淺談檔案利用效益

劉麗霞

摘 要：人類所進(jìn)行的一切活動(dòng)，都存在一個(gè)勞動(dòng)消耗和勞動(dòng)成果的關(guān)系問(wèn)題，即效益問(wèn)題。檔案工作自然也不能例外。隨著社會(huì)的發(fā)展階段，生產(chǎn)力的發(fā)展水平和社會(huì)分工的復(fù)雜程度，決定了檔案的利用產(chǎn)生的工作效益觀也大相徑庭。檔案具有各種潛在能的信息資源，蘊(yùn)藏著豐富眾多的可以轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的科技知識(shí)和信息，只有把它開發(fā)利用起來(lái)，與現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)、工作結(jié)合起來(lái)，才能把檔案潛在的價(jià)值變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案利用；效益

檔案的提供利用是檔案工作直接服務(wù)的手段，也是兼承檔案工作內(nèi)外關(guān)系最具活力的一個(gè)環(huán)節(jié)。日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)如何適應(yīng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化、變革與創(chuàng)新管理理念、模式及方法，獲得持續(xù)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，關(guān)鍵取決于其擁有的信息資源的規(guī)模與質(zhì)量，以及對(duì)其開發(fā)利用的能力。開發(fā)利用好企業(yè)的檔案信息資源對(duì)提升企業(yè)的整體管理水平、維護(hù)自身利益、規(guī)避市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、保護(hù)企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

大唐京津冀有限公司下花園發(fā)電廠作為電力企業(yè)一個(gè)老廠，機(jī)組小，設(shè)備老化已經(jīng)嚴(yán)重困擾著企業(yè)的發(fā)展，轉(zhuǎn)換經(jīng)營(yíng)機(jī)制，建立現(xiàn)代化企業(yè)制度勢(shì)在必行。檔案工作作為企業(yè)管理的一部分，必須適應(yīng)企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的需要，創(chuàng)新工作思路，加強(qiáng)檔案信息開發(fā)利用，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

一、利用檔案現(xiàn)有成果，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化

下花園發(fā)電廠3號(hào)汽輪機(jī)2008年對(duì)中低壓聯(lián)通管進(jìn)行打孔抽汽改造，并于2010年在汽機(jī)房西側(cè)建設(shè)熱網(wǎng)首站，同年與區(qū)集中供熱管道連接，實(shí)現(xiàn)了下花園發(fā)電廠對(duì)全區(qū)的集中供熱。隨著下花園區(qū)的城市發(fā)展， 自2016年后供熱量逐年增大，在2016-2017年度供熱季最大熱負(fù)荷時(shí)抽汽量接近200t/h，達(dá)到機(jī)組抽氣量的上限。2018-2019年區(qū)供熱面積達(dá)到240萬(wàn)平米，2018-2019年供熱季將有75萬(wàn)平米的供熱負(fù)荷接入，因此需要對(duì)熱網(wǎng)首站增容改造，解決供熱能力不足的問(wèn)題。

設(shè)備部點(diǎn)檢員通過(guò)查閱檔案室主廠房基礎(chǔ)圖及加熱器、疏水、蒸汽管道圖紙等共計(jì)263張。確定利用5段工業(yè)抽汽進(jìn)行補(bǔ)充，順利完成熱網(wǎng)首站增容改造，增加75萬(wàn)平米的供熱負(fù)荷接入，滿足下花園區(qū)240萬(wàn)平方米的供熱需求，每年增加75萬(wàn)平米的供熱面積，供熱周期5個(gè)月。冬季供熱尖峰期，每年為企業(yè)創(chuàng)收供暖費(fèi)196萬(wàn)元。檔案不僅為企業(yè)的生產(chǎn)工作提供了工效，還為企業(yè)創(chuàng)造了可喜的經(jīng)濟(jì)效益。

二、利用檔案造福職工和企業(yè)，實(shí)現(xiàn)檔案社會(huì)效益

（1）企業(yè)的發(fā)展離不開職工的奉獻(xiàn)。80年歷史的老廠，一代代企業(yè)的主人相繼退休。但是問(wèn)題也隨之出現(xiàn)：有些職工退休時(shí)，檔案中缺少最初參加工作的時(shí)間，如果找不到憑據(jù)，他們的退休時(shí)間就得推后；有些干部退休時(shí)，檔案中缺少學(xué)歷證明文件，如果找不到佐證證材，他們將享受不到退休后的相關(guān)待遇，這對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，確實(shí)是件遺憾的事情。

由于他們大部分是70、80年代參加工作的，三十多年機(jī)構(gòu)人員多次變化，查找起來(lái)比較困難。為了此項(xiàng)工作的順利完成，檔案室人員協(xié)助勞人部工作，先后查閱了117卷人事通知單、工資條等相關(guān)檔案，僅此一年就為30多名退休干部職工找到了證明材料，為干部職工退休畫上了圓滿的句號(hào)。

