淺談高校教學檔案的作用及其管理策略

馬 靜

沈陽理工大學 遼寧 沈陽 110159

一、教學檔案管理的作用

教學檔案是在教學活動中直接形成的，是具有保存價值的文字、圖表和聲像等各種形式的歷史記錄，它直接產(chǎn)生于教學活動和教學過程的真實記錄，因而具有依據(jù)、憑證和參考作用。

1.1 教學檔案中學籍檔案的憑證和參考作用 學籍檔案記載著學生成長情況的重要材料，是反映學生在校表現(xiàn)主要依據(jù)，也是衡量學生學習標志，是學生就業(yè)、繼續(xù)深造及出國留學的重要參考憑證。學生在校期間各學科成績(包括輔修專業(yè)的成績)，是教學檔案其中一部分，學生評優(yōu)、學生就業(yè)和入黨的重要憑證。因此，學籍檔案管理制度必須完善，學籍檔案管理手段還應(yīng)有所提高。目前在學籍檔案管理中還存在一定問題，如：成績單存檔移交中，只有中文成績單，沒有英文成績單，這樣就給學生利用帶來困難，我們要亟待解決英文成績單，使學籍檔案更好發(fā)揮作用。

1.2 教學檔案的歷史借鑒和依據(jù)作用 教學檔案真實地記述和反映了學校教學管理、運行的發(fā)展軌跡，是學校重要的信息資源。學校教育教學管理的形成離不開作為載體的學校檔案，是積累和豐富學校教學管理的有效手段。學校發(fā)展的有關(guān)材料、有關(guān)教學經(jīng)驗、教學評估等提供重要依據(jù)作用。為了高質(zhì)量的完成各項教學任務(wù)，必須不斷總結(jié)教學經(jīng)驗，改進教學方法，這些都是要依據(jù)教學檔案來完成的。我們學校在省教學評估及教學改革工作中取得了一定的成績，這都是離不開教學檔案提供的科學依據(jù)。

1.3 學生參加各類比賽的重要依據(jù) 學校組織學生參加各種競賽活動，是為了培養(yǎng)學生艱苦鍛煉、頑強拼搏、勇往直前的優(yōu)秀品質(zhì)。有效的激發(fā)學生的上心，調(diào)動他們積極性和為集體爭光的責任感。在參加全國大學生大型比賽活動中，賽委會決定參賽人員必須提供高考錄取名冊做為身份驗證。每年參加比賽的同學必須提交新生錄取名冊，只有這樣才能確保參賽人員真實性。因此，新生錄取名冊做為參賽的必要條件，體現(xiàn)了教學檔案信息重要性，充分發(fā)揮教學檔案成為檔案信息資源的重要依據(jù)。

二、教學檔案管理及其策略

2.1 建立健全教學檔案各項管理體系 學校領(lǐng)導重視檔案管理工作，從2008年設(shè)立檔案館，在人員配備方面引進相近專業(yè)全日制本科畢業(yè)人員，崗位編制上由7人增加為10人，庫房進行全方位改造，軟硬件設(shè)施有所提高，檔案經(jīng)費不斷增加，檔案軟件更新速度很快，檔案工作業(yè)務(wù)素質(zhì)不斷提升，這些都充分說明領(lǐng)導重視，檔案工作整體上了一個臺階。建立了《檔案利用(查、借閱)制度》、《檔案移交、接收制度》、《檔案保密安全制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案管理工作規(guī)定》等工作制度，重新完善教學檔案管理體系，對新入館工作人員進行全員培訓，使檔案館工作欣然一新，順利完成學校交給的各項工作和任務(wù)。

2.2 開展兼職檔案人員業(yè)務(wù)培訓工作 檔案館第年定期對兼職檔案員進行業(yè)務(wù)培訓，在每年移交檔案工作中能做到嚴格把關(guān)，對不齊全完整檔案堅決不收，開展學習《檔案法》活動，舉辦兼職檔案員檔案競賽，優(yōu)秀單位和個人頒發(fā)榮譽證書，每年抽出一定時間到各學院指導幫助兼職檔案員移交檔案，做到不缺項不漏項，從組織上確保檔案工作順利進行。

2.3 加強檔案庫房規(guī)范化管理 建立切實行檔案庫房安全管理，做到出入庫房嚴格管理，嚴禁帶手機進入檔案庫房。一方面對檔案資料經(jīng)常清點核對保證檔案資料完整，另一方面要定期檢查庫房溫濕度情況，每天做好登記，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。保證庫房辦達到三無(無鼠、無重、無塵)、四防(防盜、防水、防潮、防陽光)延長檔案的壽命。

三、全員提升檔案管理的綜合素質(zhì)和水平

新時期檔案工作越來越高標對檔案工作者提出要求，檔案工作者必須提高自身綜合素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)能力和管理水平，全面提升檔案工作地位和作用成為檔案工作關(guān)健所在。作為一名檔案管理人員，首先要從思想上認識到檔案管理工作的重要性。檔案工作是學校各項工作能順利完成的最基礎(chǔ)性工作，是領(lǐng)導決策的依據(jù)，是提高單位的工作質(zhì)量和工作效率必要條件。只有把檔案服務(wù)工作做好，才能使學校各項工作有條不紊的發(fā)展。其次，檔案工作人員應(yīng)熱愛自己的本職工作，做到干一行愛一行，了解檔案工作的性質(zhì)和任務(wù)，把對檔案事業(yè)熱情投入到日常工作中，認真履行崗位職責，全心全意為利用者服務(wù)，有良好的職業(yè)道德。同時，還應(yīng)勤奮好學，努力提高專業(yè)知識，掌握檔案專業(yè)知識，提升自己的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平。再次，加大檔案的宣傳力度，向全校師生宣傳檔案知識，普及檔案法的理解運用。對全校師生擴大檔案服務(wù)范圍，提高廣大教職員工的檔案意識，通過宣傳和服務(wù)爭得領(lǐng)導支持，補充檔案經(jīng)費，增加檔案軟硬件建設(shè)，擴大檔案館藏以及數(shù)字化建設(shè)，完善檔案管理制度建設(shè)，改進檔案借閱流程和領(lǐng)導審批制度，只有這樣才能保證檔案服務(wù)工作順利進行。在檔案服務(wù)的同時，還要了解把握檔案的需求和動向，做好主門服務(wù)，變被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，深化檔案信息資源的開發(fā)和利用，提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。除此之外，檔案工作者還應(yīng)有扎實檔案管理業(yè)務(wù)技能知識，具備豐富的管理經(jīng)驗和實踐能力，掌握數(shù)字化信息管理，注重其他學科知識的學習與積累，提高檔案隊伍的整體水平，合理優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，采取科學手段，探索現(xiàn)代化建設(shè)模式，保證高校檔案管理人才穩(wěn)定與素質(zhì)提升，保障高校的改革和發(fā)展順利進行。

總之，檔案管理 人員的素質(zhì)與高校檔案事業(yè)能否順利發(fā)展有著十分密切的關(guān)系。因此必須加強檔案隊伍建設(shè)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，為學校人力資源開展和利用提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，適應(yīng)高校的改革發(fā)展趨勢，為學校發(fā)展貢獻力量。