檔案管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用探析

劉露

摘 要：在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的背景下，我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展到了新的階段，隨之計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用已經(jīng)越來越普遍，在企業(yè)的方案管理中也進(jìn)行了應(yīng)用。以往的管理模式早已不能滿足企業(yè)發(fā)展所需，需要與時(shí)俱進(jìn)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的管理方式，提高檔案管理的效率，使得其能夠向著系統(tǒng)化和科學(xué)化的方向發(fā)展。鑒于此，本文將對(duì)檔案管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)路化的應(yīng)用進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化；應(yīng)用

檔案管理主要涉及到文書檔案和科技檔案以及人事檔案，還有會(huì)議記錄的檔案等多種，這是企業(yè)發(fā)展過程中非常重要的歷史資料。在我國科技水平提高的背景下，信息化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)得到了普遍的應(yīng)用，這在企業(yè)發(fā)展過程中有很好的應(yīng)用前景，進(jìn)行有效地檔案管理可以讓資源的利用更加的充分和有效，為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展做好基礎(chǔ)保障。

一、檔案管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的內(nèi)容分析

一是，傳統(tǒng)檔案管理的扭轉(zhuǎn)。檔案資源具有種類多和數(shù)量多的特點(diǎn)，在管理流程上相對(duì)復(fù)雜，以往的檔案管理不能在短時(shí)間內(nèi)得到有效地?cái)?shù)字化掃描，所以，管理過程中需要滿足查閱方便的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)級(jí)別或者年份對(duì)資源進(jìn)行分類，有限掃描價(jià)值高和利用率比較高的檔案，而不是首先掃描企業(yè)的機(jī)密文件，將其轉(zhuǎn)化成網(wǎng)絡(luò)化的信息化管理；二是，進(jìn)行文書處理。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的管理過程中，必須應(yīng)用辦公自動(dòng)化的管理系統(tǒng)對(duì)工作進(jìn)行開展，并且需要對(duì)傳統(tǒng)的復(fù)雜的手續(xù)流程進(jìn)行取代，日常工作的開展主要在網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)中完成，收集資料文件和分類與儲(chǔ)存等都會(huì)更加地便捷，使得文件信息更加地充分；三是，工作人員的人事檔案的管理。企業(yè)在人事檔案的管理上需要全面準(zhǔn)確地提供人員的信息，能夠在第一時(shí)間全面了解工作人員的簡歷和技術(shù)等級(jí)與職稱，是對(duì)以往查閱形式的一種噶變，同時(shí)，檔案信息能夠獲得共享，人事檔案的管理會(huì)更加地簡單和方便，在招聘人員的時(shí)候也會(huì)更加地具有時(shí)效性。

二、檔案管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用的現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員不能充分地認(rèn)識(shí)計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)化

以往檔案管理過程中主要是依靠人工進(jìn)行完成的，是通過工作人員的手工對(duì)檔案資料進(jìn)行填寫的，所以，工作人員并沒有在思維上進(jìn)行更新，不能充分地認(rèn)識(shí)網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，還有一些誤區(qū)存在，覺得網(wǎng)絡(luò)化的管理其實(shí)就是將手寫記錄轉(zhuǎn)變成錄入電腦，并未引起重視，使得網(wǎng)絡(luò)化的管理總是出現(xiàn)很嚴(yán)重的形式化色彩，對(duì)于檔案管理的整體水平產(chǎn)生直接影響。因此，需要培訓(xùn)力度的強(qiáng)化，逐漸深化相關(guān)人員在網(wǎng)絡(luò)化管理中的認(rèn)識(shí)程度，促進(jìn)工作水平不斷提高。

（二）不能持續(xù)性地規(guī)劃檔案管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理

盡管很多企業(yè)在發(fā)展的過程中已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的必要性，但是在具體推動(dòng)的時(shí)候還是存在一些規(guī)劃不足的問題，使得網(wǎng)絡(luò)化管理的進(jìn)程非常緩慢。網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理要在一定程度上對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，當(dāng)前期不能很好地規(guī)劃時(shí)，勢必會(huì)導(dǎo)致具體應(yīng)用中技術(shù)更新不足和人員技術(shù)有限的問題發(fā)生。因此，必須在應(yīng)用之前很好地規(guī)劃，按照企業(yè)檔案管理的具體情況實(shí)施針對(duì)性地方案，如此一來，能發(fā)揮一定的積極作用，為企業(yè)的不斷發(fā)展做好基礎(chǔ)保障。

