信息化視角下的檔案管理研究

周俐娜

定襄縣人民醫(yī)院 山西 忻州 035400

在步入小康社會(huì)的當(dāng)今時(shí)代,處于不斷進(jìn)步的發(fā)展階段,人民的生活水平逐漸提高,所需要的信息也就越來(lái)越復(fù)雜,這就需要有一定的管理來(lái)整理檔案。在現(xiàn)今我國(guó)的信息管理向?qū)I(yè)化轉(zhuǎn)變,傳統(tǒng)的信息輸入模式已經(jīng)逐漸被取代,信息技術(shù)已相對(duì)普及應(yīng)用,起著不容小視的重要作用,已深入到人們的生產(chǎn)生活中,輔助我們更好的生活,保證我們每日工作順利進(jìn)行,為社會(huì)提供有意義的價(jià)值,因此當(dāng)今信息化視角下的檔案管理研究的進(jìn)行是十分必要的[1]。本文主要敘述了當(dāng)今信息化視角中的檔案管理的工作進(jìn)展,發(fā)現(xiàn)其不足并進(jìn)行改進(jìn)。

1 信息化檔案管理基本狀況

若想改進(jìn)信息化中檔案管理工作,首先應(yīng)先了解信息化檔案,并了解其涉及的相關(guān)領(lǐng)域,進(jìn)行發(fā)現(xiàn)其不足,并將其彌補(bǔ)。

1.1 信息化檔案工作的基本內(nèi)涵 在現(xiàn)代化的信息時(shí)代中,將所用信息進(jìn)行整合,并將其所利用,在有關(guān)部門(mén)的指導(dǎo)下將其融入到管理操作中,并提供快捷搜索框功能,使操作更為便捷。從某種意義上講,所謂現(xiàn)代化信息時(shí)代的檔案管理技術(shù)是由傳統(tǒng)紙質(zhì)、內(nèi)容雜亂的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合性較強(qiáng)的信息化檔案,實(shí)現(xiàn)檔案便捷查找、資源共享等管理的便捷模式化,為管理提供了整體化的服務(wù),提高了工作效率。

1.2 檔案信息化的基本內(nèi)容 檔案實(shí)現(xiàn)信息化,其主要研究目的即服務(wù)宗旨是為專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人員和社會(huì)人員提供檔案整理,以信息技術(shù)為時(shí)代背景,通過(guò)進(jìn)一步的實(shí)踐來(lái)逐漸完善檔案管理工作,并形成其特有的理論體系及相關(guān)信息化管理模式。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是由以前以檔案實(shí)體為中心,轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息為中心,此轉(zhuǎn)變過(guò)程需要以時(shí)間為沉淀,信息化為基礎(chǔ),從而完成歷史性的轉(zhuǎn)變,并不斷地吸取現(xiàn)代化信息技術(shù)新裝備優(yōu)點(diǎn),進(jìn)而提高檔案管理的利用率。

在信息化的檔案管理資源技術(shù)之下,需全程中的輸送、分類(lèi)、儲(chǔ)存、搜索等完全應(yīng)用信息化技術(shù),利用不同的載體將檔案轉(zhuǎn)化為所用的信息資源,并通過(guò)相關(guān)技術(shù)來(lái)將其進(jìn)行分類(lèi),以便更精準(zhǔn)、有效的進(jìn)行查閱,使得查找更為迅速?，F(xiàn)代化信息技術(shù)為其提供了重要的促進(jìn)作用,來(lái)為其建立便捷查閱,來(lái)有效的促進(jìn)信息化檔案管理技術(shù)的前進(jìn)發(fā)展[2]。

在現(xiàn)代化的信息時(shí)代,離不開(kāi)科學(xué)的檔案管理方式,將管理信息以客觀實(shí)際輸入信息化檔案當(dāng)中,進(jìn)行科學(xué)化的管理,使實(shí)際數(shù)據(jù)能夠有效的結(jié)合現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用管理,使得順利完成工作,為其提供價(jià)值。另外一些行政、經(jīng)濟(jì)等手段也是管理中必不可少的措施,合理的利用行政以及經(jīng)濟(jì)手段可以從側(cè)面提高信息化檔案管理的利用率,使管理檔案得到進(jìn)一步保障,加速信息化建設(shè)的前進(jìn),更好的為人類(lèi)提供幫助。

具備信息化的檔案管理人才也是至關(guān)重要的,它關(guān)系到信息化的能否將其的作用發(fā)揮到極致,現(xiàn)代技術(shù)需要現(xiàn)代人才所開(kāi)發(fā)應(yīng)用,若沒(méi)有相關(guān)人才的對(duì)其利用,那么再先進(jìn)的技術(shù)也只能是徒有其表。因此,我國(guó)需要不斷的進(jìn)行人才的培養(yǎng),不斷地讓員工進(jìn)行新知識(shí)的學(xué)習(xí),提高業(yè)務(wù)能力,更好的利用現(xiàn)代技術(shù)為人民謀福利,讓新技術(shù)有用武之地,充分發(fā)揮其優(yōu)點(diǎn),服務(wù)于人類(lèi)。利用當(dāng)今的信息化時(shí)代來(lái)提高檔案管理的利用率,來(lái)提高工作效率,實(shí)現(xiàn)資源共享,更好的發(fā)揮檔案管理的積極作用,同時(shí)也是現(xiàn)代信息化時(shí)代的重要標(biāo)志。

