論現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題與策略

唐海霞

青海油田分公司物資裝備公司 甘肅 敦煌 736202

人事檔案管理是針對(duì)企業(yè)內(nèi)部人員工作能力以及工作經(jīng)驗(yàn)的記錄,企業(yè)通過(guò)人事檔案管理能夠更加客觀的分析工作人員的工作能力,根據(jù)他們的工作能力選擇分配不同的工作崗位,以此可提高工作效率。近年來(lái),企業(yè)開(kāi)始重視人事檔案管理工作,通過(guò)完善人事檔案管理制度,進(jìn)一步提高了管理效率。但是隨著企業(yè)服務(wù)范圍的擴(kuò)大,人事檔案管理中存在的問(wèn)題也日益凸顯出來(lái),阻礙了企業(yè)的發(fā)展。探究現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題,有利于集中企業(yè)優(yōu)秀人才,促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

一、現(xiàn)代人事檔案管理中存在的問(wèn)題

(一)對(duì)人事檔案管理工作重視不夠。目前,部分單位存在對(duì)人事檔案管理工作不夠重視的情況,不具備專業(yè)的管理能力。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō),人事檔案管理是企業(yè)的重要責(zé)任,企業(yè)進(jìn)行人事檔案管理有利于完善員工信息庫(kù),對(duì)員工進(jìn)行科學(xué)分工。但是有部分管理人員沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要作用,主要表現(xiàn)為:(1)沒(méi)有將人事檔案管理工作列入日程,而是將生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)放到首位,利益為重；(2)部分管理人員錯(cuò)誤將人事檔案管理工作判定為保存員工資料,沒(méi)有集中管理員工信息,導(dǎo)致企業(yè)的人力資源分配不均。

(二)人事檔案管理方式陳舊。雖然多數(shù)企業(yè)能夠?qū)⑷耸聶n案管理工作作為企業(yè)的重點(diǎn)工作,但是管理方式仍然是采用傳統(tǒng)的方式,沒(méi)有結(jié)合現(xiàn)階段企業(yè)的發(fā)展情況進(jìn)行必要的調(diào)整,不僅浪費(fèi)了大量的人力資源,而且管理效率低下,主要表現(xiàn)為:(1)檔案管理工作人員的素質(zhì)參差不齊,還有部分管理人員是其他部門臨時(shí)調(diào)劑人員,不具備專業(yè)的管理能力,對(duì)于人事檔案管理工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題不能及時(shí)解決,阻礙了企業(yè)的發(fā)展；(2)人事檔案管理技術(shù)落后,辦公管理仍然是采用紙質(zhì)形式,沒(méi)有運(yùn)用大數(shù)據(jù)以及其他管理技術(shù),也沒(méi)有建立相應(yīng)的信息庫(kù),儲(chǔ)存空間相對(duì)封閉,一旦遭遇火災(zāi)或者其他自然災(zāi)害,這些資料很難保存下來(lái)。

(三)人事檔案管理內(nèi)容不全面。據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示,企業(yè)人事檔案管理內(nèi)容中有效內(nèi)容僅為70%,企業(yè)通過(guò)人事檔案管理評(píng)價(jià)員工的工作能力,進(jìn)而更加客觀的計(jì)算他們的業(yè)績(jī)。但是,目前來(lái)看,人事檔案管理內(nèi)容不夠全面,主要表現(xiàn)為:(1)部分管理人員為了提高工作效率,縮減了檔案管理評(píng)價(jià)內(nèi)容,而且沒(méi)有結(jié)合員工后續(xù)表現(xiàn),及時(shí)更新評(píng)價(jià)內(nèi)容,導(dǎo)致人事檔案管理內(nèi)容滯后；(2)對(duì)于一些規(guī)模比較大的企業(yè),人事檔案管理工作也比較復(fù)雜,管理人員在評(píng)價(jià)員工工作能力時(shí),僅是采用簡(jiǎn)單的描述,并且對(duì)一些違紀(jì)員工沒(méi)有進(jìn)行重點(diǎn)的記錄,無(wú)法真實(shí)的反應(yīng)員工在企業(yè)中的表現(xiàn)。

