試論中學(xué)教職工人事檔案信息管理

肖玉珊

摘 要：本文對中學(xué)教職工人事檔案信息管理現(xiàn)狀進(jìn)行了簡要分析，討論中學(xué)教職工人事檔案信息管理中存在的問題，并提出了促進(jìn)人事檔案信息管理發(fā)展的對策建議，希望本文能夠為中學(xué)教職工人事檔案管理工作的發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：中學(xué) 教職工；人事檔案

引 言：教職工人事檔案是對教師個人職業(yè)生涯發(fā)展以及其他社會事務(wù)進(jìn)程的綜合性數(shù)據(jù)收集和歸檔，人事檔案涵蓋了教師的教學(xué)事業(yè)發(fā)展過程、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)等各個方面，是了解教師的第一手資料，也是進(jìn)行教師人事勞資管理、職業(yè)技能培訓(xùn)以及日常管理工作的基礎(chǔ)。在信息化時代，教職工人事檔案信息化管理的程度以及信息化管理工作的結(jié)果直接決定了人事檔案的應(yīng)用程度，也間接影響中學(xué)學(xué)校發(fā)展的其他方面，值得我們進(jìn)行深入的思考和探索。

1. 中學(xué)教職工人事檔案信息管理現(xiàn)狀

檔案管理信息化建設(shè)指的是將檔案管理工作的整個過程通過信息技術(shù)完成，這其中既包括了對信息資料的采集，也包括對信息資料的存儲和開發(fā)利用等。 大多數(shù)中學(xué)為檔案室配備信息化辦公設(shè)備，人事檔案資料多通過數(shù)據(jù)庫存儲，基本實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，但不斷提高人事檔案信息管理程度，仍是中學(xué)檔案管理工作的重點(diǎn)。

2. 中學(xué)教職工人事檔案信息管理中存在的問題

2.1 人事檔案信息化管理效力不足

中學(xué)教職工人事檔案信息化管理工作的發(fā)展情況，從檔案管理工作的效率以及檔案管理工作的結(jié)果反映出來，雖然目前中學(xué)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理信息化，但是，從檔案管理的結(jié)果來看，信息化效力明顯不足。很多中學(xué)教師的人事檔案管理信息化管理，還只停留在對教師檔案的紙質(zhì)版到電子版轉(zhuǎn)化。在社保、醫(yī)保等社會福利待遇檔案管理方面，由于國家有相關(guān)規(guī)定以及統(tǒng)一的系統(tǒng)，學(xué)?；咀龅搅诉@部分檔案管理的全面信息化，例如直接在數(shù)據(jù)庫中錄入數(shù)據(jù)，校對數(shù)據(jù)、教師可以登錄相關(guān)網(wǎng)站直接查詢個人信息等；教師本人的職業(yè)能力信息，也有勞動資源與社會保障相關(guān)網(wǎng)絡(luò)平臺做基礎(chǔ)。但是，涉及到教師校內(nèi)獎懲、日常工作狀態(tài)等細(xì)節(jié)性的人事檔案，并沒有在檔案信息化管理過程中得到如實(shí)的體現(xiàn)，

2.2 人事信息檔案資料利用率不高

人事信息檔案的利用程度決定了檔案價值的發(fā)揮程度，中學(xué)教職工的人事檔案應(yīng)用對教師個人發(fā)展以及中學(xué)教學(xué)工作進(jìn)步均有助益，但是實(shí)際上檔案資料的利用率并不高。首先，教師人事檔案中包括與教師教學(xué)、薪酬獲得、社會福利以及個人生活狀態(tài)相關(guān)的各個方面，任何一種形式的檔案資料都應(yīng)該被納入到檔案管理中，但是實(shí)際上，只有教師的薪酬、福利職稱等能夠在檔案數(shù)據(jù)庫中明確顯示，其他信息都相對模糊，不足以為后續(xù)的檔案資料應(yīng)用提供基礎(chǔ)；其次，教職工人事檔案的調(diào)取和應(yīng)用受到限制，教職工本人尚不能調(diào)閱自己的完整資料，其他單位更無法進(jìn)行檔案使用，檔案的共享程度明顯不夠。

2.3 人事檔案信息管理存在安全風(fēng)險

教師人事檔案中包含了大量的個人信息，例如教師的年齡、身份證號碼、婚姻狀態(tài)和家庭生活狀態(tài)等，有些檔案信息甚至能夠展示出學(xué)校的相關(guān)信息，例如學(xué)校招聘教師的職業(yè)考試規(guī)則、學(xué)校給與教師的福利待遇情況等。雖然這些檔案資料不涉及到國家政治、經(jīng)濟(jì)機(jī)密，但是仍然是教師個人隱私，有些也是學(xué)校必須要保密的內(nèi)容。在傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，這些涉及到保密的檔案資料，只要進(jìn)行保密性存儲，禁止調(diào)閱即可，但是在信息化時代，教師檔案資料 存儲在電腦甚至檔案管理平臺中，很容易被盜取和濫用。在節(jié)假日中使用假的教師資格證購買車票、景點(diǎn)門票等行為，就是教師人事檔案信息泄露的結(jié)果，這會為中小學(xué)教師行為管理造成不必要的麻煩。從這個角度看，檔案信息化管理發(fā)展中必然要考慮到保密工作，但實(shí)際上，中小學(xué)教師人事檔案管理保密工作存在著明顯的不足。

