淺析技術(shù)機(jī)構(gòu)證書報告常見問題及對策

陳 雄

湖北省計量院荊門分院 湖北 448100

差錯率

證書、報告是檢定、校準(zhǔn)、檢測工作的結(jié)果,是承擔(dān)法律責(zé)任的重要憑證,是技術(shù)機(jī)構(gòu)的重要產(chǎn)品,要保證產(chǎn)品質(zhì)量就要保證證書、報告的完整性、準(zhǔn)確性以及能夠真實地反映檢測結(jié)果的全部信息,降低使用證書、報告的風(fēng)險,盡可能的減少產(chǎn)生誤解或誤用的可能性。證書、報告不僅承載著測量數(shù)據(jù)和結(jié)果,也是技術(shù)機(jī)構(gòu)對外形象的展示,體現(xiàn)了技術(shù)機(jī)構(gòu)的管理水平和整體素質(zhì),是技術(shù)機(jī)構(gòu)軟實力和核心競爭力不可或缺的重要組成部分。那么技術(shù)機(jī)構(gòu)證書、報告常見錯誤有哪些呢?下面就作一簡要分析。

1 證書、報告數(shù)據(jù)錯漏

測量結(jié)果數(shù)據(jù)從原始記錄轉(zhuǎn)移到證書、報告時發(fā)生錯漏;用計算機(jī)打印時復(fù)制上一次的證書、報告,然后變換成下一次證書、報告的時候應(yīng)該修改的信息沒有及時修改。例如,只修改證書、報告正面內(nèi)容而內(nèi)頁中的信息沒有修改。

原因：工作人員工作馬虎不認(rèn)真,只想省事,批準(zhǔn)、核驗人員沒有認(rèn)真核對信息,證書、報告核驗制度流于形式,沒有嚴(yán)格執(zhí)行。

對策：對這一類錯誤要采取有效措施,確保在打印證書報告是只可以復(fù)制空白證書、報告模板,不允許復(fù)制原有數(shù)據(jù),并加強(qiáng)證書、報告的審核來避免,核驗人員必須盡到責(zé)任,授權(quán)簽字人也要把好審核最后一道關(guān)口。有條件的話可以利用管理軟件進(jìn)行證書報告自動生成功能,避免和減少此類錯誤的出現(xiàn)。

2 證書、報告結(jié)論不明確

對以準(zhǔn)確度等級作為主要計量性能參數(shù)的測量儀器檢定結(jié)論僅僅是“合格”,而沒有準(zhǔn)確度等級信息,未指明符合幾等幾級等。

原因：技術(shù)機(jī)構(gòu)缺少證書、報告編寫規(guī)則,或已編制相應(yīng)作業(yè)指導(dǎo)書,未嚴(yán)格實施。

對策：對此類問題就要通過加強(qiáng)對檢定規(guī)程、校準(zhǔn)規(guī)范等技術(shù)文件的學(xué)習(xí)理解,增強(qiáng)執(zhí)行規(guī)程、規(guī)范的意識來消除。

3 證書、報告中測量不確定度表達(dá)不規(guī)范

證書、報告中測量不確定度未指明是什么參數(shù)的什么測量結(jié)果的不確定,測量不確定度信息不全,測量結(jié)果與其不確定度的有效位數(shù)不合適等。

原因：對測量不確定度評定不熟練,沒有掌握測量不確定度的評定程序和表示方法。

對策：對這一類問題要通過加強(qiáng)學(xué)習(xí)理解JJF1059.1－2012《測量不確定度評定與表示》,并認(rèn)真貫徹來解決。

4 法定計量單位不符合使用規(guī)則

未使用法定計量單位,詞頭和計量單位符號混用,數(shù)值和計量單位之間間距過大,符號字母大小寫不分,斜體、正體不分。

原因：計量基礎(chǔ)知識欠缺,計算機(jī)運(yùn)用不熟練或輸入疏忽。

對策：加強(qiáng)對法定計量單位的學(xué)習(xí)特別是計量單位使用規(guī)則的學(xué)習(xí),正確區(qū)分符號、字母的大小寫,牢記量的符號為斜體,計量單位符號為正體。

5 技術(shù)依據(jù)未及時更新

證書、報告中都有技術(shù)依據(jù),但在實際編輯過程中,往往使用已過期的規(guī)程和規(guī)范,特別是近年實施的技術(shù)文件,未及時更新,還有就是規(guī)程變更為校準(zhǔn)規(guī)范后仍然以規(guī)程作為技術(shù)依據(jù)。

原因：沒有及時檢索和更新外來文件,或者更新了在編輯時因為馬虎而未更改,或因為是出具檢定證書而依據(jù)檢定規(guī)程。

對策：及時檢索和更新外來文件,在技術(shù)文件發(fā)布后要及時組織宣貫,讓工作人員及時了解和掌握最新的外來文件動態(tài)和主要內(nèi)容。

6 證書、報告格式不統(tǒng)一編號混亂

證書、報告格式雖然有國家統(tǒng)一的格式,但在實際工作中有的技術(shù)機(jī)構(gòu)還是存在證書、報告格式不統(tǒng)一的問題。例如：甲項目出據(jù)的證書是“XX省XX市XX(機(jī)構(gòu)名稱)檢定證書”,而乙項目出據(jù)的證書則是“XX市XX(機(jī)構(gòu)名稱)檢定證書”。還有的技術(shù)機(jī)構(gòu)證書報告編號混亂,重號現(xiàn)象嚴(yán)重。例如：所有項目都用年號加流水號“2019001”號開始編,這樣很容易重號,有的項目又是年加月加流水號的模式,如“20190601”等,編號沒有統(tǒng)一的編號規(guī)則,有七位數(shù)的有八位數(shù)的,反正是各行其是。

原因：技術(shù)機(jī)構(gòu)沒有制定統(tǒng)一的編號規(guī)則,或制定了規(guī)則沒有嚴(yán)格執(zhí)行,沒有督促檢查改正。

對策：制定統(tǒng)一的編號規(guī)則,并認(rèn)真宣貫學(xué)習(xí)讓工作人員人人皆知,理解熟記,技術(shù)負(fù)責(zé)人加大檢查力度,對不符合要求的證書報告嚴(yán)禁流轉(zhuǎn)到客戶手中。

幾點建議

1、提高技術(shù)機(jī)構(gòu)工作人員的質(zhì)量意識和風(fēng)險意識。加強(qiáng)技術(shù)人員的管理和培訓(xùn)力度,努力提高其質(zhì)量意識、安全意識和風(fēng)險意識,保證證書/報告質(zhì)量,降低差錯率。

2、完善體系文件進(jìn)一步明確人員職責(zé)。技術(shù)機(jī)構(gòu)要在體系文件中明確規(guī)定證書/報告編制規(guī)范以及人員職責(zé)。加強(qiáng)對體系文件的宣貫力度,讓人人知道嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定的重要性嚴(yán)肅性。

3、加強(qiáng)證書/報告的日常抽查。對還沒有“出廠產(chǎn)品”進(jìn)行隨機(jī)抽查,在半年或一年的時間內(nèi)抽查能夠覆蓋所有的檢測項目,對抽查的結(jié)果適時進(jìn)行通報,并將結(jié)果與績效工資掛鉤。

4、利用信息化手段減少和降低差錯。利用證書/報告管理軟件根據(jù)技術(shù)機(jī)構(gòu)的需求進(jìn)行設(shè)置,將檢測數(shù)據(jù)自動錄入軟件自動生成證書/報告。對非自動化檢測設(shè)備,由專業(yè)人員進(jìn)行錄入編輯,減少證書/報告差錯率。