淺談醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制的難點(diǎn)和措施分析

李云香 昆明醫(yī)科大學(xué)第二附屬醫(yī)院

一、加強(qiáng)物資采購的作用

加強(qiáng)對物資采購的管理，有利于醫(yī)院有效降低采購成本，節(jié)約采購費(fèi)用，更大限度地滿足醫(yī)院對優(yōu)質(zhì)資源的需求，防止管理漏洞，促進(jìn)醫(yī)院成本管理進(jìn)入新臺階，全面提升醫(yī)院經(jīng)營管理水平。

二、物資采購內(nèi)部控制的難點(diǎn)

（一）、采購職權(quán)不明，規(guī)章制度欠缺。

沒有建立健全的物資采購管理制度和采購流程，缺乏統(tǒng)一的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的采購流程，未明確各部門的職責(zé)（如申購科室職責(zé)、各采購部門之間的職責(zé)），事情歸口不清、邊界不明，導(dǎo)致分工不清，相互推諉，同一事項(xiàng)的不同階段由不同的部門負(fù)責(zé),導(dǎo)致對接度不夠。特殊事項(xiàng)采購制度欠缺，管控不到位，導(dǎo)致具體采購過程不規(guī)范，如請購無計(jì)劃，報(bào)告不全，特殊物品采購越權(quán)審批，導(dǎo)致采購成本上升、風(fēng)險(xiǎn)加大，甚至有科室自行采購物品等管理漏洞問題的產(chǎn)生。

（二）未按計(jì)劃采購，采購方式欠妥。

部分出現(xiàn)未嚴(yán)格按照采購計(jì)劃實(shí)施采購，臨時急需采購、超計(jì)劃或者計(jì)劃外采購無法及時控制，管理深度不夠、程度不嚴(yán)、效果不大。采購計(jì)劃變更未嚴(yán)格按照相關(guān)程序或權(quán)限進(jìn)行。

采購方式的選擇對采購結(jié)果也會產(chǎn)生影響。各項(xiàng)目的具體情況不同，所實(shí)施的采購方式也應(yīng)該不同，需要對各采購項(xiàng)目進(jìn)行細(xì)化分析，既要保證采購質(zhì)量、也要考慮采購成本，同時更重要的是保證采購合法合規(guī)性，防止采購舞弊行為發(fā)生。

在實(shí)施操作中有特殊產(chǎn)品，市場競爭有限，做不到貨比三家原則、甚至只有兩家和一家供貨商的情況下，在進(jìn)行采購方式選擇時，尤其重要。在具體采購過程中，采購關(guān)系容易變成人情關(guān)系，采購過程表面合規(guī)實(shí)則走過場。采購信息的披露程度和范圍、是否進(jìn)行多次公示，標(biāo)底的泄露、標(biāo)底是否準(zhǔn)確，評標(biāo)成員的組成、結(jié)構(gòu)合理性、評分標(biāo)準(zhǔn)的合理性、招標(biāo)程序簡單化這些都是內(nèi)部控制監(jiān)管的弱項(xiàng)。

（三）采購程序倒置、采購進(jìn)度遲緩。

物資采購程序倒置主要出現(xiàn)于高值耗材的采購和特殊情況下（如手術(shù)中）急需物資的采購行為。很多時候都是不確定采購的規(guī)格型號及數(shù)量，往往都是科室先用，事后走程序、補(bǔ)充資料。造成采購部門無法控制，成為醫(yī)院監(jiān)管的死角。

過度強(qiáng)調(diào)采購程序合法化的同時，很難保證采購進(jìn)度的高效率。采購進(jìn)度的高效直接影響正常業(yè)務(wù)工作的進(jìn)行和醫(yī)療服務(wù)行為的開展，進(jìn)而影響醫(yī)院的創(chuàng)收。一方面有可能是采購部門的協(xié)調(diào)不到位，另一方面可能是供貨商的不履職行為，這些都直接或者間接的對醫(yī)院的管理和運(yùn)行產(chǎn)生影響。

