干部人事檔案管理工作的認識和思考

侯 怡

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一、干部人事檔案現(xiàn)狀分析

1.1 干部人事檔案傳統(tǒng)整理方式存在弊端 干部檔案分類、整理標準不一,傳統(tǒng)的手工整理方式存在很多弊端。干部檔案材料以前須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙,大于或小于16開規(guī)格的檔案材料及對那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料要進行技術加工,剪裁、折疊、裱糊?，F(xiàn)在又規(guī)定統(tǒng)一用A4紙規(guī)格。這就需要我們花大量的時間對每一份檔案的每一頁加工處理,可謂艱辛瑣碎、耗時費力。每年都有大批零散材料要歸檔,常常是手中這一批檔案材料沒有裝訂完畢,新的需歸檔的要整理的大批零散材料又進來了。管理人員的大部分時間和精力都耗在剪、切、貼等方面,目錄大多是手工抄寫,勞動強度大、重復性強、效率低。

1.2 干部人事檔案歸檔材料審核鑒別力度不夠,影響檔案的完整性、真實性和準確性 由于多年來的重視不夠和管理不夠嚴,致使干部人事檔案管理中出現(xiàn)一些問題。主要有:一是材料不齊全。部分檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學歷等十項材料有空缺。二是內(nèi)容記載不準確、不統(tǒng)一,不真實。特別是干部的“三齡一歷”(年齡、工齡、黨齡、學歷),在填寫相關資料時隨意性很大。比如姓名、出生日期,在檔案材料中前后不一致。三是填寫不規(guī)范,比如有的個人履歷表需要填寫的內(nèi)容沒有填全,并且未加蓋部門公章。而這些問題往往都是由于檔案管理人員在收集時沒有把好材料審核關。

1.3 干部人事檔案信息化程度不高 隨著科學技術手段的不斷更新,計算機信息化的水平也在不斷提高,但有些先進的技術手段在干部人事檔案管理中還沒有充分挖掘和發(fā)揮。目前的干部人事檔案管理系統(tǒng)只是將干部檔案紙質材料中的部分個人信息手工錄入,將基礎內(nèi)容數(shù)字化,實現(xiàn)部分檔案目錄電子化。資料檢索、調閱檔案等仍是手工操作,無紙化閱檔基本沒有實施。

二、規(guī)范干部人事檔案管理的幾點思考

2.1 完善管理制度。(1)要進一步建立干部人事檔案及材料審核把關、材料接轉、檔案質量通報登記等檔案管理制度,及時發(fā)現(xiàn)和糾正干部人事檔案內(nèi)容失真的問題,確保檔案內(nèi)容真實可靠,維護干部人事檔案工作的嚴肅性。(2)要建立和完善干部檔案材料收集工作的協(xié)調機制,加強組織人事部門內(nèi)部各工作機構在干部檔案材料形成、收集上的溝通協(xié)調。(3)要建立工作聯(lián)系制度和情況通報制度,保證干部人事檔案材料形成規(guī)范、收集齊全、歸檔及時。

2.2 強化檔案管理意識。(1)組織人事部門應有一名分管領導主抓干部人事檔案工作,從組織上保證檔案工作順利開展,真正把干部人事檔案工作擺上重要位置,當作一件經(jīng)常性的大事來抓。(2)要針對實際,制定目標。結合本單位的實際情況,提出具體的工作目標,做到有計劃、有部署、有督查、有落實。(3)要加大投入力度,改善設施,保證檔案工作順利進行而購置必要的硬件所需經(jīng)費。(4)單位要從信息資源的角度管理干部人事檔案,用信息管理的理念創(chuàng)新干部人事檔案工作,加強對干部人事檔案信息的綜合分析研究和深度開發(fā)利用,實現(xiàn)干部人事檔案工作從簡單管理型服務向研究開發(fā)型服務轉變,把干部人事檔案管理部門建設成為干部、人才工作的信息庫和參謀部。

2.3 創(chuàng)新干部人事檔案管理機制。(1)在內(nèi)容上創(chuàng)新。完善單位干部人事檔案內(nèi)容,要在收集干部基本情況的基礎上,建立職工工作業(yè)績檔案和能力檔案。(2)在整理手段上創(chuàng)新。一方面改變部分材料的歸檔形式。如年度考核表、工資審批表,不進個人檔案,將此類表裝訂成冊歸入文書檔案,把考核結果、增資數(shù)額直接填入個人檔案目錄；另一方面改書本式檔案為活頁式檔案,這樣既可減輕裝訂檔案的勞動強度,又利于檔案保護。

2.4 加強檔案人員隊伍建設。(1)要有吃苦耐勞的精神。干部人事檔案工作是紛繁復雜的,要做大量艱苦細致的工作,這就要求檔案管理人員要淡泊名利,吃苦耐勞,忠于職守,踏實工作,增強事業(yè)心和責任心。(2)要有較高的政治素質。要熱愛檔案事業(yè),具有強烈的事業(yè)心、責任感和使命感,這是做好檔案管理工作最基本的政治素質要求。平時,要重視和加強理論學習,特別是要重視對新《條例》的學習,切實提高自身素質,有嚴格的組織紀律和良好的職業(yè)道德,具備“依法治檔”、“依法用檔”意識,有效維護檔案的完整與安全。(3)要有較強的服務理念。檔案工作本身就是一項服務性較強的工作,人事檔案工作的宗旨就是服從和服務于干部工作。檔案管理工作者要努力練好基本功,熟悉業(yè)務,當好活字典。檔案管理工作者要把熟悉“家底”當成自己的天職,按照國家的有關規(guī)定整理、保管檔案,防止檔案的破損、腿色、霉變和散失,確保檔案的完整和安全,并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護措施。嚴格執(zhí)行國家的保密政策,嚴防泄密。建立科學的管理制度,為和諧社會建設提供及時、準確、周到的服務。

三、結語

總之,我們要充分發(fā)揮干部人事檔案管理工作的重要作用,客觀真實地反映干部的真實面貌,為客觀評價、公正地使用、合理地挖掘人才提供第一手資料。同時,干部人事檔案管理不但要從制度上更新,還要從觀念上業(yè)務管理上更新,根據(jù)社會發(fā)展的總體趨勢,采取有效措施,積極探索干部檔案現(xiàn)代管理模式,更好地為干部人事工作服務。