二、現(xiàn)代人事檔案管理的優(yōu)化策略

(一)宣傳人事檔案管理工作。企業(yè)要做好人事檔案管理的宣傳,讓員工充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性,積極配合該項(xiàng)工作。人事檔案管理人員也要重新定位工作性質(zhì),客觀評(píng)價(jià)自己的工作能力,制定切實(shí)可行的工作計(jì)劃。在人事檔案管理工作中,企業(yè)要注意兩點(diǎn)問(wèn)題:(1)招聘專業(yè)的人事檔案管理人才,讓專業(yè)的檔案管理人才結(jié)合企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀,對(duì)企業(yè)的人事檔案進(jìn)行有效的管理。(2)引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備和技術(shù),完善人事檔案管理信息庫(kù),及時(shí)更新信息。

(二)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。企業(yè)要積極的引進(jìn)人事檔案管理人才,同時(shí)為提高現(xiàn)有檔案管理人員的素質(zhì)和工作能力,應(yīng)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際需要,適當(dāng)開(kāi)展一些必要的培訓(xùn)活動(dòng)。應(yīng)從以下兩個(gè)方面入手:(1)從技術(shù)和專業(yè)知識(shí)兩個(gè)角度進(jìn)行培訓(xùn),全面提高檔案管理人員的素質(zhì),同時(shí),還要結(jié)合現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案管理工作需求,調(diào)整管理計(jì)劃；(2)要求檔案管理人員對(duì)檔案管理設(shè)備和技術(shù)有基礎(chǔ)了解,熟練掌握設(shè)備和技術(shù)的操作方法,同時(shí)還要完善檔案查詢機(jī)制,能夠高效查找人員信息。

(三)優(yōu)化人事檔案管理體系。對(duì)于一些規(guī)模較大的企業(yè),工作人員也較多,在人事檔案管理過(guò)程中,工作量也較大,所以要進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理體系,廣泛借鑒優(yōu)秀企業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn),結(jié)合自身的建設(shè)情況完善人事檔案管理制度,細(xì)化管理要求。其次,企業(yè)還要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理內(nèi)容的保護(hù),利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行信息處理,同時(shí)還要設(shè)置密鑰,防止信息泄露。

(四)重視對(duì)流動(dòng)人員的信息管理。由于企業(yè)發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大,流動(dòng)人員也增多,這就對(duì)企業(yè)人事檔案管理提出了更高的要求。這些流動(dòng)人員也是企業(yè)的一部分,要重視對(duì)這些人員的人事檔案管理,及時(shí)更新檔案信息。首先,企業(yè)應(yīng)該利用信息技術(shù)將這些流動(dòng)人員的信息統(tǒng)計(jì)起來(lái),建立一個(gè)專門的文件夾,流動(dòng)人員在進(jìn)入某個(gè)企業(yè)時(shí),這個(gè)企業(yè)就可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)查詢相應(yīng)的員工信息,前提是前一個(gè)企業(yè)同意該企業(yè)的信息查詢申請(qǐng),進(jìn)而了解流動(dòng)人員的工作情況。其次,要重視對(duì)流動(dòng)人員信息的保護(hù),原有企業(yè)也要根據(jù)實(shí)際情況評(píng)價(jià)員工的工作情況,完善評(píng)價(jià)系統(tǒng)。

三、結(jié)束語(yǔ)

人事檔案管理是企業(yè)的重點(diǎn)工作,該項(xiàng)工作能夠客觀反應(yīng)企業(yè)員工的工作情況,有利于科學(xué)分工。因人事檔案管理具有一定的動(dòng)態(tài)性,人員信息要及時(shí)更新,保證信息的有效性,同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理資料的保護(hù),有效保護(hù)員工的基本信息。企業(yè)還要廣泛宣傳人事檔案管理工作的重要性,鼓勵(lì)員工配合該項(xiàng)工作,完善人事檔案管理信息庫(kù)。最后,企業(yè)要注重提高檔案管理人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力,開(kāi)展必要的培訓(xùn)工作,積極采用現(xiàn)代化管理手段,提高管理效率,優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部分工。