干部人事檔案材料收集存在的問題及對策建議

楊玉花

重慶市酉陽自治縣委組織部 重慶 409800

干部人事檔案是各級黨委(黨組)和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料[1]。干部人事檔案材料收集工作遵循真實、齊全、規(guī)范、完備、及時的原則，重點收集體現(xiàn)干部忠誠、干凈、擔(dān)當(dāng)?shù)确矫娴臍v史記錄材料，并根據(jù)新時代黨的建設(shè)和組織人事工作以及經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展需要，不斷充實完善干部人事檔案的內(nèi)容，為全面歷史辯證地評價干部提供翔實的檔案信息，為干部人事等工作提供全面準(zhǔn)確鮮活及時的檔案信息服務(wù)。干部人事檔案材料收集工作是干部人事檔案工作的基礎(chǔ)，事關(guān)干部人事檔案質(zhì)量和作用發(fā)揮，做好干部人事檔案材料收集工作具有十分重要的意義。

一、干部人事檔案材料收集中存在的問題

《干部人事檔案工作條例》(以下簡稱條例)第二十條規(guī)定：干部本人和材料形成部門必須如實、規(guī)范填寫材料。材料形成部門應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定審核材料，在材料形成后1個月內(nèi)主動向相應(yīng)的干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)移交。但基層檔案工作機(jī)構(gòu)在實際工作中，發(fā)現(xiàn)檔案材料收集工作存在以下問題：

移交不及時。年度考核登記表、工資變動審批表、中層干部任免(職級變動)審批表、職務(wù)聘用審批表等材料通常是年底一次性移交。(援派)掛職鑒定材料、在職教育的學(xué)籍材料、專業(yè)技術(shù)任職資格和聘用材料、培訓(xùn)材料等材料移交嚴(yán)重滯后，通常是檔案工作人員根據(jù)檔案材料記載找干部提供。干部任免審批表、考察材料、任前審核登記表等任免材料由于干部科人手少移交最為滯后，換屆的材料通常更是很難及時形成和移交。新招錄人員的學(xué)籍材料及參加工作材料經(jīng)常在轉(zhuǎn)正定級后才移交，導(dǎo)致工資和年度考核材料無法歸檔，干部履歷表填寫和專項審核滯后。

材料不規(guī)范。一是載體不規(guī)范。新移交的檔案材料沒有使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型或A3公文用紙(如：使用16K紙型或便簽紙)，或是材料左邊未留裝訂邊(如：入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書等材料頂邊寫)，或字跡材料不符合檔案保護(hù)要求(如：用圓珠筆、鉛筆等填寫)。二是填寫不規(guī)范。干部本人和材料形成部門未根據(jù)填寫要求如實、規(guī)范、完整填寫材料，填寫的材料信息未運用專項審核成果。主要表現(xiàn)在專項審核以后形成的檔案材料上的姓名、出生年月、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位、簡歷等信息與專審認(rèn)定信息不一致。材料形成部門未按照規(guī)定審核檔案材料。三是手續(xù)不完備。個人形成材料無本人簽字，組織形成材料缺單位審批意見、審批時間、組織印章，復(fù)制件未注明材料出處、復(fù)印人未簽字、未注明復(fù)印時間或無單位印章，多頁未加蓋騎縫章等。四是移交未辦理完畢的檔案材料等。

材料不完整。成套材料必須頭尾齊全完整，不能缺頁，更不能填錯后撕掉，但在工作中發(fā)現(xiàn)存在以下一些問題。如：有第一學(xué)歷和最高學(xué)歷的學(xué)籍材料，但缺其中某學(xué)歷層次的學(xué)籍材料，或是學(xué)籍材料中缺畢業(yè)證、學(xué)位證復(fù)印件，在職教育缺學(xué)歷認(rèn)定材料。有高級職稱缺中級職稱材料，或是有職稱材料缺聘用材料。調(diào)查材料有調(diào)查結(jié)論缺體現(xiàn)過程的材料。有入黨志愿書，缺入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、培養(yǎng)教育考察等材料。有行政處分材料，缺解除處分的材料和本人說明。近期提拔的任職材料，有干部任免審批表，缺任前審核登記表、考察材料、工資變動審批表等材料。

