試論企業(yè)檔案管理的新思路

辛雅鮮

道里房產(chǎn)經(jīng)營物業(yè)管理有限責任公司 黑龍江 哈爾濱 150010

1 引言

檔案作為企業(yè)的核心資源，檔案管理水平是衡量企業(yè)建設(shè)的重要因素。檔案資源在當今時代不再局限于紙質(zhì)文字，而日趨成為一種多形式的信息資源組合，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展更是為檔案利用者提供了一條高效快捷的通道。隨著我國企業(yè)制度改革不斷加大，企業(yè)檔案工作出現(xiàn)了許多新情況和新問題，企業(yè)檔案工作管理顯得尤為重要。沒有改革創(chuàng)新就沒有生機和活力，企業(yè)只有強化針對檔案管理改進創(chuàng)新的觀念意識，各部門通力合作，才能為企業(yè)在檔案管理方面探索出一條行之有效的出路。

2 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

2.1 管理人員專業(yè)不強 檔案管理作為企業(yè)工作組成的重要環(huán)節(jié)，與各個部門的工作都緊密相連。同時，檔案管理的工作范圍比較廣泛，涉及的工作內(nèi)容比較繁雜，工作任務(wù)繁重，若不是專業(yè)的檔案管理人員則會大大增加工作難度，降低工作效率。企業(yè)檔案管理工作的管理者有些是從別的部門調(diào)動過去的，有些是沒有經(jīng)過嚴密地篩選，在某種程度上管理者并不專業(yè)，也可能沒有經(jīng)驗，自身素質(zhì)不過硬，導致了檔案管理缺乏科學性以及合理性。從另一個方面看，這也是企業(yè)對檔案管理工作不重視導致的，管理者不熟悉流程，對檔案管理工作沒有清晰的概念，就更不用說如何改變現(xiàn)在的局面，使檔案管理工作朝著科學合理的方向發(fā)展?，F(xiàn)代檔案管理工作人員不僅需要具備傳統(tǒng)的整理、分類、歸納等相關(guān)技能，還需要具備一定的時間管理、計算機應(yīng)用能力。但是，目前我國一些企業(yè)的檔案管理人員尚未經(jīng)過專業(yè)的技能培訓，不熟悉專業(yè)的歸納整理技能，仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，難以滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求。

2.2 工作重視程度不夠 檔案管理作為企業(yè)管理工作中的一部分，是記錄企業(yè)發(fā)展歷程最直接、最真實的信息資源，為以后查找資料提供了重要的依據(jù)。但是，盡管檔案管理在企業(yè)管理中占據(jù)著重要地位，仍然有個別企業(yè)的管理者未能及時認識到檔案管理的重要性，缺乏對檔案管理工作的重視。同時，在職的檔案管理工作人員也不能深刻認識到工作內(nèi)容的重要性，不認真收集、整理、保護以往的檔案數(shù)據(jù)，使得一些檔案數(shù)據(jù)缺乏真實性，無法保證檔案資源的原始性和準確性。檔案是企業(yè)發(fā)展歷程獨一無二的信息記錄，是企業(yè)資產(chǎn)的無價之寶，是企業(yè)各部門工作人員長期以來的工作匯總，若不進行統(tǒng)一的歸納整理，很容易使檔案信息失去其原本的價值，也是企業(yè)的一大損失。

2.3 信息系統(tǒng)建設(shè)滯后 現(xiàn)代化的信息檔案管理的主要手段與信息技術(shù)緊密相關(guān)，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息化的水平也嚴重地影響著檔案管理的工作，二者如果沒有達到動態(tài)的平衡，就很容易導致檔案管理工作的進度。而相關(guān)人員對檔案管理的漠視，導致了相關(guān)投入的缺乏，使檔案管理工作與信息管理無法同步，無形中大大拉低了檔案管理的水平。

3 企業(yè)檔案管理工作的新思路

3.1 改革檔案管理模式 為了適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的腳步，充分發(fā)揮檔案管理對企業(yè)發(fā)展的積極作用，實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的全面發(fā)展，首先就要進行檔案管理模式的改革。要摒棄傳統(tǒng)管理模式中的不足，積極完善相應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度，簡化工作流程，規(guī)范工作操作，明確各個管理崗位的工作職能，要將責任落實到個人。除此之外，要加快現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理工作過程中的運用，以信息化技術(shù)為創(chuàng)新基礎(chǔ)，搭建檔案信息平臺，實現(xiàn)檔案管理的無紙化，有利于檔案信息的歸納、匯總和保存；加強檔案管理業(yè)務(wù)技能的專業(yè)培訓，提升檔案管理工作人員的自身素質(zhì)能力，從而有效提升工作效率，確保企業(yè)檔案管理工作水平。同時，要建立適合于現(xiàn)代企業(yè)長久發(fā)展的檔案管理監(jiān)督制度，定期對檔案管理工作進行審查，充分提高工作人員的責任意識。

3.2 創(chuàng)新檔案管理觀念 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理要想從根本上實現(xiàn)創(chuàng)新，首先要進行檔案管理觀念的創(chuàng)新。在觀念創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，尋求檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，才能使得企業(yè)檔案管理工作滿足時代發(fā)展的需要，開辟檔案管理工作的新途徑。目前，在大多數(shù)企業(yè)中檔案管理人員對檔案的作用缺乏認識，忽略了檔案資源的開發(fā)利用，檔案管理工作未能引起企業(yè)管理者的重視。所以，改變管理人員的工作觀念是實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的重要環(huán)節(jié)。要倡導檔案管理工作人員樹立現(xiàn)代化管理理念，積極學習現(xiàn)代化檔案管理知識，熟練掌握信息化設(shè)備的操作能力，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案信息的收集、分類、保存等，有效提高檔案工作效率。同時，檔案工作者要深刻認識到檔案信息的重要性，是企業(yè)不可或缺的經(jīng)濟收益。樹立強烈的責任意識和管理意識，創(chuàng)新工作模式，更新檔案管理工作理念，積極探索適合于企業(yè)發(fā)展的檔案管理方式，從而促使企業(yè)檔案管理迅速適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展的腳步。

3.3 提升檔案管理技術(shù) 隨著我國現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到生活和工作中的各個領(lǐng)域，并在其中扮演中重要的工作角色。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新，必然要經(jīng)歷檔案管理技術(shù)的提升，采用先進的信息技術(shù)開展檔案工作，從而有效提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。信息化管理是檔案管理未來的發(fā)展趨勢，是現(xiàn)代企業(yè)進一步發(fā)展的重要途徑?，F(xiàn)代企業(yè)管理者應(yīng)該充分認識到信息化技術(shù)對于檔案管理工作的利弊，根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展方向制定合適的管理技術(shù)創(chuàng)新方案，構(gòu)成集檔案資料收集、檔案資料歸納、檔案資料查找、檔案資料保護等一系列完整的工作體系。同時，檔案管理人員要及時學習掌握信息化操作技術(shù)，敢于創(chuàng)新，敢于實踐，使檔案管理工作建設(shè)與企業(yè)的發(fā)展同步，最大限度地發(fā)揮檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)中的作用。