人民法院智慧檔案室的探究與實(shí)踐

丁慧娟

江蘇省淮安市淮安區(qū)人民法院 江蘇 淮安 223200

1 引言

法院在進(jìn)行案件審理的過程中會形成各種各樣的有價(jià)值的庭審材料，這是重要的資源，以訴訟檔案為例，其不僅是審判和執(zhí)法活動的真實(shí)記錄，也是追溯法院審判歷史的重要依據(jù)，是避免出現(xiàn)冤假錯(cuò)案而難以查證的重要資料，隨著社會現(xiàn)代化建設(shè)程度越來越高，目前我們已經(jīng)進(jìn)入了信息化建設(shè)時(shí)代，司法體系的現(xiàn)代化必須要和信息技術(shù)相融合，提高相關(guān)工作的智能化信息建設(shè)，其中建設(shè)智慧檔案館就是一個(gè)重點(diǎn)項(xiàng)目，在提高法院檔案管理效率，緩解檔多人少問題方面能夠發(fā)揮重大作用。

2 智慧檔案室概念

所謂的“智慧檔案”本質(zhì)上是一種全新的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)全數(shù)字內(nèi)容和全流程的控制，其最方便之處在于大大減少了人工的參與，實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化、信息化。和傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，智慧檔案主要以云端應(yīng)用為主，借助云計(jì)算和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)進(jìn)行檔案管理。

法院進(jìn)行智慧檔案室的建設(shè)主要有三方面原因，首先是信息化建設(shè)能夠提高檔案管理效率，緩解目前這種檔多人少的處境；其次是法院以訴訟檔案居多，它是法院的重要資源，具有重要管理價(jià)值；再就是司法公開包括訴訟檔案的公開，這也是未來一段時(shí)間法院信息化的發(fā)展趨勢，要提前為審批流程的信息的公開做好鋪墊。

3 法院智慧檔案室的實(shí)施

3.1 提高電子檔案智能收集和管理 現(xiàn)在法院的信息化建設(shè)速度突飛猛進(jìn)，目前基于網(wǎng)絡(luò)的案件審批系統(tǒng)化建設(shè)已經(jīng)成為司法領(lǐng)域的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，三種不同的訴訟檔案有庭審紀(jì)實(shí)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化復(fù)本和電子檔案都需要納入檔案管理的體系之中，對外審閱的時(shí)候提供紙質(zhì)檔案數(shù)字化復(fù)本，對內(nèi)則可以提供基于三種的檔案，以上三種檔案的備份和保存都可和全國法院檔案管理中心進(jìn)行同步共享和建設(shè)。

3.2 做好紙質(zhì)檔案的智能化安全存儲工作 (1)實(shí)現(xiàn)法院檔案出入庫流程的智慧化建設(shè)。在歸入新檔案的時(shí)候應(yīng)該提前對檔案的類型和保密等級、保管期限等進(jìn)行明確，做好編目，通過移動終端處理器為其編上電子化標(biāo)簽，生成的電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)傳送到中心數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，隨時(shí)準(zhǔn)備好被其他檔案需求部門調(diào)用；(2)實(shí)現(xiàn)檔案查詢的智慧化。查詢有關(guān)的檔案的時(shí)候，檔案管理人員要先在管理子系統(tǒng)中找到檔案的項(xiàng)目編號，發(fā)出出庫指令，根據(jù)編號找到存儲位置；管理員發(fā)出出庫指令，經(jīng)過檔案的出庫口，其閱讀器能夠自動識別檔案信息然后反饋給管理員，經(jīng)過二次確認(rèn)之后再予以出庫，系統(tǒng)在此過程之中能夠記錄下所有的信息，如果反饋的信息和查詢信息不一致的，監(jiān)控模塊會發(fā)出警報(bào)并拒絕調(diào)出檔案。(3)實(shí)現(xiàn)檔案庫房盤點(diǎn)流程的智慧化。系統(tǒng)從檔案信息管理模塊的查詢子系統(tǒng)中發(fā)出盤點(diǎn)命令，閱讀器馬上對檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)讀取和信息收集，自動將收集的信息和中心數(shù)據(jù)庫的備注進(jìn)行核對，無法核對成功的由檔案管理人員進(jìn)行人工復(fù)核，修改系統(tǒng)信息或者現(xiàn)場信息，進(jìn)而完成整個(gè)檔案盤點(diǎn)工作。(4)實(shí)現(xiàn)訴訟檔案安全管理的智慧化。訴訟檔案的安全包括保證檔案不會被丟失或者檔案內(nèi)容被非法篡改，所以應(yīng)該建立基于安全管理的智慧系統(tǒng)，尤其是設(shè)置檔案訪問等級，記錄好每一次的檔案借閱人員和查閱時(shí)間，避免檔案被損毀或者被復(fù)制盜竊；(5)實(shí)心各種類型檔案的智慧化科學(xué)管理。作為法院開展司法工作的重點(diǎn)，訴訟檔案有文書檔案、照片、會計(jì)和聲像等類型，要實(shí)現(xiàn)對各類檔案的信息管理和咨詢，實(shí)現(xiàn)各類檔案借閱管理，實(shí)現(xiàn)對檔案的集成化、系統(tǒng)管理。

4 法院智慧檔案室的發(fā)展方向

這幾年，關(guān)于建立智慧檔案室的專利發(fā)明數(shù)量越來越多，說明有更多的人關(guān)注到這一工作領(lǐng)域當(dāng)中，如這些年各地政府大力推行智慧檔案館的建設(shè)，為推動法院實(shí)現(xiàn)檔案管理智慧化提供了政策支持，未來將會發(fā)展的更加成熟和完善。

未來，法院智慧檔案室將會朝著更加實(shí)用、高效的方向邁進(jìn)，進(jìn)一步發(fā)揮檔案管理的資源整合作用，具體來說。第一，實(shí)現(xiàn)法院檔案的全流程、多元化的管理需求，在現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案管理基礎(chǔ)之上，加強(qiáng)信息化的頂層設(shè)計(jì)，將審判過程當(dāng)中直接產(chǎn)生的電子檔案和形成錄音錄像、照片等庭審紀(jì)實(shí)材料合并保存起來；第二，構(gòu)建“三位一體”的信息化智能管理平臺，借助大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及目前新興的區(qū)塊鏈技術(shù)等實(shí)時(shí)追蹤案件發(fā)展的每一步，精確管理紙質(zhì)案件材料的跨院流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)立案偵查、審判執(zhí)行的業(yè)務(wù)全覆蓋，所有工作的最終目標(biāo)都是為了建設(shè)法院的智慧檔案館，以此為基礎(chǔ)逐步推進(jìn)建設(shè)智慧發(fā)言，實(shí)現(xiàn)檔案存儲數(shù)字化、管理智能化和使用移動化，為推進(jìn)司法公正公開做貢獻(xiàn)，真正的建立起方便案件當(dāng)事人利用檔案的檔案管理體系，更好的為人民提供服務(wù)。

5 結(jié)語

推進(jìn)司法體系現(xiàn)代化建設(shè)不僅是要推動其審判方面的工作現(xiàn)代化，同時(shí)也要做好法院其他方面的管理工作，其中檔案管理工作就是其中之一。鑒于目前法院檔案管理工作中存在的檔多人少和分散管理的情況，進(jìn)行智慧檔案館的建設(shè)確實(shí)是一個(gè)不錯(cuò)的選擇，其不僅能夠提高法院的檔案管理效率，同時(shí)還能夠節(jié)省大量的人力物力，為更好為人民服務(wù)做出貢獻(xiàn)。