提升辦公室行政管理人員綜合能力的思考

劉 莉

國網(wǎng)吉林省電力有限公司和龍市供電公司 吉林 延邊 133500

引言

在新形勢下,我國各種類型企業(yè)在開展辦公室行政管理時往往會受到外在因素的影響,造成企業(yè)辦公室行政管理水平低下,難以滿足企業(yè)良性發(fā)展要求。為改善這一現(xiàn)狀,必須加強(qiáng)企業(yè)辦公室行政管理的研究力度,并按照各項研究和企業(yè)辦公室具體行政管理職能制定合理的路徑選擇策略,優(yōu)化企業(yè)辦公室行政管理效果。在提高行政管理在企業(yè)辦公室作用效果的同時,確保相關(guān)企業(yè)向著更加合理的方向發(fā)展。

1 辦公室行政管理人員應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)

1.1 職業(yè)素養(yǎng) 職業(yè)素養(yǎng)是每個人在工作中都必須具備的基本素養(yǎng),但員工的職業(yè)素養(yǎng),并不是單單是其個人思想品質(zhì)的體現(xiàn),還能衡量員工和企業(yè)之間的向心力。員工工作能力的高低,將直接反映出其能為企業(yè)帶來的價值多少。而員工的職業(yè)道德水平,則會直接反映其在工作期間可能為企業(yè)帶來的影響。也就是說,越是能力強(qiáng)的員工,若是缺乏良好的職業(yè)素養(yǎng),對企業(yè)造成的負(fù)面影響也就越大。企業(yè)行政管理作為企業(yè)管理中的特殊崗位,其對企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要性可想而是。企業(yè)若是不及時制止,很有可能給企業(yè)帶來毀滅性的打擊。所以,企業(yè)的行政管理人員必須具備良好的職業(yè)素養(yǎng)。

1.2 心理素質(zhì) 行政管理人員面臨的壓力來自多方面,比如社會的壓力、家庭的壓力,還有最為重要的工作壓力。所以行政管理人員想要做好這份工作,必然要具備良好的心理素質(zhì)。行政管理人員幾乎每天都要和不同的客戶打交道,需要處理較多的人際關(guān)系。而且這個過程并不是一帆風(fēng)順,而是經(jīng)常會出現(xiàn)各種意外。自身工作上的壓力,再加上領(lǐng)導(dǎo)層的壓力等等,都會給行政管理人員造成不小的心理負(fù)擔(dān)。所以若是沒有良好的心理素質(zhì),當(dāng)行政管理人員在工作中遇到困難的時候,很容易會崩潰。而具備良好心理素質(zhì)的行政管理人員,不但可以很快調(diào)整自身的情緒,還能在很短的時間內(nèi)找到解決問題的方法。顯而易見,在當(dāng)今這個競爭激烈的社會中,企業(yè)若擁有一些心理素質(zhì)很好的行政管理人員,其行政管理的水平必然會不斷提升。

1.3 專業(yè)技能 企業(yè)行政管理工作室一個需要多種技能的工作崗位,除了勝任這個崗位的基礎(chǔ)技能外,還有兩項技能時行政管理人員必須具備的。其中人際交往在行政管理人員的工作中占比最大,所以也是行政管理人員必須具備的技能。除此之外,行政管理人員每天都會面臨大量工作,需要有效的管理自己的時間,并合理的安排每一件工作,確保工作在有效期內(nèi)得到高質(zhì)量的完成。所以,時間規(guī)劃、統(tǒng)籌規(guī)劃方面的能力也是必備技能。

2 辦公室管理工作的職責(zé)

2.1 溝通協(xié)調(diào) 溝通協(xié)調(diào)指的是對各種信息與資源進(jìn)行梳理,使之從紊亂變得有序,從復(fù)雜變得簡單。辦公室管理中的溝通協(xié)調(diào)職能包含橫向協(xié)調(diào)與縱向協(xié)調(diào),前者指做好和上級機(jī)關(guān)、內(nèi)部的各個行政部門、教學(xué)部門、黨群部門聯(lián)系的樞紐,確保各項工作可順利開展,后者指建立上下溝通的順暢通道,使得下情上知,上令下行,讓全校上下形成協(xié)調(diào)統(tǒng)一的整體。

