內(nèi)部控制信息化在重大專項管理中的實踐與探索

李占戈

一、背景

2006年《國家中長期科學和技術(shù)發(fā)展規(guī)劃綱要(2006-2020年)》設立了重大科技專項,其中10個涉及國家民生的重大領域民口科技專項(以下簡稱“重大專項”)。黨中央、國務院、相關(guān)部委為給科研人員簡除煩苛、松綁減負營造潛心研究的良好環(huán)境相繼出臺政策、修改完善制度；激發(fā)科技創(chuàng)新活力，落實“放管服”精神是建設世界科技強國的有利保障?？蒲惺聵I(yè)單位如何用內(nèi)部控制做指引，信息化手段為輔助有創(chuàng)新、有針對、有特色的為重大專項管理做好服務是本文所要闡述的。

二、用內(nèi)部控制與信息化相結(jié)合手段管理重大專項的必要性

重大專項的管理在課題承擔單位實則牽動著多個部門，但在事業(yè)單位內(nèi)部,往往形成這樣的現(xiàn)實：重大專項項目人員要獨自負責項目預算、實施和驗收的全過程管理；其他部門只是配合完成本部門的本職工作。各部門對重大專項管理的理解和方式存在多樣性和差異性,沒有哪個部門能將重大專項的管理工作串并聯(lián)到一個整體中去運行。在所有參與部門權(quán)責不清、流程不暢，沒有管理核心的情形下制定一個適合本單位需要且強有力的內(nèi)控制度,一方面可以規(guī)范各部門的權(quán)責行為，形成各部門有章可循、風險防控、上下聯(lián)動、相互配合、溝通順暢、協(xié)同作戰(zhàn)的日常管理運行機制，另一方面可以為重大專項從項目申報、項目執(zhí)行、結(jié)題驗收的全過程發(fā)揮組織協(xié)調(diào)、推動促進順利完成的作用。

三、用內(nèi)部控制與信息化相結(jié)合手段管理重大專項的實踐與探索

下面以筆者所在事業(yè)單位的實踐經(jīng)驗為脈絡，從重大專項的預算編制、預算執(zhí)行、結(jié)題驗收三個方面論述如何使用內(nèi)部控制與信息化相結(jié)合的手段為科研人員減負，為重大專項管理工作做好支撐與服務。（本事業(yè)單位參與重大專項管理的部門有：科技發(fā)展部、項目組、財務部、資產(chǎn)部、辦公室、信息化管理支撐中心（簡稱信管中心）、紀檢監(jiān)察部（含審計部）等。）

（一）內(nèi)部控制信息化在重大專項預算編制中的實踐

1.分析重大專項預算編制存在的問題及原因

（1）因?qū)陀^變化的可預見性不夠，導致預算內(nèi)容與實際執(zhí)行結(jié)果不一致。課題承擔單位從初始申報預算到預算批復要經(jīng)歷一個較長的過程，在這個等待和實際執(zhí)行的周期中預算內(nèi)容會因科技發(fā)展、升級漲價、停產(chǎn)無貨等各種因素變化導致期初預算與執(zhí)行結(jié)果有差異。這些不確定的變化會間接導致項目預算申報內(nèi)容與執(zhí)行結(jié)果不一致，帶來重大專項項目經(jīng)費被審減的風險。

（2）因主觀獲取不考慮未來適用性，導致預算與實際相違背。部分課題承擔單位為了申報項目而申報,在不了解重大專項經(jīng)費管理的要求下生搬硬套項目申請指引要求,沒有與本單位實際情況相結(jié)合,造成經(jīng)費預算結(jié)構(gòu)比例與實際支出相違背。

（3）因預算編制程序不夠合理，導致預算內(nèi)容不夠全面。課題承擔單位往往呈現(xiàn)“一個單位，一類人”的編制方式，簡單來說就是參與課題預算編制的人員僅局限于承擔課題的專業(yè)或本部門人員，沒有延展到其他參與重大專項執(zhí)行的相關(guān)部門和專業(yè)。例如：設備購置費，項目組更多地考慮儀器設備是否滿足試驗的需求；資產(chǎn)采購部門更多考慮資產(chǎn)采購產(chǎn)品價格、稅金及匯率變化給預算帶來的影響；財務部會關(guān)注發(fā)票進項稅能否抵扣等各項因素對預算編制帶來的影響等。由此可見，各關(guān)聯(lián)部門因?qū)I(yè)領域不同、關(guān)注的角度不同，對預算編制產(chǎn)生的影響也不同。

