(yù)先設(shè)定好的流水號區(qū)間按從小到大的順序依次取號，取號完成后再次流轉(zhuǎn)至文檔檢查環(huán)節(jié)讓文檔人員對函件進(jìn)行的格式復(fù)查和通訊渠道號的檢查。如在檢查過程中發(fā)現(xiàn)需退回流程，則系統(tǒng)會自動回收該流水號，并在下一次取號時優(yōu)先使用。系統(tǒng)自動取號功能不僅減少了文檔人員手動取號的工作量，避免了因核電項目、合同商數(shù)量眾多所帶來的繁雜的數(shù)據(jù)表格管理，同時依次取號的功能可實現(xiàn)智能查重，避免不同函件取號重復(fù)，進(jìn)一步保證了取號的準(zhǔn)確性。

2 工程函件收發(fā)實現(xiàn)統(tǒng)一平臺傳遞

過去核電單位之間在傳遞文件時，多采用紙質(zhì)文件快遞、電子郵箱發(fā)送、刻錄光盤郵寄、利用云服務(wù)等方式。這些方式不僅效率低、存在極大的安全隱患、而且也不便于對供應(yīng)商集中管理。目前，為了有效集中管理文件外部傳遞，結(jié)合信息技術(shù)，通過統(tǒng)一對外文件交換系統(tǒng)實現(xiàn)統(tǒng)一傳遞。外部合作單位可通過提供公司名稱、項目代碼、通訊渠道代碼和聯(lián)系郵箱進(jìn)行賬戶注冊，系統(tǒng)在收到信函后會以郵件的形式向該賬戶下的聯(lián)系郵箱發(fā)送郵件提醒，用戶通過賬戶名和密碼登錄該系統(tǒng)，在系統(tǒng)上進(jìn)行信函的審核和下載。該功能實現(xiàn)了對外部供應(yīng)商賬戶的集中管理，管理員可通過系統(tǒng)日志查看供應(yīng)商賬戶的登錄下載情況，并對賬戶進(jìn)行維護(hù)。

除此之外，統(tǒng)一對外文件交換系統(tǒng)對接公司的文檔系統(tǒng)，可實現(xiàn)信函歸檔和收發(fā)兩個環(huán)節(jié)的自動同步。通過文檔人員檢查提交歸檔的對外部單位發(fā)送的信函可自動同步至統(tǒng)一對外文件交換系統(tǒng)，文檔人員只需登錄統(tǒng)一對外文件交換系統(tǒng)，在函件收發(fā)模塊中選中該函件，點擊外發(fā)，系統(tǒng)會自動識別接收方代碼賬戶，將函件發(fā)送到對方賬戶的系統(tǒng)中。接收方單位收到通知郵件后，點擊郵件中的鏈接，通過預(yù)先注冊的賬戶密碼登陸對外文件交換系統(tǒng)，即可進(jìn)行函件的審核、接收和下載。對于外部合作單位傳遞給我方的信函，文檔人員可在統(tǒng)一對外文件交換系統(tǒng)直接對函件進(jìn)行規(guī)范性檢查，檢查無誤后點擊審核通過，該函件數(shù)據(jù)可自動同步至文檔系統(tǒng)歸檔，并進(jìn)入分發(fā)管理系統(tǒng)進(jìn)行下一步分發(fā)工作。統(tǒng)一對外文件交換系統(tǒng)實現(xiàn)了:

2.1 大文件傳遞:支持大文件的上傳、下載斷點續(xù)傳，提供工作效率。

2.2 文件快速交換:文件快速傳遞、提醒，及時響應(yīng)、反饋并且文件傳遞過程可控。

2.3 高安全性:文件安全掃描及傳遞過程安全加密，文件及時歸檔及保持歷史記錄完整，異常情況可追溯。

2.4 統(tǒng)一服務(wù)管理:統(tǒng)一對外文件服務(wù)、接口同步文件、文件歸檔、傳輸文件監(jiān)控、文件安全防護(hù)，形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

3 工程函件漏函管理智能優(yōu)化

漏函管理作為工程函件管理工作的重要組成部分，關(guān)系到本單位與外部合同單位來往函件的完整性與及時性。漏函的產(chǎn)生將直接影響各項工作進(jìn)度，為工作的開展帶來潛在的風(fēng)險。傳統(tǒng)漏函管理模式通過制定漏函管理表格進(jìn)行定期維護(hù)，由于函件管理崗人員變動較為頻繁，流動性較高，容易因員工崗位變動或人工登記失誤造成人因失控風(fēng)險。過去的漏函查詢工具響應(yīng)速度慢，無法實現(xiàn)動態(tài)條件組合一鍵查詢，需進(jìn)一步優(yōu)化檢索功能。為實現(xiàn)零漏函管理目標(biāo)，首先統(tǒng)一處理歷史漏函，通過制定歷史漏函標(biāo)準(zhǔn)處理流程確保歷史函件渠道號的連續(xù)性；其次通過設(shè)置函件收發(fā)不斷號機(jī)制，從漏函產(chǎn)生的源頭進(jìn)行管控；最后通過優(yōu)化漏函查詢工具，實現(xiàn)動態(tài)條件組合一鍵查詢漏函。

在設(shè)置函件收發(fā)不斷號機(jī)制中，由文檔人員直接著錄的函件，系統(tǒng)通過對項目代碼、收文方和接收方代碼、函件類型的匹配，可實現(xiàn)自動檢驗?zāi)壳爸浀脑撏ㄓ嵡捞柕牧魉柺欠襁B續(xù)，如產(chǎn)生跳號，則給予實時提示，以便文檔著錄人員及時處理該跳號。由系統(tǒng)自動取號的工程函件已實現(xiàn)自動刪除未歸檔成功的系統(tǒng)占號并重新利用，無需人工處理。函件收發(fā)不斷號機(jī)制從源頭杜絕產(chǎn)生漏函，徹底解決文檔多年來不斷有新漏函產(chǎn)生的問題，也是實現(xiàn)零漏函最關(guān)鍵的底層機(jī)制。

優(yōu)化后的漏函查詢工具，是通過動態(tài)組合條件，可指定項目、時間范圍。收發(fā)方代碼等個性化選項，實時導(dǎo)出漏函數(shù)據(jù)。未優(yōu)化前的漏函查詢，則是通過客戶端工具導(dǎo)出漏函總表清單，需人工通過辦公軟件數(shù)據(jù)表格管理，按照項目、按照字母排列順序，依次篩選函件的接收方、發(fā)送方、函件類型、漏函流水號等多項屬性信息來逐條查詢，工作量大且耗時長，效率低。優(yōu)化后的漏函工具使得漏函導(dǎo)出工作更加方便快捷，簡化過去繁瑣的操作步驟，有效解決人工查詢漏函容易遺漏的問題，同時可實時掌握漏函數(shù)據(jù)情況。

結(jié)束語

核電建設(shè)周期長，合作接口單位眾多，信函作為參與各方往來的正式書面聯(lián)系方式，在工程建設(shè)過程中起著橋梁和紐帶的作用。本文通過對目前核電項目工程函件的智能化管理方式進(jìn)行分析，探討了智能化為函件日常管理工作帶來的便利性，同時進(jìn)一步提高了工程函件的準(zhǔn)確性、及時性和完整性。不僅減輕文檔工作量、減少人力資源的投入，更重要的是優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程，確保了工程函件數(shù)據(jù)能更高效的服務(wù)于核電項目管理。