2.2 輔助決策 辦公室承擔(dān)的輔助決策職能即輔助單位及單位領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)決策,也就是說要及時為領(lǐng)導(dǎo)提供有建設(shè)性、可行性的意見與建議。要想將這一職能充分落實,就需管理人員具備全面素質(zhì),且全面把握單位的科研及教學(xué)情況,才能提出正確而全面的意見與建議。

2.3 督辦督查職能 督辦督查為辦公室管理中的重要內(nèi)容,直接體現(xiàn)著單位的管理水平。這一職能指的是確保國家與黨的各項政策、方針得到及時的落實與貫穿,確保中重要的工作部署與行政決策均得到真正落實。

2.4 窗口職能 辦公室是單位的窗口,是單位形象的直接體驗,是單位和各級行政主管、科研機(jī)構(gòu)、社會企業(yè)、兄弟院校或其他溝通、聯(lián)系的窗口,同時又是對師生、領(lǐng)導(dǎo)、各部門工作人員服務(wù)的重要窗口。

3 現(xiàn)代企業(yè)辦公室行政工作現(xiàn)狀

辦公室是事務(wù)性、政務(wù)性、服務(wù)性很強(qiáng)的部門,包括了文秘、督查督辦、信息化、檔案管理、對外協(xié)調(diào)、綜合后勤服務(wù)以及安全保衛(wèi)等工作,它的主要難點是工作涉及面太廣,瑣碎繁雜,其特點是對人員素質(zhì)要求較高。在當(dāng)前的新形勢新要求下,很多行政管理人員出現(xiàn)工作狀態(tài)欠佳、工作松散、效率低下等問題,究其根本原因,主要表現(xiàn)在以下四個方面：

(1)思想站位不高。部分行政管理人員思想素質(zhì)欠佳,對工作不夠重視,沒有把思想提到與時代進(jìn)步、企業(yè)發(fā)展同步上來,導(dǎo)致干工作缺乏執(zhí)行力,出工不出力,不見起色,工作流于形式,凡事蜻蜓點水,安排的事做不下去就半途而廢。

(2)工作定位不清晰。部分行政管理人員把自己定位成事務(wù)性工作者,不善于積極思考,上級安排什么就做什么,在工作中遇到什么困難就去解決困難。不敢直面問題,不敢拿主意,遇事先想退路。

(3)規(guī)章制度不夠完善。規(guī)章制度是工作的標(biāo)準(zhǔn),沒有制度的約束和指引則導(dǎo)致行政管理人員工作不夠規(guī)范,尤其是辦公室工作很多都涉及人與人之間的協(xié)調(diào)溝通,過多的考慮人的因素,則容易造成責(zé)任主體不明確,無心中都可能出現(xiàn)諸多違規(guī)現(xiàn)象。

4 提升行政管理人員素質(zhì)的相關(guān)要求

4.1 要進(jìn)一步保持思想上的高度政治性 對于辦公室人員來說,其必須積極貫徹毛澤東思想及馬克思列寧主義思想政治理論,在中國共產(chǎn)黨思想的積極領(lǐng)導(dǎo)下,進(jìn)一步完成相關(guān)工作,保持思想政治性的高度集中,在工作中不斷加強(qiáng)黨性修養(yǎng),緊跟黨的要求,遵循黨的規(guī)章制度,不做違背黨章、政策的事情,始終保持黨的先進(jìn)性。

4.2 要具備良好的人際關(guān)系處理能力 辦公室人員在工作中必須具備良好的人際關(guān)系處理能力,在工作中與校領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)行及時的溝通和工作內(nèi)容上的協(xié)調(diào),對校領(lǐng)導(dǎo)所下達(dá)的命令和指示,要妥善處理。高校辦公室人員要始終保持良好的溝通能力,以實現(xiàn)工作的及時和高效。

