大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作研究

譚麗娟

黑龍江省佳木斯市排水公司 黑龍江 佳木斯 154002

檔案管理工作是國家穩(wěn)定、社會進(jìn)步的一個重大因素,它關(guān)乎著我們民生的健康發(fā)展。對于不動產(chǎn)檔案管理工作,更是檔案管理工作的重中之重,它關(guān)乎著老百姓的日常生活。在大數(shù)據(jù)發(fā)展的背景下,對于檔案管理的工作起著重要的促進(jìn)作用,大數(shù)據(jù)能有效提高檔案管理的工作水平,同時(shí),大數(shù)據(jù)的發(fā)展也不可避免的為檔案管理工作帶來許多的問題與困難,如何提高檔案管理工作的工作效率以及如何解決現(xiàn)今大數(shù)據(jù)對檔案管理工作帶來的影響,是我們要深思和改進(jìn)的地方。

一、大數(shù)據(jù)對檔案管理工作是一種促進(jìn)

(一)相比較于傳統(tǒng)檔案保存方法,大數(shù)據(jù)對檔案管理質(zhì)量有很大提高。傳統(tǒng)的檔案管理無非就是將資料保存于紙質(zhì)的檔案上,需要非常嚴(yán)苛的保存環(huán)境和較大的保存空間,而且這種方法的抗逆性非常的有限。倘若遇到一些不可逆因素,如重大水災(zāi)、火災(zāi)等情況,這會對紙質(zhì)檔案帶來損壞或缺失,這將是對檔案保存工作的打擊是致命的。而且,一般像不動產(chǎn)這些需要長時(shí)間保存的檔案,保存于紙質(zhì)上有著先天的缺陷。一般的紙質(zhì)檔案的紙張會隨時(shí)間的增長慢慢的老化,從而會出現(xiàn)有的地方會出現(xiàn)字跡不清、缺頁漏液等現(xiàn)象,這勢必會對查閱質(zhì)量造成影響,但大數(shù)據(jù)技術(shù)就能很好的解決這方面的問題。檔案通過大數(shù)據(jù)技術(shù)處理將資料傳輸?shù)酱髷?shù)據(jù)平臺上,大數(shù)據(jù)平臺將數(shù)據(jù)進(jìn)行保存,長時(shí)間存放也不會對檔案內(nèi)容造成影響,這就很好的解決了檔案管理的質(zhì)量問題。同時(shí),大數(shù)據(jù)的保存可以很好的解決檔案保存的空間問題。

(二)大數(shù)據(jù)背景下的檔案保存將會更便捷、效率更高。傳統(tǒng)的檔案存放空間的成本較高,而且需要定期進(jìn)行人工維護(hù),這就加大了檔案管理的成本。隨著時(shí)代的發(fā)展,不動產(chǎn)的檔案管理會隨之增長,對紙張的需求會不斷加大,這很大制約了檔案管理的工作。而大數(shù)據(jù)可以通過平臺進(jìn)行有效且高效的信息處理,通過智能設(shè)備對信息進(jìn)行分析、整理,大大節(jié)約了人力、物力成本,節(jié)約存放的空間并節(jié)省信息載體的成本,從而能大大提高檔案管理工作效率,使得檔案管理工作更加的便捷。

二、檔案數(shù)字化管理面臨的問題

(一)檔案保存的信息安全性不足。隨著時(shí)代的發(fā)展,數(shù)字化的檔案管理已經(jīng)逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存手段,大數(shù)據(jù)化的普及使得檔案管理工作效率更高而且檔案所保存的信息更加的全面,但是數(shù)字化的檔案還是會存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。例如,在大數(shù)據(jù)平臺出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊的事件,使大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)平臺癱瘓,這勢必會造成相關(guān)信息出現(xiàn)泄漏,國家機(jī)密將會泄漏于眾,使得數(shù)字化檔案的安全性嚴(yán)重不足,這對大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的工作是一種極大的挑戰(zhàn),也會對社會的穩(wěn)定造成重大的影響。

(二)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)不高、綜合能力不強(qiáng)。在檔案大數(shù)據(jù)化的今天,信息的安全性顯得格外重要,信息的保密性需要有很大的保障。所以,從事相關(guān)檔案管理工作人員的需要有極高的綜合素質(zhì)來保障檔案信息的安全。假如從事相關(guān)工作的工作人員對檔案上的信息對外進(jìn)行泄漏或者違規(guī)修改,這會為大數(shù)據(jù)化的檔案管理工作帶來挑戰(zhàn),也會對社會造成危害。

檔案數(shù)據(jù)化需要對相關(guān)從業(yè)人員有極大的綜合能力要求,由于我國從事檔案管理工作人員的專業(yè)知識不夠完善、專業(yè)能力水平有限,這對我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展是極大的制約。檔案管理工作普遍缺乏趣味性,對人才的吸引不足,所以我國從事檔案管理工作者的年齡普遍偏大,他們接受新事物的接受能力普遍偏低,多年的工作經(jīng)驗(yàn)是他們很難接受新的工作方式,但是大數(shù)據(jù)下的檔案數(shù)據(jù)管理是以多種創(chuàng)新與改革所驅(qū)動的,但人員創(chuàng)新能力不足使得大數(shù)據(jù)化的檔案管理工作得不到有效利用,發(fā)揮不了實(shí)際作用。并且,大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理采用專業(yè)化、信息化、多元化通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析、上傳、總結(jié)等相關(guān)復(fù)雜的操作,這就使得相關(guān)從業(yè)人員由于技術(shù)原因操作不熟練而降低了檔案管理的工作效率。這極大程度的限制我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展,檔案管理工作在大數(shù)據(jù)發(fā)展的背景下顯得十分突兀。