3. 中學(xué)教職工人事檔案信息管理的發(fā)展策略

3.1 全面建立信息化管理工作模式

中學(xué)教職工人事檔案的效力取決于檔案管理的模式，雖然目前很多學(xué)校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但是僅限于對檔案資料的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)換，很多重要的管理程序仍舊采用人工的形式，因此，中學(xué)教職工人事檔案信息化管理的發(fā)展策略之一，就是全面建立信息化管理模式，從檔案資料的收集、存儲到調(diào)取、應(yīng)用，均采用信息化工作方法。首先，規(guī)范人事檔案資料模式，形成模板，要求填報資料的單位和個人按照模板填寫電子版形式；其次，建立檔案數(shù)據(jù)庫，交報人事檔案的教職工能夠訪問數(shù)據(jù)庫自行添加和修改個人資料檔案，隨時完善檔案信息。

3.2 豐富信息化檔案資料

由于中學(xué)教職工的人事檔案內(nèi)容信息缺少，缺乏實(shí)用性，無法滿足當(dāng)前中學(xué)發(fā)展的實(shí)際需要，因此學(xué)校應(yīng)在教職工的人事檔案中補(bǔ)充教職工的個性材料。首先，教職工的教育教學(xué)水平能夠反映學(xué)校教學(xué)水平和教師個人職業(yè)發(fā)展?fàn)顟B(tài)，應(yīng)該被納入到人事檔案當(dāng)中，因此，要在人事檔案中設(shè)立教職工的教育教學(xué)登記表，綜合反映教職工的教學(xué)以及工作情況，增加教職工的學(xué)術(shù)研究情況，準(zhǔn)確的反映出教職工的學(xué)術(shù)能力和地位；其次，學(xué)校對教師進(jìn)行的培訓(xùn)，教師自主參加的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動等，能夠證明學(xué)校對教職工職業(yè)發(fā)展的關(guān)心程度以及教師個人能力發(fā)展的主觀能動性，是珍貴的人事檔案資料，應(yīng)該納入到信息檔案管理當(dāng)中，除了相應(yīng)的紙質(zhì)證明材料之外，還應(yīng)該增添制造片、視頻、音頻等資料，驗證紙質(zhì)檔案的真實(shí)性；其三，應(yīng)增加教職工的進(jìn)修以及獎勵情況，在教職工原有檔案的基礎(chǔ)上補(bǔ)充這些內(nèi)容，能夠更加全面的反映出教職工的工作、教育水平，為中學(xué)教職工評價工作的開展、教職工隊伍的建設(shè)提供了科學(xué)的依據(jù)，也有助于提高教職工的競爭意識，實(shí)現(xiàn)良好的發(fā)展。

3.3 強(qiáng)化人事檔案的安全管理

教職工人事檔案中包含了很多教師的個人隱私，在信息管理過程中，涉及到隱私的內(nèi)容一定要做好保密工作，只有這樣，檔案信息管理才能健康發(fā)展下去。強(qiáng)化人事檔案的安全管理，首先要嚴(yán)格進(jìn)行人的管控，即要求涉及到教職工檔案中隱私內(nèi)容管理的相關(guān)工作人員，有高尚的職業(yè)道德和操守，堅決維護(hù)教職工檔案中的隱私，應(yīng)對此進(jìn)行制度建制，通過管理條例和規(guī)章制度，嚴(yán)格控制人事檔案的知曉人員，特別是涉密科研教職工的人事檔案，禁止無關(guān)的人員接觸人事檔案；其次，應(yīng)進(jìn)行檔案管理環(huán)境管控，建立專門的人事檔案室，做好防火、防盜工作，尤其要做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作，對儲存人事檔案信息的計算機(jī)以及硬盤等要定期殺毒、升級以及更新，保證計算機(jī)的安全運(yùn)行，人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)發(fā)布要嚴(yán)格管理，禁止移動硬盤的外帶，避免人事信息的泄露。

4. 結(jié)論

綜上所述，中學(xué)教職工人事檔案管理工作還存在一些問題，信息化管理發(fā)展不完善，管理效力不足，檔案利用率不高以及一些信息安全風(fēng)險問題，降低了中學(xué)教職工人事檔案的利用價值。對此，中學(xué)學(xué)校應(yīng)該積極建立健全信息化管理的工作模式，強(qiáng)調(diào)管理工作者的職業(yè)能力發(fā)展和檔案管理制度發(fā)展；豐富信息化檔案資料，并且強(qiáng)化人事檔案的安全管理，這是提高中學(xué)教師中人事檔案管理工作你發(fā)展進(jìn)步的有效途徑，值得各學(xué)校驗證和踐行。

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