二、干部人事檔案材料收集存在問題的原因分析

檔案材料形成部門缺乏自覺性。檔案材料形成部門分管領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作缺乏正確認(rèn)識，不重視檔案工作?；蚴侵罊n案工作的重要性，但不懂業(yè)務(wù)，難以正確指導(dǎo)業(yè)務(wù)科室。檔案材料形成部門相關(guān)科室業(yè)務(wù)人員流動性大，基層單位人少事多的客觀現(xiàn)狀，導(dǎo)致對檔案業(yè)務(wù)不熟悉疲于應(yīng)付。干部本人對檔案工作缺乏了解，不知道自己的檔案在哪里保管，哪些材料屬于歸檔范圍，檔案材料應(yīng)通過何種途徑存入本人檔案，導(dǎo)致部分檔案材料保留在自己手中。

檔案工作機(jī)構(gòu)主動收集乏力。基層檔案工作人員人手嚴(yán)重不足。有的管檔單位雖成立了檔案管理中心，也核定配備了與編制相應(yīng)的人數(shù)，但真正從事檔案管理工作的人員較少。有的管檔單位甚至根本未按要求成立檔案中心，檔案工作人員僅為幾名抽調(diào)人員或是一名借調(diào)人員兼任。檔案工作人員配備不強。檔案管理工作是一項政策性極強的工作，特別是《條例》的出臺，新增檔案審核內(nèi)容，新設(shè)專章明確檔案工作紀(jì)律和監(jiān)督要求，更加呼喚政治素質(zhì)高、專業(yè)能力強的檔案工作人員。但基層檔案工作人員普遍存在長期不流動、年齡偏大(有的甚至是臨退人員)、身兼數(shù)職甚至是借調(diào)人員，學(xué)習(xí)的積極性和主動性嚴(yán)重不足。檔案管理中心多為副科級事業(yè)單位，受機(jī)構(gòu)編制、本人身份限制，檔案工作人員發(fā)展空間有限，既不能走職稱晉升之路，又難以走調(diào)任提拔之路，再加上檔案工作人員要求相對穩(wěn)定，導(dǎo)致基層檔案工作人員長期從事檔案管理工作，難以調(diào)動他們的工作積極性。

材料收集缺乏制度約束。各管檔單位都制定了檔案材料收集制度，但在實際操作中力度不大，難以約束和規(guī)范檔案材料形成單位和干部本人。近幾年檔案工作雖然納入了黨建目標(biāo)考核內(nèi)容，但是所占比例很低，且評價指標(biāo)難以對所有單位產(chǎn)生普遍約束力，更難以約束干部個人。導(dǎo)致部分干部職工，特別是年齡偏大的非領(lǐng)導(dǎo)干部的重要檔案材料難以收集?！稐l例》的出臺，為今后一個時期全國各級各類干部人事檔案工作提供了基本遵循，原有的收集制度已不適應(yīng)新形勢下的干部人事檔案工作實際。為進(jìn)一步規(guī)范干部人事檔案材料收集工作，推動干部人事檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，更好地為干部人事人才工作服務(wù)，需要進(jìn)一步修訂完善《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》。