（四）采購價(jià)格合理性難以監(jiān)控

采購價(jià)格是采購過程中的重中之重，是降低采購成本的重要途徑，采購價(jià)格的控制也是防止有關(guān)人員從中徇私舞弊，保證價(jià)格合理性。

在實(shí)際工中，會出現(xiàn)申報(bào)科室未認(rèn)真履行詢價(jià)職責(zé)，或者未嚴(yán)格進(jìn)行貨比三家原則進(jìn)行詢價(jià)，詢價(jià)對象和方法不可取，或者所詢價(jià)格和采購經(jīng)辦部門差異過大等情況，而采購經(jīng)辦部門的采購人員并非“萬事通”，也不是具體物資或者設(shè)備的實(shí)際使用者，無法對產(chǎn)品進(jìn)行更細(xì)致的比價(jià)和品價(jià)。無法準(zhǔn)確判斷申報(bào)科室所詢價(jià)格真實(shí)度。最終在議價(jià)階段無法全局掌控。監(jiān)督部門也不可能全方位監(jiān)控，也很難識別和判斷價(jià)格的合理性。

三、物資采購內(nèi)部控制的措施分析

（一）建立健全采購的規(guī)范管理制度和流程，保證良好內(nèi)控環(huán)境

在國家出臺的現(xiàn)有采購制度的基礎(chǔ)上，需要根據(jù)醫(yī)院自身的業(yè)務(wù)特征，制定完善的規(guī)范管理制度和采購流程，特別是建立相關(guān)高值耗材及特殊物資的管理制度，特殊緊急采購流程、報(bào)備流程、備案制度等。建立相關(guān)的報(bào)告審批制度，著重加強(qiáng)關(guān)鍵崗位、審批崗位、物資管理崗位的制度建設(shè)，包括任職年限、任職要求等。

（二）加強(qiáng)采購預(yù)算管理執(zhí)行力度，落實(shí)相關(guān)獎懲機(jī)制

嚴(yán)格加強(qiáng)醫(yī)院采購預(yù)算管理，細(xì)化各部門的采購預(yù)算，組織專業(yè)的專家團(tuán)隊(duì)統(tǒng)一對各個部門提出的重大預(yù)算項(xiàng)目進(jìn)行嚴(yán)格論證和分析，對科室所申報(bào)的采購預(yù)算價(jià)進(jìn)行集體認(rèn)證審核。使得各部門采購預(yù)算更加合理、科學(xué)、可行。

（三）建立物資價(jià)格信息庫，深挖采購管理潛能

加強(qiáng)信息技術(shù)的運(yùn)用，借助于新信息技術(shù)，開發(fā)或者充分利用物資管理軟件，建立醫(yī)院物資價(jià)格信息庫，通過各種方式收集各類物資的采購價(jià)，或者相關(guān)行業(yè)、同類地區(qū)供貨商已經(jīng)簽訂的供貨價(jià)格記錄，按照不同類別、不同品牌、不同型號、不同功能等進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入統(tǒng)計(jì)，為以后的采購和預(yù)算提供參考依據(jù)，節(jié)省更多詢價(jià)工作量，不斷減少人為干預(yù)的因素，有利于更好的對采購價(jià)格進(jìn)行合理監(jiān)控和管理，對各部門的資產(chǎn)進(jìn)行精準(zhǔn)跟蹤管理，有利于醫(yī)院對相關(guān)大型設(shè)備進(jìn)行績效評估和可行性分析，提升物資采購和利用全過程的精細(xì)化管理水平。

（四）加強(qiáng)供應(yīng)商管理監(jiān)督，提升采購管理質(zhì)量

供應(yīng)商管理是一個動態(tài)流程，主要由供應(yīng)商準(zhǔn)入、供應(yīng)商評估、供應(yīng)商合作、供應(yīng)商退出等構(gòu)成，在整個環(huán)節(jié)中，要完善供應(yīng)商檔案記錄、加強(qiáng)對供應(yīng)商準(zhǔn)入編標(biāo)準(zhǔn)、評價(jià)體系的管理，不斷對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)管理，對供應(yīng)商的經(jīng)營范圍、基本資質(zhì)、經(jīng)營業(yè)績、合同履約及服務(wù)質(zhì)量等進(jìn)行不定期核查，每年一次優(yōu)勝劣汰。通過良好的“新陳代謝”使得供應(yīng)商質(zhì)量不斷提高，采購風(fēng)險(xiǎn)不斷降低，確保醫(yī)院降低采購成本，增強(qiáng)供應(yīng)安全性和可靠性。還可與優(yōu)秀供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，優(yōu)勢互補(bǔ)、長期合作，使得采購活動越來越順暢，采購管理進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化、制度化、透明化。

結(jié)語：通過以上措施，對規(guī)范物資采購的行為，防范物資采購風(fēng)險(xiǎn)，提高差錯防弊的功能，保證業(yè)務(wù)活動的有序進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營管理目標(biāo)有較大益處。