新時期人事檔案管理的信息化手段探討

李艷宏 集安市機構(gòu)編制委員會辦公室

在信息技術(shù)大力發(fā)展的背景下，檔案管理也被賦予了更多、更重要的意義。如今，在新時期的背景下，人事檔案管理工作，已經(jīng)不再僅僅只是傳統(tǒng)的文件收集工作了，其還具有著更重要的作用。因此，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式也需要進(jìn)行改革，以便能夠更好地適應(yīng)社會發(fā)展的步伐。加強人事檔案管理，有助于檔案工作的高效建設(shè)，也有助于加強單位的管理建設(shè)，從而更好地服務(wù)社會。因此，在信息化社會中，人事檔案管理也需要積極地采用信息化的手段。

一、關(guān)于人事檔案管理信息化的重要性

（一）能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的有效共享

在新時期，整個時代已經(jīng)成為了一個信息瞬息萬變的時代。在這個時代下，信息資源，已經(jīng)成為了一種不可缺少的戰(zhàn)略資源。在社會經(jīng)濟(jì)和各個企事業(yè)單位的發(fā)展過程中，也扮演著十分重要的角色。積極地采用信息化的管理手段，加強人事檔案管理的信息化建設(shè)，能夠有效地促進(jìn)各項檔案信息資源的共享，從而更好地為現(xiàn)代化的社會建設(shè)提供推力作用。

（二）能夠促進(jìn)檔案資源的有效開發(fā)和利用

在事業(yè)單位的人事工作中，人事檔案管理工作占據(jù)著非常重要的地位。尤其是在新時期的背景下，建立起一種全面的、多層次的、立體的人事檔案管理模式更是勢在必行。在信息技術(shù)大力發(fā)展的背景下，人事檔案的信息化管理也有了可行性。積極地采用信息化的管理手段，實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，可以促進(jìn)檔案資源的有效開發(fā)和利用，可以進(jìn)一步地挖掘出檔案信息資源的潛力，從而提高資源的利用率。

（三）能夠更好地順應(yīng)時代的發(fā)展

在新時期，在信息爆炸的時代中，信息資源的價值不言而喻。因此，作為事業(yè)單位的信息資源聚集地，單位必須要重視人事檔案，而加強人事檔案管理信息化的建設(shè)也是迫在眉睫。只有積極地采用信息化的管理手段，改變傳統(tǒng)的管理模式，才能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，從而更好地順應(yīng)時代的發(fā)展。

二、在新時期背景下的人事檔案管理信息化手段

（一）加強數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

在新時期的背景下，實現(xiàn)人事檔案信息化管理模式，對于事業(yè)單位來說，具有著非常重要的作用。但是，在人事檔案管理信息化建設(shè)之前，事業(yè)單位還必須要結(jié)合自身的實際情況，充分地甄別和合適內(nèi)部員工的檔案信息。然后再建立起電子檔案和數(shù)字化的管理模式，并且根據(jù)單位內(nèi)部的具體格局來建立起完善的員工基本情況庫、工資情況庫以及表現(xiàn)情況庫等各方面的內(nèi)容。與此同時，還需要針對人事檔案信息進(jìn)行及時更新，將員工的崗位變動、所取得的科研成果等及時錄入進(jìn)去，確保每一份人事檔案都足夠全面、足夠真實。另外，針對這些信息庫，還需要進(jìn)行模塊分類，采用分類檢索的模式。這樣一來，當(dāng)需要查閱檔案資料的時候，便可以更加快速、更加準(zhǔn)確。

（二）加強網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

為了確保人事檔案管理足夠安全，那么事業(yè)單位便可以以自身的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器為數(shù)據(jù)平臺，加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，重視對人事檔案信息化管理的輔助軟件建設(shè)，為檔案的信息化管理提供一個安全、可靠的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，從而充分地拓展人事檔案信息化管理的涵蓋范圍。與此同時，事業(yè)單位也可以合理地劃分內(nèi)部各個職能部門的管理權(quán)限，并以此來劃分相應(yīng)的工作模塊，將各個部門中的各項數(shù)據(jù)資源進(jìn)行有效融合，實現(xiàn)全方位的計算機網(wǎng)絡(luò)化管理，并以此為基礎(chǔ)來建立起一個完善的、安全的、職能的人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)體系，確保人事檔案管理工作更加高效，從而更好地為相關(guān)的人事決策提供可供參考的依據(jù)。

（三）注重網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)

在新時期的背景下，信息技術(shù)得到了非常廣泛的應(yīng)用，并收獲了很好的成效。但是，信息技術(shù)卻也具有著非常明顯的不安全性。當(dāng)事業(yè)單位建立起人事檔案管理信息化系統(tǒng)時，雖然整個人事檔案的管理模式更加先進(jìn)，管理工作更加高效，而且也能夠很好地順應(yīng)當(dāng)前時代的發(fā)展。但是，從另外一個角度來看，在網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下，單位內(nèi)部的人事檔案信息資源卻也面臨著一定的威脅。因此，還必須要加強網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)。在這里，可以從三個方面來進(jìn)行：其一，加強網(wǎng)絡(luò)安全的檢測。在單位內(nèi)部的共享網(wǎng)絡(luò)設(shè)備中，可以安裝高效的入侵檢測系統(tǒng)，以此來控制單位的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流，防止病毒、木馬程序的入侵。其二，設(shè)立訪問密碼。利用這種方式，來防止單位所建立的信息化平臺遭受到惡意入侵。其三，積極地使用防火墻技術(shù)，加強訪問控制，提高單位的人力資源管理工作的針對性。

結(jié)束語：總而言之，在新時期的背景下，信息化技術(shù)已經(jīng)得到了非常廣泛的應(yīng)用。而事業(yè)單位加強人事檔案管理的信息化建設(shè)，也有助于提高單位的人力資源管理水平，有助于推進(jìn)人事檔案的現(xiàn)代化管理。而且，這還能夠更好地順應(yīng)當(dāng)今時代的發(fā)展，使得事業(yè)單位得到穩(wěn)定、可持續(xù)的發(fā)展。