2.利用內(nèi)控制度與信息化手段可以提高重大專項預算編制能力

首先，完善預算編制的組織管理體制。根據(jù)內(nèi)設部門的職責和分工，對照各部門權(quán)責確定組織管理部門，重大專項預算編制確定由科技發(fā)展部、項目組、財務部、資產(chǎn)部、辦公室、信管中心共同參與。

其次，規(guī)范預算編制程序，明確歸口管理職責。用信息化手段在網(wǎng)絡辦公平臺建立項目管理門戶，按照不同部門分工設置不同節(jié)點，由信管中心負責將內(nèi)部控制的制度、流程、關(guān)鍵控制點和控制措施等要求固化在信息化系統(tǒng)中，做到環(huán)環(huán)相扣，做到多層面多維度多角度全局把控、相互監(jiān)督、共同服務完成課題的預算編制工作；科技發(fā)展部、業(yè)務部門負責預算籌備；財務部、資產(chǎn)部、辦公室三部門參與論證、審定。

最后，建立科學編制方法，細化預算編制。項目組將重大專項預算內(nèi)容的指標、費用、定額等進行細化，提出預算編制的初稿，財務部、資產(chǎn)部、辦公室三部門參與論證、審定?？萍及l(fā)展部、業(yè)務部門負責最終申報。對預算編制內(nèi)容還要做到定期通報執(zhí)行情況，召開預算執(zhí)行分析會議，研究解決預算執(zhí)行中存在的問題，提出改進措施，提高日后預算編制的能力。

（二）內(nèi)部控制信息化在重大專項預算經(jīng)費執(zhí)行過程中的探索

1.分析重大專項預算經(jīng)費使用中存在的問題及原因

（1）因課題承擔單位參與重大專項執(zhí)行的各部門權(quán)責不清、監(jiān)管無力、信息不對稱造成預算經(jīng)費使用混亂。過去，項目經(jīng)費的支出都是由項目組登記后申請財務報銷，財務部對批復的項目 仼務書或項目預算不掌握不控制。兩部門每月月底或者更長的時間對課題經(jīng)費進行賬務核對，因核對不及時或信息不對稱，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)超預算支出、無預算支出、有預算無支出等各種情況。對于超支需要調(diào)整預算的支出，項目組在單位內(nèi)部要跑部門、跑簽字、跑蓋章，要上報專業(yè)機構(gòu)審批或財政部備案；周期長、手續(xù)繁，為了不影響項目整體執(zhí)行進度，課題承擔單位經(jīng)常會在調(diào)整手續(xù)不全的情況下繼續(xù)執(zhí)行經(jīng)費支出后補手續(xù)。

（2）因課題牽頭單位缺乏有效監(jiān)管手段，對相關(guān)參與單位管理不到位，在經(jīng)費使用與管理上缺乏溝通，造成項目整體進度遲緩經(jīng)費資金大量結(jié)余。

2.利用內(nèi)控制度與信息化手段可以提高重大專項經(jīng)費使用的準確性

（1）充分利用信息化手段精細化財務管理，提高數(shù)據(jù)準確性。在網(wǎng)絡辦公平臺建立BI財務數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)及時向關(guān)聯(lián)部門反饋財務數(shù)據(jù)信息，從而有效控制經(jīng)費支出結(jié)構(gòu)。BI財務數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)一端與財務軟件相關(guān)聯(lián)，記錄財務軟件中的每一筆項目支出；另一端與辦公平臺項目管理門戶相關(guān)聯(lián)，將項目余額實時反饋到辦公平臺。項目組申請項目報銷時可以通過BI財務數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)傳遞的數(shù)據(jù)清晰的看到每一個項目經(jīng)費的整體執(zhí)行情況和預算科目的余額，有余額的經(jīng)費申請通過、余額不足的申請會柔性校驗通過、無余額的申請責任剛性控制。財務部在進行項目報銷時，可以根據(jù)BI財務數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)對余額的校驗結(jié)果準確入賬。BI財務數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)的啟用，避免了超額支付，事后調(diào)賬的風險。在預算平臺的監(jiān)控下不僅為項目組及時提空了數(shù)據(jù)支撐，也是財務部精細化管理水平的呈現(xiàn)，為項目順利執(zhí)行起到了保駕護航的作用。