4.3 要具備較高的語言文字表述能力 辦公室人員要具備良好的語言文字表述能力,在語言文字的表達(dá)方面要有一定的尺度,以避免語言的使用不當(dāng),帶來不好的影響。辦公室人員要正確地運(yùn)用語言文字進(jìn)行工作上的交流,進(jìn)一步提高信息在工作傳遞中的準(zhǔn)確性,加強(qiáng)辦公室人員間的溝通與了解。

5 提升辦公室行政管理人員素質(zhì)的必要性

5.1 有利于促進(jìn)部門人員理解上級領(lǐng)導(dǎo)的決策,提升執(zhí)行力企業(yè)內(nèi)部需要管理的部門數(shù)量較多,人員素質(zhì)水平存在一定的差異,要想使部門人員準(zhǔn)確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的相關(guān)指令,從而使指令得到高效的實施和執(zhí)行,需要進(jìn)一步提升辦公室人員素質(zhì),培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人才,進(jìn)一步實現(xiàn)部門間的協(xié)作,促進(jìn)辦公室工作整體水平的提升。

5.2 有利于進(jìn)一步實現(xiàn)高素質(zhì)人員對有效資源的整合和更好地執(zhí)行單位相關(guān)政策 進(jìn)一步提升辦公室人員素質(zhì),能夠更好地推進(jìn)現(xiàn)有資源的整合工作,實現(xiàn)資源的合理配置,做到資源不被浪費(fèi),對于上級領(lǐng)導(dǎo)決策的傳達(dá),高素質(zhì)人員能夠快速高效地完成相關(guān)任務(wù)的分配工作。提高辦公室人員素質(zhì),是其業(yè)務(wù)素質(zhì)水平提升的體現(xiàn),有利于推進(jìn)辦公室工作的穩(wěn)定發(fā)展。

6 提升辦公室行政管理人員的綜合能力策略

6.1 加強(qiáng)行政管理工作人員的素質(zhì)教育和意識培養(yǎng) 提高行政管理工作人員的素質(zhì)和思想意識,在很大程度上能促進(jìn)他們形成愛崗敬業(yè)的工作態(tài)度,在具體工作的過程中,能夠真正站在企業(yè)的角度為企業(yè)謀福利,真正促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。一是切實從工作需求出發(fā),從提高行政管理人員的能力水平出發(fā),加強(qiáng)專業(yè)知識、專業(yè)能力培訓(xùn),培養(yǎng)專業(yè)作風(fēng)、專業(yè)精神,提高培訓(xùn)教育的科學(xué)性、針對性、實效性；二是要注重嚴(yán)格管理和關(guān)心信任相統(tǒng)一,政治上激勵、工作上支持、待遇上保障、心理上關(guān)懷,增強(qiáng)干部的榮譽(yù)感、歸屬感、獲得感；三是要有容錯糾錯機(jī)制,寬容行政管理人員在改革創(chuàng)新中的失誤錯誤,對失誤錯誤進(jìn)行綜合客觀地分析,對該容的大膽容錯,不該容的堅決不容。

6.2 完善行政管理工作的制度管理和績效考核評價機(jī)制 結(jié)合企業(yè)內(nèi)部和外部環(huán)境變化,建立有效的績效考核評價機(jī)制以及對管理制度進(jìn)行完善,是提高工作質(zhì)量的保障。一是完善績效考核評價及薪酬分配體系,以績效考核為抓手,發(fā)揮績效管理的導(dǎo)向作用、激勵作用和監(jiān)督作用,讓績效管理真正成為提高工作質(zhì)量的“指揮棒”；二是以制度完善及制度執(zhí)行和計劃執(zhí)行為方向,按照流程科學(xué)、責(zé)任清晰、管控有力、便于操作的基本要求,做好制度的修訂完善工作,強(qiáng)化制度執(zhí)行和計劃執(zhí)行,實現(xiàn)目標(biāo)倒逼、責(zé)任到人、閉環(huán)管控、偏差管理,做到靠制度管理、按計劃辦事。