三、做好干部人事檔案材料收集工作的建議

加強學(xué)習(xí)宣傳培訓(xùn)。組織人事部門要通過印發(fā)文件、召開會議、請示匯報等形式多渠道宣傳干部人事檔案的重要性，介紹相關(guān)要求，使有關(guān)單位與部門了解收集干部人事檔案材料的意義、范圍、渠道等，爭取他們對材料收集工作的配合。各單位要大力學(xué)習(xí)宣傳《條例》，既個人自學(xué)又集體研學(xué)，在職工會、黨小組會、班子會等會議中全覆蓋、全方位學(xué)習(xí)宣傳，使各級領(lǐng)導(dǎo)干部熟悉《條例》，組織人事干部精通《條例》，廣大干部人才了解《條例》。組織人事部門和黨校要分期組織黨建工作分管領(lǐng)導(dǎo)、黨務(wù)干事進(jìn)行干部人事檔案工作專題培訓(xùn)。一方面對《條例》進(jìn)行深入解讀，重點解讀內(nèi)容和分類、利用和審核、紀(jì)律和監(jiān)督等方面內(nèi)容，使其掌握檔案材料收集范圍、利用方式和相關(guān)紀(jì)律。另一方面對檔案材料規(guī)范填寫進(jìn)行細(xì)致指導(dǎo)，使其掌握檔案材料載體要求、填寫規(guī)范等規(guī)定，便于指導(dǎo)干部職工如實、準(zhǔn)確、規(guī)范填寫檔案材料，以及審核檔案材料，避免因材料填寫不規(guī)范重新制作。

配齊配強檔案工作人員。組織人事部門要嚴(yán)格按照《條例》要求，確保人員配備到位。督促未成立檔案工作機(jī)構(gòu)的單位盡快成立，核定與管理檔案數(shù)所需要的編制人數(shù)，配齊檔案工作人員。管理檔案數(shù)量較少的要明確專人負(fù)責(zé)。已經(jīng)成立檔案管理中心但實際從業(yè)人員不足的單位，要嚴(yán)格按照每管理1000卷檔案一般應(yīng)當(dāng)配備1名專職工作人員要求，從崗位和身份相符合的正式職工中配齊專職檔案工作人員。上級相關(guān)部門要確保培養(yǎng)教育管理到位。檔案工作政策性和專業(yè)性很強，要加強政策和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案工作人員政治素質(zhì)、政策水平和業(yè)務(wù)能力。要關(guān)心關(guān)愛檔案工作人員的成長進(jìn)步和身心健康，積極幫助解決實際困難，讓其感受到組織的溫暖，激發(fā)他們的工作熱情。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)注重培養(yǎng)使用。

建立健全材料收集制度。一是建立檔案材料形成單位聯(lián)席會議制度。定期召開會議，及時宣傳檔案材料收集歸檔新規(guī)定，督促及時、規(guī)范移交真實準(zhǔn)確的檔案材料，提高移交效率和質(zhì)量。二是建立檔案材料跟蹤收集制度。檔案工作人員要全面掌握干部動態(tài)信息，找準(zhǔn)個人材料形成規(guī)律，及時主動收集干部職工在職教育、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、援派掛職等材料，增強材料收集的針對性。三是建立檔案材料鑒別反饋制度。對收集的檔案材料，嚴(yán)格審核仔細(xì)鑒別，符合要求的才能歸檔，對不屬于歸檔范圍、重復(fù)多余以及不屬于所管干部的檔案材料應(yīng)清理出來，及時登記分情況處理。對不符合歸檔要求的及時反饋材料形成單位或干部本人，重新如實規(guī)范制作并限期交回歸檔。四是建立檔案材料收集登記歸檔制度。對審核合格的材料，及時進(jìn)行登記，對在職教育、職務(wù)變動、入黨材料等信息及時在專審表中更新，并通知所在單位黨務(wù)干事及時在公務(wù)員信息系統(tǒng)和工資系統(tǒng)中更新相關(guān)信息，并在規(guī)定時限內(nèi)存入個人檔案，避免檔案材料遺失。五是建立檔案工作考核制度?？茖W(xué)制定考核指標(biāo)，適當(dāng)提高檔案工作在黨建目標(biāo)考核中的比重，強化考核結(jié)果運用。對違反相關(guān)規(guī)定和紀(jì)律的，嚴(yán)格責(zé)任追究，充分發(fā)揮震懾、教育作用，確保檔案材料收集工作的嚴(yán)肅性。