2 我國(guó)現(xiàn)階段信息化檔案管理工作中存在的弊端

即使我國(guó)現(xiàn)代信息化處于一個(gè)飛速發(fā)展?fàn)顟B(tài),也是未來(lái)的一種發(fā)展趨勢(shì),但就實(shí)際而言,信息化時(shí)代的到來(lái),雖然為人們帶來(lái)了巨大的收益,但其屬于一種新興技術(shù),將其利用到檔案管理工作當(dāng)中也是一種新方式,故稱(chēng)為我國(guó)檔案管理工作中面臨的新型挑戰(zhàn)。

2.1 檔案管理人員素質(zhì)問(wèn)題 一些人認(rèn)為檔案管理工作人員的任務(wù)簡(jiǎn)單,不需要過(guò)高的專(zhuān)業(yè)知識(shí)做鋪墊,現(xiàn)今的工作人員也都大多如此,他們并沒(méi)有特定的工作目標(biāo),其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)也達(dá)不到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),而當(dāng)今的信息化管理若沒(méi)有優(yōu)秀的人員將其運(yùn)用,那么也不足以被應(yīng)用。

2.2 檔案信息的利用率較低 之前所使用的傳統(tǒng)檔案管理工作效率低,員工的管理知識(shí)已經(jīng)老化,思想認(rèn)知較低,其工作的主動(dòng)性較差,故造成檔案利用率較低[3]。檔案部分所用的檔案信息并沒(méi)有進(jìn)行第二次整理,并且查閱時(shí)速度較慢,不能快速的進(jìn)行信息查詢(xún),進(jìn)而效率較低,現(xiàn)在音信信息化檔案管理技術(shù),雖提高了查閱效率,但還是不能準(zhǔn)確進(jìn)行搜尋。

2.3 檔案管理缺乏資金引流 當(dāng)今社會(huì)對(duì)檔案管理還引起重視,資金不到位,不能及時(shí)改進(jìn)設(shè)備,檔案信息無(wú)法完成更新。若檔案硬件管理跟不上當(dāng)代的發(fā)展,不能進(jìn)行及時(shí)跟進(jìn),則會(huì)導(dǎo)致信息化落后,無(wú)法第一時(shí)間獲取信息。其設(shè)備的改進(jìn)是檔案管理進(jìn)步的一個(gè)重要環(huán)節(jié),這時(shí)就需提供資金支持來(lái)完成硬件設(shè)備的跟進(jìn)。

2.4 檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題嚴(yán)重 當(dāng)今計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)普及到各地,其網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也較為突出,尤其是對(duì)于信息化檔案管理,使用載體頁(yè)呈現(xiàn)多樣化趨勢(shì),開(kāi)放型網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)信息的重大隱患,出現(xiàn)信息泄露是極其嚴(yán)重的事故,故網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題成為當(dāng)今信息化時(shí)代的首要問(wèn)題。

3 改進(jìn)信息化檔案管理的措施

3.1 加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì) 檔案管理人員擁有專(zhuān)業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)備是實(shí)施信息化檔案管理的重要條件,其相關(guān)人員具備專(zhuān)業(yè)素養(yǎng),可以極大的發(fā)揮檔案管理的作用,相關(guān)人員只有提高自身的工作能力,才能使檔案管理系統(tǒng)逐漸步入正軌。

3.2 完善管理工作,提升其利用率 使管理工作有序進(jìn)行的關(guān)鍵是建立科學(xué)的數(shù)據(jù)資源庫(kù),并將形成獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù),使得檔案管理能夠快速解決工作中的難題,提高其利用率。引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù),結(jié)合優(yōu)秀管理人員的工作能力來(lái)實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛越。

3.3 加大檔案管理的資金投入 在逐漸進(jìn)步的信息化檔案管理之中,需要硬件設(shè)置的更新,才能適應(yīng)現(xiàn)代化需求,而更新硬件設(shè)施需要資金進(jìn)行鋪墊,因此對(duì)檔案管理的加大資金投入,可提升檔案管理的水平,滿足現(xiàn)代化人們工作需要。

3.4 提高管理網(wǎng)絡(luò)安全的安全管理 為了相關(guān)人員能夠順利的管理檔案,避免不法分子盜取檔案信息,則必須加強(qiáng)檔案管理的安全度,增加監(jiān)控設(shè)施裝置,提高檔案管理的保密性,一旦出現(xiàn)泄露信息等不良情況,應(yīng)立即制止,并及時(shí)進(jìn)行解決,主動(dòng)積極維護(hù)信息化的檔案管理資料安全。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述,伴隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展,當(dāng)今信息化檔案管理已經(jīng)普及,同時(shí)需要加大對(duì)其重視,從各個(gè)角度改進(jìn)其中存在的不足之處,提升信息化檔案管理水平,加快其發(fā)展,從而更好的為人民進(jìn)行服務(wù)。