6.3 強(qiáng)化行政管理工作人員的規(guī)范化工作 辦公室管理工作包含了大量的工作、大量的信息,千頭萬緒、紛繁復(fù)雜,很容易導(dǎo)致行政管理人員工作松散、推諉扯皮、效率低下等問題發(fā)生。一是要善于梳理,從繁雜的工作中理出主流與支流、重點與一般、判斷出輕重緩急。善于把錯綜復(fù)雜、纏頭纏腦的事情,通過“加工”分析,處理得條條是道、井井有序,只有這樣,才能在千頭萬緒的工作中牢牢掌握主動權(quán)。二是要善于規(guī)范,辦公室很多工作看似繁雜,一件事情還沒處理完,另一件就來了,讓人不勝其煩。根據(jù)筆者實際經(jīng)驗看,其實很多工作都是規(guī)律性的,重復(fù)性的,所以這就要求能從復(fù)雜的工作中找出規(guī)律,形成常態(tài)化工作方式；三是要善于標(biāo)準(zhǔn)化工作,對于重復(fù)性的工作,制定標(biāo)準(zhǔn)模板,按照“打鉤銷項”的方式辦理事務(wù)。例如接待管理標(biāo)準(zhǔn)模板,一項接待任務(wù)是否需要會議、是否需要用車、是否需要投影燈以及是否需要攝像等,按序打鉤即可。

6.4 提升行政管理工作人員的科學(xué)管理手段 “工欲善其事,必先利其器”,在信息化網(wǎng)絡(luò)時代,要善于利用先進(jìn)科學(xué)管理手段來提升行政管理工作水平。例如,筆者所在單位為了提升行政管理工作水平,提升管理人員能力,先后結(jié)合工作實際開發(fā)了“公司通勤車預(yù)訂系統(tǒng)”、“公務(wù)用車管理系統(tǒng)”、“宿舍管理系統(tǒng)”“六項費(fèi)用管理系統(tǒng)”等軟件,不僅有效提升了辦公室行政管理工作水平,同時也使工作人員的管理能力在實戰(zhàn)中迅速提高。

6.5 保證行政管理工作程序的合理性 對于企業(yè)辦公室行政管理工作來說,其中涉及的工作項目較為復(fù)雜,稍有不慎就會導(dǎo)致各項行政管理在實施過程中出現(xiàn)問題,直接影響企業(yè)辦公室中各項行政職能作用效果,難以滿足企業(yè)綜合發(fā)展需求。為改善這一現(xiàn)狀,就應(yīng)結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有發(fā)展形式和行政管理職能作用效果規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)合理的工作程序,并要求相關(guān)人員遵循相關(guān)程序開展行政管理工作。同時還應(yīng)保證企業(yè)辦公室各級別行政管理人員之間溝通的及時性,繼而提高行政管理工作程序合理效果。此外,還應(yīng)體現(xiàn)行政管理工作程序內(nèi)涵,逐步提升各項信息傳輸效果,確保企業(yè)各部門辦公室對于各項行政管理模式和企業(yè)法發(fā)展依據(jù)等方面有所掌握。大力提升企業(yè)辦公室行政管理水平,確保企業(yè)發(fā)展能夠能夠滿足我國現(xiàn)有社會發(fā)展需求。

結(jié)束語

目前,我國在發(fā)展的過程中市場競爭相對激烈,很多企業(yè)為了在激烈競爭的大環(huán)境中謀得發(fā)展的一席之地,都在不斷地改革并完善自身發(fā)展能力,以增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭能力和企業(yè)管理能力。辦公室做為一個企業(yè)的“管家”,既是中樞,又是后勤,履行著“參與政務(wù)、管理事務(wù)、協(xié)調(diào)公務(wù)、搞好服務(wù)”四大職能,發(fā)揮著上傳下達(dá)、內(nèi)外溝通的重要作用,具有千頭萬緒、紛繁復(fù)雜的主要特點,所以這就要求辦公室行政管理人員在工作上要善于抓住主要矛盾,在思想上要緊扣新形勢,具有敏感的政治意識和大局意識,能夠自覺同企業(yè)在思想上、行動上保持高度一致,緊緊圍繞大局開展工作。