探析新時期下人事檔案的電子信息化管理

陳亞莉

青海油田分公司物資裝備公司 甘肅 敦煌 736202

用人單位招聘時都會考慮到個人成長過程中的表現(xiàn)、經(jīng)歷或曾經(jīng)受到的獎懲等,這些都應被列入到求職的數(shù)據(jù)信息中。所以,人事檔案對其以后的工作或者學習等各方面都會起到重要的影響作用,因而做好人事檔案管理工作極具意義。如何在新的歷史時期助推人事檔案管理工作向著電子信息化方向發(fā)展,提高檔案管理效率,是我國人事檔案管理工作開展的首要話題。

一、新時期人事檔案管理中存在的問題

1.人事檔案管理制度不夠完善。對很多企業(yè)而言,人事檔案管理工作事實上相當于企業(yè)的部門管理工作,即使也有部分企業(yè)在這項工作中制定了相關的制度對策,但卻并沒有對具體的方案和手段進行明確,這也因此造成了人事檔案管理工作的混亂局面。除此之外,也有一些企業(yè)在人事檔案管理制度方面較欠缺,而且企業(yè)人事對于企業(yè)能夠收集管理的范圍也不規(guī)范,很多原本應該被納入信息管理的信息及資料沒能得到完整的保存,使得一些資料在工作移交過程中造成檔案流失。在此過程中,由于檔案的錄入標準不一致的緣故,各個部門理解和整理檔案的制度措施也都不一致,這使得用人單位在整理檔案目錄工作中均使用自己的習慣和方式,致使用人單位人事檔案目錄不清,也為工作帶來了一定的工作難度。

2.相關制度落實不到位。國家在企業(yè)的人事檔案管理工作方面也在不斷地進行改革,所以,為了迎合新的發(fā)展趨勢,企業(yè)就必須要具備完整的機構(gòu),并且要在企業(yè)經(jīng)營的過程中對許多規(guī)章制度和考核目標不斷地進行完善,但在實際工作中未能收獲理想的工作效果,主要的原因是工作實施力度不足,實際企業(yè)人事檔案管理工作中并沒有將其工作效用發(fā)揮出來。事實上,企業(yè)的人事檔案管理工作需要各個部門之間的和諧溝通,企業(yè)還要處理很多除了企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)和人事活動以外的公共服務活動,這就間接的為企業(yè)的人事檔案管理工作造成了較大的困難。

二、人事檔案實施電子信息化管理的優(yōu)勢

1.有助于企業(yè)內(nèi)部建立科學的電子文檔機制。企業(yè)領導在加強企業(yè)的人事檔案電子信息化管理工作的過程中,原本在這些工作方面需要特別加強企業(yè)的電子文檔以及歸檔機制的建設工作,從而進一步積極的加強企業(yè)的人事檔案管理計算機專業(yè)知識技能培訓和素質(zhì)教育,這樣在能夠保證相應的人事檔案管理計算機技能的基礎上,運用計算機的編制能力獨立完成這項工作的基本工作任務,為人事檔案的電子信息化建設奠定良好的基礎。不僅如此,各個部門還應該特別加強電子檔案信息化管理的重視力度,并且充分發(fā)揮企業(yè)各個部門的優(yōu)勢,為后面企業(yè)人事檔案管理工作的開展奠定良好的工作基礎,從而進一步推進企業(yè)電子信息化建設工作的再度展開。

2.有助于進一步實現(xiàn)檔案管理工作的網(wǎng)絡化。有效加強企業(yè)的人事檔案電子信息化管理工作的過程中,一般工作人員都會參考人事檔案管理的一般數(shù)據(jù),同時借助計算機信息管理系統(tǒng)把不同的人事檔案管理信息進行全面地統(tǒng)計,將其納入到計算機中去,最終構(gòu)建起較為全面的且系統(tǒng)化信息共享數(shù)據(jù)庫,以此來最大限度的提升企業(yè)人事檔案管理工作的網(wǎng)絡化和數(shù)據(jù)化的工作程度,進一步增強和提升企業(yè)人事檔案管理工作的服務性,也為企業(yè)人事檔案管理利用率的提升奠定良好的基礎條件。

三、加強人事檔案電子信息化管理的途徑

1.建立健全的電子信息系統(tǒng)。企業(yè)人事電子信息化管理檔案的建設一定保證要有相對完備的建設規(guī)章制度,也只有這樣才能夠有效地保證企業(yè)電子信息化人事檔案建設工作的順利展開。這就要特別保證企業(yè)電子信息化人事檔案建設的硬件設施,為企業(yè)電子檔案的操作和共享提供條件。與此同時,在相對完備的硬件背后,還要保證軟件的強化,也就是需要結(jié)合人事電子檔案的信息化管理來針對性地開展電子信息化管理的電子計算機的培訓工作,通過電子信息化管理工作的開展提升工作人員的整體素質(zhì),同時也使企業(yè)相關工作人員能夠勝任人事檔案電子信息化管理這項工作,只有這樣,才能使電子信息化在人事檔案管理工作中發(fā)揮到極致。

2.加強對人事檔案管理工作的重視。在我國傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中,工作人員進行檔案搜集和整理工作的積極性相對較差,并且由于部分人員對工作重要不足,在實際工作中不注意提升自身素養(yǎng),最終導致在進行電子信息化建設工作后,檔案管理人員很難適應電子信息化管理需求,影響人事檔案電子信息化管理工作的開展。因此在實際工作中應加強對人事檔案信息化建設工作的重視,并在領導的重視下引導檔案管理人員轉(zhuǎn)變管理意識,逐步提升自身管理能力,以更好的態(tài)度為人事檔案電子信息化管理工作的開展而服務。同時,基于電子檔案在安全管理方面的重要性,還應該加強工作人員的安全意識,注意引導工作人員嚴格按照工作流程實施規(guī)范化管理,為人事檔案信息化管理提供相應的安全保障。

結(jié)語

當前時代背景下,企業(yè)人事檔案管理轉(zhuǎn)向電子信息化管理的過程,必須實現(xiàn)對以往傳統(tǒng)的管理模式的優(yōu)化和調(diào)整,引入新的電子設備和管理人才,從而進一步構(gòu)建更加有效且科學的電子信息系統(tǒng),在提升企業(yè)人事檔案管理信息化建設工作力度的基礎上,盡可能地滿足現(xiàn)代化企業(yè)人事檔案管理工作的實際需求,也為人事檔案管理工作的順利開展奠定輔助性的作用基礎。