三、結(jié)合大數(shù)據(jù)背景提升檔案管理工作質(zhì)量的措施

(一)加強(qiáng)大數(shù)據(jù)化檔案管理工作信息的保護(hù)。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作首要解決的任務(wù)就是要增強(qiáng)信息的保密性、安全性。通過對信息的加密和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的改造可以為檔案管理部門提供更加安全可靠的數(shù)據(jù),使得檔案的信息不易被泄漏和篡改,檔案的安全性得到有效的保障。其次,就是要培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素養(yǎng),在對檔案管理人員的招聘時(shí),要格外重視他們的道德素養(yǎng)與人格品質(zhì)。在對他們的工作培訓(xùn)過程中,要加強(qiáng)他們對檔案管理工作安全性的教育,保證檔案資料不輕易被泄密,同時(shí)也要對工作人員的流動性進(jìn)行嚴(yán)格的控制。在檔案數(shù)據(jù)的傳輸過程中要建立安全網(wǎng),防止各種病毒入侵計(jì)算機(jī),充分保障數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?、可靠性。在?shù)據(jù)傳輸完成后,要建立數(shù)據(jù)的備份,以防數(shù)據(jù)的丟失。檔案管理系統(tǒng)要進(jìn)行不定時(shí)的安全測試以及系統(tǒng)更新,一次充分保障計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全性。檔案管理工作者要對檔案管理工作起到應(yīng)盡的工作義務(wù),使檔案管理工作能得到有效保護(hù)。

(二)建立完善的工作管理機(jī)制。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作有著極大的發(fā)展空間,這得益于大數(shù)據(jù)的便捷性與可靠性。大數(shù)據(jù)下的檔案管理改革了它的工作形式,也對相關(guān)人員的管理工作也存在許多相比較于傳統(tǒng)方式的不同。建立健全檔案管理工作體制可以有效提高檔案管理的工作效率,對檔案管理的工作也是一種促進(jìn)。

管理部門要充分了解大數(shù)據(jù)的特點(diǎn),依據(jù)進(jìn)行工作分配、責(zé)任分配制度的建立,建立健全信息準(zhǔn)入準(zhǔn)則,相關(guān)從業(yè)人員要明確信息安全的重要性以及保證信息的可靠性。相關(guān)準(zhǔn)則是對管理人員行為的約束,同時(shí)也能有效降低工作者出現(xiàn)管理工作混亂出現(xiàn)的現(xiàn)象。還可以在問題出現(xiàn)之后找到當(dāng)事人進(jìn)行問責(zé),減少管理人員出現(xiàn)“越線”行為,能有效保障數(shù)據(jù)的可靠性以及有效提高工作效率。

(三)加大對管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)。社會各行各業(yè)的發(fā)展都離不開人力的驅(qū)動,高素質(zhì)的人才對于整個行業(yè)的發(fā)展起著重要的作用。同樣,在檔案管理領(lǐng)域的工作也需要高素質(zhì)的專業(yè)人才進(jìn)行開展。檔案管理部門在招聘時(shí)期就應(yīng)重視引入專業(yè)高素質(zhì)人才。年輕人有著很好接受新事物的能力,因此要不斷壯大檔案管理人員隊(duì)伍,加強(qiáng)對年輕人的培養(yǎng)。管理部門要建立獎勵機(jī)制來激發(fā)工作人員的工作熱情,同時(shí)聘請專業(yè)人士對人才進(jìn)行培養(yǎng),增強(qiáng)人才的專業(yè)知識水平和專業(yè)技能。要加強(qiáng)對人才隊(duì)伍的創(chuàng)新意識培養(yǎng),充分挖掘每個人身上的個人專業(yè)技能和潛在能力,管理部門要重視專業(yè)素養(yǎng)的發(fā)展,有效落實(shí)制度的改革,因地制宜,建設(shè)處一支適合當(dāng)?shù)匕l(fā)展的人才隊(duì)伍。

結(jié)語

在大數(shù)據(jù)化背景下,檔案管理工作機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。大數(shù)據(jù)對于檔案管理工作起著極大的創(chuàng)新作用,多種新技術(shù)的出能極大的提高檔案管理工作效率,同時(shí)能很大程度上降低這類工作的成本,對檔案管理工作是極大的促進(jìn)。同時(shí),數(shù)字化的檔案管理工作也存在著許多的風(fēng)險(xiǎn),例如,它的安全性和可靠性需要不斷地完善。因此,相關(guān)從事人員要充分保障它的安全性和可靠性,對實(shí)際問題進(jìn)行分析,提高它的安全系數(shù),提升檔案管理工作的工作效率,促進(jìn)我國檔案管理工作事業(yè)的發(fā)展。