（2）檔案不但造福了企業(yè)職工，而且為企業(yè)解決了后顧之憂。根據(jù)《國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院國(guó)資委、財(cái)政部關(guān)于國(guó)有企業(yè)職工家屬區(qū)“三供一業(yè)”分離移交工作指導(dǎo)意見的通知》（國(guó)辦發(fā)〔2016〕45號(hào)）規(guī)定，國(guó)有企業(yè)職工家屬區(qū)供水、供電、供熱及物業(yè)管理進(jìn)行分離移交。為了更好的做好資產(chǎn)清查、財(cái)務(wù)清理、產(chǎn)權(quán)變更等工作，實(shí)業(yè)公司相關(guān)人員相繼到檔案室查閱家屬區(qū)管網(wǎng)、家屬區(qū)供水系統(tǒng)圖及土地證、房產(chǎn)證等圖紙共計(jì)172件， 2018年底順利完成“三供一業(yè)”移交工作。

三、利用檔案獲取知識(shí)，依托計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)辦公高效化

隨著信息化社會(huì)的來(lái)臨，人們對(duì)檔案的利用方式發(fā)生的了改變，以前傳統(tǒng)的人工檢索，費(fèi)時(shí)費(fèi)力而且無(wú)法保證查全率?，F(xiàn)在大批量的檔案信息資源，通過(guò)掃描、掛接或者云儲(chǔ)存電子化歸檔。充分利用清華紫光檔案管理系，優(yōu)化檔案工作流程，應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上自動(dòng)檢索查閱，網(wǎng)上預(yù)約借閱，為用戶快捷的獲取知識(shí)提供更好的服務(wù)，。

目前下花園發(fā)電廠檔案管理中利用檔案查詢系統(tǒng)開展網(wǎng)上服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了“文書檔案一體化”，成為各部門和專業(yè)技術(shù)人員提供檔案利用的一種重要形式。在下花園發(fā)電廠開發(fā)利用工作中，隨著現(xiàn)代化管理手段的加強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上檢索，終端下載，電話調(diào)卷等方便快捷的檢索利用方式，可以滿足利用者的不同需求。例如：利用者可以給定一個(gè)或者幾個(gè)條件，查到一個(gè)或一組目錄，也可以直接打開電子文件閱覽。如果想要下載有電子文件的檔案，可通過(guò)電話通知檔案管理人員賦予權(quán)限進(jìn)行下載；如若沒(méi)有電子的，檔案人員可以將所查文件掃描通過(guò)OA直接發(fā)送到利用者計(jì)算機(jī)上。

通過(guò)檔案信息化利用，將大量的檔案信息匯總并編制各種專題匯編，真正實(shí)現(xiàn)了檔案方便快捷檢索，從而大大提高了檔案檢索全面完整的高效率，最大限度地發(fā)揮檔案館藏的服務(wù)功能。

那么我們?cè)撊绾螌?shí)現(xiàn)檔案利用率最大化？實(shí)現(xiàn)效益最大化？

（1）加大宣傳力度，引導(dǎo)職工利用檔案。

檔案宣傳稱為檔案工作開發(fā)利用的手段，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)，有力推動(dòng)企業(yè)檔案的發(fā)展。

近幾年來(lái)，企業(yè)充分利用網(wǎng)絡(luò)、知識(shí)競(jìng)賽等形式深入宣傳檔案法制法規(guī)、檔案知識(shí)，增強(qiáng)職工的檔案意識(shí)。在內(nèi)部刊報(bào)道開展檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)、檔案日宣傳活動(dòng)等，廣泛宣傳檔案的重要性、職能性以及檔案工作的內(nèi)容和任務(wù)。同時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志宣傳檔案工作的重要性，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解、關(guān)心、重視、支持檔案利用工作，從人力、物力、財(cái)力上支持檔案管理工作。

（2）研究利用者需求，提供檔案利用率。

檔案的利用取決于檔案利用者的需求。同利用者進(jìn)行雙向信息交流是提高檔案利用率的重要環(huán)節(jié)。檔案管理人員只有通過(guò)調(diào)查查閱者在檔案系統(tǒng)中的搜索記錄，分析各類數(shù)據(jù)的使用頻率，經(jīng)過(guò)研究，牢牢把握利用者的需求，才能有針對(duì)性地開展檔案利用工作，提高利用率。

（3）積極開展檔案利用，主動(dòng)呈現(xiàn)檔案資源，展示企業(yè)精神風(fēng)貌。

檔案是歷史的見證，能夠反映歷史的真實(shí)面貌，對(duì)于一個(gè)有著82年悠久歷史的老企業(yè)，檔案見證了企業(yè)的發(fā)展與變革，成就與使命……2018年，在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的號(hào)召下，依托檔案室，查閱文書、科技、聲像實(shí)物檔案共計(jì)44余卷，建立廠史館，將多年沉睡的檔案主動(dòng)展現(xiàn)在大家眼前，打造紅色教育基地，展現(xiàn)百年電力的滄桑巨變。這一舉措，不但使館藏信息得到充分的開發(fā)利用，而且增強(qiáng)了企業(yè)員工的歸屬感、自豪感和凝聚力！

綜上所述，檔案利用作為檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和不可或缺的組成部分，發(fā)揮著重大的效益，檔案人應(yīng)該真正做到用戶至上，變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)，利用第一，以檔案發(fā)展促進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展！

參考文獻(xiàn)：

[1]利用好企業(yè)檔案.經(jīng)營(yíng)管理者.2006年第12期（電子雜志）.

[2]申永福，李武悅.檔案信息開發(fā)的聯(lián)合趨向.中國(guó)檔案，1996.