（三）檔案管理缺乏整合力度

檔案管理不但涉及到工作人員的具體信息，還包括器企業(yè)日常管理中的各種問題，特別是分科細(xì)致，檔案管理比較復(fù)雜的問題。以往的檔案管理的模式只是對(duì)各個(gè)部門的系統(tǒng)化管理，并不能對(duì)企業(yè)得整體檔案進(jìn)行優(yōu)化和整合，對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)取的過程中還是會(huì)有資源浪費(fèi)和人工浪費(fèi)的顯現(xiàn)出現(xiàn)。因此，就要不斷推進(jìn)檔案管理的計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)化管理模，利用計(jì)算機(jī)云端的存儲(chǔ)功能系統(tǒng)化地整合各個(gè)部門的檔案，不但有助于工作人員查閱調(diào)檔，同時(shí)，還能對(duì)檔案管理本身的安全性以及保密性不斷提升，做好檔案管理的規(guī)范化，促進(jìn)效率不斷提高。

二、檔案管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用策略

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度

企業(yè)發(fā)展中，需要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的重視力度。對(duì)于檔案倆來說，這是企業(yè)不斷發(fā)展的一種寶貴資源，同時(shí)，還應(yīng)該還受到領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視，對(duì)檔案管理進(jìn)行一定的細(xì)化，促進(jìn)自身在這一管理中的認(rèn)識(shí)，明確充檔案管理信息化的意義，可以為企業(yè)發(fā)展中制定科學(xué)化決策提供重要的依據(jù)，必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視，才可以帶領(lǐng)其不斷開展檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，同時(shí)，還要支持建設(shè)。除此之外，必須加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度和學(xué)習(xí)力度，促進(jìn)整體素質(zhì)的提高，為企業(yè)的發(fā)展做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備。

（二）選擇數(shù)字化的文件格式選擇

以往的檔案管理的模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展所需，需要將其向數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)化的管理模式中進(jìn)行轉(zhuǎn)變，這一過程中，還是會(huì)出現(xiàn)很多紙質(zhì)掃描的文件選擇，在格式上，主要涉及到JPEG和PDF與TIFF等，需要按照各種檔案情況進(jìn)行正確的選擇。例如一些價(jià)值比較高的和利用率比較高的資料都需要盡可能地保存高清晰度，并對(duì)PDF格式進(jìn)行有效地放大或者縮小，這對(duì)于檔案管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的管理來說都是非常重要的。

（三）為企業(yè)的發(fā)展建立檔案網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)

現(xiàn)階段，很多企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)，還有通信技術(shù)方面的人才建設(shè)都是非常不足的，所以需要在積極培養(yǎng)的基礎(chǔ)上，盡可能較好地對(duì)檔案的管理系統(tǒng)進(jìn)行建立，把所有部門的檔案管理都統(tǒng)一到系統(tǒng)性的平臺(tái)當(dāng)中，以此使得資源共享，在管理方式上，無論屬于統(tǒng)一購進(jìn)的軟件，或者是系統(tǒng)性的開發(fā)，在還沒有使用之前都要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)展開測評(píng)，主要涉及到兼容性和功能度、易錯(cuò)性、數(shù)據(jù)處理的合理性上，讓檔案管理的系統(tǒng)可以具備后續(xù)開發(fā)力以及升級(jí)的能力，與此同時(shí)，必須充分地對(duì)計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢進(jìn)行發(fā)揮，要有比較全面的檢索能力。

結(jié)束語

綜上所述，截止目前為止，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)在很多行業(yè)中得到了具體的應(yīng)用，企業(yè)的發(fā)展不能脫離計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。檔案管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來說是非常重要的，要正視當(dāng)中存在的問題，并對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行引進(jìn)，從以往的檔案管理的模式中脫離出來，進(jìn)行一定的規(guī)劃，并對(duì)內(nèi)容進(jìn)行設(shè)計(jì)，加大人員的培訓(xùn)力度，有效地整合檔案資源，促進(jìn)檔案管理效率的提升，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)的不斷發(fā)展。

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