（2）規(guī)范內(nèi)部控制流程及審批權(quán)限，快捷方便地為科研人員做好服務?？萍疾?、發(fā)展改革委、財政部共同研究制定了《進一步深化管理改革激發(fā)創(chuàng)新活力確保完成國家科技重大專項既定目標的十項措施》（國科發(fā)重〔2018〕315號）（以下簡稱 315號通知），文件中提到“賦予科研單位科研課題經(jīng)費管理使用自主權(quán)。直接費用中除設備費外，其他科目費用調(diào)劑權(quán)全部下放給課題承擔單位，單位應完善管理制度，及時為科研人員辦理調(diào)劑手續(xù)?！闭n題承擔單位要優(yōu)化預算調(diào)劑流程，簡化預算調(diào)劑手續(xù)，真正落實下放預算調(diào)劑自主權(quán)，給科研人員“解套”。新規(guī)定剛出臺，在筆者發(fā)稿時，單位尚未形成相關(guān)制度，筆者建議可以在網(wǎng)絡辦公平臺項目管理門戶增設預算調(diào)劑模塊，除直接費用中設備費以外的預算調(diào)整項目負責人可以在網(wǎng)絡辦公平臺根據(jù)實際情況直接提出調(diào)劑申請，調(diào)劑理由及原因由對應分管技術(shù)的領導審批，重大事項由更高層級領導匯簽。涉及其他參加單位的預算調(diào)劑需求，項目負責人在預算調(diào)劑模塊上傳參與單位加蓋公章簽字的申請說明備案。

（3）加強外部溝通，與課題相關(guān)參與單位保持密切溝通，定期詢問預算執(zhí)行進度，推動項目預算經(jīng)費整體實施執(zhí)行。

（三）內(nèi)部控制信息化在重大專項項目驗收的實踐

1.分析重大專項項目驗收存在的問題及原因

以往，重大專項的驗收分技術(shù)驗收和財務驗收，階段分為中期驗收、結(jié)題初驗、結(jié)題終驗；除此以外，課題承擔單位還要接受各類審計。每一次有關(guān)重大專項的驗收和審計都要需要提供繁雜的資料，項目組要跑各個部門整理各種數(shù)據(jù)打印各種材料；頻繁的檢查審計，給科研人員帶來巨大壓力。常有項目組的人員抱怨“跑斷腿，累斷手”。

2.利用內(nèi)控制度與信息化手段可以簡化驗收程序

給科研人員松綁減負，讓專業(yè)的人做專業(yè)的事，315號通知中“（三）精簡課題驗收程序”具體解釋了簡化驗收程序的具體實施細則。案例中的事業(yè)單位為了使驗收程序更簡單，在項目管理門戶中設立技術(shù)驗收文件夾，項目組可隨時上傳項目的技術(shù)進展和數(shù)據(jù)，財務部在BI財務數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)增加了項目賬務查詢功能，項目組可隨時查看下載項目項目的歷年明細賬和總賬，與財務驗收有關(guān)的資料也會及時上傳到項目管理門戶中。在接受檢查和審計時，從門戶導出數(shù)據(jù)方便快捷準確，減少了過去審計檢查的繁雜工作。內(nèi)審部也定期查看項目執(zhí)行情況為一次性綜合績效評價打下堅實基礎。

四、結(jié)語

除了把內(nèi)控制度和信息化嵌入到項目管理的全過程，財務管理與項目管理也要做到有機融合，承擔單位應培養(yǎng)懂財務的科研人員、懂業(yè)務的財務人員，讓跨專業(yè)多元化的人才為項目提供服務及支撐。科硏 人員和財務人員要共同提高責任感和使命感；科研人員要多學習財務知識，了解各類科研項目的經(jīng)費管理辦法；同樣,財務人員也應該參與到項目的整體過程中，多了解項目的研究內(nèi)容、研究目的、任務要求，運用財務專業(yè)知識與科研人員配合完成預算編制、預算執(zhí)行和結(jié)題驗收工作。課題承擔單位還應指定專門人員對合作單位定期培訓或督導檢查,以利于及時發(fā)現(xiàn)和整改項目實施過程中存在的問題。多方做好溝通、共同配合,相互支撐、做到按規(guī)定、按標準確保重大專項整體任務的完成。

守規(guī)矩、遵制度、重內(nèi)控、信息化、相融合、多創(chuàng)新是全面提升重大專項經(jīng)費管理之根本。內(nèi)控制度為行政事業(yè)單位內(nèi)部管理指明了方向，建立適合本單位實際情況的內(nèi)部控制體系，梳理業(yè)務流程，明確業(yè)務環(huán)節(jié)，打通壁壘理清權(quán)責；信息化手段打破傳統(tǒng)管理模式，將財務專業(yè)知識與內(nèi)控制度高度融合，提高績效、降低風險。如果說重大專項資金管理是系統(tǒng)性管理，內(nèi)控制度是管理的整體思想，那么用現(xiàn)代化和信息化的手段去實施則是打破傳統(tǒng)重構(gòu)管理模式之舉措。